——伊藤雅俊（伊藤洋华堂公司荣誉董事）
利用好最佳工作时间
最应该分析的就是时间。
——凯莉·奥菲丽娜（惠普公司总裁兼执行长）
职场上，总有一些人觉得每天都有做不完的事情，工作一件赶着一件，好像永远也做不完。一天的工作直到下班还没有完成，只得通过加班来完成，而长期加班必定又会导致疲惫，并且可能又带来了第二天的效率不高，从而进入恶性循环。这些人为什么这累，究其原因就在于不懂得有效地管理时间，从而导致的效率下降。当所需要做的事情少的时候，可能时间管理的重要性还不凸显，但是随着需要做的事情越来越多，对于一个人时间管理能力的要求也就随之变得越来越高，这就需要管理者科学地安排好工作时间，以期达到最高的工作效率。
下面我们来看一下管理专家就高效利用工作时间方面的一些建议。
第一，制订工作计划。时间对于任何人都是相同的，谁也无法获得比别人更多的时间，因此唯一的办法是如何充分的利用好属于你的时间。会不会利用时间，关键在于会不会制订完善合理的工作计划。而对于这一环节，实际工作中很多人是缺失的。或者有的虽然订立了工作计划，但是却只是把定计划也当成一个工作任务去完成，并不是为了让计划有效地指导工作，于是这样定出来的计划很有可能是没有经过仔细思考而缺乏实际指导意义的。因此，虽然做了这个环节，但没有好好去做，或者说没有足够重视它。
所谓工作计划，就是填写自己和企业的工作时间表，哪些事先做，哪些事后做，什么时间做什么事，每件事大约花费的时间有多久，规定目标何时达到等。但是，有计划地利用工作时间并不是要求管理人员把未来的工作时间全部地填满工作内容。有计划地利用工作时间，主要是指合理地安排最主要的工作和最关键的问题。这些工作和问题，只要安排得适时和得当，就会像机器的主轴带动整个机器运转那样，促使其他的事情按时完成。因此，真正会利用时间的管理者，不是把大量时间花于忙乱的工作中，而是用在拟订计划中。
聪明的管理者，用很多时间去周密地考虑工作计划，确定完成工作目标的手段和方法，预定出目标的进程及步骤。不但在年初制订计划时这样做，在动手做每件事以前也这样做。就是说，在这些聪明的管理者看来，什么样的工作就要有什么样的计划。总之，大事小事，都要事先周密考虑。一旦考虑出完整的计划，执行起来就很顺利。表面看来，做计划和考虑问题的时间占用得多了，但实际上，从总耗用时间量来计算，却节省了许多宝贵的时间，反而是充分利用了每个单位的时间，避免了其中不合理流程的反复。
第二，分清事情的轻重缓急。任何工作都有轻重缓急之分。随着工作业务的开展，大家手里面要做的事情会越来越多。但是所有事情都有轻重之分，主次之分，只有分清了主次轻重，我们的工作才会变得井井有条、卓有成效，否则我们就会觉得做了很多，累得不行，事情却没有达到预期那样。
第三，有效分派工作。对于管理者，一定要避免事必躬亲。如果凡事都要亲自处理，一定会被累死，还不利于下属的成长。对于管理者一定要学会分派任务的本领，把任务合理分派给合适的人去做。就要充分了解自己下属能力的实际情况，让能力强的做难度大的事情，能力弱的做一般能力要求的事情。
第四，尽量避免干扰。美国两家着名的管理顾问机构，管理工程师联合顾问所和史玫特顾问公司曾经就“管理者为什么都觉得时间不够用”这个问题做了一个调查，调查发现，企业经营者之所以感觉到时间不够，主要就是浪费太多时间在下列三方面：打电话、开会、处理信件。我们来分析一下以下三个问题。
首先，电话问题。作为一名公司的管理者，每天总要接到数个甚至数十个的电话，而这些电话通常都不能像其他公务一样，能够集中处理，究竟什么时候会来电根本无从得知，因此，许多工作常因接转电话而被干扰中断。而当我们正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候最好能够一气呵成，不要中途中断，因为受到中断的干扰之后，通常都要经过一段相当长的时间才能使精神或思绪再重新集中。据调查，电话的干扰是打断经营者思路和破坏其集中精神的最主要原因。对于解决这个问题的建议是，选择一位能干的秘书，授予更大的权力，在某些范围之内的电话，直接交给他去处理，不必转接。如果非由经营者自行处理不可时，应简短扼要，不要在电话中扯些与主题无关的事情，养成能在3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。
其次，开会问题。每一个企业每周总要开几次会议，规模越大者，开会的次数越频繁，每次开会时间20分钟，多者持续3～4小时，这些会议有些是计划公司政事，有些是检讨业务成效，有些是协调工作。但调查发现，大部分企业内所开的会议都患有“会而不议、议而不行”的毛病，讲话者无的放矢，参会者则是昏昏入睡，等到该说的都说完了以后，主席宣布散会，于是大家带着一脸的空白，打个哈欠。对于解决这个问题的建议是：没有思考不开会，没有总结不结会，没关系的人不参会。规定员工养成开会前事先准备思考，发言必须简短，内容必须充实，会议必做“结论”的习惯。一方面减短会议的时间；一方面使会议不流于形式。除此之外经营管理者应该视会议的性质与内容，尽量减少参加会议的人员和规模，有些会议没有必要参加，只要在会后批阅一下会议记录，了解全盘大要即可。
最后，信件问题。处理公私信件是一件挺浪费时间的事情，因为“写信”不比“说话”，总是相对要慢，再加上字句的斟酌，一封普通信件写下来，总要耗费一些时间，而越是工作繁忙的人需要处理的信件越多，在办公室的时间能有几个小时？能处理掉多少封信件呢？对于解决这个问题的建议是：能交由下级单位或秘书处理的信件，可直接交给他们去处理；必须自己回复或口授给助理，经记录整理后，再签字发出，这样就可以节省许多时间。写信时应尽可能简短扼要，不要拖泥带水。
当日事当日毕
日事日毕，日清日高。
——张瑞敏（海尔集团董事长）
人性本身是放纵、散漫的，表现在对目标的坚持、时间的控制等做得不到位，事情不能按时完成。如果拖延已开始影响工作的质量时，就会蜕变成一种自我怠误的形式。当你肆意拖延某个项目或者计划“一旦……”就开始某项工程时，你就为自我怠误落下基石。巧妙的借口，或有意忙些杂事来逃避某项任务，只能使你在这种坏习惯中愈陷愈深。今日不清，必然积累，积累就拖延，拖延必堕落、颓废。延迟需要做的事情，会浪费工作时间，也会造成不必要的工作压力。清人文嘉有首着名的《今日歌》唱道：“今日复今日，今日何其少，今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今日不为真可惜，若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。”任何事情如果没有时间限定，就如同开了一张空头支票。只有懂得用时间给自己压力，到时才能完成。所以你最好制订每日的工作时间进度表，记下事情，定下期限。每天都有目标，也都有结果，日清日新。
美国有本畅销杂志做过一个关于时间运用调查，他们访问了14家公司的18名主管，结果发现，这些主管平均一天要花5个半小时在谈话上。结论是，主管们其实有充足的时间来完成他们的任务或达成目标，只是他们不善于利用它罢了。
据说，大发明家爱迪生结婚那天，婚礼刚刚结束，他突然想出了一个主意，是一个解决当时还没试验成功的一个问题症结的点子，便悄声对新娘玛丽说：“亲爱的，我有点要紧的事到试验室去一趟，待会儿准时回来陪你吃饭。”新娘一听，心里不太乐意，可又无可奈何地把头点了点。他这一去，到晚上也不见影儿。直到半夜时分，见试验室点着灯，进去一看，爱迪生在那儿聚精会神地干活儿。找他的人不禁脱口喊出来，“哎呀，新郎先生，原来你躲在这儿，你让我们找得好苦啊！”爱迪生这才如梦初醒，忙问：“什么时候了？”“都到12点啦！”爱迪生大吃一惊，急忙往楼下奔去。爱迪生连自己结婚这一天也不肯放过。爱迪生活了85岁，仅在美国国家专利局登记过的就有1328项科学发明，平均每15天就有一项发明。有人问爱迪生，是否同意“为科学休假10年。”他回答说：“科学是永无一日休息的，在已过的亿万多年间，它每分钟都工作，并且还要如此继续工作下去。”如果在金钱上计较一分一厘的得失，那么在时间上更应计较一分一秒的得失。古今中外有成就的科学家，大都惜时如金，当天的事当天就做。
生命只有一次，而人生也不过是时间的累积。若让今天的时光溜走，就等于毁掉人生的一页，因此，我们应珍惜今天的一分一秒，不让时光白白流逝。我们可能不会像爱迪生那样把自己整个的时间都放在工作上，但我们至少应该树立起“今天”的观念，充分重视一天的价值。
海尔集团的CEO张瑞敏在海尔集团推行了“日事日毕，日事日清，日清日高”的制度。这套制度要在海尔内部建立一个每人、每天对自己所从事的工作进行清理、检查的“日日清”控制系统。“日日清”系统包括两个方面：一是“日事日毕”，即对当天发生的各种问题（异常现象），在当天弄清原因，分清责任，及时采取措施进行处理，防止问题积累，保证目标得以实现，如工人使用的“3E”卡，就是用来记录每个人每天对每件事的日清过程和结果；二是“日清日高”，即对工作中的薄弱环节不断改善、不断提高，要求职工“坚持每天提高1%”，70天工作水平就可以提高一倍。
对海尔的客服人员来说，客户对任何员工提出的任何要求，无论是大事，还是“鸡毛蒜皮”的小事，工作责任人必须在客户提出的当天给予答复，与客户就工作细节协商一致。然后毫不走样地按照协商的具体要求办理，办好后必须及时反馈给客户。如果遇到客户抱怨、投诉时，需在在第一时间加以解决，自己不能解决时要及时汇报。
人们做事拖延的原因可能五花八门，一些人是因为不喜欢手头的工作；另一些人则不知道该如何下手。要养成更富效率的新习惯，首先必须找出导致办事拖延的情境。此处列举的问题囊括了大部分起因，我们将帮你找到相应的对策：
——如果是因为工作枯燥乏味，不喜欢工作内容，那么就把事情授权给下属，或雇用公司外的专职服务人员。
——如果是因为工作量过大，任务艰巨，面临看似没完没了或无法完成的任务时，那么就将任务分成自己能处理的零散工作，并且从现在开始，一次做一点，在每天的工作任务表上做一两件事情，直到最终完成任务。
——如果是工作不能立竿见影取得结果或者效益，那么就设立“微型”业绩，要激励自己去做一项几周或几个月都不会有结果的项目很难，但可以建立一些临时性的成就点，以获得你所需要的满足感。
——如果是工作受阻，不知从何下手，那么可以凭主观判断开始工作。比如，你不知是否要将一篇报告写成两部分，但你可以先假定报告为一单份文件，然后马上开始工作。如果这种方法不得当，你会很快意识到，然后再进行必要的修改。
学会利用好自己的失败
不管什么时候，人都不可以自暴自弃。
——田部文一郎（三棱商事前董事长）
“生活总是无法摆脱失败，失败无所不在。任何时间、任何地点，生活的各个方面都会有失败的可能。据统计，美国每年都有超过10％的公司破产。从商界巨头到个体经营者，都经历过失败。”这是《达尔文经济学》的作者保罗·欧莫洛对于人类活动的总结。
其实，人类其实就是在犯错误的过程中进行学习的。我们从跌倒中学会了走路，如果我们从不跌倒，我们就永远也学不会走路。富裕起来更是同样的道理，不幸的是，大部分人不富有的主要原因就在于他们太担心失去。胜利者是不怕失去的，但失败者都害怕失去。失败是成功之母，如果避开失败，也就避开了成功。
当你要决定放弃的时候，问问自己是否真的尽力了，或者是否被恐惧——再次失败的恐惧击倒了。多数时候失败并不会让人失去一切。很多人失败后失去了信心，以为是失败让他们失去了信心，但其实不是的，是他们把信心输给了失败。失败的确可能会让你形象受损，但这些失去的很容易找回来，屡败屡战坚持直到成功的人更让人尊敬。失败让你觉得之前投入的时间和精力完全是浪费，但善于吸取教训的人同样可以将这种经历当做一种财富。
一个人最可悲的并不是因为经历了失败而恐惧、而放弃，而是因为本身害怕失败而不敢去尝试，因为畏惧而过早地作出了放弃的选择。是的，他们没有经历失败的痛苦，但是，更不会有成功的喜悦。所以，为了成功，不要害怕犯错误，不要害怕失败，要在错误中修正自己，在失败中磨炼自己，真正的向着奋斗的目标去努力，相信最后一定会获得成功！
作为一名管理者，如果在工作或生活当中遭遇了失败，应当如何战胜自我，走出失败呢？以下几点很值得你去尝试：
第一，不要因自己某方面不如人而自卑。每个人都有自己的特点，每个人都是独一无二的奇迹。尺有所短，寸有所长，不必拿自己的优点与别人的缺点作比较，也不必经常自叹某某处总不如人，因为没有谁可以号称完美。人生的缺憾，最大的就是拿自己和别人相比。和高人相比使我们自卑；和俗人相比使我们下流；和庸人相比使我们骄满。外来的比较是我们动荡不能自在的来源，也使得大部分的人都迷失了自我，障蔽了自己心灵原有的氤氲馨香。
第二，不要将别人认为对的当做人生目标。生活中有一种人，很在乎别人对他的看法，完全以别人的评价为行事准则。别人说好，他就按人家的想法和意思去做；别人说不好，他就会后悔、恐慌、自责、情绪低落、偃旗息鼓。他时时为别人的看法担心、害怕、烦恼、痛苦，经常掩饰自己，迎合他人，不知道自己是谁。挪威大剧作家易卜生有句名言说：“人的第一天职是什么？答案很简单：做自己。”是的，做人首先要做自己。要认清自己，把握自己的命运，实现自己的人生价值，只有这样，才真正算是自己的主人。
第三，不要对最熟悉的事物熟视无睹。什么是我们最熟悉的事物？可能就是你最容易忽略的——亲人、朋友、爱情、时间、工作、身体、信誉。这一切才会成就现在的你，没有了这一切，你只是一孤家寡人，寸步难行。如果你忽略了与你最有缘的事物，那么就等于将财富从身边推开。只有利用好你身边的一切资源，才可能在生活和事业的道路上顺风顺水，更上一层楼。
第四，要注重当下。脚踏实地、懂得充分利用现在的人，决不会对将来的未知生活抱太多的幻想，也不会对往日的失败或辉煌过多地追悔留恋，他们清楚，只有珍视今天的生活，才不会使生命变得空虚，变得了无生趣。不要因为明日的海市蜃楼而践踏今日脚下的玫瑰，使得本可以建功立业的时机，悄悄远去。
第五，不要在自己还可以付出的时候选择放弃。凡事都不会在决定放弃努力之前真正结束。如果你有99%想要成功的欲望，却有1%想要放弃的念头，这样只能与成功无缘。拿破仑·希尔说：“在放弃所控制的地方，是不可能取得任何成就的。”轻言放弃是意志的地牢，它让意志跑进里面躲藏起来，并企图在里面隐居。只有打破思维的禁区，勇于突破和发展，才能带来果实累累、开颜微笑一刻。
第六，承认自己不完美。世界并不完美，人生当有不足。留些遗憾，反倒可使人清醒，催人奋进。有句话叫没有皱纹的祖母最可怕，没有遗憾的过去无法继续链接人生。对于每个人来讲，不完美是客观存在的，无须怨天尤人。在羡慕别人的同时，不妨想想，怎样才能走出误区。或善良美化；或用知识充实；或用一技之长发展……生命的可贵之处，就在于看到自己的不足之处之后，能够坦然地“自我接受”。
第七，不要害怕冒险或遭遇危险。生命运动从本质上说就是一次探险，如果不是主动地迎接风险的挑战，便是被动地等待风险的降临。有限度的承担风险，无非带来两种结果：成功或失败。如果你获得成功，你可以提升至新领域，显然这是一种成长；就算你失败了，你也很快可以清楚为什么做错了，学会以后该避免怎么做，这也是一种成长。不仅如此，鼓励尝试风险的社会环境，还有助于培养个人不满足于现状，勇于进取的精神，也有利于提高个人对时机变动的敏锐感。一个敢冒风险的人，才有机会赢得得大的成功。
第八，不要轻易扔掉梦想。没有梦想就没有希望，没有了希望就没有了生命意义。紧紧抓住梦想，因为梦想若是死亡，生命就像折断翅膀的鸟儿，再也不能飞翔。紧紧抓住梦想，因为梦想一旦消亡，生活就像荒芜的田野，雪覆冰封，万物不再求生。梦想谁都有，但有的人的梦想能够实现，有的人的梦想永远都只是梦想。这里有能力和环境条件的因素，但还有一点容易让人忽视的原因，那就是：有些人的梦想很有力量，有些人的梦想却很脆弱。梦想的强弱，往往决定了一个人的强弱。
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