洽谈会：体现尊者与风度

    商界人士所进行的洽谈，又称商务谈判，它是最重要的商务活动之一。它事实上就是有关各方为了争取或维护自己的切身利益，而寸步不让地进行了讨价还价。但有经验的商界人士都清楚，最理想的洽谈结局，不应当是“鱼死网破”，而应当是有关各方的利益和要求都得到了一定程度的照顾，亦即达成妥协。

    大凡正规、正式的洽谈，都是很注重礼仪的。绝大多数正式的商务洽谈，本身就是按照一系列约定俗成的既定的礼仪和程序进行的庄重的会晤。在商务洽谈中，正确的态度应当是：既要讲谋略，又要讲礼仪。倘若只讲谋略而不讲礼仪，或是只讲礼仪而不讲谋略，都不会有助于洽谈的成功。

    在洽谈中，为对手留下余地，不搞“赶尽杀绝”，不但有助于保持与对手的正常关系，而且会使商界同仁对自己刮目相看。因此，在洽谈中，如欲“克敌制胜”，那就不可能不讲究洽谈的谋略。以下将从商务礼仪，尤其是会议礼仪的角度，来具体讨论一下洽谈会的有关事项，即洽谈会礼仪。

    洽谈前充分准备

    洽谈前的充分准备是保证洽谈成功的关键。一般来说，洽谈前的准备工作大致包括以下几个方面的内容：

    1．掌握洽谈对手的情况

    “知此知彼，百战不殆”掌握洽谈对手的基本信息是洽谈成功的基础。

    一是要掌握对方公司的基本情况，包括对方的法人资格、信贷状况、公司地址、经营范围等。

    二是了解对方公司的历史背景、所处行业和市场状况、主导产品、市场定位、市场竞争近况、主要的商务伙伴、竞争对手等。

    三是知晓对方洽谈小组成员的基本情况，甚至包括获取每一个成员的信息，并尽可能详细准确，尤其要尽可能获得决策者或负责人的个人情况。

    2．成立洽谈小组

    在了解对方洽谈小组的基础上，选派出与对方洽谈小组职务相近的人员参加洽谈。洽谈小组成员既要有能把握大局的主谈人员，也要有懂业务、技术的各种专业人员和有洽谈经验的翻译人员。

    3．熟悉洽谈“七部曲”

    洽谈“七部曲”是指洽谈过程中由探询、准备、磋商、小结、再磋商、终结及洽谈重建组成的七个环环相扣的具体步骤。每步骤都有其特殊的“起、承、转、合”作用，都有一系列台前幕后的准备工作要做，并且需要当事人具体问题具体分析。

    4．运用洽谈策略

    商务人员在进行洽谈时，总的指导思想是平等、互利，但是这并不排斥努力捍卫或争取己方的利益。事实上，在洽谈中取得成功，不仅要凭借实力，更要依靠洽谈策略的灵活运用。

    5．选择洽谈地点

    根据洽谈地点的不同，商务洽谈可分为客座洽谈、主座洽谈、客主座轮流洽谈、第三地点洽谈四种。客座洽谈是指在洽谈对手所在地进行的洽谈。主座洽谈是指在我方所在地进行的洽谈。客主座轮流洽谈是指在洽谈双方所在地轮流进行的洽谈。第三地点洽谈是指在不属于洽谈双方任何一方的地点进行的洽谈。

    做好以上几个方面的准备工作，洽谈就可以正式拉开序幕了。当然，会谈过程中的每一个细节都不可忽视，都将有可能影响会谈的局面。

    洽谈座次体现的是一种尊重

    无论洽谈双方有着怎么激烈的利益之争，但在座次安排时都要以礼相待，以体现出对对方的尊重。这里就会谈方的不同类型进行详细说明座次排列的礼仪。

    1．双边洽谈

    双边洽谈指的是由两个方面的人士进行的谈判。在一般性的谈判中，双边谈判最为多见。举行双边谈判时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子两侧。如果谈判桌横放，面对正门的一方为上，应属于客方；背对正门的一方为下，应属于主方。如果谈判桌竖放，应以进门的方向为准，右侧为上，属于客方；左侧为下，属于主方。

    进行谈判时，各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。各方的其他人土则应依其具体身份的高低，各自先右后左、自高而低地分别在己方一侧就座。双方主谈者的右侧之位，在国内谈判中可坐副手，而在涉外谈判中则应由译员就座。

    2．多边洽谈

    多边谈判是指由三方或三方以上人士所举行的谈判。多边谈判的座次排列，也可分为自由式和主席式两种形式。自由式即各方人士在谈判时自由就座，而无须事先正式安排座次。

    主席式是指在谈判室内，面向正门设置一个主席位，由各方代表发言时使用。其他各方人士，则一律背对正门、面对主席之位分别就座。各方代表发言后，亦须下台就座。

    做有风度的洽谈者

    谈判不应当以“你死我活”为目标，而是应当使有关各方互利互惠，互有所得，实现双赢。因此，在整个谈判进行期间，每一位谈判者都应当自觉地保持风度。商务人士要想在谈判桌上不失分寸，举止优雅地保持风度，要做到心平气和地谈判，有妥协的心理准备。

    1．心平气和

    在谈判桌上，每一位成功的谈判者均应做到心平气和、处变不惊、不急不躁、冷静处事。否则很可能造成输了利益，也失了风度，使谈判陷入尴尬的境地之中。因此，一位高明的谈判者在谈判中始终保持心平气和，言谈举止，行为方式都应保持平日的优雅风度。

    2．适当妥协

    谈判的过程往往是一种利益之争的战争，谈判各方在谈判中都试图以最大限度地维护或者争取自身的利益。然而从本质上来讲，真正成功的谈判，应当以妥协即有关各方的相互让步为其结局。所以，在谈判时，一定要做适度妥协的心理准备，如果各均不让步，谈判不可能取得顺利的成功。

    总之，在谈判的过程中，我们既要保持心平气和的态度，又要懂得适当地让利于人。那些注意争利的一方，只顾己方目标的实现、而指望对方一无所得，既没有风度，也不会真正赢得谈判。

    谈判期间，要礼待自己的谈判对手

    洽谈人员要排除一切干扰，自始至终对自己的洽谈对手讲究礼貌，时时、处处、事事表现出对对方的敬意。在谈判期间，一定要礼待自己的谈判对手。具体来讲，主要需要注意以下3点。

    1．人事分开

    在谈判中，必须明白双方之间的关系是“两国交兵，各为其主”。要正确地处理己方人员与谈判对手之间的关系，就是要做到人与事分别而论。在谈判之外，对手可以成为朋友；在谈判之中，朋友也会成为对手，二者不要混为一谈。

    2．用语谨慎

    在洽谈中注意正确使用语言要注意七忌：忌鼓动性和煽动性；忌无理纠缠；忌挖苦讽刺；忌手舞足蹈，动作不检点；忌尖音喊叫；忌不顾事实狡辩或诡辩；忌鲁莽轻率。

    3．举止庄重优雅

    在谈判过程中，应举止庄重，不伤大雅。在谈判中，不论身处顺境还是逆境，都不可意气用事、举止粗鲁、语言放肆、不懂得尊重谈判对手。在任何情况下，谈判者都应该待人谦和，彬彬有礼，对谈判对手友善相待。即使与对方存在严重的利益之争，也切莫对对方进行人身攻击、恶语相加、讽刺挖苦，不尊重对方的人格。

    出现争议要“求同存异”

    在任何一次正常的谈判中，都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。相反，谈判各方通过谈判，在某种程度上达成了妥协，多多少少都会获得一定的利益。

    有位谈判大师曾说过：所谓谈判。就是一连串的不断要求和一个又一个的不断妥协。这句话可谓一针见血地指出谈判的实质内涵。

    由于谈判各方都试图维护自身的利益，利益之争难免会有争议。于是，谈判各方只有在遵守“求同存异”的原则下，才能使谈判尽管达成一致，取得完满的结束。

    “求同存异”在这里是指，谈判各方在追求共同利益的基础上，适当地作一些非原则性细节的妥协。在谈判桌上所达成的妥协，对当事有关各方而言，只要公平、合理、自愿，只要尽最大限度维护或争取了各自的利益，就是可以接受的。

    具有谈判经验的职员都清楚，有关各方既然同意坐下来进行谈判，那么在谈判桌前，就绝对不可以一味坚持己方的某一立场，并一意孤行。否则就是作茧自缚，自欺欺人。商务人士在洽谈时上，尽可能在平等协商、求同存异，依法办事的基础上谋求互利互惠。

    谈判时，“人”“事”分离不可混淆

    在洽谈桌上，各方为利益而争的过程中，大家彼此对既定的目标都志在必得、义不容情，有可能会发生分歧或争执。但是洽谈人员必须正确认识和处理己方与对手之间的相互关系。

    在谈判，谈判者在处理己方与对手之间的相互关系时，必须要做到人、事分离，各自分别而论。人事分开意思是说，谈判各方对“事”要严肃，对“人”要友好，对“事”不可以不争，对“人”不可以不敬。具体来讲，人事分离不可混淆包括两个方面的含义：

    一方面，在谈判时将对手的人与事分开，是要求职员与对方相处时，务必切记朋友归朋友、谈判归谈判的道理，对于二者之间的界限不能混淆。

    谈判有关各方都在全力以赴地维护自身的利益，既不要指望关系不错的老朋友能够对自己“手下留情”；也不要责怪对方“见利忘义”、“不够朋友”。在谈判中，应当充分理解谈判对手的处境，不要对对方提出任何不切实际的要求，或是—厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报。

    另一方面，谈判并不是一场你死我活的战争。因此，职员应当就事论事，抛开私人感情的疏近，不要让自己对谈判对手主观上的好恶，来妨碍谈判中的现实问题。在职场上有句话叫做“君子求财不求气”，它告诫人们不要意气用事。同样，意气用事在公务交往的任何场合包括谈判在内，都是弊大于利的。

    因此，谈判各方要想在谈判中尽可能地维护己方的利益，减少损失，就应当在谈判的方针、策略、技巧上下工夫，从而名正言顺地在谈判中获得成功。要是将心思用到了其他方面，甚至指望以见不得光的歪门邪道出奇制胜，不是痴心妄想，便是自欺欺人。

    理想结局：互惠互利

    在公务交往中，谈判一直被视为种合作或为合作而进行的准备。说到底，就是要使有关各方通过谈判，都能够互利互惠。

    谈判是讲究“双赢”或“共赢”的。因此一场谈判最圆满的结局，应当是谈判的所有参与方都能各取所需，都取得了一定的成功，都获得了更大的利益。

    在现代职场上，最讲究的是合作，由于谈判双方不仅要讲竞争，更要讲合作。自己所获得的利益，不应当建立在损失对手或伙伴的利益基础之上，而是应当彼此“双赢”或“共赢”。

    如果将争取以自己的大获全胜和对手的彻底失败作为谈判的最终结果，则必将危及己方与对方的进一步合作，并且使外界对己方产生“心狠手辣”、“不能容人”的恶劣印象。

    因此，最理想的谈判结局，是有关各方达成了彼此都能够接受的一致意见，实现互惠互利的目的。

    选择一些中性的语言来沟通感情

    谈判时，需要是实事求是，简洁明了的叙述事实，剖析理论，因此，在语言使用上，应该避免华而不实和过度的夸饰，同时，尽量使用平实的中性的语言，避免使用情绪化的词语。

    因此，商务人员在语言表达上应该掌握一些技巧性的问题：

    1．表达清楚

    在沟通时，必须注意让对方感受到你的热心和诚意，在说话时必须注意所处的现实环境，和具体情况，也必须注意各种不同文化背景的语言差异，以免造成误解，而形成不良的沟通。

    2．叙述要恰当

    要想有效表达自己的意见，必须注意说话的方式，清楚地表达语义，并随着不同的情景、场合及对象，机巧性的运用各种策略，适当地把自己的意愿表达出来。

    3．储备词汇

    词汇的运用，是我们表达自我意愿的关键，词汇认识的越多，沟通的正确性就越高，你需要花费一些时间和精力，使自己的用词更丰富，谈吐更优雅。这就需要我们平时要多翻阅工具书，注重平时的积累，这本身也是一个自我教育的过程，对自己的成长是很有帮助的。

    如果你词汇量少得可怜，思想贫乏，阅历有限，是无法做到口才出众谈吐优雅的。

    合适的洽谈语言，缩短双方的距离

    洽谈各方由于各自追求利益的最大化，因此，彼此在谈判之前心理就产生一种抵触意识，而这种心理引导不当势必会影响谈判的顺利进行。如果谈判双方巧妙使用一些合适的洽谈语言，将会有效缩短双方的这种心理距离感。

    商务洽谈是谈判者运用语言表达意见、交流观点的过程，语言的运用往往决定洽谈的成败。使用合适的洽谈语言，尤其要注意用语的规范性和灵活性，主要体现以下方面：

    1．文明使用

    洽谈语言必须坚持文明礼貌的原则，符合商界的特点和职业道德的要求。无论洽谈中出现何种情况都不能使用粗鲁、污秽的语言或攻击性的语言。洽谈语言应注意抑扬顿挫、轻重缓急，避免吐舌挤眼、语不断句、嗓音微弱或大吼大叫等。

    2．洽谈语言严谨

    洽谈语言应当准确、严谨，特别是在磋商的关键时刻，更要用严谨、精当的语言准确地表述自己的观点和意见。如确需使用某些专业术语，则应以简明易懂的惯用语加以解释。一切语言均要以达到双方沟通、保证洽谈顺利进行为前提。

    3．洽谈语言要因人而异

    洽谈过程中所使用的语言，应当丰富、灵活，富有弹性。要根据对方的学识、气质、性格、修养和语言特点及时调整己方的洽谈用语。这是迅速缩短洽谈双方距离，实现平等商讨的有效方法。

    如果对方谈吐优雅，很有修养，己方语言也应十分讲究，做到出语不凡；如果对方语言朴实无华，那么己方用语也不必过多修饰；如果对方语言爽快、直露，那么己方语言也不必迂回曲折。

    新闻发布会：借势媒体为自己搏金子

    在现在这个传媒高速发展的时代，任何企业的发展都离不开媒体的力量。只有懂得善用媒体来进行广告宣传，才能快速地扩大自己的影响力，扩大自己的市场空间。因此，在企业的发展取得重大突破的时候，许多企业都会召开企业新闻发布会，广邀各地媒体，将自己的有利信息迅速地传播开去。

    在新闻发布会正式举行的过程之中，往往会出现种种这样或那样的确定和不确定的问题。有时，甚至还会有难以预料到的情况或变故出现。要应付这些难题，确保新闻发布会的顺利进行，除了要求主办单位的全体人员齐心协力、密切合作之外，最重要的，是要求代表主办单位出面应付来宾的主持人、发言人，要善于沉着应变、把握全局。

    如果不注重新闻发布会的礼仪，就可能弄巧成拙，得罪了前来的新闻人士，为自己赢来一片批判声。主办方工作人员要力求妥善处理每一个细节，自然能在新闻人士的心中留下美好的印象，也更易赢得广大消费者的好感和信任，从而扩大自身的市场影响力。

    主题要通过标题的设计来突出

    通常情况下，新闻发布会是针对一些对企业意义重大，媒体感兴趣的事件举办的。因此，每个新闻发布会都会有一个主题，而主题的确定往往是通过标题的设计来突出的。即是

    新闻发布会的选择直接决定着主题的确定。为了宣传及打造声势，标题名字将会出现在关于新闻发布会的一切表现形式上，包括请柬、会议资料、会场布置、纪念品等。标题在整个发布会中起着重要的作用。因此，在选择新闻发布会的标题时，一般需要注意以下几点。

    1．避免使用新闻发布会的字样

    我国对新闻发布会是有严格申报、审批程序的。对企业而言，为了省去不烦琐的申报、审批程序，节约时间成本，企业可以直接把发布会的名字定义为“××信息发布会”或“××媒体沟通会”即可。

    2．告知有关事宜

    为了方便宣传发布会的有关事宜。通常会在标题上标记出会议举办的时间、地点和主办单位。这个可以在发布会主标题下以字体稍小的方式出现。如能在发布会的标题中说明发布会的主旨内容更好。如：“××企业2005新品发布信息发布会”。

    3．副标题补充说明

    如果发布会的标题具有象征意义，这时可以采取增加一个副标题，用以说明发布会的内容，主题表现企业想要表达的主要含义。如：海阔天空——国美电器收购苏宁电器信息发布会。

    新闻发布会的时间不宜选择晚上

    新闻发布会的时间尽量不要选择在晚上。因为主办方可能会出于礼貌的考虑，邀请记者在发布会后共进晚餐，这并不可取。如果不是历时较长的邀请记者进行体验式的新闻发布会，一般不需要做类似的安排。

    一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布，也会邀请记者出席，但要保证记者的采访工作可以比较早的结束，确保媒体次日发稿。在这种情况下，一般会把新闻发布的内容安排在最初的阶段。

    新闻发布的时间通常也是决定新闻何时播出或刊出的时间。因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天，因此要把发布会的时间尽可能安排在周一、二、三的下午为宜，会议时间保证在1小时左右，这样可以相对保证发布会的现场效果和会后见报效果。

    另外，在时间选择上，还要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道任务，会冲淡企业新闻发布会的传播效果。

    发布会的现场即可在室内，也可在室外

    发布会的场地可以选择在户外，因为有些重大事件发布会就在事件现场举办，这样不仅有利于摄影记者拍照，还可以更好以现场说法进行有力说明。

    当然，发布会也可以选择在室内，室内发布会根据发布会规模的大小，可以直接安排室内进行，以酒店居多。

    酒店有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。包括离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？

    除此之外，发布方在选择新闻发布会的场所时，还必须考虑以下的因素：

    1．硬件设施

    硬件设施多指会议厅大小，可容纳人数，主席台的大小，音响设备是齐全、布景是否合理、胸部麦克风、远程麦克风等相关设施。另外，酒店外围布置也是一个重要的因素，如酒店外横幅、竖幅、飘空气球、拱形门等。酒店是否允许布置。当地市容主管部门是否有规定限制等。

    2．软件设施

    软件设施就是指相关服务如何？如，住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？

    总之，根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。

    发布会发言人的确定

    代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。如其表现不佳，公司形象无疑也会令人不悦。因此，企业应该把握好这种同媒介打交道的机会。

    新闻发布会其实就是企业借媒体之势来为自己做广告宣传，从而拓宽自身的发展空间。为了展现给公众一个良好的形象与口碑，在确定发布会发言人的人选时更要谨慎对待。

    新闻发言人的确定一般要考虑以下几方面的因素：

    1．核心领导人物

    发布发言人必须能够代表企业有权发言。按惯例来说，企业的核心领导人物在公司身居要职，代表着一定权威，最有发言的资格。

    2．良好的形象与内涵

    发言人面对的将是公共，要有良好的外形；而发布会现场很可能面对各种各样的提问，这就需要发言还好丰富的知识和良好语言表达能力。

    3．较强的调控能力

    发言人要有现场调控能力，可以充分控制和调动发布会现场的气氛。如遇原定计划变动需要加以调整，发言人要灵活把握现场局势；另外，发言人还具备良好倾听的能力及迅速的反应能力。

    不好回答的问题要幽默做出解释

    在新闻发布会上，通常在发言人进行发言以后，有一个回答记者问的环节。可以充分通过双方的沟通，加强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握。有准备、亲和力强的领导人接受媒体专访，可使发布会所发布的新闻素材得到进一步的升华。

    在新闻发布会上，发言人的一言一语，都代表着主办单位。因此，必须对自己的讲话分寸予以重视，在讲话或回答问题时，以简明扼要为宗旨，积极向媒体提供新闻，语言可尽可能地生动灵活，态度要温文尔雅。

    在发布会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，准确自如。但个别媒体的记者难免会提出一些尖锐或者不便直接回答的问题，而发言人又不好拒绝。这时，最好以幽默的方式婉转答复。如遇到不友好的提问，应该保持冷静，礼貌地阐明自己的看法。

    对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。

    有时也需要主持人能灵活转移话题，给发言人解围。当记者的提问离会议主题太远时，主持人要善于巧妙地将话题引向主题；当会议出现紧张气氛时，主持人要能够及时调节、缓和会议气氛。

    赞助会：助人利己，不可主次颠倒

    在现代这个商业社会中，企业宣传不仅仅利用媒体硬广告的形式，也开始选择以商务赞助会这样的软广告形式为塑造良好的公众形象。

    企业通过举办赞助会，既能扶危济贫，向社会奉献自己的爱心，体现出自己对于社会的高度责任感，以自己的实际行动报效于社会、报效于人民，而且也有助于获得社会对自己的好感，也扩大了自己的知名度和美誉度，为自己塑造良好的公众形象。

    商务赞助会日益成为现代商务应酬中的一个重要组成部分。如果不能把握好商务赞助会“赞助他人为主，宣传自己为辅”的主次之分，导致主次颠倒，就容易使赞助会沦为变质的商务宣传会，反而引起公众的反感，得不偿失。

    因此，赞助会的举办要遵循商务礼仪规范，尤其是赞助会礼仪。赞助会的筹备、会议的整个过程均应恪守的有关礼仪规范。其主要内容包括赞助的类型、赞助的程序、活动的评估等。以下对其分别加以介绍：

    赞助会的准备工作

    为了扩大影响，商界在公开进行赞助活动时，往往会专门为此而举行一次一次规模的正式会议。这种以赞助为主题的会议，即为赞助会。欲使赞助会取得成功，做好赞助会的准备工作是十分必要的。

    要正确发挥商务赞助会的作用，既帮助他人又使自己从中得利，需要注意这些小细节。

    1．签订赞助协议

    在开展商务赞助活动之前，双方必须要对赞助活动的种种细节发成协议，最好签订正式的赞助协议，某些大型的商务赞助活动更是要请公证机关进行公证。尤其是要“把丑化说在前头”，分清彼此的责任和义务，才能合作愉快。这样才能在面临种种变故时迅速应对，确保赞助会的成功召开。

    2．场地布置宜简洁

    一般来讲，赞助会的会场布置宜简洁大方为主，不宜布置得美轮美奂，过度豪华张扬。举行赞助会的会议厅之内，灯光应当亮度适宜。在主席台的正上方，需悬挂一条横幅，其上面应以金色或黑色的楷书书写着“某某赞助仪式”的字样。

    3．重点邀请新闻人士

    参加赞助会的人士，既要有充分的代表性，又不必在数量上过多。除了赞助单位、受选购助者双方的主要负责人及员工代表之外，赞助会应当重点邀请政府代表、社区代表、群众代表以及新闻界人士参加。在邀请新闻界人士时，特别要注意邀请那些在全国或当地具有较大影响力的电视、报纸、广播等媒体人员与会。

    做好以上这些细节工作，自然不会出现主次颠倒的尴尬局面，就能举办一次成功的商务赞助会，达到双赢的目的。

    选择恰当的赞助类型

    赞助的类型通常指的是赞助的具体形式。赞助的类型选择得当与否，通常会对赞助的效果产生直接的影响。要想选择根据赞助会的具体目的选择不同的赞助类型，我们需要了解以下常见的赞助类型：

    在目前情况下，商界通常所积极赞助的项目，大致上共有以下几类：

    1．赞助体育事业

    赞助体育事业主要是指对各类体育比赛活动的赞助。体育比赛是当今的社会热点之一，对其进行赞助，往往可使本单位名利双收，一举两得。

    2．赞助文化活动

    赞助文化活动主要指是对文化事业的赞助。它有助于促进我国的社会主义精神文明建设，用高尚的精神去鼓舞人民，教育人民，提高其文化修养与精神境界。这种赞助活动，不仅有助于全民族文化素质的提高，也有助于培养组织和公众的良好情感，提高知名度。

    3．赞助教育事业

    是指对教育界的赞助。可以给予教育界以有力的支持，并且为本单位日后的进一步发展培养必不可少的广大后备人才。这种赞助教育的方式，主要有赞助设立奖学金，赞助学校教学、科研经费、仪器设备、基本建设经费及赞助社会办学等。

    4．赞助社会福利事业

    赞助社会福利事业主要指为贫困地区、残疾人、孤寡老人和荣誉军人等提供帮助的活动。这类赞助体现了履行组织的社会责任。这类赞助类型向赞助者提供的赞助方式一般包括4种：

    （1）现金，赞助单位以现金或支票的形式，向赞助者提供赞助；

    （2）实物，赞助单位或个人以一种或数种具有实用性的物资的形式，向受赞助者所提供的赞助；

    （3）义工，赞助单位或个人派出一定数量的员工，前往受赞助者所在单位或其他场所；进行义务劳动和有偿劳动，然后以劳务的形式或以劳动所得来提供赞助。

    （4）义卖，即赞助单位或个人将自己所拥有的某件物品进行拍卖，然后将全部所得以现金的形式再捐赠给受赞助者。

    赞助活动一经正式，应及时兑现

    赞助活动一经正式决定，理应择机将其付诸实施。否则将会取信于人，为赞助单位的公共形象带来无法预计的不良后果。但在实施过程中，赞助单位尤其要重点把握以下事项：

    1．及时兑现

    一般而言，赞助单位与受赞助者双方均应正式签订赞助合同或赞助协议。进行赞助时，赞助单位务必言而有信，在指定的时间内将自己拟赞助的财物如数全部到位。不论发生什么情况，都不允许赞助单位拖延时间、取消赞助。削减数额、以次充好、以假充真、以物抵款等不当行为。

    2．低调行事

    在赞助活动中，双方往往都是有利可图的。赞助单位对受赞助者一定要平等相待，不要因给予其赞助而以“救世主”自居，时时趾高气扬、处处讨价还价，从而令对方产生逆反心理。在赞助的实施过程中，赞助单位既要认真履约，又要争取社会的理解与被赞助者的支持。

    3．提高知名度

    如果赞助单位在实施赞助计划的过程中，得到了社会各界的理解与支持，并要善于巧借良机，利用各种传播媒介对自己进行适度的宣传，以求扩大本单位的社会影响力，提高自身的知名度与美誉度。但在宣传时必须讲究技巧，切勿自吹自擂、令人生厌。

    赞助会的基本程序和礼仪

    赞助活动实施之际，尤其是大型赞助中，大都会举办一次以赞助为主题的赞助会，将有关的事宜公告于社会。因此，商务人士必须了解赞助会的基本程序和礼仪规范。

    按照礼仪规定，一次赞助会的全部时间，不应当长于1个小时。因此，赞助会的基本程序既要周密，又要紧凑。具体会议过程，大致上共有如下6项：

    1．宣传开始

    一般应由受赞助单位的负责人或公关人员担任赞助会的主持人，在宣布正式开会前，主持人应恭请全体与会者各就各位，保持肃静，并且邀请贵宾到主席台上就座。

    2．奏国歌

    奏国歌之前，全体与会者须一致起立，表情要庄重。在奏国歌之后，还可奏本单位标志性歌曲。

    3．实施赞助

    赞助单位正式实施赞助时，通常是赞助单位的代表首先出场，宣布其赞助的具体方式或具体数额。随后，受赞助单位的代表上场。双方热情握手。接下来，由赞助单位的代表正式将赞助物品双手捧交给受赞助单位的代表。

    4．代表发言

    赞助单位代表首选发言，发言内容重在阐述赞助的目的与动机。随后，受赞助单位代表发言，一般应为受赞助单位的主要负责人或主要受赞助者。其发言的重点是对赞助单位表达感谢之情。

    最后，可邀请政府有关部门的负责人代表来宾发言讲话，主要是肯定赞助单位的义举，同时亦可呼吁全社会积极倡导这种互助友爱的美德。该项议程，有时亦可略去。至此，赞助会即可宣告结束。

    赞助会的整体风格是庄严而神圣的，所有参与赞助会的各界人士，在与会之时，皆须身着正装，修饰仪表，并且检点个人的举止动作。

    赞助会的地点一般可选择受赞助者所在单位的会议厅，也可租用别介的会议厅。会议厅要大小适宜，干净整洁。会议厅内，灯光亮度适宜。赞助会会场的布置不可过度豪华张扬，略加装饰即可。

    赞助会结束后认真评估

    对赞助活动所进行的评估，实际上主要是指在对赞助活动进行综合分析和系统总结之后，对其社会效果所进行的科学评价与分析。

    对任何企业而言，一项赞助活动无论如何都是其所重点进行的公共关系活动之一，都需要为此而投入大量的人力、物力和财力。所以，在赞助会结束后，尤其是在整个一项赞助活动告一段落之后，赞助单位有必要对其进行一次认真而系统的评估。

    进行赞助活动的评估工作，大致上要抓住如下4个方面的重点问题：

    1．将实施效果与原计划进行比照

    这项评估重点研究一下赞助单位是否真正地实现了自己的赞助意图，赞助活动的预定目标是否业已达到。

    2．了解公共的反映

    可通过各类调查，了解各类公众，包括受赞助单位、地方政府、新闻媒介对此次活动的真实评价与看法，来掌握社会各界对赞助活动的认同程度。

    3．及时总结

    赞助单位要认真总结赞助活动因何而成功，或者因何而受挫。对于己方与其他各方的问题，都应当坦然接受。

    4．分析不足

    要了解赞助活动在实施过程中所出现的问题。不管这些问题是否己在意料之中，都要认真分析原因，并引起重视。

    根据一般规律，进行赞助活动的评估工作，必须集思广益、广开言路、深入调查、反复研究、善于听取正反两方面的不同意见，善于去粗取精、由此及彼、由表及里。这样做，才能够真正地掌握实际的情况。

    展览会：准备不周，机遇也会变危机

    随着日益增多的行业展览会的召开，积极参加国内外的各种商务展览会，日益成为商务应酬的一种重要手段组织。

    对商界而言，所谓展览会，特指有关方面为了介绍本单位的业绩，展示本单位的成果，推销本单位的产品、技术或专利，而以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式所组织的宣传性聚会。

    在商务交往中，展览会往往发挥着重大的作用。它不仅具有极强的说服力、感染力，可以现身说法打动观众，为主办单位广交朋友，而且还可以借助于个体传播、群体传播、大众传播等各种传播形式，使有关主办单位的信息广为传播，提高其名气与声誉。

    商务展览会上，要营造出专业的素养，才能博得客户的信任和好感，才能促成一次次的合作。参加展览会时，应当遵循一定的规范与惯例。如果不注意展览会上的礼仪，就可能让一次机遇变成危机。

    一般来说，商务展览会主要注意下述章节所讲内容，就能顺利做好广告宣传，达到商务展览会促进销售的目的。

    展览会工作人员应具备良好的素质

    展览会的工作人员应当具备良好的素质，明确办展览的目的和主题，了解展览的知识和技能，具备与展览产品有关的专业素质，还要懂得礼仪，从各自不同的角度影响公众，使公众满意。

    1．接待员

    接待人员要站着迎接参观者时，双脚略微分开，与肩同宽，双手自然下垂或在身后交叉，这种站姿不仅大方而且有力。站立时切勿双脚不停地移动，也不要一脚交叉于另一只脚前，这是不友善的表示；不可随心所欲地趴在展台上或跷着二郎腿，嚼着口香糖，充当守摊者。

    2．主持人

    主持人的形象就是组织实力的一种体现，也是一个展览会的操纵者，应该表现出决定性人物的权威性。在着装上，要穿西服套装、系领带，由此使公众也对其主持的展览会和产品产生信赖感。

    3．讲解员

    讲解员着装要整洁大方，打扮自然得体，不要怪异和过于新奇而喧宾夺主。讲解员应热情礼貌地称呼公众，讲解流畅，不用冷僻字，让公众听懂。介绍时语调清晰流畅，声音洪亮悦耳，语速适中。解说完毕，应对听众表示谢意。

    展览会的地点要根据展会的定位而定

    展览会举办的目的多是在某固定地点和特定的日期，通过展示达到产品、服务、信息交流的社会形式。既然举办展览会，就免不了要占用一定面积的场地。一般来说，展览会的地点选择要根据展会的定位来确定。

    1．室内展览会

    如果展览会举办意在展示价值高昂、制作精美、忌晒忌雨、易于失盗的展品时，大都被安排在专门的展览馆和本单位的展览厅、展览室内。

    此类展览会，大都设计考究、布置精美、陈列有序、安全防盗、不易受损，并可以不受时间与天气的制约，显得隆重而有档次。在展示室内展览会是人们的首选，但其所需费用也往往偏高。

    2．露天展览会

    如果展会的定位在大型展品或需要以自然界为其背景的展品时，则应安排在室外露天之处进行。通常，展示花卉、农产品、工程机械、大型设备时，人们大都这么做。它可以提供较大的场地，花费较小，而且不必为设计、布置费力过多。但它受天气等自然条件影响较大，并极易使展品丢失或受损。

    主办单位的工作人员要注意自己的形象

    主办单位在组织展览会时，必须要求自己的全部派出人员齐心协力、同心同德，为大获全胜而努力奋斗。此时，任何一个工作人员的失礼，都将直接影响着企业的形象。因此，主办单位要特别的重视每一个工作人员的形象：

    工作人员的形象，主要是指在展览会上直接代表参展单位抛头露面的人员的穿着打扮。具体要求有以下几点：

    1．统一着装

    在一般情况下，在层位上工作的人员应当统一着装。最佳的选择是：身穿本单位的制服、特意为本次展览会统一制作的会务装，或深色的西装、套裙。

    在大型的展览会上，参展单位若安排专人迎送宾客时，则最好请其身穿色彩鲜艳的单色旗袍，并胸披写有参展单位或其主打展品名称的火红色绶带。

    2．佩戴标志

    为说明各自的身份，全体工作人员皆应在左胸佩戴标明本人单位、职务、姓名的企业标志，唯有礼仪小姐可以例外。

    另外，按照惯例，工作人员不应佩戴首饰，男士应剃须，女士最好化淡妆。

    解说要因人而异

    展览会是一种非常直观、形象、生动的传播方式。展览会通常以展出实物为主，并进行现场示范表演，如在产品展览会上，有专人讲解和示范产品的使用方法。这种直观、形象的活动，容易给参观者留下深刻的印象。

    在展览会，解说人员运用解说技巧向观众介绍或说明展品时所应掌握的基本方法和技能，可以更好地帮助参展人员进一步加深了解展品，从而提高与会者对企业的认可及肯定。

    在商业展览会上，工作人员更要掌握一定的解说技巧。

    解说要善于因人而异，使解说具有针对性。重要突出展品的特色。在实事求是的前提下，要注意对其扬长避短。在必要时，可邀请观众亲自动手操作，或由工作人员为其进行场示范。

    如果是宣传型展览会，解说的重点应放在推广参展单位的形象上。要善于使解说围绕着参展单位与公众的双向沟通而进行，时时刻刻都应大力宣传本单位的成就和理念，以便使公众对参展单位表示认可。

    如果是在销售型展览会上，解说的重点则必须放在主要展品的介绍与推销上。着重强调自己所介绍、推销展品的主要特征与主要优点，以便客户觉得自己言之有理，并乐于接受。

    茶话会：联络老朋友，结交新朋友

    所谓茶话会，在商界主要是指意在联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行招待性质的社交性集会。因其以参加者不拘形式地自由发言为主，并且因之备有茶点，故此称为茶话会。有的时候，也有人将其简称为茶会。

    一边休闲地品茶，一边发表各种见解、互相交换意见，在轻松愉悦的环境中，茶的成分对人的神经起着温和的刺激作用，使人精神振奋，感觉愉快，机智敏捷，思路顿开，最终获得决策方案。

    从字面上来看，茶话会主要是以茶待客、以茶会友，但事实上，它则往往是重点不在“茶”，而在于“话”，即意在借此机会与社会各界沟通信息、交流观点，听取批评、增进联络、为本单位实现“内求团结、外求发展”这一目标，创造良好的外部环境。

    人们参加茶话会，不但在身心上得到某种满足和慰藉，还能增进友谊、增长知识。但作为商务会谈形式出现的茶话会看似散漫，从筹备到举办都有不可不学的礼仪要点。其具体内容主要涉及会议的主题、来宾的确定、时空的选择、座次的安排、茶点的准备、会议的议程、现场的发言等几个方面。

    茶话会必须围绕主题来邀请嘉宾

    根据常规礼仪，筹办茶话会时，嘉宾的邀请必须围绕会议主题来确定主要与会者。也就是说，茶话会邀请哪些人士参加是由茶话会的主题来决定的。比如，如果茶话会的主题是答谢，那么就要邀请与本公司有着业务来往的客户，以答谢他们的平常的支持与帮助。

    因此，主办单位在筹办茶话会时，必须围绕其主题邀请来宾，尤其是确定好主要的与会者。一般来说，筹办茶话会的主办方邀请的主要与会者大致包括以下几种类型：

    1．主办单位内部人士

    这种茶话会以本单位人士为主要与会者，主要是邀请本单位各部门的优秀代表参加，意在沟通信息、通报情况、听取建议、嘉勉先进、总结工作。

    2．本单位的顾问

    以本单位的顾问为主要与会者的茶话会，其主要目的是在表达对有助于本单位的各位专家、学者、教授的敬意。特意邀请他们与会，不仅可以表达主办方对他们的尊敬与重视，也可以进一步地直接向他们咨询，并听取其建议，从而有利本单位的发展壮大。

    3．合作中的伙伴

    这种茶话会，有时亦称联谊会。以合作中的伙伴为主要与会者的茶话会，重在向与会者表达谢意，加深彼此之间的理解与信任。主要邀请在商务往来中与本单位存在着一定联系的单位或个人。除了自己的协作者之外，还应包括与本单位存在着供、产、销等其他关系者。

    4．社会上的贤达

    社会贤达多指在社会上拥有一定才能、德行与声望的各界人士。以社会上的贤达为主要与会者的茶话会，可使本单位与社会贤达直接进行交流，加深对方对本单位的了解与好感，并且倾听社会各界对本单位的意见或反映。因为这类人员身为知名人士，不仅在社会上具有一定的影响力、号召力和社会威望，而且还往往是某一方面的代言人。

    举行茶话会的时间

    根据礼仪规范，举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候，亦可将其安排在上午十点左右。需要说明的是，在具体进行操作时，自可不必墨守成规，而主要应以与会者尤其是主要与会者的方便与否以及当地人的生活习惯为准。

    确定举行茶话会的时间时，还要考虑到举行的时机、时间的长度等因素。

    1．时机选择

    茶话会举行的时机问题是头等重要的。唯有时机选择得当，茶话会才会产生应有的效益。通常认为，辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危险挫折之时，等等，都是商界单位酌情召开茶话会的良机。

    2．把握长度

    茶话会往往是可长可短的，关键是要看现场有多少人发言，发言是否踊跃。茶话会时间的长度，可由主持人在会上随机应变，灵活掌握。一般情况下，一次成功的茶话会，大都讲究适可而止。若是将其限定在一个小时至两个小时之内，它的效果往往会更好一些。

    茶话会上的尊卑座次不宜过于明显

    通常情况下，主办方筹办茶话会的目的多是联络情感，加强交流氛围多是轻松的，自由的，为了使与会者畅所欲言，并便于大家进行交际，茶话会上的尊卑座次安排一般不宜过于明显。

    根据约定俗成的惯例，在安排茶话会与会者的具体座次时，主要采取以下4种方式。

    1．环绕式座次

    这种安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，因而在茶话会中使用较多。即不设立主席台，而将坐椅、沙发、茶几摆放在会场四周，不明确座次的主次尊卑，听任与会者入场后自由就座。

    2．圆桌式座次

    圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就座。圆桌式排位又分下面两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就座。二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。

    3．散座式座次

    散座式任由座椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。散座式排位常见于在室外举行的茶话会。

    4．主席式座次

    在茶话会上，这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就座，并且按照常规就座。

    茶话会上的茶点，应被定为配角

    由于茶话会有别于正式的宴会，重“话”不重“茶”的，一般不会在吃的方面过多下工夫。因此，茶话会不上主食，不安排品酒，而只向与会者提供一些茶点。

    商务礼仪规定，在茶话会上，为与会者所提供的茶点，应当被定位为配角。不论是主办单位还是与会者，大家都应当明白茶话会以“说”为主。但在具体进行预备时，也需讲究有关基本礼仪。

    对于用来待客的茶叶、茶具，务必要精心准备。应尽量挑选上品，不要滥竽充数。在选择茶具时，最好选用陶瓷器皿，并且讲究茶杯、茶碗、茶壶成套。所有的茶具一定要清洗干净，并且完整无损。

    在准备茶叶方面，还要注意照顾与会者的不同口味。应备有红茶、绿茶、花茶等品种，对中国人来说，绿茶老少皆宜；而对欧美人而言，红茶则更受欢迎。在力所能及的情况下，应尽力挑选上等品。

    除主要供应茶水之外，在茶话会上还可以为与会者准备一些瓜子、点心、水果、糖果或地方风味小吃。在茶话会上所供应茶点虽然是配角，但要注意品种要对路，数量要充足，并且要便于取食。为此，还需准备擦手纸巾。

    与会者的发言在任何情况下都是茶话的重点

    根据会务礼仪的规范，茶话会现场与会者的发言在茶话会上举足轻重。为了确保与会者在发言中畅所欲言，通常，主办单位事先均不对发言者进行指定与排序，也不限制发言的具体时间，而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言。但对与会者来说，在现场发言时，应该注意以下基本礼仪：

    1．举止得体

    与会者在茶话会上发言时，表现必须得体。不论所谈何事，都要使自己语速适中，口齿清晰，神态自然，用语文明。在要求发言时，可举手示意，但同时也要注意谦让，不要与人进行争抢。不论自己有何高见，打断他人的发言插嘴，都是失当的行为。

    2．态度要友善

    肯定成绩时，一定要实事求是，力戒阿谀奉承。提出批评时，态度要友善，切勿夸大事实，调整挖苦。与其他发言者意见不合时，要注意“兼听则明”，并且一定要保持风度。切勿当场对其表示出不满，或是在私下里对对方进行人身攻击。

    3．注意观众反应

    会议上有发言任务的人，仪态要落落大方，掌握好语速、音量。注意观众反应，当会场中人声渐大时，则标志着你该压缩内容，尽快结束了。发言完毕应向全体与会者表示感谢。

    茶话会的主持人要善于引导与会者发言

    如果在一次茶话会上没有人踊跃发言，或者是与会者的发言严重脱题，都会导致茶话会的最终失败。通常状况下，茶话会的现场发言要想真正得到成功，重点在于主持人的引导得法和与会者的发言得体。

    因此，在茶话会上，主持人所起的作用往往不止于掌握、主持会议，更重要的是在现场上审时度势，因势利导地引导。

    茶话会的主持人，应当有控制全局的能力。当大家争相发言时，在众人争相发言时，应由主持人决定孰先孰后；没有人发言时，主持人引出新的话题就教于与会者；或者恳请某位人士发言。会场发生争执时，主持人要出面调解及劝阻；

    另外，在每位与会者发言前，主持人可以对发言者略作介绍。发言的前后，主持人要带头鼓掌致意。

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