1．工作懂方法，你才更轻松
正如一位营销大师曾说过：“在开始一天的工作，或是开始一份新的工作任务之始，制定一个合理的工作安排，这个过程可能只会花上你五分钟的时间，但是起到的效果却是非常显着和有效的。”
因此，我们不管从事什么工作，事先的调查与分析对于实现工作目标，找到最佳的解决方案都是有益的。如果我们总是把钟表拨快一小时，那么工作就会乱套，费力不讨好。
但是，不匆忙并不表示拖延，懂得工作方法的人总是有条不紊，不慌不忙，心情愉快地完成任务。有些人以为做事不匆忙是一件容易的事，每次做事时注意一点，慢下来不就可以了吗？但事实绝不这么简单！你会发现，一个凡事都匆匆忙忙的人做所有的事情都是冒冒失失的，他们过于相信自己的直觉，极易受情绪的支配。尽管他们在工作的一开始时是抱着好好做的愿望，但是还没有想好就马上去做，出了问题有了偏差也不去调整。因为赶时间而没有把事情做好的人，事后往往要花更多的时间来做开始时没做好的事情。这往往导致工作效率的低下，几个工作日过去了也没有很好地完成工作任务。
做任何事情都有许多种方法，只有找到最科学的方法和策略，才会让你做到既轻松又省力。
让我们读一则故事：
古希腊着名的科学家阿基米德曾提出了杠杆原理，他曾说出过一句惊世骇俗的话：“给我一个支点，我可以撬动地球。”他的这句话惹恼了当时的统治者西洛国王，于是国王决定出一个难题考考这个“无法无天”的狂妄家伙。如果阿基米德无法通过这个考验，国王就会将他处死，让他永远闭嘴。
当时在西里裘斯港口的水手们想把一艘大船弄到岸上去，可是他们不知道如何才能做到。于是，国王就令阿基米德去完成这个任务。这项工作并没有难倒阿基米德，他巧妙地在岸上安排了一排排的滑轮与齿轮，借力使力，轻轻松松地将大船推到了岸上。
我们每天的工作，其实就是解决问题，实现目标的过程。在这个过程中，选择好的方法至关重要。因为在正确的方法指导下，我们能以最少的时间、最少的精力、最少的资源完成工作、达到目标。
一旦方法对路，一个人的工作效率就会凸显出来，其工作能力也会得到大家的认同。可是许多人在工作中并不懂得这个道理，他们可能并不缺少工作的热情，也绝对的敬业，但工作成效却差别很大。
这是因为他们在工作开始时并没有仔细地思考过，或者说是盲目地开始了工作。这一点在具体的工作中会表现得极其明显。有的员工做事盲目无头绪，只注重宏观的效果，缺少对微观的把握，尽管从表面看来，他们很努力很忙碌，几乎天天在加班的行列里都能看到他们的身影，尽管他们踏实肯干的态度让人敬佩，但这些却很难挽救低劣的工作成果与业绩。
这里有一个实例。
一位在国内知名的证券公司工作的年轻人，毕业于国外的一所金融学院，有着别人羡慕的教育经历，人生的天秤似乎早早地倾斜在他这一边，他也是公司公认的勤奋员工，但是3年过去了，他仍然只是一名普通的职员。
每一次经理布置一项任务时，这位年轻人都会以百分之百的热情投入工作，他会找到所有需要的数据进行分析，然后进行大量的统计工作。每天他都在不停地作着统计与分析，每当遇到一项复杂的数据时，他非要弄个明明白白不可。这种钻研的精神是难能可贵的，可是效果如何呢？他似乎陷入了一种“分析陷阱”，不能自拔。随着时间一天天地过去，他并没有拿出一个切实可行的办法。
工作不同于学术研究，严谨笃实的作风固然没错，但探究“为什么”远不如“什么对目前的工作有益”更重要。
我们还常见到的是，一些人在某一工作上已经形成了固有的工作方法，当再从事一项性质不同的工作时，会不自觉地把他所熟悉的工作方法沿用过来，结果却是累得很但也没有好的业绩。
这种现象在许多企业中时有发生。工作无方法或是以错误的方法工作，都直接导致了工作效率的低下。虽然消耗了大量精力，也花去了大把的时间，却没有获得好的工作业绩。
我们知道，看一个人的工作业绩是否优异，无外乎看此人的工作效率与办事效能。而讲有效，方法得当是个必要的前提。可以说，没有方法，或是方法错误，都难以在工作上有所作为，难以成为企业中不可或缺的人才。
无论是在日常的工作当中，还是在接受一个项目之时，方法都是非常重要的。在美国的企业中流行这样一句话：“上帝不会奖励努力工作的人，只会奖励找对方法工作的人。”这反映出美国企业对工作方法的重视程度。
有一句话叫“方法永远比问题多”，问题与方法是共存的。找到方法，找对方法，在今天这样一个处处以业绩说话，以业绩说明能力的时代里，对每个人而言，能够找到、找对方法已成为个人职业生涯中一项最重要的技能。
2．工作有计划，你不乱
一个人做事缺乏计划，就等于计划着失败。有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行，他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有“混乱”二字，别无其他。
有这样一个故事：
一天早晨，农夫对妻子说：“难得今天的天气这么好，在天黑之前我一定要把那些田耕完了。”
当他到牛棚准备牵牛耕田时，却发现牛的身上很脏，招来很多苍蝇，于是他把犁放下，牵着牛到水塘边让牛洗澡。为了把牛洗得更干净，农夫打算回家拿个水桶再来，就先把牛留在了水塘，回家取水桶。在经过猪圈时，突然想到那三四头猪还没有喂，于是，决定煮点马铃薯喂喂猪。在地窖里，他发现了那些马铃薯正在发芽，为什么不趁这个好时令把它们种到菜园里呢？可是还没有走到园子里，路上就有一根大木棒绊了他一跤，于是，他决定把这个大木棒锯成段，放在壁炉里当柴火。当他回来准备拿锯子的时候，听见有人敲门。
农夫打开门，他怒气冲冲的邻居双手叉腰，指着他的鼻子骂道：“你的牛跑到我家的庄稼地里去了，种的菜都被它糟蹋了，你看看……”农夫向后一望，那头牛依然是污泥满身。
正在这个时候，妻子也在院子里嚷嚷：“猪都跑出来了……是你把猪圈打开的吗？”农夫看了看天，早上明媚的阳光变成了淡淡的余晖，可是牛身上还是脏兮兮的，猪也没有喂，马铃薯也没有煮，也没有种，木柴也没有锯，一天忙到晚，结果什么事也没做成。
农夫的故事也许有些夸大，但是在实际的工作中，我们也经常发生类似的情况。因此，为了避免这种混乱的工作状态，我们在确定工作目标之后，要学会思考：需要马上做的是什么？最重要的是什么？次要的又是什么？
我们在进行具体的工作安排的时候，不妨为自己制定一个规则，这个规则是：
(1)我的工作是要完成什么？
(2)我的工作需要做哪些准备工作？
(3)是否具备必要的条件？
(4)在工作进度上如何安排更合理一些？
(5)在这项工作中我的主要职责是什么？
(6)在某个阶段应该达到什么样的效果？
方法是有章可循，有规律可循的。章法就是方法的规律，没有章法，自然无方法可循。如果没有这样的规则支撑，我们的工作怎么会取得成功？即使取得成功，也会走很多的弯路。
很多成功人士指出：如果能把自己的工作任务清楚地写下来，便很好地进行了自我管理，就会使得工作条理化，从而使得个人的能力得到很大的提高。
在星期日制订工作计划，是提前做好准备的一种方法。
预先准备不是漫无目的地准备，而是冷静、周密地制订发展或工作计划。然而现实中却有很多人觉得对付工作的最好办法就是埋头苦干。因此，他们很少花时间对所做的工作进行思考，也很少总结过去的成败和得失，更没有去考虑下一步的工作方向，思考下一步应该怎么做，而是一门心思地做手头的工作。他们生怕坐下来思考会耽误工作进度，耽误了眼前的利益。
其实，过于忙碌而不注重效率和懒惰一样，也是一种延误工期的行为。时间管理专家说，你用于计划的时间越长，你完成工作所需要的时间就越短。这就是准备的作用。
一个人要想高效地解决自己工作中的问题，在实施计划之前要好好地思考一下工作中存在的问题，找出问题的症结所在，比如什么样的方法是最好的，什么样的工作方式才是正确的。把这些解决问题的方法纳入计划中，以此作为工作的努力方向。
IBM公司的总裁托马斯·沃森在回顾自己的职业生涯时说，“我的助手有一个非常好的习惯，这也是我一直没有替换他的主要原因。他有一本形影不离的工作日记，每天早晨，他都会把前一天写好的工作计划再翻看一遍，而在一天的工作结束后，他要对这一天的工作进行总结，同时把第二天的计划再做出来。”这是一个多么好的习惯。同时，也是我们提高做事的目的性所必须养成的习惯。
玛格丽特是一位靠自己艰苦奋斗取得成功的一位女老板。她是英国一家广告公司的董事长，她明白怎样使自己每天的工作更富成效。她精通生意经，因而在商业界具有很大影响。
她的公司年营业额为3亿美元。但刚开业时只在伦敦的一家饭店里租了一间房子，只有她母亲替她接电话，两个人甚至连午饭的时间也不休息，16年过去，已经成为公司董事长的她仍在办公室里吃午饭。“我安排自己的生活就像很多人经营自己的生意一样，不得不那么做。”她在一次接受记者采访时说：“我虽然没有实际去拟定各种图表，但是我在脑子里已把一切都考虑得很周密了。”
凡事预则立，不预则废，一个人只有知道如何安排工作，制定一个高明的工作进度表，才能轻松愉快地完成工作。
那么如何制订工作计划呢？下列方法可供参考：
首先，你可以找出一张纸，毫不遗漏地写出你所需要干的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工程的重要程度重新列表。重新列表时，你要试问自己：如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件事呢？然后再问自己：接着该干什么呢？用这种方式一直问到最后一项。这样自然就按着重要性的顺序列出自己的工作一览表。最后，对你要做的每一项工作一一落实，并根据以往的经验，在每项工作上总结出你认为最合理有效的方法。
在制订工作计划的过程中，我们不仅要明确自己的工作是什么，还要明确每年、每季度、每月、每周、每日的工作及工作进程，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不仅是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒我们记住某些事情的手段。可见，制定一个合理的工作日程是多么重要。
工作日程与计划不同，计划是对工作的长期规划，而工作日程表是指怎样处理问题。比如今天和明天的工作，就是逐日推进的计划。
必须注意的是，在制订一周工作计划的时候，必须考虑计划的弹性。不能将计划制订在能力所能达到的100％，而应该制订在能力所能达到的80％。这是由商业的工作性质决定的，因为每名员工每天都会遇到一些意想不到的情况，以及上级交办的临时任务。
如果你每天的计划都是100％，那么，在你没有完成任务时，就必然会在第二天挤占你已经制订好的工作计划，原计划就会破灭，所以计划要有弹性。
3．把工作任务清楚地写出来
工作的有序，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。
只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮和打乱仗的现象。
填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。
工作日程表与计划不同，计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于他们不善于制定日程表，不善于安排好日常的工作。名作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”
制定工作日程表应遵守以下原则：
(1)以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，应以这样的重要工作为中心。
(2)以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。不可能有这种情况，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完，一旦受干扰中断就不太好办的工作。
(3)把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。
使工作日程与自己的身体状况、能量的曲线相适应。能量曲线因人而异，一般人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而当你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。
由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼。所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么。
除随身携带笔记本外，使用卡片也是一个好办法。可以把卡片放在衣袋里、办公桌上、家里的写字台、饭桌上、电话机旁、床边等必不可少的地方，时时提醒自己。
在工作中，有时突然头脑中冒出一个新颖的想法，或者想起了什么必须干的事，如果这些想法与目前正在做的事有关联，那可以照着去做。如果它并不是要立即去做，今后做会更合适，那就把它记在备忘录上；对那些有意义的设想，可以利用星期天、节假日仔细研究，并加以归纳整理。这样，本来不太明确的事也明确了，你的工作和应办的事就更有条理了。
4．工作不要太匆忙，要用“脑”
在工作中，很多人只知低头做事，不知去思考其方法，而终日忙忙碌碌，无头无绪心情一团糟，也收效甚微。
智慧的力量体现在能进行正确的思考，那些职场的成功者善于用自己的脑子，把思考的力量发挥得淋漓尽致。思考的习惯是决定着工作有无成就的关键，要想把工作做得更好就要把思考的时间留出来。
在职场上，有些员工工作很热情，也很勤快，但是他们缺少的是思考。在他们的内心里，急于快速摆脱因工作压力带来的痛苦与紧张，他们缺乏对主客观条件的正确考虑，做事又草率；在强大的工作压力下，他们的生活节奏变得越来越快，做事也是匆匆忙忙的，往往容易几件事一起干，而结果恰恰又是什么事都没有做好。
在从事一份工作或是接受一项任务时，一定要先搞清楚、弄明白。只有在对工作有充分的了解后，再去思考如何按步骤去完成工作，有了高效的工作安排，才会高效地完成任务。
某公司现在研制出一种新产品，正在准备上市，小王是该公司的一名营销人员，在新产品上市之初，主要的任务就是开拓市场和寻找合适的经销商，这就是他的工作任务。那么小王如何才能出色地完成任务呢？这里边就有一个方法问题。但是在开始之时，面对一个陌生的新产品市场，在开始一份市场销售工作时，是马上开始走街串巷盲目地寻找经销商，还是先通过市场调查，制定一份拜访专业经销商的计划与合理路线呢？
要知道，在每一个城市中都可能存在着成百上千的经销商，如果小王盲目地拜访他们中的一些，那么可能有很大一部分根本就不合适来经营此项新产品，或是他们想经销却又发现他们无法满足条件。在这个过程中，尽管小王的愿望是尽快完成工作，但往往会事与愿违，在匆忙的工作之中，会因情绪紧张而收效甚微。
这时候，小王需要做的并不是急于拜访他们。此时应该做的是对其中有经销意向、有经营实力、有经济基础的部分经销商进行重点拜访，在与这部分经销商的谈判与沟通上，小王不要急于求成，更不可率性而为、义气用事，多花些时间在他们身上是绝对值得的。同时，为了不放弃那些可以培养的潜在经销商，对经营相关产品的小型经销商，也需要给他们投递一些招商资料和产品信息。针对不同经销商，合理地安排时间，工作起来既得心应手，也心情舒畅。
由此可见，工作前一定要放慢手脚，让脑子先动起来，去寻找最佳的工作方法，再动手开展工作，效率往往很高，心情也会好得多。
小王和小张同时受雇于一家蔬菜店，试用期的工资是一样的。工作了一段时间后，小王受到老板的提拔涨了工资，而小张却仍在原地踏步。
小张认为老板很不公平，心中充满了埋怨，一天她向老板提出了自己的质疑。老板一直耐心地听小张抱怨，当小张说完后，老板开口说话了：“小张，你到菜市场上去一下，看看今天有什么新鲜的菜。”
小张很快从菜市场转了回来，汇报说：“只有一个农民在卖白菜。”
“有多少？”老板问。
小张赶快又跑到菜市场，然后跑回来说道：“一共20袋白菜。”
“价格是多少？”老板再次发问。
小张于是又到菜市场问来了价钱。
“好吧，”老板对她说，“现在请你坐到一旁看看小王怎么说。”
小王很快就从菜市场上回来了，汇报说：“到现在为止，只有一个农民在卖白菜，一共20袋，价格是17元一袋。白菜质量很不错，我还带回来一棵让您看看；这个农民一个钟头以后还将弄来几箱西红柿。他出的价格非常公道，昨天他铺子的西红柿卖得很快，库存已经不多了。我想这么便宜的西红柿您肯定是想进一些的，所以我不仅带回了一个西红柿做样品，而且把那个农民也带来了，他现在正在外面等回话呢。”
此时老板转向了小张，说道：“现在你知道为什么小王的工资比你高了吧？”
在老板的不断提示下，小张跑了3次才了解了菜市场的部分情况；而在没有任何提示下，小王仅走了1次，就掌握了老板需要和可能需要的信息。对比起来，小王善于思考，办事高效、灵活，不仅圆满完成了领导交给的任务，还主动给领导提供参考意见和尽可能多的信息，自然能得到领导的赏识，也能获得更多的快乐。
对于员工来说，带着思考来工作，你的每一项工作就会以最高效的方式来完成，这不但彰显出自己的工作能力，还能给你带来好的心情。具体做法是：
（1）端正态度
懒于思考，只会养成对任何东西都不加思考地发表看法的习惯，这样得出的结论往往是不科学的或者不正确的，因此要端正自己的态度。
（2）经常独立思考
遇到任何问题，不要总是去请教他人或者依赖他人的结论。尝试着自己去发现问题的本质，找出解决的方法，久而久之，便会使思维活跃，判断能力和解决问题的能力也会得到相应的提高。
（3）遇事多问几个为什么
不管到什么地方，遇到什么事，多问几个为什么，积极地寻找答案，时刻梳理自己的思路，这是勤于思考的良好表现。
（4）善于归纳，举一反三
经常将自己掌握的知识进行归纳总结，融会贯通地将其中的普遍规律应用到其他的事物上。
（5）对问题要全面思考
考虑问题最忌片面，一定要对任何将要采取的方法一一进行全面思考，分析它的利弊以及所有可能产生的后果。
（6）采取最快捷的工作方式
例如，你要通知各个部门召开一个会议，一个人一个人地打电话通知、写信告知和发传真相比较，写信这种传达消息的方式最慢，打电话和发传真同样快；而如果你要通知的人不在办公室，你则还需要再联系，可能找来找去都找不到，这还是没有达到快捷的目的；但是如果发传真，无论受话人在不在办公室，他们回来时都会看到，这样可以节省再次打电话找受话人所浪费的时间。
总的来说，带着思考去执行，可以及时解决工作过程中存在的问题，从而有所发现、有所发明、有所创造，这对于工作效率的提升也是非常有促进作用的。
5.分清主次，不要眉毛胡子一起抓
在我们工作中，各种事情纷至沓来，令我们应接不暇而导致情绪紧张。但是请记住，不论事情有多少，永远是要事第一。
伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普承认曾会见过效率专家艾维·利。会见时，利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理但事实上公司不尽如人意。可是舒瓦普说需要的不是更多知识，而是更多行动。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围之内价钱由你定。”
利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩至少提高50％。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”
过了一会又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止，然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧，你总是做着最重要的事情。之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张25万元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂，艾维·利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得1亿美元。
时间对我们每一个人都是公平的，但为什么有的人在同样的时间里却干出成绩，有的人整日忙得一团糟却没有多大的成就？其实问题很简单，就是看你怎么利用时间，怎样统筹它，无疑，成功的人都是统筹时间的高手。因为，他们知道怎样合理地使用时间。
如果你总是很辛苦却总是没有业绩，没有成就，不妨检视自己是否犯了以下这些坏习惯！
做事毫无头绪。工作随便，经常忽略工作对象的名字、电话号码及工作项目等，让人看起来做事不专心，让自己的工作形象大打折扣。毫无头绪地做事会让你情绪低落，缺乏兴趣，也显得缺乏组织能力。
做事虎头蛇尾。手上的事情尚未完成，就立刻把注意力转移到其他事情上，完全忘记事情该有先后顺序及轻重缓急。如此一来，很容易影响工作的进度及工作质量。
纠错措施：每天分配两到三个小时完成必须优先处理的工作，在处理事情之前，先制订妥善的计划。工作专心致志，不要分心，集中注意力在上司所交待的任务上。
从现在开始，培养你统筹时间的做事习惯吧，只要有了这个好习惯，你做事才能有效率，才能有一个好心情。
6．整洁有序就是效率
为了高效工作，必须建立一个较佳的工作秩序。只有这样，你才能工作起来得心应手。
美国管理学博士在其《有效的经营》一书中写道：“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血，就可减少重复，开启了更大和更佳工作任务之门。”
工作无序，没有条理，必然浪费时间。试想，如果一个搞文字工作的人手里资料乱放，本来一天就能写好的材料，找资料就找了半天，心情会好吗？
西方“支配时间专家”运用电子计算机作了各种测定后，为人们支配时间提出了许多合理化建议，其中有一条就是“整齐就是效率”。他们比喻说：木工师傅的箱子里，各种工具排列有序，不同长度的钉子分别摆放，使用起来随手可得。每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几，而效果却大不一样。
我们经常看见一些青年学生的书包里，甚至高级管理人员的公文包里，简直像一个废物箱：啃了一半的面包、掉了皮的杂志、卷了角的书、几块糖、一叠废纸，等等。
办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。一位西方的老牌管理者在解释办公桌上的东西是如何堆积起来时说：“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。”问题是东西堆得越来越高，当不能记起下面放的是什么东西时，就开始在资料堆里寻找。这样，时间就浪费到查找丢失的东西上。据统计，有95％以上的管理者都为办公桌上堆满东西而苦恼。
因此，建立一个有效的工作系统，在固定的工作时间完成更多的工作要求，合理地安排工作，是一件非常重要的事。
美国波斯顿顾问集团的卡尔斯博士曾说：
“看看那些工作有条理的员工的工作方式。他们的办公桌上的文件永远都是规矩而有条理的，因为他们知道一次只能处理一个文件。当你向他要一份文件时，他可以立即交到你的手上。当你交给他一份已经完成的合同或是备忘录时，他会马上知道应该放在什么位置上。”
“再看看他的公文包。里面的文件分门别类，他可以随时取出要用的公文。而一个总是装模作样的员工，他的公文包从外表看永远都是鼓鼓的，但是你如果偶尔翻一下的话，里面可能会有一些巧克力、面巾纸、一本娱乐杂志，或是一些乱糟糟的当日报纸。这样装模作样的员工每个公司都会有。”
要知道，高效率的职员一定会给上司与同事留下工作有条理、安排有序的印象。上司会对他产生信任感，同事会对他产生信赖感。这种信任的获得，也会给他工作增添更多的快乐与兴趣。
在世界各地的许多着名公司里，都在倡导一项“办公室5S管理”，这种管理方式起源于日本，意思是整理、整顿、清扫、清洁、素养五项工作，因为日语的罗马拼音均以“S”开头，所以被称为“5S管理”。“5S管理”提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个整洁、明朗、舒适而有益的工作环境。“5S管理”的倡导者们认为，坚持工作环境的干净整洁，物品有条不紊，就一定可以大大地提高工作效率。
好吧，就从现在开始，为工作建立一个系统，来保证日益增多的文件和档案不会凌乱和遗失。然后检查你的工具是否已经达到了优化组合，千万不要因为总是想着解决复杂的问题而忽视了基本的工作，如果因为一些基本的工具出现了问题而影响了工作效率，那么效率如何能高得起来呢？那么如何让自己的办公桌整洁而不乱呢？以下几个办法值得参考：
(1)把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。
(2)在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着，所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置，并把有关的东西放到相应的位置上。
(3)要力戒由于干扰或因你厌烦了手头上的工作，而放下正在做的事情去干其他不相干的工作。一定要力求你在结束手头这项工作之前，为它采取了所有应该采取的处理措施。
(4)按规则把已经处理完毕的东西放到适当的地方去。再核对一下剩下的重点工作，然后再去开始进行第二项最重要的工作。
从办公桌上拿开目前不需要的书籍、文件后，可以按其重要性和先后顺序，分为“应立即处理的”，如紧急信件和其他必须马上处理、做决定的事，“暂时靠后处理的”，即大致看一下文件内容，按内容分类放入档案夹中，在采取适当的行动之前，一直放在那里；“以后处理的”，即不是当前的重要工作，还有待研究、需要进一步在时间等方面作较充分安排的事项；“留作资料保存的”，包括上司的指示、决定以及有保留价值的资料、文件等等。根据自己所好“分类保存”，用完以后放回原处。手稿、资料、书籍等，什么东西放在哪里，都要有一定的“规矩”。每次用完，随手放回原处。对与你有联系的朋友的姓名、地址和电话号码，也分门别类登记，可随手查到。养成“有首尾”的好习惯，把资料手稿整理得井井有条，办公桌就像“管理交通”一样管得有条不紊，这样就避免了混乱，工作起来也会心情舒畅。
7．在最有效率的时间里工作
如果你把最重要的任务安排在一天里你干事最有效率的时间去做，你就能花较少的力气，做完较多的工作。何时办事最有效率？各人不同，需要自己摸索。
大部分的人在工作接近结束时，效率都会提高。因为“快结束了”这种心理上的安定感，对工作效率有很好的影响，心理学上称为“周末效果”。另外在一星期当中，大多是在等到星期五，一度低落的工作效率，才会涨高。这也是“周末效果”。
日本成功学大师多湖辉指出：“周一病”，“蓝色日子”，是因为周日刚休息后，有种乏力的感觉；再加上“今天开始，又要工作一星期”的压力，通常周一工作效率都不高。到了星期二这种心情会消失，再度精力充沛。星期三、四后，工作效率又逐渐降低。但是，到了星期五就会觉得“这个星期快结束了，可以休息”，这种“结束效应”可使工作效率上升。这就是多湖辉所说的“周末效果”，人们应该善加利用。
要使一个星期的工作维持一定水准，就要安排擅长的工作于周一开始去做；不擅长或太过厌恶的工作，则安排在周末做，我本身也常如此安排。
周末做些厌恶、不擅长的事，即使工作不顺利，也会认为反正明天休息，可以再做。心情也就平静下来，反而做得更好。因为阻碍工作效率的元凶之一，就是“焦躁”。因此，应多加利用“周末效果”。
一般人都有自己情况最佳的时段。例如：早上到中午的“早晨型”；午后才有精神的“白昼型”；等别人都睡了才起来的“夜猫型”等各类型。但一般人都是上午精神较好，下午两点最差。
能够知道自己情况最好的时段，对提高工作效率很有效。例如：有人找你做棘手的事情，前一天晚上先提早入睡，天一亮就开始工作，结果会有令人意想不到的顺利。当然，有些人因身体或精神上的特殊情形，可能要到午后才有精神，所以自己要找出情况最好的时段——在这时段内做些棘手的工作，工作起来，困难的事也变得不难。
8．懂得分配工作，这样才省力
人的身体里的确潜藏着巨大的潜能，这种潜能所爆发出来的力量常常会让人惊讶，但人毕竟是人，不是全能的上帝，那种“事必躬亲”的人虽然精神可嘉，可到头来却未必有好的结果，诸葛亮的“鞠躬尽瘁”便是一个很好的例子，因此做事应懂得“抓大放小”，懂得分配工作，这样才能把事办好。
一说到“事必躬亲”，我们就会想到《三国演义》中那个“鞠躬尽瘁，死而后已”的军师诸葛亮。这个为了帮助刘备以及刘备的儿子恢复汉室而耗近毕生心血的诸葛亮，在刘备死后，为了使摇摇欲坠的蜀汉政权不至于加速灭亡，可以说做到了“事必躬亲”。
可惜的是，诸葛亮的本事再大，也没有能挽狂澜于既倒，最后也只能抱病死在了五丈原。
不过，诸葛亮与其说是病死的，倒不如说是累死的，所以说，诸葛亮是聪明了一世，也糊涂了一世。他的聪明我们已经熟知，而他的糊涂就在于太相信自己，而没有将别人也可以做的事情让别人去做，没有充分“放权”。因为你诸葛亮的能耐再大，也不可能将所有的事情都做了。
在现代社会，随着社会分工的越来越细，做老板的或是其他管理人员，也需要“抓大放小”，分摊你的工作与下属，也让你的下属有充分的发展空间。
如果回过头看时间，我们是不是发现自己在一些琐碎杂事上投入了太多的时间。而让我们效率不高，也累的要命，有一个成功人士就深有体会：
如何向他人分派任务曾是我面临的一项最艰巨的挑战。在一生中的大多数时候，我几乎事事都想亲历亲为。作为一个完美主义者，我认为只有我自己才能准确无误地完成一项任务。每当我考虑让其他人去为我完成这些事的时候，我就会想：“他们一定做不好的，我肯定会重新返工。”于是我会打消假手于人的念头，最终可能还是自己完成了。与他人分担责任是件困难的事。事后回想，才发现我的这种想法降低了工作效率和生产力。现在我正在努力改变我的心态。
授权是成功人士成功的秘诀之一，可惜一般人多苦于授权，总觉得不如靠自己更省时省事。其实把责任分配给其他成熟老练的员工，才有余力从事更高层次的活动。因此，授权代表成长，不但是个人，也是团体的成长。已故名企业家潘尼曾表示，他这一生中最明智的决定就是“放手”。在发现独立难撑大局之后，他毅然决然放手让别人去做，结果造就了无数商店、个人的成长与发展。
人的确有着巨大的潜能，人也有着无限的可能性，但是，人毕竟是人，而不是万能的上帝。所以，你不可能懂得天下所有的知识，你也不可能熟练地掌握天下所有的技艺，你更不可能做完天下所有的事情。了解了这一点，你也就了解了我们的社会为什么会有各行各业的分工，你也就了解了一个有心计的人要走向成功绝不会仅仅靠他一个人单枪匹马地去冲锋陷阵。
现代社会生产的一个突出特点，也就是它不同于古代作坊式生产的地方，就是它是以流水线式的生产为基本模式，即集体的力量越来越重要，甚至任何一个产品，单是依靠一个人的力量根本是无法生产的。比如电视机，除了发明电视机者，还有设计师、以及每个零件的生产者，安装师等等，如果一个人想造出一台电视机，而且每个部件都要自己设计、生产的话，也不知道到了猴年马月才能生产出来。对于一个企业的管理者来说，“事必躬亲”只会弄得自己心力憔悴，因而适度放权便成为了一种必要的手段。
懂得运用人力资源也是每一个职场人员所必须具备的能力。也就是说你运用人力资源能力的大小决定着你发展的潜力。你对任何事都非得自己亲自动手做不可的话，也许是因为你认为没有人能像你做得那么好。如果你这么想，那么你就要从此打消成为一个管理者的念头，并把你这一生其余的时间，花在如何让自己成为一个很有价值的下属上。但是如果你能成为一位很有技巧的工作分派者，那么你就有可能成为一位出色的领导。
分派工作的核心在于弄清楚分派工作要做的事情有哪些，这些事情的程序、步骤是怎样的，在每个过程中有哪些要点，可能出现的情况是怎样的等等。
分派工作计划所包含的基本内容应该有：
（1）分派工作的任务是什么，这项任务涉及的特性和范围怎样？
（2）分派工作需要达成的结果是什么？
（3）用来评价工作执行情况的方法是什么？
（4）任务完成的时间要求是怎样的？
（5）完成任务的关键点、特殊目的、时间要求有哪些？
（6）任务执行所需要的权力有哪些？(完成工作所需的人、财、物、信息等组织资料调用的权限)
（7）怎样的反馈方式、方法、频率？
如果分派工作成为一项经常性的工作，你应设计一定的表格，这类表格能提示你形成完整的分派工作计划。
为了能把自己真正地解放出来，就把具有挑战性的工作、甚至是决策性的工作，还有使下属有所收益的工作授权给他们。这首先建立在你充分信任你的某些下属的基础上，“用人不疑，疑人不用”，这其中的道理，你可能比谁都清楚。因此，在你授权的时候，别忘了把整个事情都托付给对方，同时交付足够的权力好让他做必要的决定。
懂得运用人力资源也是每一个职场人员所必须具备的能力。懂得运用别人的力，你既省力又有效率。
9．工作要有条理，有条理才不乱
在相同的时间，办事有条理的人比那些没有任何条理和章法的人，肯定能完成更多的工作，并且这样的工作方式也会得到老板的欣赏和赞同。
看那些工作有条理的人在工作，他们不会觉得工作很累，工作对他们而言是一种享受。他们工作有秩序，处理事务有条有理，在工作期间，绝不会浪费时间，不会扰乱自己的神志，办事效率也极高。
相信每个老板都会希望自己的员工是一个有条理工作的人，那样不仅会提高工作效率，而且让人感觉到舒心和镇定。每一个员工要想在职场得到老板的喜欢，就必须改造自己，只有这样，才能让人喜欢你，同时对自己的工作和未来也是大有裨益的。
有句谚语说得好：“喜欢条理吧，它能保护你的时间和精力。”选择有条理地工作，就能创造高效，就能收获乐趣。那些每天为了效率而疲于奔命的人因为生活和工作没有条理，高效和快乐也就离他们越来越远。没有条理、做事没有秩序的人，无论做哪一种事业都没有功效可言。而有条理、有秩序的人即使才能平庸，他的事业也往往有相当的成就。
一位企业家曾谈起了他遇到的两种人。
有个性急的人，不管你在什么时候遇见他，他都是一副风风火火的样子。如果要同他谈话，他只能拿出数秒钟的时间，时间长一点，他会伸手把表看了再看，暗示着他的时间很紧张。他公司的业务做得虽然很大，但是开销更大。究其原因，主要是他在工作安排上七颠八倒，毫无秩序。他做起事来，也常为杂乱的东西所阻碍。
结果，他的事务是一团糟，他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌，从来没有时间来整理自己的东西，即便有时间，他也不知道怎样去整理、安放。
另外有一个人，与上述那个人恰恰相反。他从来不显出忙碌的样子，做事非常镇静，总是很平静祥和。别人不论有什么难事和他商谈，他总是彬彬有礼。在他的公司里，所有员工都寂静无声地埋头苦干，各样东西安放得也有条不紊，各种事务也安排得恰到好处。
他做起事来样样办理得清清楚楚，他那富有条理、讲求秩序的作风，影响到他的全公司。于是，他的每一个员工，做起事来也都极有秩序，一片生机盎然之象。
因此，能做出重大业绩的人，惟有那些办事有秩序、有条理的人。而那种头脑昏乱，做事没有秩序、没有条理的人，业绩永远都和他擦肩而过。
10．把工作简单化，才能效率化
奥卡姆剃刀定律是由英国奥卡姆的威廉所提出来的。在他主张的唯名论中，奥卡姆的威廉说道：“切勿浪费较多东西去做用较少的东西同样可以做好的事”。这个定律在14世纪的欧洲，剃秃了几百年间争论不休的经院哲学和基督教神学，使科学、哲学从神学中分离出来，引发了欧洲的文艺复兴和宗教改革。而其深刻意义，也在时间的沉淀中变得更加广泛和丰富。
用简单的话语来说明奥卡姆剃刀定律就是，保持事情的简单性，抓住根本，解决实质，我们不需要人为地把事情复杂化，这样我们才能更快更有效率的将事情处理好。而且多出来的东西未必是有益的，相反更容易使我们为自己制造的麻烦而烦恼。
这里就有一个有趣的故事：
日本最大的化妆品公司收到客户抱怨，买来的肥皂盒里面是空的。于是他们为了预防生产线再次发生这样的事情，工程师想尽办法发明了一台X光监视器去透视每一台出货的肥皂盒。同样的问题也发生在另一家小公司，他们的解决方法是买一台强力工业用电扇去吹每个肥皂盒，被吹走的便是没放肥皂的空盒。同样的事情，采用的是两种截然不同的办法，你认为哪个更好呢？
因此，要记住，当一件工作的方法有简单和复杂两种选择时，尽可能选简单的那一种。
老实说，事情往往是可以很容易解决的，可是人们经常喜欢把它复杂化。
举例来说，明明自己可以决定的事，却非要等到主管同意不可。要是碰上主管刚好外出或是在开会，事情又得拖一两个小时，直到那位“关键的重要人物”出现之后，事情才得以继续进行。然而，这位主管真的会很用心地听你报告后，才郑重其事地作出决定么？
事实上，大部分的管理者都会希望自己的部属能够在他们的职权范围之内作好决定，完成工作。有些管理者你看他忙得不得了，电话每5分钟响一次，门口还有人排队等着他，记事本上排满了一天之内要见的人。其实他有一半的时间都在“替他的部下工作”。如果你是名职员，请你不要事事都请示上级，这样会造成拖泥带水又没有作为的结果，老板也不会喜欢这样的员工。
在管理中有一个“崔西定律”，即“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比”。假如，完成一项工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一项工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程：简化工作是所有高效能人士的共同特点，工作越简化越不会出问题。
要知道，复杂会造成浪费，效能来自于简单。最容易不过的是忙碌，最难不过的是有成效地工作。而化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象，使复杂的事物越复杂，工作忙乱被动，办事效率极低。这两种类型的人其工作水平、效率之高与低，就在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。
美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问三个“能不能”。即：能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，首先问一问以下6个问题：
(1)为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？
(2)这件工作的关键是什么？做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果？
(3)如果必须干这件工作，那么应该在哪里干？既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗？
(4)什么时候干这件工作好呢？是否考虑到放在效率高的宝贵时间里干最重要的工作？是否为了能“着手进行”重要工作，用了整天的时间去使工作“条理化”，结果把时间用完了，而所料理的只不过是些支离破碎的事情？
(5)谁干这件工作好呢？是自己干还是安排别人去干？
(6)这件工作最好的做法是什么？是应抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果，还是应采取最佳方法而提高效率？
然后在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤：
①省去不必要的工作。
②使工作顺序合理，干起来得心应手。
③两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。
④尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
⑤预先订好下一项工作的程序。增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准确性，减少决策过程的时间并使决策无误。
无论在工作中，还是在生活里，为了提高办事效率，就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分，用简便的活动代替那些费时费力的活动。如有的人尽量减少头脑的储存负担，以提高头脑的处理功能；有效地研究筛选读书的人，能把书籍区分为必读的书、可读可不读的书和不必读的书，做到多读必读书，以增加得益。有的人在生活中还采取摆设不求齐全，以减少整理的时间；穿戴不过分讲究，以减少换洗保存时间；吃喝买到家里能直接下锅的，以减少烹调时间，等等。
有序原则是时间管理的重要原则。一位着名科学家说：“无头绪地、盲目地工作，往往效率很低。正确地组织安排自己的活动，首先就意味着准确地计算和支配时间。虽然客观条件使我难以这样做到，但我仍然尽力坚持按计划利用自己的时间，每分钟的计算着自己的时间，并经常分析工作计划未按时完成的原因，就此采取相应的改进措施；通常我在晚上订出翌日的计划，订出一周或更长时间的计划；即使在不从事科学工作的时候，我也非常珍视一点一滴的时间。”
应该经常记住：明确自己的工作是什么，并使工作组织化、条理化、简明化，就能最有效地提高工作效率。
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