江新

    高校学生档案是学生在学校学习实践活动中形成的记述及反映学生个人成长经历、现实表现等，以个体为单元按归档制度整理、保管，以备查考的信息载体。它是反映学生在大学期间学习生活的重要依据，是学生德、智、体、美、劳等综合素质以及学生家庭、社会关系、经济状况的主要原始凭证，也是学校考察、培养学生的第一手材料，同时还是国家和社会选拔、任用人才的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人事档案形成的基础。高校学生档案形成于学校，归宿于社会用人单位。

    随着市场经济体制的建立，干部人事制度改革的逐步深入，特别是在现阶段人力资源开发利用受到了用人单位的高度重视。原有的人事档案管理遇到了一些新的挑战，也暴露出许多问题。如何与时俱进地做好高校学生档案利用，为用人单位及学生个体提供有效信息服务。笔者结合自身工作实践，谈谈高校学生档案在信息扩展、有效服务中遇到的问题及几点改进对策。

    一、学生档案在有效服务中存在的问题

    （一）学生档案中可利用信息少

    目前多数高校学生档案的主要内容包括：高中毕业生登记表、高考报名表，新生登记表，党、团材料，各学期成绩汇总表，奖、惩材料，实习鉴定表，毕业生登记表等。这些材料显得太单薄，不能满足用人单位对人才的选拔，他们需要了解学生在校期间更多的情况，如心理状况，诚信情况，综合素质和协调能力等。这就要求我们在做好现有学生档案管理的基础上增设学生档案内容，以满足组织、人事部门、用人单位的利用需求。

    （二）不能有效服务学生主体

    建国以来，我国人事档案的利用仅面向于组织、人事部门，任何个人不能查阅自己的人事档案。人事档案对每个人来说是非常神秘的，大家都不知道自己的人事档案里有些什么材料，材料里又写些什么内容。学生主体，对自己的个人档案没有知情权、支配权，在升学、应聘、出国等事项中都要另外出证明、做简历，个人档案帮不上忙。

    （三）缺乏监督机制

    在现有人事档案封闭式管理体制下，人事档案相对人是无法享有参与权、知情权，更无法享有更改错误记录和申诉权等。在这种封闭的管理机制作用下，人事档案被人为地“神秘化”。几乎所有的进档材料，都有“组织鉴定”或“单位意见”一栏，但没有“所填是否真实”这栏。填写他人鉴定往往是由一两个人完成，这样就缺少有效的监督。而档案材料中一两句话可能会影响一个人的一生。如何让档案材料填写得更公平公正，最好的办法就是让部分个人档案材料公开（除一些保密部分）。

    高校学生档案主要是供组织部门、院系、用人单位，培养考察、选拔录用学生。在日常工作中，档案管理人员受传统保密观念的影响，过分重视档案的保密而轻视忽略档案的利用。然而档案的利用是档案存在的根本目的和价值。进入21世纪我国档案学术界和社会媒体围绕人事档案利用进行了广泛的讨论。2005年11月中组部召开的第四次全国干部档案工作会议上，中组部常务副部长赵洪祝给全国干部人事档案工作者提出了探索“如何正确把握干部人事档案保密与开放之间的关系，区别不同情况，满足社会化利用需求”的新课题。高校学生档案是干部人事档案的一种，如何满足社会化利用需求，这要求我们采取有效措施，不断增强人事档案的全面性、真实性、准确性。

    二、几点改进对策

    （一）扩展学生档案信息内容

    1.增设心理档案。现在大学生面临来自学业、家庭、感情、人际关系、就业竞争等的压力越来越大，一些大学生不能很好地进行自我心理调适，而出现这样那样的心理问题。因此学校有必要为大学生建立心理档案，定期为大学生进行心理测试，及时准确地掌握和了解大学生的心理发展规律、特点及现状，从而为学校的科学管理提供心理学依据。如可以从中寻找导致某些学生发生心理障碍的原因，并从宏观上寻找教育、预防和干预的方法，为学生的身心健康发展提供动态的监测手段，为学校心理辅导、咨询和治疗工作提供操作指南，为学校的宏观管理提供决策依据。以至于为全面提高教育教学质量提供切实有效的帮助，为用人单位广纳群贤提供可参考依据。

    2.增设信用档案。在大学生中建立信用档案，有利于督促学生重视信用，自觉维护自己的良好信用。充分发挥学生“自我管理、自我服务、自我约束”的能力。更重要的是通过信用档案将学生纳入社会诚信体系，培养大学生的诚信意识，同时带动整个社会信用理念的提升和诚信氛围的营造。建立信用档案还可以为学生就业和生活提供信用信息服务，同时也可以为其职业发展和在工作中的晋升提供依据。让用人单位在选才时更放心，对督促学生自律也会有很好的效果。

    3.增设客观评价档案。现在学生档案中不管是个人鉴定还是班级鉴定，评述结论单一化、模式化、格调一致、语言雷同、千人一面、千篇一律，很难准确反映一个人的个性特征。如评价优点反复使用“学习认真”、评价缺点常用“表现一般”等一笔带过。这样反映出来的档案缺乏客观的评价，用人单位很难获取有用信息。因此在学生档案中应增设一些客观评价档案，评价语言应因人而异，学习好就是好，坏就是坏，用具体事例突出每个人的实绩。个人鉴定鼓励本人实事求是地介绍自己的兴趣爱好、个人特长和能力等方面的情况，让用人单位见档如见人。

    （二）给予学生个人利用的权利

    全面贯彻落实科学发展观，大力推进社会主义和谐社会建设是全党全社会的一项重要战略任务。在构建和谐社会建设中就必须引入以人为本、以人为中心的和谐管理新理念。克服传统的人事档案管理制度所造成的弊端，正确把握保密与开放的关系，区别不同情况，在保密的范围内，有条件地为学生本人提供人事档案利用。使学生在实现自身利益，如升学、应聘、办理教师资格证等诸多方面，能方便地利用人事档案解决问题，获得切实的利益。使学生在人事档案的利用过程中，真正体会到人事档案及人事档案工作的重要性，彻底根除人事档案可有可无的思想，杜绝人事档案“弃档”现象，促进人事档案工作的健康发展。

    （三）建立相对人参与和监督机制

    自觉接受人民群众监督，鼓励人民群众参政议政，是我们党历来主张和坚持的基本原则。人事档案中一些客观内容，如出生年月、学历变更等，可向个人公开。这样可避免一些人“年龄越填越小，学历越填越高”。而一些涉及单位机密、群众评议结果等内容，仍可采取保密方式。对档案内容存在的一些明显问题，个人有权提出异议，请求更正。这样就能加大人们对人事档案信息内容的监督，避免“汤国基事件”发生。更重要的是加大了个人对人事档案信息内容的关注，提高整个社会的档案意识。

    高校学生档案的利用是高校学生档案管理工作的目的之一，只有不断地扩展学生档案的信息，才能更好地做好档案利用工作，学生档案才有价值和生命力。

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