在每个夜晚，抽出一些时间，好好想想今天做了些什么，明天该做什么，并把它记录下来。那么第二天大清早，只要翻开记事本，就可以一目了然这一天应办理的重要事项（日程及今日工作要项）。这样，一天时间的运用就能更有效率。

    做事多而快代替不了做该做的事。

    ——史蒂芬·科维

    鹅卵石的故事

    在一次时间管理的课上，教授在桌子上放了一个装水的罐子。然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当教授把石块放完后，问他的学生道：“你们说这罐子是不是满的？”

    “是。”学生们异口同声地回答说。

    “真的吗？”教授笑着问。

    然后再从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇，再加一些，再问学生：“你们说，这罐子现在是不是满的？”

    这回他的学生不敢回答得太快。

    最后，班上有位学生怯生生地细声回答道：“也许没满。”

    “很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。倒完后，于是再问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没满？”

    “没有满。”全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答说。

    “好极了！”教授再一次称赞这些“孺子可教”的学生们。称赞完了后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子。当这些事都做完之后，教授正色问他班上的同学：“我们从上面这些事情得到什么重要的启示？”

    班上一阵沉默。然后，一位自以为聪明的学生回答说：“无论我们的工作多忙，行程排得多满，如果要逼一下的话，还是可以多做些事的。”

    这位学生回答完后心中很得意地想：“这门课到底讲的是时间管理啊！”

    教授听到这样的回答后，点了点头，微笑道：“答案不错，但并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里，这位教授故意顿住，用眼睛向全班同学扫了一遍后说：“我想告诉各位最重要的信息是，如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去，你也许以后永远没机会把它们再放进去了。”

    这则小故事最大的启示就是：对于工作中那些林林总总的事情，可以按照重要性和紧急性的不同来确定处理的先后顺序。抓住并优先处理最重要的工作，不要让自己深陷在每日的烦琐杂务之中。就像大的鹅卵石要先放进罐子里，其他的碎石子、沙子、水最后都能放进罐子里的道理一样。

    在我们的记事本中，那些重要和紧急的事项应该记录在最显眼的位置。这样，当我们翻开记事本的时候，这些显眼的标志会首先映入眼帘，时时刻刻提醒我们应该先解决这些重要事情。这样的工作方法可以起到事半功倍的作用，可以为我们节省大量的时间和精力，您不妨多尝试一下。

    一日之计在于夜

    在每个夜晚，抽出一些时间，好好想想今天做了些什么，明天该做什么，并把它记录下来。那么第二天大清早，只要翻开记事本，就可以一目了然这一天应办理的重要事项（日程及今日工作要项）。这样，一天时间的运用就能更有效率。

    早晚检视一下记事本所记载的内容，不仅仅是一个反省的过程，更重要的是，它与白天时间能否有效地运用有着密切的关联。

    每天晚上做好第二天的日程表，隔日清晨就可以立刻出发到公司，收集整理并检查一下当日活动的必要资料，这样就可避免发生忘了带资料往赴会议的情形；而在工作过程当中，也不会发生因忘记东西而无法办事的现象。

    对于现在有小孩的上班族来说，属于自己的时间就只有深夜至清晨的这段时光。早上6点多送孩子上学，晚上的时间又要陪孩子做功课，所有的时间几乎都耗在孩子的身上。因此，只有利用夜深人静的时候，对第二天所要做的事情先做一番考虑，并采取因应的方法。不过，当孩子比较小的时候，一般睡得很早，所以基本上从晚上9点开始到睡觉，就是属于个人的时间；而当小孩长到一定年龄，生活能够自理时，晚上就有更多的时间用来思考。

    夜晚时间的使用方法，会因为一个人睡眠时间的不同而有所差异。

    为了要利用早晨的时光，我们要先估算起床的时间。可是，先决条件是要有充分的睡眠，所以还得先算出就寝的时间。而下班回家之后到睡觉之前的这段时间，就是我们所要考虑的夜晚时光。对我来说，“夜晚时光”是为明天做计划的时间。

    为了明天，大致有下列三项工作必须处理：

    KEY1 ■ 先将当日的一切做个简单的感性记录。

    KEY2 ■ 预定一些公与私的事项，将必要之事项记入记事本中。

    KEY3 ■ 为了明日的活动，今天要有充分的休息。

    当然，每天的日子并不是一成不变的，有时候千头万绪而难以解决的事情也不少。

    在遇上困难的时候，千万不要勉强自己，不妨将它留到明天继续努力，要知道凡事太过勉强反而会产生反效果。也可以为自己安排进修的时间，例如：参加演讲及座谈会，参加一些不直接与工作接触的活动。这对自己的工作也会有所助益。

    与不同生活范围的人谈谈话，也是一种学习吧！

    让记事本真正成为你的工具

    要让记事本脱离装饰品的行列，有一个方法就是要多看多写。例如一天之中，有以下这些时间点可以看看你的记事本，套句广告业的话，就是要进行记事本的接触点分析（★表示至少一天要看三回的时间点）：

    §§§第一回：起床时（★）

    依据今天的行程，判断衣服的选择。如果今天要见重要的客户或是发表会，别忘了穿上决胜套装，同时告诉家人今天回家的时间，是否需要准备晚饭。目的是对于今天行程有整体印象，并加以准备。

    §§§第二回：在上下班路上

    利用坐车的时候，再次确定今天的行程，大致推演一下今天一整天的流程，目的是具体思考工作的顺序与提升效率的方法。

    §§§第三回：坐定办公室

    确定待办事项（TO DO LIST），同时决定优先顺序。目的是先想象没有紧急事项时，自己要如何处理一天的工作；如果有重要且紧急的工作插队，就要立即应变。此外，重要的工作放在午餐前较有效率。

    §§§第四回：午餐后（★）

    确认今天下班后的行程，让期待下班的心情增进下午工作的效率，目的是转换心情。如果下班后没有安排，就想象自己想做的事情，也是一种暂时从工作中抽离的方法。

    §§§第五回：下午工作时

    确定已经完成的工作，同时如果今天的预定工作没有进展，就要修正当天的行程，一方面让自己有完成工作的成就感，同时鞭策自己完成未结束的工作。

    §§§第六回：下班前

    确认明天的工作以及记录今天工作的简短心得，目的是结束今天的工作，为明天的工作做好准备。

    §§§第七回：睡前（★）

    提醒自己的梦想与设定的长期目标，目的是加深自己达成目标的决心。

    不过，有的人说“一天之计在于晨”；有的人却表示“一日之计在于睡前十五分钟”，因为睡前十五分钟可以好好回想这一天的功过，并写日记，接下来的三分钟，他会将明天的行程先在脑中大致推演一次。这样隔天醒来时，几乎已经在脑中深植今天该做的事情。

    另外，每一周的一开始，也要看一下整体行程，抓到一星期的繁忙波长。周一与周二通常会有较多的紧急状况，因此建议周一与周二不要安排拜访较好。每一个月也要审视自己的一个月计划，从长期的眼光看目前为止的实际情况。

    一周的前瞻

    专业摄影师利用各种不同的镜头来工作，他们利用广角镜头和超广角镜头来捕捉全景；他们利用望远镜头把遥远的物体拉近到眼前；他们利用常规镜头摄影，摄下的景象与人类眼睛所看到的最为接近；他们利用显微镜头拍摄特写。他们的一个专门技术就是，知道什么时候该用什么镜头以产生所需要的效果。

    就像摄影师一样，我们在自我领导方面的一个专门技术就是，知道什么时候以效率最高的方法来完成自己的任务。在大多数情况下，人们会将注意力集中于每日计划，这种集中注意看来是合理的。

    日是时间的完整的最小自然单位——从日出到日落，24小时，我们就面对一个新的议事日程。我们可以对一天做出规划，设定每日目标、安排当天的约会、给各项活动分出优先顺序。当一天过去，我们接受这一天的结果，重新为明天作计划、安排进度、分出优先顺序。什么都不会遗失。

    但是，注意力集中于每日计划，就像你在大街上走着却用望远镜头观察事务。它让我们的注意力集中于眼前的事务——紧迫的、眼前的、紧急的事务。

    所以，我们实际上是在给危机安排优先顺序。大多数每日计划方案原来的目的是帮我们做到要事第一，实际上每日计划却让我们集中精力做紧迫事务为先。这种前瞻不足以实现他原来的目的。

    当然，我们也有可能把注意力仅仅集中于全景目标。如果我们不把构想转化为行动，我们就与现实失去了联系而成为理想主义的梦想家，于是也会失去自信和他人的信任。

    我们都面临这个似乎两难的抉择。

    那么，我们如何解决这个两难抉择，既集中关注具体事务又保持全景性前瞻呢？

    一周的前瞻提供了解决方案，它以一种平衡、现实的方式把全景与当天联系起来。因为周代表生活中最完整的基元。它包括工作日、傍晚、周末，是对日常活动具有更合适的判断尺度。

    一周的前瞻催促我们做自我更新的规划——留出时间让自己休整和反思——每日和每周。

    一周的前瞻既让我们看到了整体，即规划的全景、梦想，又让我们关注到细节——我们的角色和具体的目标。这样，我们就不会变成一个理想主义的梦想家，也不会让自己迷失在细节中使自己的生活变成机械的、分离的片断。

    一周行程表范例

    该行程表的作者是一个经营一家小型公司的老板，他不但要管账也要管理业务方面的工作，要与员工互动，也必须听取日常业务的相关报告或意见，杂事相当多。

    他将在下面公开自己典型的一周生活行程表，或许各位会感到很意外，晚上他很早就结束工作。因为这位老板觉得白天是集中精力工作的最好时间，一旦白天全力以赴工作，到了夜晚就没有力气再去处理其他与工作相关的事。同时，晚上是与人沟通、吸收各种信息、积累人脉的有效时间。

    星期一

    6：30 起床。边看早间新闻，边准备早餐、吃早餐。在家里的电脑前阅读新闻标题，将有兴趣的新闻发到自己的邮箱，等到公司后有时间再慢慢阅读。

    7：00 出门。在上班路上大致都是阅读日报或商业周刊。因为这个时段车上不会很拥挤，所以可以在车上阅读。

    8：00 抵达公司。确认邮件。将有兴趣的邮件再次深入阅读。

    8：30 着手进行提案书制作。为K信用金库的地区促销案进行战略提案。

    9：30 完成提案书。以电子邮件将提案书寄给代理K信用金库的D公司负责人员。将今天要前往的M公司相关

    资料看过一遍（在上周就已经整理好）。

    10：00 出席与M公司签约的例行会议。将收集的资料提出来作说明。针对营业额下滑的情形深入进行讨论，且请出席者提出各种方案。会议上争取得到M公司老板的关照，负责制作他们公司秋天的宣传企划案。

    13：00 与M公司老板午餐，对秋天的宣传企划案作更详细的商讨。

    15：00 回到公司。将PDA记录的业务资料储存在个人电脑。以WORD简单地整理一下格式寄给外出的属下A。以电子邮件指示属下A，请他先思考M公司的案子所需的工作分担、经营等。

    16：00 接受其他员工的联络、报告、业务讨论等。确认信件、回复信件。

    18：00 离开公司。

    19：00 抵达报告会场。担任讲师。

    21：00 报告会结束。与参加报告会的成员喝几杯。

    23：00 回家。察看电子邮件信箱后洗澡、睡觉。

    星期二

    6：30 起床。与星期一几乎相同。

    7：00 出门。与星期一几乎相同。

    8：00 抵达公司。查看电子邮件信箱，收到属下A针对下午13：00会议的确认信件。

    8：30 着手进行提案书制作，内容针对通讯公司C公司的使用者作新广告企划提案。

    9：00 完成提案书。以邮件传送至代理商T公司负责C公司业务的人员。

    10：00 思考整理下午要与属下A讨论的说明资料，以及从业务资料中找出可以丰富提案书的题材。

    12：00 与属下S及实习生K午餐。

    13：00 回到公司。与属下A开会讨论M公司的提案。针对题材内容大致上两人都无异议，接下来继续完成提案书的制作。

    16：00 在沙发上小睡15分钟。确认电子邮件、回复信件。收到代理商T公司负责C公司业务的人员针对早上送出的提案书回信。

    18：00 离开公司。

    19：00 在银座的咖啡厅与WEB杂志的编辑H先生碰面。想看看他对于新企划案的意见，详细地叙述目前尚未锁定消费者群等意见。

    21：00 回家。确认电子邮件后洗澡、睡觉。

    星期三

    6：00 起床。与星期一几乎相同。

    7：00 开车前往市中心。

    8：00 将车停在停车场，进入公司。与P公司签订关于提案书制作的业务委托契约。

    8：30 着手制作提案书。M公司秋天的宣传企划书，题材内容已与属下A开会讨论。

    9：00 完成提案书。将提案书内容以电子邮件传给属下A，因为下周在M公司进行的例行会议上发表需要A帮忙。

    9：30 代理商T公司负责C公司业务的人员来访，详细倾听T公司的各种计划，并约定时间将意见修改回复。

    12：00 午餐、散步。

    13：00 回公司。开始修改提送给C公司的提案书。

    14：00 完成提送给C公司的提案书，以电子邮件传送给代理商T公司。

    17：00 指示下属S去银行办理汇款手续。

    18：00 P公司的某先生来访。讨论有关厂商B公司的新开发案子。

    19：00 与P公司的先生简单吃个便饭。交换各种意见、情报。

    22：00 回家。确认信件后就寝。

    星期四

    6：30 起床。与星期一几乎相同。

    7：00 出门。与星期一几乎相同。

    8：00 抵达公司。确认信件，收到属下A针对下午要进行的会议的确认信件。

    8：30 进行GPS行动电话调查。在网络上搜寻资料，阅读相关资讯。

    9：00 着手进行提案书制作。内容是关于厂商B公司的GPS行动电话服务系统开发案。

    10：30 完成提案书。以电子邮件传送给P公司的先生，再以电话进行细节的讨论和调整。将接近百分百完成的提案书，再次以电子邮件传送给P公司。等待回信。

    12：00 与代理商T公司负责C公司业务的人员吃午餐。针对明日星期五的简报发表进行最终的协商。

    13：00 回到公司。与属下A针对M公司的提案再次进行讨论，指示简报发表会相关辅佐事项。此外对于提案

    书的印刷及档案制作也一并指示。

    16：00 接受其他员工的联络、报告、业务上的洽谈等。接收、回复电子邮件。

    18：00 离开公司。

    18：30 去书店寻找有关GPS手机的资料。

    22：00 回到家。确认电子邮件后洗澡、睡觉。

    星期五

    7：00 起床。与星期一大抵相同。

    8：00 出门。与星期一大抵相同。

    9：00 抵达公司。针对昨天的提案书稍作修改，马上完成以电子邮件交给客户。

    10：00 与税务人员针对GCP公司的年度结算进行总结。

    11：30 离开公司。

    13：30 与代理商T公司负责C公司的业务人员碰面。

    14：00 开始简报会议。回答在场人士的问题。

    16：00 与代理商T公司负责此案的人在饭店进行探讨。

    17：00 回公司。接受几个有关业务上的洽谈。确认从属下A那里得到下星期一在M公司作简报发表的资料。

    19：00 与朋友去参观市中心新成立的复合式设施，并在那里吃晚饭。

    23：00 回家。确认电子邮件后洗澡、就寝。

    在这个一周的行程范例中可以看到，时间被安排得非常合理并且紧凑。如此高效的工作和生活状态是不是很让人羡慕？    我对300位成功经理人的时间统计结果如下，看看他们在一周内都是如何安排的：

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