罗伟昌

    高校档案工作是以高校为依托，以学校档案资源体系和档案利用体系的建设为重点，以达到保存历史、传承文明和服务高校师生的目的。因此，高校档案工作中的服务民生旨在服务教师和学生，这种服务主要通过建立覆盖高校教师和学生的档案资源体系和形成高校教师和学生有效使用档案的档案利用体系两个方面来实现，同时这两大体系的建设依赖于科学的高校档案管理体系的成熟。所以，高校档案工作中的服务民生旨在做好档案资源体系、档案利用体系和档案管理体系三方面的建设，本文结合高校档案馆的一些建设实践，旨在探索高校如何形成一套体现服务民生的档案资源体系、档案利用体系和档案管理体系，以使高校档案工作能更好地服务民生。

    一、高校档案工作服务民生理念的内在要求

    在建设社会主义和谐社会的今天，注重人的发展与进步已经成为全社会的共识，也是当前贯彻落实科学发展观、坚持以人为本的核心体现。人是万物之灵，是社会的尺度，正如毛泽东所说，人民，只有人民，才是创造世界历史的真正动力。在人类历史的发展中，人类孜孜以求的目标就是发挥人的创造力、实现人的价值、追求人的幸福和体现人的尊严。同时这也正是马克思一生始终关注的重要问题，即实现“人全面而自由的发展”。“自由自觉的劳动是人类的特性”，这是马克思在《1844年经济学哲学手稿》中对人的本质论述。马克思指出，人是世界上最复杂的存在物，人的存在是自然存在、社会存在和精神存在的统一，人的需要是自然需要、社会需要和精神需要的统一，人的活动是自然活动、社会活动和精神活动的统一。因此，做好档案工作，发展档案事业必须要坚持以人为本的要求，一方面记录人民群众创造历史的实践活动，一方面为广大的人民群众了解人的历史实践提供服务，这也正是档案工作服务民生的二重性。

    （一）高校档案服务民生主要体现在服务师生

    档案工作服务民生的二重性要求，一方面要建立覆盖人民群众的档案资源体系，另一方面要形成方便人民群众的档案利用体系，也就是国家档案局局长杨冬权所提出的“两个体系”建设。所以，建设覆盖人民群众的档案资源体系和档案利用体系，既是档案工作贯彻可持续发展观、坚持以人为本的要求，也是档案工作服务民生、服务社会宗旨的内在体现。高校档案馆作为全国档案系统的重要组成部分，坚持以人为本、服务民生也是其工作的重要理念，但同时由于高校档案馆以高校为依托、直接面向师生群体的特点，使其服务民生有独特性，即旨在服务高校教师与学生。教师是社会民众的一部分，今天的学生就是明天的社会公民。服务师生主要通过建立覆盖高校教师和学生的档案资源体系和形成高校教师和学生有效使用档案的档案利用体系两个方面来实现，同时这两大体系的建设依赖于科学的高校档案管理体系的成熟。具体来讲，高校档案工作的服务民生理念，内在地要求高校档案馆一方面做好涉及师生的档案资源体系建设，一方面做好面向师生的档案利用体系建设，同时做好对这两大体系的管理工作，即形成科学的档案管理体系建设。

    （二）做好涉及师生的档案资源体系建设和面向师生的档案利用体系建设是服务民生的基础档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。高校档案事业既是国家教育事业的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分。从资源建设体系看，以“反映本单位主要职能活动和基本历史面貌”的文件材料作为归档范围仍然有效。同时高校在收藏本校行政、科研和教学资料的过程中，形成了大量“涉及师生的”档案，尤其是涉及“师生权益”方面的档案，这也是高校档案馆主要职能活动的重要组成部分。可以说，档案资源建设是档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的根本保证，是档案工作为民生服务的基础。

    提供档案利用服务，是档案工作的最终目的与归宿，档案信息资源利用率直接体现着档案工作为民生服务的实现程度。从档案利用体系上看，重视师生的利用也不是否定机关职能部门利用，相反，机关职能部门利用今后还是我们的重要服务对象之一。机关职能部门解决特定个人民生问题，往往也是直接查阅档案，不需要个人举证。档案机构为机关职能部门解决民生问题提供的档案利用服务也就是为民生服务。从这个意义上讲，为机关职能部门服务与为师生服务是完全一致的。高校档案工作不仅要继续把握档案的历史文化价值，而且要努力把档案部门建设成为师生信息查阅和取证中心。这样，高校档案部门将与师生的联系更加紧密，档案馆的功能也将发生大的转变。

    （三）做好服务师生的档案管理体系建设是高校档案服务民生的重要保障档案工作的终极目标就是要为社会中最大多数人提供他们需要的档案服务。档案资源体系和档案利用体系的建设有赖于档案管理体系的完善，应该逐渐完善对涉及师生的档案管理，配备相应的保管保护设施、规范档案保管程序，配备较高素质的档案管理人员，改变以往落后的档案管理模式，加快计算机管理档案的步伐，做到现代信息技术与传统档案管理的有机整合，使师生档案的管理更专业化、规范化、现代化。总之，科学的档案管理体系，是高校档案工作服务民生的重要保障。

    因此，高校档案工作中的服务民生的实现依赖于以上三方面的建设，即档案资源体系建设、档案利用体系建设、档案管理体系建设。档案资源体系是档案工作服务民生的基础，对于高校档案工作来说，如果没有涉及师生的档案资料，任何服务师生都是空谈，必须首先要占有大量的涉及师生档案资源，然后对其加工、开发才可能利用之；档案利用体系是档案工作服务民生的核心，高校档案工作服务民生的外在表现就是师生利用档案的过程，师生能最方便、快捷地找到自己所需要的档案，就是档案利用体系服务民生的最直接体现；档案管理体系是档案工作服务民生的保障，为“两个体系”建设提供支撑，使二者协调运作，形成服务民生的统一体。档案管理体系协调档案资源与档案利用的关系，档案利用体系将档案资源和档案管理外化并提供给利用者，档案资源体系为档案利用和服务提供材料。没有档案资源，档案工作服务民生就是无根之木、无源之水；没有档案管理，档案工作服务民生就是一盘散沙、一句空话；没有档案利用，档案工作服务民生就不能落到实处、展现风采。所以，以上三个方面的建设相互联系、缺一不可，共同统一于服务民生的目的。高校档案馆建设的核心就是做好以上三方面的建设。

    二、高校档案工作服务民生的具体途径与方法

    2007年12月29日，国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》，强调要推动民生档案工作深入开展，推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系。2008年7月，国家档案局局长杨冬权在第16届国际档案大会第146次理事会议上做了《服务民生：中国档案服务方向的新选择》的演讲。2008年8月，教育部和国家档案局公布了《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令，以下简称“27号令”），并于2008年9月1日实施。这一系列政策法规的出台表明，服务民生是现阶段以及今后档案工作必须坚持的方向，高校档案工作当然也不能例外。下文结合高校档案馆建设实践简要说明高校档案工作服务民生的具体途径与方法。

    （一）以健全制度、规范管理为出发点，修订完善学校档案工作各项规章制度，形成科学的档案管理体系档案资源体系建设和档案利用体系建设是一项事关档案事业发展全局的系统工程，绝非一朝一夕、一人一力之功。因此对于档案工作服务民生的理论基础、实现路径以及保障机制等制度框架需要给予科学规划。“27号令”的颁布为高校档案工作贯彻落实服务民生提供了制度保障，是高等学校服务民生的行动指南。为此笔者认为高校档案馆应该从制度建设、队伍建设和机构整合三个方面入手，以形成科学的档案管理体系。

    第一，在制度建设方面。高校应对照“27号令”的要求，对学校档案工作实际情况进行全面检查，并针对问题进行整改和落实，以完善各项档案工作规章制度。据统计，教育部直属高校多数完成了档案管理办法的修订工作；部分高校及时调整了校内各单位文件材料归档范围和档案保管期限表，确保文件材料的归档范围、归档期限等与“27号令”保持一致；部分高校还对实体分类实施办法、电子文件的管理办法、档案安全管理和重大活动管理等进行了全面的修订。为加强档案工作规范管理，有的高校结合国家和省市档案工作规范管理等级评定大力开展创建活动，出台了高校内部档案管理考核办法，有力地推动和规范高校档案工作，提高了全校师生的档案意识，为科学的档案管理体系提供了制度保障。

    第二，在队伍建设方面。一方面要加强领导班子和干部队伍建设，另一方面要加强一般业务人员的培训与管理。通过两方面的建设，使档案工作人员既要懂档案，也要懂政治，既要会业务，也要会服务，以不断增强档案工作人员的专业知识、法律知识、相关知识、专业技能，增强每个人的创新能力、执行能力，使档案队伍成为一支政治强、业务精、作风好、能力强的高素质队伍，为档案馆的发展提供强有力的人才保障和智力支撑。目前部分高校对档案馆领导班子进行了调整，按照“27号令”的要求，一批高学历的、图书档案专业或历史专业出身的“60后”干部走上了馆长领导岗位，如复旦大学、武汉大学、四川大学、湖南师范大学等。各校新进的档案工作人员都是研究生及以上学历，部分高校档案工作人员全部实现本科以上学历，硕士以上学历超过50%。

    第三，在机构设置方面。当前，高校档案机构因规模不一，机构设置也千差万别。有的为了加强档案信息化建设，专门设立了技术室或信息部等；有的为了加强校史编研工作，专门设置了编研室或校史编辑部等；有的为了加强安全保管，专门设置了保管室或保管部等等；还有的根据档案的类别设置了人事档案室、学生档案室、财会基建档案室、文书档案室、科技档案室等等。高校档案馆应使档案馆各内设机构的设置与合作体现为民生服务的宗旨，按照档案管理体系、档案资源体系、档案利用体系三大板块来设置，形成档案工作服务民生的高效、协作的服务性机构安排，以更好地服务师生，服务社会。

    总之，档案管理体系建设应体现服务民生的宗旨，通过制度的重新安排为档案工作服务民生提供制度保障。

    （二）以校史编写为突破口，提高档案资源的收集、整合力度，建设丰富、完善的档案资源体系档案资料收集整理的范围必须广泛，应以本校档案资源，以媒体信息、校友信息、馆际信息和民间信息为补充。一方面本校档案资源是档案资源建设的核心，要抢抓源头，注重年度归档的特色和亮点，重要档案要即时收集。全面深化纸质文件和电子文件对应同步归档，不断改善馆藏结构，努力实现增量档案数字化。另一方面辅助信息是档案资源建设不可或缺的组成部分，要通过现代技术手段，对校园网、互联网、广播、电视、报刊、图书等媒介上与学校有关的新闻信息、历史信息、人物信息等进行定时跟踪、自动抓取筛选以及有序归档；运用现代技术手段对中外媒体上有关校友人物的信息自动抓取归档，而且要建立常年运作机制和办法，利用一切可以利用的时机进行“零距离”的征集采访；同时养成对国内外各级各类档案馆、校史陈列馆、博物馆等单位收集与学校相关档案资源、校史资料和人物信息的习惯，注意对馆际相关信息的收集；另外，到民间各种资源市场去淘学校之“宝”，重视和加强与学校有关的各种档案史料的征集。当前部分高校开展了学校名人档案和名人口述历史工作，为档案资源建设增添了新的举措。

    总之，高校档案是在学校各种活动中形成的文件材料价值形态变化的产物，是学校在建设和发展中逐步形成的。高校档案非常客观真实地再现了学校各类活动的历史面貌和发展状况。高校档案实际上就是一部浓缩的学校发展史，将极大地有利于校园文化建设。档案资源体系建设的落脚点在于服务民生，高校档案馆占有丰富的档案资源，要努力将档案馆从档案资源的保管库变成提升学校软实力的载体和阵地。

    （三）以丰富和整合馆藏师生档案为重点，实施高校档案信息化建设，形成方便、快捷的档案利用体系高校信息化建设突飞猛进、日新月异，已深入到教学、科研、后勤等各个部门。通过信息化的建设，为服务师生创建了便利条件，如学生的选课系统、门禁系统、饭卡系统、图书管理系统、教师的教学管理系统、科研管理系统等等，甚至澡堂都是按时间计费，并都实行了“一卡通”。因此，高校档案部门在服务师生上因有所作为、有所创新。

    首先，高校档案工作应研究馆藏，做好档案的整理和编目，把涉及师生档案充分揭示出来。在此基础上，编制民生档案综合目录或各种专题目录，把分散在馆内各个全宗和类别的民生档案通过目录进行整合，建立馆内师生档案目录体系或数据库，输入到自己的档案管理软件，挂在校园网上。师生通过“一卡通”可以查到与自己相关的档案信息目录或部分全文。如果一定范围的国家综合档案馆将各个下属档案部门目录数据导入到自己的管理系统，这样就建成了一定区域的民生档案目录检索中心。高校档案馆购买本区域的民生档案数据库，可以在服务本校师生提供更多更好的服务，实现了“网上档案馆”的功能，一步一步地与图书馆的功能接近。当然，这些有赖于各级国家档案馆前期投入经济和技术支持，规范的民生档案目录格式和著录标准体系建设。

    其次，在档案利用体系建设方面，为了体现档案工作服务民生的宗旨，学校对档案利用“收费”应进行调整，坚持公益性的服务导向，做到应收的力求少收，能少收的尽量不收，能不收的坚决不收。以学籍档案利用收费为例，学籍档案是学生们利用最普遍的材料，就业、升学、出国留学等都需要提供学籍证明。学生在校期间若需利用，学校档案部门应当提供免费服务；学生毕业后，档案部门应提倡继续坚持学籍档案免费提供利用两年的做法，以满足刚踏入社会学子们的升学就业需要，主动为解决日益严重的高校毕业生就业问题贡献一丝绵力。另外，高校档案馆还可通过开设校史公选课、放映重要馆藏文献纪录片、举办档案展览、出版档案史料汇编等，对档案信息进行深加工，开发研制有品位的档案文化产品，发挥档案的社会教育功能。

    三、结语

    高校档案部门作为全国档案系统的重要组成部分，服务师生是高校档案工作服务理念的具体体现，逐渐建立完备的档案资源体系，特别是涉及师生的档案资源，以达到有档可查的目的。同时，注重师生对档案利用的需求，建立以人为本，努力打造师生档案的服务平台，形成方便快捷的档案利用体系。档案资源体系和档案利用体系的建设，离不开科学合理的档案管理体系的形成，所以在注重“两个体系”建设的同时，需要加强高校档案管理的科学化、规范化，以保证高校档案工作服务民生理念的落实。总之，做好涉及师生的档案资源体系建设，做好面向师生的档案利用体系建设，做好服务师生的档案管理体系建设，是高校档案工作服务民生理念的具体体现和必然要求，三方面的建设也必然推动高校档案工作更好地服务师生，实现档案工作服务民生的宗旨。

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