中国人的管理智慧-孔子的“正名”与中国式的控制
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    孔子非常重视“正名”,他说:“名不正则言不顺,言不顺则事不成”——“正名”是一切控制的必需条件。孔子所说的“正名”,是依据制度调整各个成员之间的权利与义务。广义而言,是对于一切人员及事项,都应该制定标准,然后切实按照所定的基准,努力做到名实相符。我们现在常说的控制三阶段,即先设定基准、再评价业务、最后改正差异,实际上就是先正其名、再考核实与名的差异、然后设法矫正,使得实如其名。

    “正名”必须以具体制度为标准。孔子当时所依据的标准,是盛周的制度;所以,“正名”是“从周”的实行,“从周”为“正名”的起点。许多人认定孔子主张人治而不倡导法治,亦即不重视制度;而孔子则一再强调:“在其位,谋其政”,也就是要求组织内的成员,各依其名位而尽其所应尽的责任,专心一意地把自己分内的工作做好。而依名位、尽责任,自然非有具体的制度不可。

    中国人的控制,依据孔子的主张,一如现代的控制,有四个连续的步骤:

    第一步,决定工作标准(S),亦即“正名”。

    第二步,记录相当于该标准的实际工作情形(A),亦即考核事“实”。

    第三步,将A与S比较,亦即比较“名”与“实”,确定其差异(V),即V=S-A。V即名、实之间的差距。

    第四步,根据V采取适当的管理行动;亦可因V并未超出适当限度或目前尚无合适的改变方法,而决定不采取任何行动。这第四步才是真正的实践,可惜时常为人所忽略。如果仅以查出差异为已足,那种控制是没有功效的。

    对物的控制,比较单纯,因为不具心理反应,较易客观评量判断,也可以迅速矫正。需要说明的是在基准不合理时,应当修订计划中的标准,以期业务顺利达成。

    对人的控制方面更能体现儒家文化的精神。任何人发现人为的差错,都可以通过口头或书面的方式,个别或联合地向主管报告;主管必须对消息的来源采取保密态度,否则发生差错的人将对报告人极不谅解,因而结怨、伺机报复,引起团队的不安。

    了解真相的方法,包括实地考察、访问、书面查询;可亲身或委由适当人员办理,但须公平、公正而客观。结果如何处置是另一问题,但调查过程中务求谨慎合理,以判明责任的归属。

    人找到了,主管最要紧的是控制自己的情绪,不要行动,也不要拿以往的成见来推论,立即认定他的过失。单独晤谈是最好的办法,千万不要害怕惹祸或牵连到自己,把有关单位约齐,活像三堂会审的样子。尊重对方,因为他不过是个嫌疑犯,还未断定其为元凶。再坏的部属也有其长处,需要肯定的地方,还要给予肯定。

    主管应该有分担部属责任的义务。有人说:既然授权就不必分担,否则谁敢授权?这其实是错误的观念。授权不是分权,因为主管的权限是不可分的;权授出去责任仍旧存在,所以要密切监督,至少也要充分了解,随时获得反馈(Feed-back)。当然,主管的宽容,并非一味包庇护短,乃至宠坏了部属;同时,作为主管,也必须给予部属申诉的机会,耐心听取原委,彼此交换意见,以获得具体的改善方案。

    做成记录是一个极容易遗漏而又相当重要的步骤。没有记录,很可能事过境迁,或记忆模糊,很可能变成是非不明。如果详细记录,一方面大家印象深刻,即使有争执,也可以随时查阅;另一方面也是对当事人的一种约束力,驱使其早日补过,不再重犯。

    孔子说:“一个人犯了过错,如果不改,那就成为坏人。”又说:“如果发觉自己有什么过失,千万不要怕去改!”他赞美颜回,说:“他要发怒,便会立刻自行化解;他犯了过错,决不会再犯。”人非圣贤,孰能无过?只要不是死不认错,或老羞成怒,把过失推给别人,勇于认错、知错能改,便是可造就的员工。补过的意思,就是知错认错之后,从此痛改前非,而且举一反三,不再发生类似的过失。我们不赞成一般人所说的“将功补过”——因为硬要建功,又是一种不自然的行为;我们并不反对有功补过,只要顺应自然的法则,该立功即立功,并无不好之处。事实上知错认错,然后力持戒慎,长此以往,切实做好自身分内应做的工作,便可以视同有功,视同补过。

    员工知错之后,当然应该给予补过的机会,不过务须切实考核,有了良好的表现,还应该给予适当的鼓励。如果继续追踪考察,发现真的不再犯错,自己改过、自我纠正,应该说是最为有效的矫正方法。

    对人纠正的过程,必须从了解真相入手。例如甲某平素工作认真,责任心甚重,品行操守俱佳。近来则精神涣散,经常迟到早退,做事亦心不在焉,敷衍塞责。详细调查之后,才知道他的父亲卧病数月,家庭经济发生困难,不得不利用晚间另兼工作,白天尚需设法抽出时间,侍理父亲汤药。管理者了解此种情形之后,不但不应加以苛责,而且应该好言劝慰,设法资助其解决困难才是。

    单位主管与部属之间,经常因为办理业务不能协调,以致积怨日深,终至形同水火。由于组织中各人的观点未必一致,中国人又不习惯于同一个单位签拟出不同的意见,因此常常发生猜来猜去的行为,彼此都不能安。这时可以采用控制模式,以资协调。

    直接主管交办或交代的工作,如果一切合法,而又当面承诺,即应照办不误。非直接主管(包括直接主管的上司或其他单位主管在内)交办的工作,如不请示自己的直接主管,最容易引起误会。这时,直接主管有必要打破往例,应该事先交代,或主动提出协调;否则,部属依前例办理并无不对,不应予以指责。

    这种控制模式,还可以作为人事考核的依据:全无差错者即是有功;有差错的亦具体可见,不容分辩,从而不会引起争执。

    §§第三章 中国式修身、识人及用人

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