高志全

    高校档案是高等学校从事教学、科研、管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校管理水平高低的重要依据之一。档案的生命在于利用。馆藏是重要的信息资源，多少年来，档案人对信息资源粗放管理。当今时代是信息时代，充分利用馆藏，实现档案工作者的理想，再现档案价值，使档案信息资源更好地服务学校与社会，是档案人的强烈愿望，是时代的要求。同时，档案信息开发工作是高校档案工作的一个重要组成部分，是做好档案信息利用服务的基础工作。现就高校档案信息开发工作谈点粗浅看法，与大家一起探讨、学习。

    一、档案信息开发的含义与作用

    要提高高校档案信息开发工作的质量与水平，首先要弄清楚什么是高校档案的信息开发工作。高校档案信息开发工作，是以本校档案馆（综合档案室）收藏的档案为主要对象，以满足利用者利用档案信息的需求为主要目的，对档案内容进行研究的工作。档案信息开发工作是档案工作者积极地、主动地、快捷地、系统地、广泛地为利用者提供服务的一项基础工作。

    高校档案信息开发工作的作用是：广泛、系统、主动、快捷地为利用者提供有效服务。高校档案信息开发工作，除编史修志等专门研究外，大量的还是在于提供利用。以信息开发成果作为提供利用的方式，不仅高效快捷，而且表现出了其作用的广泛性、材料的系统性、方式的主动性、工作成果的研究性。

    二、档案信息开发的主要内容

    高校档案馆（综合档案室）信息开发工作的主要内容，因各校历史长短不同、类型不同而有所不同，但从大的类别来看，大致有以下几大类：1.工具书类。编写档案工具书，首先必须在全面掌握本馆档案信息的基础上，深入分析档案信息的内容，客观地、系统地编写出介绍和评述档案材料，使之成为本馆档案信息的工具。工具书既可以全面介绍评述档案馆的档案信息，也可以是系统介绍某部分档案的来由、种类、内容与利用价值。如《武汉水利电力大学档案全宗介绍》、《武汉大学科学技术成果选编》等就是这类。2.参考资料类。这里说的参考资料，是根据档案信息内容综合编写的一种材料，是以档案素材加工品作为档案向利用者提供服务的一种方式。如《武汉水利电力大学大事记》、《武汉大学基本情况统计资料汇编》等。3.文件汇编类。此类信息开发材料是按照一定的作者、专题、时间或文种等，把档案信息选编成册，在不同的范围内使用。如《武汉大学制发文件汇编》等。4.编史修志、历史研究类。高校档案工作者要充分发挥档案馆（综合档案室）是学校档案信息和史料基地的优势，以档案馆（综合档案室）档案信息和史料为基础，进行某些历史问题的研究，对某些史实进行考证，撰写论文或专著，承担编史修志的一些工作。如《武汉大学校史》、《武汉大学西迁乐山七十周年纪念图集》等。目前，有些高校把博物馆、校史馆划归档案馆管理，成为爱国主义教育基地。这样，更有利于档案管理与校史研究的有机结合，更有利于档案信息开发成果和校史研究成果的问世。

    三、高校档案信息的开发利用是高校各项工作必不可少的环节在当今改革开放的新形势下，各项事业日新月异、飞速发展，高等学校也像其他事业一样，面临着生存、发展的竞争。高等学校愈想在竞争中求得生存和发展，就愈要求各种信息源流畅，扩大自己的信息量，依靠准确无误的信息，做出预测、决策，科学地规划未来，使学校在竞争中稳步发展。

    高等学校的档案工作，是各项工作必不可少的环节或重要组成部分。人们常讲高等学校要进行科学管理，科学管理必须靠信息和数据。如果离开了档案信息的存储、积累、开发利用，就很难做到科学管理。

    从高等学校的一系列工作来看，无论是落实各项政策，还是进行学校管理，维护师生员工的合法利益；无论是学校管理体制改革、工作总结、探索教育工作规律，还是进行教学、科研；无论是编修史志，还是评审专业技术职务，评估教师和科研人员工作、成果，都离不开档案信息的开发利用，这些都说明高校档案工作决不是游离于学校各项工作之外的一项工作，而是与学校各项工作息息相关、密不可分的基础工作。实践证明，档案信息参与学校教学、科研、党政管理等项工作，对于优化教育结构、促进教育改革、加速学校发展，具有十分重要的意义。

    四、开发档案信息资源，为高校各项工作服务

    高等学校的重要任务，就是为社会主义现代化建设培养各类高级专门人才。高等学校培养出来的大学生的政治素质、思想素质、业务素质如何，关系到事业的成败。高等学校要把大学生培养成为“有理想、有道德、有文化、有纪律”、德才兼备、品学兼优、又红又专的合格人才，既要继承历史上我国高等教育的成功经验，又要总结当前改革、开放新形势下提高教育质量的新鲜经验，还要借鉴国外对我国有益的管理经验，所有这些都离不开档案、资料提供的信息。我们要善于从纷繁的信息传输中通过综合、整理、比较、分析，及时捕捉有价值的信息，为科学决策提供依据。为此，高等学校必须重视档案工作，重视档案信息资源的开发利用。

    高等学校档案信息的开发利用是高等学校档案工作的基本出发点和根本目的。高等学校档案信息为高校各项工作服务主要是通过以下几方面实现的。

    （一）档案信息在领导决策过程中的参谋作用。要把高等学校办成适应经济发展和社会发展的需要，高等学校管理体制的理顺、机构、专业乃至学科的设置，都要依据社会发展对人才的需求，论证可行性，然后做出决策。这一过程需要从档案中提供学校的条件、设备、师资力量、历史沿革、经验教训等信息，供领导参考，经综合、整理、比较、分析后，制定最佳实施方案。

    （二）档案信息在高校管理工作中的凭证作用。高校档案是高等学校各项工作、活动的历史记录，如手稿、印信、照片、录音、录像等，这些不同形式的档案信息具有法律效用，是学校履行管理职责、处理各项工作、维护学校及师生员工合法利益的凭证和依据。正是这些档案信息保证高校各项工作顺利开展。

    （三）档案信息在教学、科研工作中的借鉴作用。档案信息是高等学校进行教学、科研的基础和条件。一切科学都是研究客观事物发生、发展规律的学问，无论是社会科学的研究，还是自然科学的研究，都必须占有充分的档案、资料提供的信息。这是必不可少的条件。高校科技的发展，既要靠科研人员本身科学实验、实践，又要继承、延续前人的成就，还要借鉴别人的成果，不断取得新成就。在教学上也是这样，吸收前人、别人成功的经验，不断改造教学方法、提高教学质量。

    （四）档案信息在校内外宣传教育上的作用。利用档案信息进行宣传教育会取得特殊的成效。这是因为档案所提供的信息具有原始记录性这一根本属性，所以人们对档案提供的依据性、凭证性信息深信不疑，能取得别的宣传形式无法达到的效果。

    五、如何开发档案信息资源，适应高校工作需要高校档案是重要信息资源，是高等学校进行各项工作必不可少的环节。其价值是通过充分利用档案为教学、科研和各项管理工作服务，使其转化为社会效益和经济效益来体现的。目前，由于种种原因档案蕴藏的许多信息尚未被开发利用，往往利用者需要的信息不能及时提供，能提供的又常常不是重要和必须的信息。如何改变这种状况，笔者认为要解决好以下几个问题。

    （一）搞好档案工作宣传。深入宣传《档案法》、《高等学校档案管理办法》，增强师生员工的档案意识，坚持依法治档，更新认识，解放思想，使档案从过去封闭、半封闭保管型转向主动服务、吸引利用的开放型，全面系统地开发档案信息资源，不断解决利用工作中的各种问题。

    （二）高校档案工作的好、差，档案信息资源的开发程度和档案信息资源利用率的高低与档案员的素质高低有直接关系。要按照《高等学校档案管理办法》的要求配备坚持四项基本原则、认真执行党和国家方针政策、热爱档案事业、忠于职守、遵守纪律、具备档案业务知识和一定的文化科学知识的档案工作人员。

    （三）加强档案馆（室）的基础业务建设。收集工作要齐全完整，整理要科学规范，存放要井然有序，搞好著录标引，检索工具要健全完善，高效率地开发档案信息。

    （四）熟悉馆藏。档案信息开发工作，既是一项利用档案的工作，也是档案信息利用的工作。要做好利用档案和提供档案信息，必须熟悉馆藏。档案工作者不能准确、快捷地熟悉馆藏档案的类型、门类和内容，就无法做好档案信息开发工作，就无法及时、准确地查出利用者所需的档案材料，主动、优质提供服务就无从谈起。熟悉馆藏，是做好档案信息开发工作和主动、优质提供利用档案服务的基础。

    （五）抓住机遇。机遇难得，稍纵即逝。档案信息开发工作，也有一个机遇的问题。如学校110周年校庆活动、学校历史上重要事件纪念活动等，都是档案信息开发的极好机会，我们要善于抓住这些机遇，编写一些校史资料，为学校做出贡献。

    （六）与时俱进。时代在发展，社会在进步，高科技在突飞猛进，人类进入了数字化时代。档案信息开发，也要不断开拓创新，与时俱进，才能适应时代的要求。我们要充分利用多媒体技术、网络技术和光盘技术，将档案信息开发工作推向更新、更高、更精、更直观的层次。

    （七）开展编研工作。开发档案信息资源的方式是多种多样的，编研工作是较高的形式，也是较为有效的形式。档案信息提供利用是档案馆（室）开发档案信息资源的重要方式之一。编写档案馆（室）简介、指南，利用档案材料加工成文件选编、汇编，开展各种类型陈列、展览等，提供高水平的综合信息，有利于促进教学、科研及各项管理工作，能更好地为学校教学、科研及各项管理工作服务。

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