付志琼

    近年来，在中央扩内需、保增长、促发展的重大决策部署下，建筑企业面临着极为难得的快速发展机遇，一方面，国内基础设施建设投资将继续保持增长态势；另一方面，国家以前所未有的力度加大政策倾斜和资金扶持，支持中国企业“走出去”。企业现代治理结构的日趋完善、发展战略的逐步构建、经营格局的进一步调整和开发力度的不断加大，使企业施工项目越来越多。伴随着项目法人制、招投标制、监理负责制和工程质量终身负责制的实行，社会各方对工程项目档案质量提出了更高、更严的要求，工程项目档案管理中存在的问题也因此日渐突显。加强新形势下建筑企业工程项目档案管理研究，深入思考当前工程项目档案管理存在的问题及成因，推进工程项目档案管理的实践与创新，对于促进建筑企业抢抓机遇，更好地实现科学发展具有十分重要的意义。

    一、建筑企业工程项目档案管理的重要性

    建筑企业生产经营的主要对象就是工程项目。工程项目档案是工程项目建设全过程的真实记录，为建设管理、竣工验收、生产运行、维修改造服务，肩负着现实和历史的双重责任。做好工程项目档案管理十分重要，对于铭刻历史、指导现实和规划未来具有不可替代的作用。

    （一）工程项目档案是施工企业履行质量责任和义务的具体体现。工程项目档案既是工程交付使用、评定工程质量的必备资料，也是今后对工程进行管理、使用、维修、以及改扩建的重要依据。

    （二）工程项目档案是建筑企业维护资产和权益的原始凭证。施工企业从中标开始即获得经济效益的同时，也相应承担着一定的风险。一是施工企业在投标、中标直至工程竣工验收交付使用后，工程项目的业主有拖欠、拒付工程款现象，工程档案作为维护自身合法权益的重要凭证，成为施工企业向业主索赔、催讨工程欠款的证据；二是工程项目交付使用后，业主在使用过程中出现问题，并向施工企业提出索赔，施工企业依据法律程序必须向审理部门出示工程项目施工过程中的工程档案原件作为证据。所以，工程项目档案是企业加强风险控制的重要基础和保证，正如有的学者所说：工程档案是加强风险管理，实施施工项目“二次经营”的客观依据。

    （三）工程项目档案是反映企业经营业绩的信用证明。一方面成为建筑企业申报资质的证明材料；另一方面在投标中向甲方提供业绩备查依据。如2009年中铁大桥局申报铁路工程特级资质，档案部门按要求提供了1999—2009年间25个铁路项目的业绩材料，为企业申报国家建筑业总承包特级资质工作奠定了良好基础。

    （四）工程项目档案体现了企业科技进步的历史进程。科学技术是第一生产力，是推动企业发展的源泉和动力。工程项目档案是企业进行科学技术咨询的基础资料，如中铁大桥局迄今在国内外设计建造了1100余座大桥，其中获国家科技进步奖24项，国家优质工程金、银奖8项，中国建筑工程鲁班奖18项，詹天佑大奖6项，创中国企业新纪录15项，拥有有效专利14项。这些成就不仅是中国桥梁科技进步的缩影，而且是企业从无到有、从小到大、从弱到强、从江河走向海洋、从国内走向国际漫长演进历程的真实见证。

    二、当前建筑企业工程项目档案管理的问题及成因工程项目档案是企业档案的重要组成部分，是企业可持续发展不可欠缺的信息资源。许多企业虽然一直将工程项目档案作为档案管理的重中之重，但存在的问题仍不容忽视。

    （一）档案意识淡薄。某些工程项目负责人及工程管理人员，档案意识淡薄，认识不到位，仍把档案工作看作是可有可无的附属性工作，甚至认为是“只见要投入、不见有产出”的“负担”，有的仅在口头上说一说，并不落实在具体工作中。平时只注意抓工程质量、进度、安全等，而忽视了工程建设过程中档案资料的管理。

    （二）管理制度不健全。一是对工程项目档案缺乏相应的管理制度，有的虽有制度但没有采取积极有效的措施加以落实；二是档案管理部门对工程项目档案管理缺乏应有的指导力度；三是监管机制不健全，考核考评不到位，造成具体管理人员缺乏责任感、危机感和事业心，工作没压力、不主动，某种程度上滋长了一些项目在档案资料管理上的违“章”操作。

    （三）人员素质不高。工程项目资料管理人员大都是临时抽调，人员不固定，没有经过专业培训，缺乏档案专业知识，且大多数身兼数职，时间、精力有限，造成资料收集不齐全、整理不规范、归档不及时、向相关档案部门移交档案的份数准备不足等诸多问题，严重影响归档质量。

    （四）归档工作滞后。施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理工作，出现工程档案资料的收集、整理与工程施工进度相脱节情况，忽视非纸质文件（图纸、数码照片）的收集、整理，造成工程资料不完整，文件材料不准确（内容缺项、无效文件、图物不符、载体不合要求）。呈现零散状态。往往是工程施工快结束了，才突击搞竣工资料，致使档案资料的真实性大打折扣。

    （五）经费投入不足。受工期紧、协作参建单位多、管理复杂、临时性机构等特点影响，加之工程资金紧缺，办公经费紧张，大多数项目部往往不愿拿出足够的资金用于改善档案保管条件，因而普遍存在无独立档案资料室、装具不足、设施简陋、档案“九防”措施难以落实等情况，非常不利档案资料的利用与安全保管。

    综合分析上述问题的产生原因：

    一是认识缺位。由于多数项目部领导始终认为档案工作是“软件”、“小事”，因而在日常管理中重“安全、质量、效益”，轻“档案资料管理”，临到“急需时”、“谋远时”才知“缺”恨“少”，但亡羊补牢，为时已晚。

    二是管理真空。管理自身有四个基本特征：即管理的载体——组织，管理的主体——管理者，管理的任务——设计和维持一种环境，管理的核心——处理好人际关系。缺少任何一个环节，就会出现管理“盲区”。正是由于“组织领导不力、责任主体不明、管理制度不严、沟通渠道不畅”，工程项目档案管理才会出现这样或那样的问题。

    三是履职缺陷。新形势下，对档案人员如何履职尽责提出了新要求，赋予了新内容。但相当一部分档案人员难以适应新形势，无法满足新要求，表现在：自身素质不高、敬业意识不强，工作作风漂浮，缺乏创新精神。建设一支忠诚于档案事业，思想好、觉悟高、业务精、作风硬、一专多能、结构合理、身心健康、相对稳定的档案干部队伍任重道远。

    四是档案文化认同感不足。其实尊重企业档案就是尊重企业的历史传统和劳动创造。企业在生产经营过程中形成的一份份文件、一张张图表、一件件实物，无不生动鲜明地体现了企业生存发展的轨迹，客观形成了内涵丰富、特色鲜明、时代感强的企业文化，并为后人留下无尽的历史回味和创造遐想，构成民族精神的脊梁和国家文化软实力的重要组成部分，在服务经济发展、繁荣先进文化、提高精神品质、促进社会进步的进程中发挥着重要作用。但目前相当一部分企业的领导和员工缺乏这样的认识高度和战略眼光，档案工作位居“三线”、坐“冷板凳”成为必然。

    三、工程项目档案管理的实践与创新

    工程项目档案管理工作涉及工程的方方面面，贯穿于工程全过程。建筑企业档案管理部门要从对党和国家事业负责的高度，从对历史负责的高度，从对提升企业核心竞争力的高度来认识工程项目档案管理的重要性，早布置、严要求、细标准、实考评，依法做好工程项目档案管理工作。

    （一）大力宣传，提高全员档案意识

    档案宣传工作是各级领导了解档案工作情况的窗口，是争取各方支持合作的桥梁。档案管理部门要积极主动采取有特色、有新意、有实效的宣传形式，树立档案人员的良好形象和档案服务的品牌效应。一是利用企业召开的各种会议，组织领导学习相关文件，通报当前工程项目档案管理存在的问题，阐述这些问题将给企业带来的隐患和危害，引起高层关注与聚焦，提高全员对档案工作的认知程度，为档案工作争取到更多方面的关心、理解、支持和帮助。二是充分发挥网络、电视和报刊等社会媒体作用，宣传档案工作，让更多的人认知和认同档案工作，有条件的企业还可以通过创办《档案工作简报》、创建档案管理网页等形式及时播发档案管理的最新信息和动态，扩大档案工作的影响，营造各方支持、全员参与档案管理工作的良好氛围。同时在档案人员中广泛开展主题演讲、知识竞赛等活动，通过活动进一步激发档案人员的责任感和使命感。

    （二）加强领导，建立健全管理机构

    为满足新形势下档案管理工作的需要，企业档案管理部门应积极协同人力资源部门建立健全档案管理机构，对项目部档案管理机构建设提出明确要求，规定各项目部必须成立项目档案管理工作领导小组，确定分管领导，定期召开档案专题会议，建立档案（资料）室，配备经过岗位培训持有“档案人员岗位培训证”的档案（资料）员和与工作相适应的设备。如中铁大桥局下发了《关于加强档案管理机构建设的通知》，目前，25个局直属项目部和子公司均成立了由总经理主管、一名副总经理分管、办公室主任具体负责的档案工作领导小组，并按照定员定编，逐级、逐部门配齐配强专兼职档案人员，为搞好全局档案管理工作提供了组织保障。

    （三）完善制度，建立规范管理机制

    建筑企业一般流动性大，施工地点多、人员分布广，这些情况给企业档案的收集、整理和归档工作带来了一定的难度。因此工程项目档案管理工作必须认真贯彻执行国家、行业和地方政府有关档案工作的法律法规。档案管理部门要紧密结合企业实际，制定实施企业档案管理规章，同时可针对项目档案管理的特点，按照“分级管理、科学收集、统一归口、定向移交”原则，制定颁发《项目管理手册》、《工程项目档案管理的意见》、《工程项目档案分级管理责任制》、《工程项目档案标准化管理实施办法》等一系列文件，对工程项目档案的组织与管理、归档范围与流向、整理标准与质量要求、档案的移交、考核与奖罚等工作流程作出具体的规定，做到有章可循，各司其职，切实将企业工程项目档案管理纳入制度化、规范化轨道。

    （四）预先规划，全员参与落实责任

    项目建设伊始就规划本项目竣工资料的编制工作，及时与业主、监理单位沟通，对本项目竣工资料的内容、质量、份数和移交工作提出明确要求，结合工程内容和特点，明确本项目单位工程、分部工程、分项工程的划分，并根据工程实施进度制定竣工资料编制的初步计划和进度要求。

    竣工资料涉及的内容基本囊括各职能部门的工作范围，同一份资料的内容会涉及多个部门，要求各部门之间相互配合才能完成。因此，生产管理、技术、试验、测量、物资及合同管理等人员均要参与竣工资料的收集和编制工作，各部门必须按各自职责范围将本部门形成的文件材料收集齐全，做到资料管理有专人负责，强化责任，确保工程项目竣工后档案资料及时、准确、齐全、完整地移交。

    （五）统一标准，明确档案工作要求

    项目大、周期长、综合性强、牵涉面广、科技含量高是经济建设高速发展期的一大特点。为便于阶段竣工资料移交和保证资料的规范性，应做到“五明确”，即明确收集范围，明确工作流程，明确质量要求，明确整理标准，明确归档时间，并在项目开始阶段就统一全标段竣工资料的标准：包括内容的统一、格式的统一、填写要求的统一以及整理方法的统一。只有统一标准，才能为大量竣工资料的归档打下良好的基础，才能减少资料编制过程中填写不规范、格式混乱、“各自为政”的现象，避免不必要的“重复”劳动。

    （六）持之以恒，定期开展业务培训

    档案队伍素质的高低，事关企业档案事业发展全局。为了提升档案队伍素质，一方面要重视岗前培训。所有专兼职档案人员必须参加地方或企业组织的岗位培训，按国家有关要求持证上岗。另一方面要坚持每年制定专门的档案业务培训计划并认真组织实施。采取自学与集中学习相结合、“走出去”与“请进来”相结合、专家授课与现场交流相结合、办会与研讨相结合等多种方式，全面提高档案人员的业务水平和技能。培训中既要有档案管理知识的剖析，又要有档案管理规范及要求的讲解；既要注重理论与实际应用相结合，又要着眼于帮助档案管理人员熟悉档案管理流程，提高实际操作能力。实践证明，集中业务培训是做好工程项目档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，对工程项目档案的标准化、规范化管理起到了积极的促进作用。

    （七）深入现场，加大指导监督力度

    工程项目是施工企业的细胞，企业的一切管理都要围绕项目管理这个中心，服务项目，指导项目。

    1.建立档案登记制度。要求各级档案部门按照分级管理的原则，主动加强与本单位开发部门和工程管理部门的联系，及时捕捉和准确掌握招投标项目的信息和情况，认真做好本单位建设项目档案登记工作。

    2.加强对工程项目档案管理的过程控制。档案管理部门除利用电话、网络或面授、实习等形式进行业务咨询和指导外，还应主动深入现场，随时了解工程进展和工程档案管理情况，发现问题及时协调解决。同时认真履行对工程项目档案工作的监督指导职能，统筹安排，主动沟通，加强联系，真正做到“事前介入、事中控制、全程监管”。

    3.建立工程项目档案工作责任人联系制。人是管理的第一要素，做好工程项目档案工作应是项目领导、工程管理人员、技术人员和档案工作者的共同责任和一致目标。项目部经理（指挥长）、总工程师和办公室主任应成为工程项目档案管理的第一责任人，参建单位行办主任和档案人员为第二责任人。只有这样，才能将工程项目档案工作纳入工程管理流程同步管理，以保证项目各阶段档案资料的随时收集积累。

    4.严格把好档案验收关。积极争取各级领导和部门的支持配合，严格把好工程项目正式竣工验收前的档案验收关，为工程项目的建设、管理、验收和运行维护提供可靠的档案依据。

    5.实施《工程项目档案工作年度考核办法》。每年对在建项目实行档案工作年度目标考评，及时公布考评结果，对考评成绩优秀的项目给予表彰；对考评成绩不佳的项目予以通报批评，并与项目经理的业绩和期薪制考核挂钩。

    建筑企业工程项目档案管理工作是一项系统工程，它责任重，要求高，难度大。只要提高认识，加强领导，系统抓，抓系统，努力创新，不断实践，就一定能够把工程项目档案管理工作提高到一个新的水平。

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