在我们的记事本中，总会有一些个人的隐私不希望别人看到。解决这个问题的方法，可采用灵活运用密码、暗记符号的方式。这样，别人就看不懂你的内容啦。不过，自己一定要记着这些符号的意思，要不然，会适得其反。

    当你想清楚如何做的时候，已经成功了一大半，剩下的工作就只是按部就班地实现它们。

    ——歌德

    活用记事本的基本方法

    翻开记事本，首先映入眼帘的是个人资料信息库。在购买了记事本后，我们应该立即在此写上自己的姓名、联系方式与住址，这样做是为了以防万一，即使记事本丢失，拾到的人也可以按照这些信息找回失主。

    第二，在记事本的扉页上，可以留下你的座右铭或者人生的梦想。在你遇到困难、想打退堂鼓的时候，可以翻开扉页时时提醒自己、鞭策自己。

    另外，有些记事本本身带有口袋，我们也可以充分地利用它。比如放一些重要的便条，或是重要人物的名片、资料等，或是一些常常使用的信息，把这些东西放在记事本的口袋里，能够让我们非常方便地使用它们。

    记事本最主要的功能是记录下每天的行程和计划，从效率的角度考虑，记录的内容自己能读懂就可以了，可以使用省略句或是符号，尽量要使记录的内容简洁、易懂。当然不能贪图简便，把整个记事本写得乱七八糟，反而自己看不懂所记录的内容。

    在我们的记事本中，总会有一些个人的隐私不希望别人看到。解决这个问题的方法，可采用灵活运用密码、暗记符号的方式。这样，别人就看不懂你的内容啦。不过，自己一定要记着这些符号的意思，要不然，会适得其反。

    角色的扮演与冲突的平衡

    在现实生活中我们常常听到如下的感叹：

    我很想供养家庭、事业有成，但公司并不认为我认真想要晋升，除非我每天早来晚走、周末加班。

    回家的时候，我已筋疲力尽。我的工作太多，根本没有时间和精力来照顾家人。但家庭需要我，要修理自行车、要给孩子讲故事、要帮助孩子做作业、要和家人商量重要事务。而且我也需要他们。如果没有与家人们在一起，圆满的生活又在哪里？

    我想做一个好邻居，我想对社区有所帮助。

    我需要时间来锻炼、阅读、或有点时间独自思考。

    ……

    生活中的角色冲突真是随处可见，如影随形。

    最经常提到的是工作与家庭之间的角色冲突。最经常说出来的痛苦是各种人际关系和个人成长方面的缺失。人们常说：“我无法那么快的干事，每天应付生活的各个重要方面。总有某些重要的事务无法完成。我干得越快，我越觉得失去平衡。

    显然，平衡是一种艺术，但是，我们应该如何培育自己生活中的平衡呢？是否简单的只要尽快干事以便每天应付生活的各个方面就可以了呢？是否还有其他有效的途径，以便更彻底的使我们的生活改观呢？

    别着急，先花点时间在记事本中找出你平常所扮演的角色。

    首先，把你认为合适的角色都列出来，不要过分考虑怎样一上来就把它们都搞对了。你可能要花几周的时间才能完全把握自己生活的各个方面的角色，并让它们行之有效。例如，你可能更换了自己的职业、参加了某个俱乐部、结了婚或做了父亲或祖父，那么随着这些变迁，你的角色也相应发生了变化，那么如何确认自己的角色呢，你可以尝试下面的方法：

    家庭生活中的角色扮演

    你可以简单的把家庭角色定义为“家庭成员”；你也可以选择把它分成两个角色“丈夫”和“父亲”、“妻子”和“母亲”、“女儿”和“妹妹”。

    职业生涯中的角色扮演

    职业，可能包括若干个角色：一个是管理岗位的、一个是销售岗位的、一个是人事岗位的以及一个长期规划岗位的。你可能还希望有一个反映个人成长的角色。

    一个产品开发执行官可以这样定义他的角色：

    个人——个人发展、业余爱好、父亲、家庭管理、父母。

    经理——新产品、研发、雇员成长、行政管理、协会主席。

    推销员——财务行政管理、房地产等等。

    其次，如果尚未确认好自己的角色，请在记事本上写出下面问题的答案。

    考虑下述问题：

    ◎是否发现一个或者两个角色占用了我的大部分精力，其他角色却没有得到我本来想给予的时间和关注？

    ◎有多少我的“要事”位于这些没有得到我的大部分时间和关注的角色之中？

    ◎我所选择的各个角色是否共同做出贡献已实现我的梦想？

    ◎以周为单位考虑角色并保持各项活动之间的适当平衡，对于我的生活是否圆满会产生怎样的影响？

    这些问题是否对你确认自己的角色有一定的帮助呢？当你认识到自己的角色应该如何扮演之后，我们可以因此来有效地安排自己的时间，拿5月10号这一天举例：

    ■

    ■

    你怎样看待这些角色？许多西方人从小受到的教育就把他们看作生活中不同独立的“部门”。我们在学校去不同的班级，我们上各自独立的课程、各有各的课本。我们在生物学中得了A，在历史课中得了C，我们从来没有想过这两者之间有什么关系。我们把自己的工作角色看作是独立的，与家庭角色毫无关联，与其他的角色，例如个人成长或社区服务，也同样没有什么关系。

    事实上，生活是一个不可分割的整体，平衡是生活和健康的要素。我们生活的平衡不在于很快干事以应付生活。它是一种动态平衡，我们所要做的就是使各个角色之间协作增效。

    同样是带女儿去打网球，我们可以从实现个人成长目标把它看成是一项锻炼，也可以从履行父亲角色的角度把它看成是与女儿发展深厚关系。如果要视察一个工厂，还要训练一个助手；我们尽可能把与助手一起视察工厂看作是训练助手的一个途径。

    ■

    如果我们把角色看作是生活上分离的部分，我们陷入的是时间匮乏的心态。只有这么多时间。时间花在这个角色上，意味着它无法花在其它角色上。其实每个角色都是重要的。一个角色的成功并不能证明我们可以接受在其它角色上的失败。事业上的成功不能证明婚姻允许失败；社区的成功也不能证明可以不尽父母的责任。在任何角色上的成功或失败都影响其它各个角色的质量和整体生活的质量。

    每周写出自己的角色能让它们刻在我们的意识中，能帮我们注意自己生活的所有重要领域。但是，这并不意味着我们要每周在每一个角色中都设定一个目标，也不意味着每周我们的角色都是同样的，或者我们每周都要应付所有角色。有时我们需要在短期内把注意力集中于生活的某个方面，这可能有利于我们的人生目标；这种不平衡就是平衡。

    任何有关平衡的抉择，其关键因素是与自己内心良知深刻联系。因为我们所生活的周围世界只关心人们的作为而不管其为人如何，我们很容易变得失去平衡而不再关心自己的梦想与目标了。我们的行动根据只是紧迫与否，而不再依据我们的目标了。

    我们生活的每个角色都有四个基本层面：身体层面（它要求或创造资源）、精神层面（它紧密联系于目标）、社会层面（它涉及与其他人的人际关系）、智力层面（它要求学习）。当我们回顾自己的角色时，我们既要看到实现目标的精神层面，也应注意到健康、家庭、朋友等方面的角色平衡，合理的分配自己的时间。

    善用符号和图形

    虽然前面所叙述的方法，可以让记事本看起来容易阅读。但是如果要使记事本看起来比较简洁，还应该再多花点心思，使自己能以轻松的心情往下看，并采取行动。

    如果能以条列的方式记下内容，会使自己能够在短时间内理解下一步应该做些什么。

    以这本书为例子来说，所有的内容几乎都是以条列的方式构成。如此一来便能在短时间内，让读者理解文章的内容。

    但是，虽然将要点条列式就已经足够，但若是每天的行程或者项目太多，多达10项甚至20项，会使记事本显得杂乱无章。最好的方法就是将内容分类标记，使重点更能一目了然。例如，我们可以将一天的时间分为：工作时间、娱乐时间、交际时间、休息时间等，在每个时间板块中分配时间。或者简单的将时间分为工作前、工作中、工作后三部分，无论怎样分，都因人而异，依据个人的喜好。

    以条列式的方法记录在记事本上能够非常清楚的表现重点，但是如果时间比较紧急，要求快速的记录下内容的话，最简洁的方法还是用图解的方式。

    和田裕美曾在美商保险业服务，有世界第二名的保险业务员之称。她与众不同的记事本使用方法，是将一周的计划结束于周一，始于周二。事实上，保险人员要做到周末假日的拜访比平日多，才能接近成功。这也是她的业绩不同于别人的原因。

    由于保险业的特性是，以一周的成交人数决定佣金。和田裕美在管理手下保险人员时，是以数字加上圈圈，记在公司的记事本上，掌握大家的成交件数，如果这位部署本周谈三件，其中一件成交，那就用一个红圈圈，另外两个用黑圈圈，这样就能一目了然本周的成交件数。如果此人连续数周长黑，那就要特别注意了。这种将量化的资讯以视觉联结的方式，可以说是记事本上运用简略符号的诀窍之一。

    从科学的角度分析，人的大脑是由两部分组成的。左半脑负责逻辑、词汇、数字、顺序、分析。而右半脑负责空间意识、形态（整体概念）、节奏、想象、色彩。

    想想你是如何记事的？如果从头到尾只有纯粹的文字，那么在一整天的学习时间里，大脑的左半球负责识别词汇信息的脑细胞都在奋力地超负荷工作，而大脑右半球负责颜色和形态的脑细胞却一整天都在休息。结果，白白浪费了世界上最伟大的“超级计算机”的潜能。

    相关资料表明，历史上很多“杰出的头脑”都是左右脑发展不平衡的。比如，爱因斯坦和其他一些伟大的科学家，他们的左半脑特别发达；而毕加索等伟大的艺术家则是右脑占主导地位。

    但是，达·芬奇在绘画、雕刻、解剖学、建筑学、机械学、物理学、天文学等方面都取得了非凡的成就。他证明了两半脑协同工作会做出更惊人的事情。

    据介绍，思维导图的发明者东尼·博赞上学时曾努力地记笔记，却发现记得越多，脑子越乱。为了改善记忆，他开始用不同的颜色在笔记上做标记：画着重符号、圈或者框。果然，这个方法大大提高了学习效率。

    东尼上大学后，对希腊有着极高的热情和好奇，东尼注意到善于思辨的希腊人的记忆体系：想象（IMAGINATION）和联想（ASSOCIATION）。这给东尼很大启发。大部分人的笔记，都是最乏味单调的东西，跟想象和联想都沾不上边儿。但另一些学生的笔记却记得非常潦草，到处画满箭头，句子也不成行。但这些看来凌乱的笔记从信息角度讲却是整洁的，它们能及时地表明重要的概念及其之间的联系。而那些看起来整洁的笔记按照直线顺序组织材料，从信息角度讲，其实是杂乱的。在那些整洁的笔记中，关键信息是隐蔽的，并且混杂在一些不相干的词语中。

    各图形的意义各有不同，在使用图形时，可在脑中先统一其规则。比如：

    KEY1 ■ 长方形：处理、作业/组织、部署/表示具体的概念

    KEY2 ■ 椭圆形：没有实体的群组/表示抽象的概念

    KEY3 ■ 菱形：表示判断

    KEY4 ■ 圆柱形：表示资料库

    KEY5 ■ 线形箭头：表达顺序的前后关系/移动、流通/表示作业的起点和终点

    KEY6 ■ 空心的箭头：表示变化的前后

    KEY7 ■ 实心的箭头：表示因果关系、影响

    KEY8 ■ 三角形：表示作业的前后关系

    ■

    因此，我们如果能和谐而巧妙地运用各种符号、图形，将比单调的记录产生更大的效率。

    用颜色表达目标的轻重缓急

    当我们面临选择花费时间的方式时，常常会出现这样一对矛盾：紧迫性和重要性。很少有人认识到紧迫性对我们的选择影响有多大。电话响了，孩子哭了，有人敲门，最后的期限到了。

    “我现在就要。”

    “我现在有麻烦，你能马上过来一下吗？”

    “你约会迟到了。”

    紧迫性在多大程度上左右我们的生活，我建议你用几分钟时间看看下面紧迫性指数所反映的紧急情况引发的态度和行为。你对下面陈述的反映所对应的指数，代表着你通过紧迫性模式对待生活的程度。在阅读每一个陈述时，请在最能反映你情况的数字上做记号。

    ■ 紧迫指数

    阅读下列陈述，将矩阵上最能反映你正常行为或态度的数字圈出来（0=从不，1=偶尔，2=有时，3=经常，4=总是）

    1.我在压力下似乎做得最好。0 1 2 3 4

    2.我往往把没有时间自我反省归咎于外来事情紧迫。0 1 2 3 4

    3.我常常对周围的人和事慢慢腾腾感到闹心。我讨厌排队等候。0 1 2 3 4

    4.我对自己请假不上班感到内疚。0 1 2 3 4

    5.我似乎总在忙碌着。0 1 2 3 4

    6.我常常发现自己把别人赶走后才能完成任务。0 1 2 3 4

    7.同办公室失去联系几分钟我就感到焦虑。0 1 2 3 4

    8.我做着一件事常常想着另一件事。0 1 2 3 4

    9.我处理紧急情况的状态最佳。0 1 2 3 4

    10.对我来说，风风火火的处理新的危机似乎比按部就班的取得长远效果更有成就感。0 1 2 3 4

    11.我经常放弃生活中享受美好时光而去处理危机。0 1 2 3 4

    12.我认为，如果我为了处理危机而让他们失望或将事情放任自由，他们自然会理解的。0 1 2 3 4

    13.我靠处理紧迫事情来使自己的日子过得有意义。0 1 2 3 4

    14.我经常边吃饭边工作。0 1 2 3 4

    15.我一直在想，有朝一日我可以干自己真正想干的事情。0 1 2 3 4

    16.每天下班时满满的文件夹让我感到自己很能干。0 1 2 3 4

    阅读紧迫指数后，计算出你的总分，用以下答案衡量一下自己：

    0-25 紧迫思维定式低

    26-45 紧迫思维定式强烈

    46以上 嗜急成性

    如果你的回答得分大都很低，紧迫性在你的生活中或许不是一个重要因素。如果得分大都处于中等或比较高，紧迫性很可能是你基本的行为模式。如果你的得分总是很高，紧迫可能就不是你所认为的那样了，这可能实际上是嗜急成性。

    我们从解决紧迫和重要的危机中得到了暂时的快感。然而如果事情不重要，其紧迫性就成为非常重要的因素。问题是，对于很多人来说，紧迫性而非重要性成为他们生活的主导因素，他们只沉湎于应付紧迫的事情，却没有停下来问问自己所做的事情是否真的需要。这样只会使自己在偏离梦想的轨道上越走越远。

    因此，最实用的时间控制技巧就是以事情的重要性程度为顺序安排时间，先做最重要而紧急的事情。

    有没有一种方法能够清晰的表达出事情的重要性和紧迫性呢？有，用颜色！

    前面我们提到了用颜色来区分记录的内容，当然彩色的版面会让整个记事本显得活泼生动。但是必须要留心的是，若只是一股脑儿的大量使用各种颜色，不仅不会有效果，反而会给人不好的感觉。

    日本明治大学教授齐腾霄，出版了许多学习日文与加强逻辑思考的书籍，在教职与笔耕兼顾的繁忙生活中，他以三色法管理资讯与形成。

    他的三种颜色分别是红、蓝、绿。

    红色代表最重要，蓝色表示次要，绿色表示自己的想法或是相互关系。

    他所使用的记事本左页是一星期的计划，右页为空白页。这样就可以将与谁谈话中获得什么经验与点子，直接以红绿蓝笔，以关键字写在右页，并用方框圈起，找出彼此的关联性，并立即与左页的行程对照，知道这个想法是从哪里听来的。

    三色法活用到行程管理上，红色是最重要的待办事项，蓝色是不可忘记的次要待办事项，绿色是与自己有关的事情，例如兴趣或嗜好。

    我留给工作的时间是否过了头，留给自己的时间是不是太少了？

    齐藤孝指出，记事本上每天在红蓝的空隙之外，一定要有绿色的部分，因为这是留给自己的时间，如果发现绿色的比例太少，那就要注意是否工作过头了。如果你的工作很难划清公私界限的话，那就把绿色当作工作的延长线，这样或许也是一个确保兴趣发展的方法。

    齐藤孝表示，三色法的记录方式也可以应用在日常生活上，例如，他看书也使用三色笔圈出最重要的重点，次要的重点与自己的想法或脉络关系。又如他参加演讲或座谈会时，也不自觉会在脑中用单色笔区分什么是最重要的重点（红笔），什么是次要重点（蓝色），什么是相互之间的脉络关系与自己的想法（绿色）。也就是说，眼睛看到的，耳朵听到的，都能够用三色法立即辨别重要程度与脉络关系。

    美国某企业CEO凯柯波洛维兹也是运用颜色来做管理，她将文件归入6个色彩鲜明的档案中，公司内部的便条、外来的信件等，都各自放在同一个颜色的档案中。不同的机构有不同的颜色档案，他们都知道那些颜色所代表的优先顺序是什么。所以，如果她的时间不够，就直接找重要的资料的档案，就是那些‘今天必看’的资料档案。

    凯柯波洛维兹所用的分类方法显示他们都有一个先后顺序的系统，正如我们前面一再看到，建立优先顺序并遵循这些顺序是非常重要的。第一个塞在信箱或放在桌面上的信件杂志、便条的重要性并不相同，如果你全部一视同仁，就需要非常努力工作，但是如此一来，琐碎和重要的东西受到的注意力就变得一样了。

    我们大多数人都会注意到浪费很多时间的事情，也就是那些使得我们一不小心就损失一大段时间的事情；然而，生命也会因为成千上万微不足道的事情而流逝。

    看一封信然后什么也不做地把它放回去，只会花几秒钟，最多大概是一分钟的时间，时间并不多。但是如果你一天重复10次，一年下来你就花了很多时间在翻动这些文件。

    一个漏水而没被发现的水龙头会让你的水费大幅度增加，就好像水管破裂了一样，为什么？因为你会紧急修理破裂的水管，但是漏水的水龙头则是一滴又一滴，一个小时又一个时的，一个月又一个月，一年又一年地浪费了资源，而你可能完全没有发现。

    我们可以依据以下的重点来制作，就可掌握住基本要点：

    KEY1 ■ 颜色种类除了白色以外，请尽量控制在三种颜色之内。但是浅蓝及深蓝为同一色系所以视为一种颜色。

    KEY2 ■ 记事本的页面最好为白色。

    KEY3 ■ 蓝色或蓝紫色的页面会带给人一种知性的好感。

    KEY4 ■ 黄色的页面会让人觉得眼睛疲劳，同样的，绿色也不适合使用。

    KEY5 ■ 配色方面请考虑“左侧法则”，因为人倾向将稳定的感觉置于左侧，所以在左侧搭配暗色系具有效果。

    KEY6 ■ 若有强调的部分，以红色来搭配准没错。如果红色不是只用在真正想要强调的重点上，效果会减低。

    总之，用颜色表达目标的轻重缓急，应尽量减少颜色的种类，统一颜色的使用方法，尽量能够使你的记事本内容一目了然。

    适时进行信息的更改和取舍工作

    为了使记事本的内容一目了然，应该对信息的预定、确定与实行进行明确的区分记录。

    记录预定的信息时，最好能留出空间以保证后期的删减、添加。一般来说，一条信息可留出两到三行，甚至更大的空间来保证未来所发生的不确定因素。这样一来，即使发生什么突然事件，我们的记事本也能记录得清晰而有条理。

    发生变更的事情，应留下变更前的记录。因为变更后的事情可能不准确、也可能又变回原来的事情，留下原有的记录，就可以避免因事情的反复造成记录的重复。

    在通讯录里，应确保每一个人留下两个通讯栏，因为现代社会的人，空间上流动得比较快，联系方式、住址变动也非常的频繁，通讯录的变化也是挺普遍的。所以，最好能空出至少两个通讯栏留给一个人使用。

    我们还应定期做好信息的整理和删除工作，养成习惯，精简和更新记事本的内容。

    有一种“未雨绸缪”的方法，能够相对地减少信息的更改和取舍工作，就是在记事本中涉及续接来年的记录栏。众所周知，事先做好计划，并沿着大方向一步一步坚定地走下去，过程的变更是很少发生的。因此，为了来年的目标，做好计划，并记录在记事本上，我们后期的工作量也会相对地减少一些。

    另外值得注意的一点是，为了保证记录的连续性，过去几年的记事本，最好能保留下来。或许几年后的某一天，在一个黄昏的下午，重新拿起过去的记事本，文字所传达给你的感觉会非常的微妙，就像翻开日记本一样，过往的岁月随着一页页的笔记历历呈现在我们的面前，那里有欢乐、痛苦，更重要的是，我们在这些记事本中，看到了自己的成长过程，以及人在这个阶段的心理变化，所有这一切，都能成为我们保留下记事本的最好理由。

    ■

    协调记事本的每个细节

    大型的交响乐管弦乐团和谐地结合了许多的个人表演，有时候甚至多达百人。每一位音乐家以及各种的弦乐、木管、打击乐器部门都各自有不同的责任。他们可能会个人分别练习或各个部门各自练习，然而表演一开始，所有的人和部门的反应都是一致的，因为每个音乐家都有一份完整的乐谱告诉他们其他人在做什么。

    众所周知，乐谱或是计划并不会埋没演奏技巧，反而是将演奏技巧提升到更高的境界。成功地协调任何事情——从制作电影到指导冠军足球队，再到指挥管弦乐团。这些环节的关键之一就是制作一份乐谱，然后，让所有参与的人知道这个乐谱。

    拍摄《奇爱医生》、《2001年太空漫游》以及《发条橘子》的电影制作人斯坦利·库柏利克统筹了制作影片的每一个环节，从旅行计划一直到每个拍摄的细节。就这方面来说，他和悬念大师希区柯克很相像，希区柯克也会规划每一幕戏中的细微、最复杂的细节。

    导演们成功地统筹了影片的方法就是：在他们开拍之前，先在脑海里构想整部电影的影像，然后再将脑海中出现的影像仔细地转移到纸上，只有在紧急的状况下才允许误差存在。为了确保每个人在开镜时都准备就绪，精确的计划和管理是必要的条件。

    当然不是每一个电影制作人都像斯坦利·库柏利克或希区柯克一样注重细节，有一些很优秀的制作人和导演容许相当程度的自由，还有些人善于当场即兴发挥。但是，库柏利克和希区柯克都证明了：通过仔细的安排可以将概念近乎完整地从构想转移至影片。

    有史以来最伟大的篮球教练约翰·伍登将协调技术提升到了艺术的形式。伍登等了15年才赢得他第一个全国大专篮球比赛的冠军，然而他在加州大学洛杉矶分校的最后12年中就囊括了10次冠军，这个战绩在篮球史上尚无人能超越。

    且听听伍登怎样形容自己的训练方式吧：“每一次训练都有精确的目的，而且也有精确时间，你要从一个训练进行到下一个训练然后再下一个，中间不能中断也不能回头重复前一个训练。每一项运动就像是结构严谨的网架，架在球员预期会增加的疲劳度之上。每一天都有个别的训练计划，但是，你可以预期它的精确度而且练习会准时结束，这种确定性舒解了这1个小时45分钟的煎熬。”

    这种注重细节的方式不仅在体育运动方面管用，在工商企业方面也一样有效。如果你负责规划特别的活动、广告宣传、促销等等工作，一份综览全局的计划尤其重要。如果参与的人数众多，工作必须分层负责时，最好准备一份包括人、事、时、方法的详细计划，以及一旦发生问题时的处理方式。如果你不喜欢，或是不擅长准备详细计划，请机构中有这方面专长的人来做，或是雇用其他的人。

    注意细节的原则运用在记事本上，可以表现在许多方面，比如统一符号标记及使用规则等。

    要拥有一本完美的记事本，提升记事本的细节部分，使之更深入更有内涵，就应多花点时间进行记事本版面的修改，可以将整体感觉改善，记事本的主人也会更加乐意地将它随时携带在身上，也就能更有效地进行时间管理。

    首先，我们应该进行基本的确认，符号所表达的意思是否一致，数字的记号是否统一。光是如此，阅读的容易度应该就能提升，对记事本内容的理解也能到位。

    举个例子，制定以下的规则，来统一记事本的整体内容：

    KEY1 ■ 统一划线的使用方法

    KEY2 ■ 开头的记号用数字标示

    KEY3 ■ 必要的话每行之间空一行

    KEY4 ■ 保留必要的空间以便临时修改

    KEY5 ■ 在每页的右边留出一块版面写下自己的心得

    记事本就是剪贴簿

    西村晃目前是经济评论家与专栏作家。出差频繁的他，一年有200多天的夜晚是在外地旅馆度过的。他使用的记事本是A5固定页式，左页为一星期的行程规划，右页为空白页。

    事实上，他是一个标准的便条派，会选择A5尺寸的原因，是他发现在右页空白页处，刚好可以贴两列便条。他将今天的待办事项一件一件地写在便条上，由上而下依重要顺序贴上。如果发现有最重要的事情，就移到左页的行程表上，如此一来，就能很清楚今天需要处理哪些事情。

    其实，对于惯用便条的人来说，记事本是一个暂存记忆体。使用便条最大的好处是，通过书写方式将一件件待办事项明确化。如果发现这件事情可以交由其他人待办，就立刻撕下便条，寻求他人协助。西村晃发现，这个做法让他减少七成工作量。

    ■

    小小的便条运用在管理上，不仅能够将事情授权给其他人去办，为自己腾出更多的时间做对自己有益的事，同时还能达到激励他人，进而提高工作效率的作用。例如，GE前任CEO杰克·韦尔奇正是善用便条进行管理的典型代表。

    在管理上，韦尔奇自有他独特的方法，最为著名的莫过于“聚会”、“突然视察”、“手写便条”了。

    韦尔奇懂得“突然”行动的价值。他每周都突然视察工厂和办公室，匆匆安排与比他低好几级的经理共进午餐，无数次向公司员工突然发出手写的整洁醒目的便条。所有这一切都让人们感受到他的领导并对公众的行为施加影响。

    韦尔奇也十分重视企业领导人的表率作用，他总是不失时机地让人感觉到他的存在。他向从直接的汇报者到小时工等几乎所有的员工发出的手写便条具有很大的影响力，因为这些便条给人以亲切感和自然感。

    韦尔奇的笔刚刚放下，他的便条便通过传真机直接发给他的员工了。两天之后，当事人就会收到他手写的原件。他手写的便条主要是为了鼓励和鞭策员工，或是为了促使和要求部下做什么事。

    灵活地与其他工具并用

    单凭一本记事本，是很难将它的作用发挥到最大功效的。若在能活用记事本的同时，让它与办公室中各种现代化设备一并使用的话，其效果更是难以言喻。

    复印机的方便之处，应该是最清楚不过的了。它可以将所需要的资料复印下来，再打个孔放入自己的记事本中，也可以复印后贴入记事本之中，而成为自己的资料库。

    还有一种利用个人电脑为记事本服务的方法。每天晚上，你可以利用个人电脑，将隔日行程所需的资料，在事前全部输入电脑之中，每天早上便可将资料从电脑中打印出来，然后再贴到记事本上。

    手记式记事本及电子记事本一定要配合使用，其效果才可能相辅相成。

    此外，我还将介绍许多为记事本服务的辅助工具。

    即使是价格高昂的个人电脑，都不是将记事本充实化的用品。但是价格中等、随处可见的一些文具用品，却具有相当大的功能。

    1．表格

    一表在手，日程安排就能够一目了然。我们可以用电脑或者文字处理机设计出适合于自己使用的表格。

    2．橡胶圈

    在使用记事本的时候，常常在不知不觉间记入了太多的东西，而使整个记事本厚重不堪。这时候就可以用橡胶圈把记事本给捆起来。虽然不是很好看，但总比分散得乱七八糟要好吧！而且，它还可以充当书笺呢！

    3．回形针

    整理收据等单据时，最常使用的工具就是回形针了。当然，回形针可以当做书笺来使用。只要巧思一番，还可以当做索引使用呢！

    4．卡片商品、迷你文具组合

    现在的一些文具用品，真是既美观又实用，但这也是文具制造商多年来努力的成果。

    卡片商品的特色是，它可以就原样的组合装入记事本之中，而迷你文具组合则带给人们周全的服务。一些惯于使用制式记事本的人，在他们的手提包中都会多准备一套迷你文具组合，如此一来再也不会有东找西找的尴尬场面了。

    5．自粘便条纸

    它不仅可以取代记录页，也可以取代书笺夹，可以说是用途极广的便笺。它的大小也有各种不同的尺寸。如果能有大小两种尺寸的话，对使用者而言将会更为方便。

    6．公文包

    记事本的携带性与公文包的存在之间，具有相当微妙的关系。我们会看到夹着一大本制式记事本的人，以及在公文包里塞着记事本的人，当然还有把记事本放在西装口袋里的人。

    记事本安放的位置，也会因季节的不同而有所改变。冬天因为穿着夹克，所以可以放在上衣的内口袋中。但是夏天则只能放在外衣的外侧口袋。但是不论放在哪里，都必需注意一点，那就是取用方便的原则。

    其他一些小东西，例如多功能组合刀具及透明胶等，这些都可以发挥极大的效用。

    以多功能组合刀具而言，要切割东西非常方便。以手撕会弄得污损难看，但使用多功能组合刀具就可以又整齐又漂亮。当然，多功能组合刀具的最大功用在于扳去啤酒瓶盖啰！

    总之，并不是要将所有用品、工具全带在身上，要有选择性地搭配使用。

    好比说电脑，这就是个非常有用的工具。但是，对一个在外奔波的业务员而言，却不见得很方便。电脑是放置在办公室里的设备，所以只有当人员也在室内时，才可能让记事本和电脑连接起来。当然，也有人单靠一本记事本而游走天下的。

    不论如何，只要确定目标在哪里，选择适合自己的工具，就可以了。

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