（一）控制的含义与必要性

    所谓控制，就是根据既定的目标与各种标准，监督检查计划的执行情况，发现偏差，找出原因，采取措施，进行纠正，并根据已变化的情况对原有的设想、打算进行调整，以确保组织目标的实现。

    （1）外部环境的变化。为了适应变化的环境，组织必须有一个有效的控制系统，来根据变化的环境采取相应的对策。

    （2）组织内部的变化。

    （3）组织成员的素质。使计划的执行过程充满了不确定性，为保证计划执行不偏离正确的方向并实现组织目标，必须将控制工作穿插其中。控制工作不仅能衡量计划的执行速度、发现偏差并采取纠正措施，在许多情况下，它还可以导致确立新的目标、提出新的计划，甚至改变组织结构、改变人员配备以及在领导方法上做出重大改革。

    （二）控制的两个基本前提

    控制要以计划为依据，所以，控制之前必须先有计划。没有计划，就没有控制的标准，也就无法进行控制；计划越明确、全面和完整，控制的效果就越好。同时，要有专司控制职能的组织机构，即明确由何部门、何职位、何人来负责何种控制工作。没有明确的控制机构，控制职能就无法落实。还要对各部门、各岗位的职责必须有明确规定。正如我们前面叙述的孔子的控制模式，“正名”是一切控制的必需条件。只有这样，通过控制工作发现的偏差，才能明确应由谁来承担责任和应由谁来采取必要的纠正措施，控制也才能有效果。

    控制工作从根本上说是对人的控制，其他几方面的控制，都要靠人去实现，所以，人员控制是管理控制中最主要的内容。

    对人的控制，前面中国式的控制模式里叙述较多，也是中国式管理的优势；在学习过程中应互相参照、细细揣摸，从中可以体会中西管理的异同和互补。实际上，随着管理理论的发展，中西管理已渐走向趋同。以前我们认为西方管理重视物的方面，中国管理注重对人的方面；自行为科学派以来，西方管理发生了大幅度地转化，强调在重视生产管理同时必须重视人际关系、重视对人需要的满足、重视对人的激励，大有后来者居上的势头。

    （三）有效控制应重视的原则

    很多管理人员都希望对自己所管理的人员和工作进行全面的控制；但是组织中的各种活动往往是错综复杂的。对一个管理人员来说，随时注意计划执行情况的每一个细节，既不可能，也无必要；应该找出计划执行中的主要影响因素，对其加以重点控制。事实上，控制住重点，也就控制住了全局。同时，突出重点也能提高控制工作的效率，即能以最低的代价达到控制的目的。

    所谓控制要强调例外，是指管理者要特别注意例外偏差，即那些超出一般情况的特别好或特别坏的情况。不过，对例外的关注，不应仅仅依据偏差的大小而定，还必须考虑相应的工作或指标的重要性。在实际工作中，强调例外必须跟突出重点结合起来；最应予以重视的，是关键问题上的例外偏差。

    控制具有灵活性是指控制系统要能适应情况变化，持续地发挥作用。由于企业内外部条件的变化，原定的计划很可能会遇到难以实施的情况；这时，要使控制工作仍然有效和实现组织目标，控制系统就必须具有充分的灵活性，控制标准、控制方法都要根据情况的变化做出必要的调整。

    控制的及时性包含两方面的要求：一是信息的收集与传递要及时。因为信息是控制的基础，如果不能及时得到必要的信息，就不能及时发现偏差。二是采取矫正措施要及时，发现偏差后，应尽快制定矫正措施并付诸实施。无论信息收集不及时、传递不及时还是矫正措施不及时，都可能贻误时机。一旦情况发生变化，矫正措施将不仅不能发挥积极作用，反而可能带来消极影响。

    控制的适度性与控制的经济性是相通的。为进行控制而发生的费用及由于控制而增加的收入，都和控制的程度直接相关。控制系统越复杂，控制工作力度越大，控制的投入应越大；但是，由此而带来的收益却不一定会相应地增加，有时可能会得不偿失。只有在控制适度时，才能以较小的投入换来较大的产出，创造最佳的控制效果；同时也才能最有效地纠正偏差，保证计划的顺利实施。

    （四）中国企业对控制的误解的现状分析

    “现状一”典型的中国经理，常将“控制”看成是一种逼迫员工遵从规章和条例的程序，而非用来保证组织目标圆满达成的一个程序。我们常会看到很多这样的例子，公司的主管对于员工的上下班时间非常的注意，而对于员工生产的数量或品质，却很少过问。

    “分析”政府机构与企业单位常把控制看成是用规章和条例来约束员工的程序。由于对控制的错误理解，很多企业不重视计划。由于把控制看成是消极性的或纠正性的，而不把它看成积极性的或预防性的，导致控制这一主要的管理职能发生歪曲，不但没有促进管理，反而对管理产生负面影响。依照现代管理理论和实务，如果员工能够被激励去达成组织目标，则他们大多数都会作适当程度的自我控制。

    “结果”过分严厉的控制，一个直接后果就是使员工倾向于选择一条风险最小的途径，既不敢有什么新的创见，更不敢提出可能有助于组织的新建议，宁可遵行长期实行的那些“保险”的办法，从而抑制了员工的工作热情，阻碍了员工的创造性。

    将控制视为是一种惩罚的观念，也经常会被下属理解为对自己的不信任；这样下属会觉得没面子，工作会更消极，进一步导致控制的失灵。

    另外一个严重的后果是，由于控制太严，常会花费太多的人力财力在无关紧要的项目上，却不将它集中于重要项目的控制上，也就是我们常说的“抓了芝麻，丢了西瓜”。

    “现状二”中国的经理常对于每一细节都怀有强烈的责任感，他也常认为自己是公司里处处不可缺的人。许多经理都说，只要他不在场，整个进度都会停顿。

    “分析”我们承认一个经理应该对其组织内所发生的每一件事负责；但是认真负责与事必躬亲，去防范任何错误的发生是有区别的。许多管理者不懂得重点控制原则和例外控制原则，不知道真正的管理就是减少管理；结果眉毛胡子一把抓，事无巨细，使属下无所适从。若想处理每一件事，往往是一件事也不能有效地处理；这种瞎操心的负责行为，最后却危害了整个组织。

    有一件事对于经理而言是相当重要的，那就是他们应该知道哪些事应该由他们来做，哪些事则可交给其他的人做；然而，他们现在所根据的却只是随心所欲的方式，而不是把重要次序作为选择的标准。只要他们了解“重点控制原则”与“例外控制原则”，并能善加应用，管理效能必将有所增进。

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