阮航

    众所周知，档案的保密工作事关国家的安全和利益，是党和国家的一项重要工作。高校档案保密工作是国家保密工作的重要组成部分，做好高校档案保密工作，不仅关系着学校的稳定与发展，关系着人民群众及社会的和谐稳定，也关系着国家和学校的安全和根本利益。

    随着信息现代化的快速发展，高校档案工作的一个重要方向就是要逐步实现档案的现代化管理。传统的纸质档案管理和电子档案管理工作相辅相成，电子档案作为未来档案管理的重要形式，将成为档案管理工作发展的必然趋势，也是信息化、数字化和网络化的体现。因此，这就给高校档案保密工作带来更大的挑战。

    一、高校档案保密工作的特点

    新形势下高校档案保密工作呈现以下特点：一是保密档案由有形的纸质档案扩展到无形的声、光、电、磁，并且采取数码技术进行压缩，存储介质占用空间极小，对存放场所要求较低；二是计算机、数字复印机、传真机等办公自动化设备的使用，使泄密渠道增多；三是采用U盘和移动硬盘承载信息，一旦泄密，其传播速度快，传播内容丰富等特点会给档案管理工作带来巨大危害。对于传统的纸质档案，它的存放条件受高校自身条件限制，空间很有限，需配备相应的保密设备设施，而且须进行日常维护。

    二、高校档案保密工作存在的问题

    高校作为一个开放的高等学府，有许多项目和国防军事有联系，而外国及外籍人员的进入，使得和平年代的安全工作显得尤为突出。

    （一）档案人员认识不到位，保密意识淡薄。首先，档案人员还存在“无密可保”、“对内不设防”的思想观念，缺乏忧患意识和防范意识，对于该保密和可交流的内容认识不清，界定模糊，导致泄密事件时有发生，给国家和高校的安全带来隐患；其次，对《保密法》知悉甚少，认为学校档案无密可保，科技档案工作人员、涉密研究人员忙于业务工作，对经手的大量的学校秘密，习以为常；再次，工作上的形式主义使一些人保密意识相对淡薄，有些人认为只要按照档案管理的相关规定管理档案，就能杜绝档案信息的泄密，因此放松了对安全隐患的警惕，放弃了对新问题、新挑战的应对。

    （二）档案信息化管理加强，保密难度提高。由于目前电子档案格式尚无统一的标准，使我们在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性进行认定；防火墙的设置没有及时更新换代，智能化、易用性有待加强，同时警惕有黑客入侵；窃密、入侵手段更加隐蔽、高明，大大增加了保密工作的难度；高校档案信息与网络安全的防护能力很弱，许多档案应用系统处于不设防状态，具有极大的风险性和危险性，更先进的网络技术的引进，高校信息网络安全问题更加突出，档案信息安全面临更加严峻的局面。

    （三）档案工作投入不够，保密设备缺乏。当前档案保密技术面临更加严峻的挑战，高技术的发展和在窃密方面的应用，使得窃密与反窃密斗争更加尖锐复杂，日益显现出高技术抗衡的特点，特别是通信和计算机网络的泄密隐患更多。目前，高校对引进的档案信息技术和设备缺乏保护信息安全所必需的有效管理和技术改造，高校保密技术防范装备的研制、开发和应用工作进展迟缓，投入不足，经费匮乏，措施薄弱。

    （四）管理制度不够完善，保密无法可依。目前，高校关于档案保密方面的法律法规体系还不健全，立法重点不明确，对于档案保密方面欠缺法制规定，往往只对纸质档案的管理作出了保密规定，而电子档案的数据保密和档案信息系统的安全保密等方面的规定却非常欠缺，涉密计算机的管理规定落后于现代计算机和网络的发展，给档案管理人员依法保密带来了困难，对高校档案保密工作的开展不利。

    三、高校档案保密工作的深化措施

    （一）落实档案的保密工作责任制，分级管理。高校应该加强对档案保密工作的领导，成立档案保密工作领导小组，实行馆长负总责、分管领导、库房管理人负直接责任的保密管理体制，逐级负责，做到组织落实，任务落实，人员落实；签订安全保密责任书，层层监管，不出现“断层”、“空档”，高校档案馆领导应每年与各室主任和库房责任人签订档案安全和保密责任书，把档案安全保密责任落实到每个室、每个人，做到责任到人、措施到位，一级抓一级，层层抓落实，确保档案安全保密工作万无一失，高校档案部门只有真正落实了档案的保密工作责任制，实行档案保密分级管理，档案的保密工作才能取得实效和成绩。

    （二）做好档案利用中的保密工作，建章立制。高校档案馆在档案的利用过程中应严格按照保密法和档案法管理档案，严格遵守高校档案借阅利用制度及档案安全保密制度的要求，做好档案利用保密工作；制定细致完善的档案借阅制度、外借制度、复制制度，各项档案借阅规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善，确保保密档案的安全；利用档案必须登记，制作各库房档案利用登记表和档案馆档案借出登记表，每一次档案利用都必须在相应表格上做好登记；在涉密档案利用方面，严格执行档案信息公开的有关规定，查阅未公开的档案必须持有相关手续，须经档案形成部门及档案馆负责人同意，必要时还须经主管校领导审查同意，未经批准，任何人不得随意阅览、复制、传真和摘录涉密档案内容；保密档案使用完毕后应及时核对、检查、维护与安全，不能私自撕拆、涂改，更不得缺页少项，借阅的档案要保管好，不能丢失，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，及时向档案部门报告，进行补救。

    （三）加强档案库房的安全保密建设，配套齐全。高校应加强档案库房的安全保密建设，为档案库房配备档案柜时，要充分考虑档案的类别、载体及其保密性要求和防磁化要求等因素；要给库房配置防盗网、防盗窗、防盗门、报警器及电子监控设备，定期维护保养，密集架带锁，指定专人负责，无关人员一律禁止入内；库房与办公区相对独立，功能严格区分，不存在相互交织的现象，做到档案库房、查阅室和工作人员办公室“三室”分开，提供安全保密的档案阅览环境；对涉密档案应设电子密码柜、安装保险锁、防盗器，从保管条件上确保密级档案的安全；应减少档案的破损率，延长档案的使用寿命，对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜，对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。

    （四）加强电子档案的数据保密管理，确保安全。电子档案从保管形式上主要分为两种，一种是存储在磁盘、光盘上的电子档案，另一种是存储在网络数据库中的电子档案，存储在磁盘、光盘上的电子档案的保密方面主要做好防消磁、防损坏工作，必要时可以复制副本或异地保存，对于计算机信息系统的保密管理，主要应做到以下几个方面：一是涉密计算机要做好内外网分离，并建立、完善涉密网络的保密管理制度，加强内部管理，配备必需的防范设备，增强涉密网络的技术防范能力，定期进行网上信息检查，确保涉密信息不上网；二是及时升级布置好防火墙，不得与国际网互联，做到了内部局域网与外网的物理隔离，即严格做到内部局域网计算机专用，与外网物理分离，内外网之间无联络通道，内部局域网计算机严格执行多重口令进入制，做到专机专人专用密码进入使用，并且使用单机版档案管理系统管理保密档案；三是设立信息系统的防火墙、密码访问控制，建立备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。

    （五）普及熟悉各种保密法规及制度，强化意识。一是深入学习保密法律法规，采取多种形式组织涉密人员认真学习《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国国家安全法》、《刑法》、党和国家关于保密工作的政策和加强科技保密工作方面的文件，为加强保密工作奠定思想基础；二是举办专家讲座培训，邀请高校保密办主要负责人、国家保密局等单位的有关负责人来校举办专题讲座，组织学习国家保密局泄密情况通报，通过深刻分析典型案例的深层次原因，探讨新形势下窃密泄密的新特点，增强保密观念和防范意识；三是播放保密警示教育片，组织涉密人员观看保密警示教育片，通过典型案例的教育，提高防范意识、筑牢思想防线，做到警钟长鸣，加强档案保密法制教育，提高广大档案干部尤其是年轻干部的保密法纪观念。除此以外，还应加强高校档案人员的职业道德教育，深刻认识保密工作的意义，高度重视保密机构队伍建设，配齐，配强保密干部；严格遵守档案法规、保密法规，档案管理人员要有高度的政治责任心，树立严格的法律法规观念，做到有法必依，执法必严，违法必究，提高档案安全保密意识，以维护档案的完整性与安全性。

    档案信息开放尤其给渉密档案的管理工作带来了挑战，档案信息公开与保守国家秘密都是党和国家的重要工作，在开放环境下，如何加强高校档案的保密管理工作值得我们深入思考和进一步研究。

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