刘秋华

    随着计算机与信息科学技术的快速发展，特别是信息网络的快速发展，信息技术对人们的工作方式、生活方式产生了深远的影响，上网已经成为我国公民工作、学习、休闲娱乐等不可或缺的重要方式。据权威部门统计，截至2009年6月底，我国互联网普及率达到25.5%，并继续保持平稳上升的态势，超过全球平均水平21.9%。截至2009年11月底，我国的网民规模已达到3.6亿，互联网规模位居世界第一位，网络成为了人们快速高效获取信息的重要来源。档案作为一类重要的信息资源，如何加快建设档案信息资源共享成为档案工作者面临的新课题，而加快推进电子文件归档管理工作是其中一项重要内容。

    为了顺应网络时代发展的需要，也为了提高高校自身信息化管理水平，彻底解决目前高校内部存在的信息孤岛现象，有效利用学校各类资源，提高自身办学的质量与效率，更好地满足教师员工、学生及社会各界对学校信息资源的需求，使学校工作更好地服务于社会，国内众多高校不惜投入重金打造一流的校园OA、一卡通信息平台系统，数字化校园由此应运而生。

    如何加强和规范数字校园环境下电子文件的归档管理问题已成为高校档案部门面临的工作难题。事实上，电子文件的归档与管理作为电子政务建设的重要内容和基础性工作，也正日益受到全社会的广泛关注和重视。2004年全国档案局（馆）长会议明确指出：“档案数字化建设，要处理好保护管理与开发利用各环节的关系，注意纸质文件和电子文件同时归档。”高校档案工作者应顺应这一新形势的要求，采取相应对策，做好这项工作。

    一、电子文件及其特点

    （一）电子文件

    电子文件目前还没有一个被公认的定义。一般认为，“电子文件”（Electronic Records/Documents）是二十世纪中期以后伴随着计算机技术而产生的新名词。早先人们大多使用“机读文件”（Machine—Readable Records/Documents）这个概念，近年才被“电子文件”所取代。国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）将“电子文件”定义为：“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”从电子文件的定义可看出它与传统的纸质文件等档案信息载体相比，由于其生成环境、表现形式、运动形态、存储载体、阅读及处理手段等不同而具有许多鲜明的特点。

    （二）电子文件的特点

    1.信息的非人工识读性。从远古的甲骨、竹简、泥版、石刻、羊皮纸，到后来的纸质记录，人类世代使用的都是人工可以直接识读的记录符号，而电子文件则完全不同，它使用了人工不可识读的记录符号——数字编码，人工无法直接识读和理解经过复杂编码的数字信息流，只有通过计算机进行解码还原，才能读取其内容。人们熟知的各种文档、图形、图像、视频、声音等不同形式的电子文件，都是由二进制编码序列组成，其传输、存储过程都是以数字编码的形式存在。换言之电子文件脱离了其相应的计算机软硬件环境将无法进行人工识读，因此为了能够使用电子文件，首先要保证它可以识读。

    2.对系统平台的依赖性。（1）电子文件必须依靠相应的计算机系统（软硬件平台）才能加以形成、保存、管理和利用。离开了计算机等数字设备，电子文件将无法形成；离开了存储载体，电子文件则无法保存；离开了各种操作系统和专用软件，储存于特定载体的电子文件也无法识读和处理；离开了网络环境，电子文件则无法进行网络传输和共享利用。（2）电子文件的类型、格式千差万别，难以穷尽。不兼容的计算机和应用软件生成的电子文件由于其格式、类型的差异在交换使用时会遇到很大困难。电子文件对设备环境的不兼容性，使其只能在某些特定设备上进行处理；不同软件环境形成的电子文件必须借助第三方软件进行格式转换才可在不同软件环境中进行识读和处理；加密的电子文件不经过解密过程就无法识别；技术设备更新时，如不及时解决格式转换问题，也无法读取。为电子文件配备合适的系统环境是确保其可读性的必要条件。

    3.与特定载体的可分离性。自古以来所有的人类记录形式，无论是文献、图书还是文件，其内容信息都被固化在某一载体上，成为不可分离的“实体”，具有明显的原始性烙印。而电子文件则完全不同，其内容信息不再对原录入载体“从一而终”，不再具有物理的固定实体形态，也不再有固定的物理位置，而是可以无损地从一个载体转移到另一种载体上，却不会对电子文件本身产生实质性的影响，并且可以同时存在于不同的载体上，也可以通过网络实现远程共享。

    4.不稳定性。电子文件的不稳定性主要体现在电子文件易被篡改、损坏和丢失。由于电子文件是在计算机等数字设备中生成、依赖计算机等数字设备阅读和处理、在网络设备中储存和运行的，因此人们在制作、阅读、处理和传输过程中，任何一个工作环节出现操作失误、软硬件设备故障、病毒感染、黑客入侵等，都有可能面临电子文件被篡改、损坏或丢失的危险。常见的情况包括：（1）误操作（存盘不当或错误删除文件等）导致的文件丢失；（2）计算机操作系统、电子文件生成环境等性能不稳定，导致文件的损坏或丢失；（3）计算机网络硬件设备和电子文件存储载体（如网络服务器、硬盘、磁盘、光盘、移动硬盘、U盘等）的性能不稳定或损坏，造成文件不可识读；（4）互联网计算机或服务器被黑客入侵或被病毒感染等导致电子文件被人为破坏。

    5.电子文件的信息共享性。对于纸质档案而言，查档者必须到档案馆（室）办理借阅手续，借阅后方可进行现场阅读，它的利用明显受时间、地点的约束。而电子文件则不然，因为电子文件的处理环境是计算机及网络技术，授权用户均可以通过任何一台接入互联网的计算机设备来远程直接查找并选择档案信息读取存储在网络上另一台设备或服务器上的电子文件。电子文件可以同时发送给若干网络终端，同时供多人网上浏览和下载，就像网上发布的电子公文一样，实现了网络信息共享，不仅检索起来快捷方便，而且提高了利用效率。

    6.电子文件的不安全性。随着网络化的发展，网络安全问题日益突出。计算机网络系统的安全漏洞是黑客对网络实施入侵的攻击点，主要来自以下几方面：一是通信服务层网络协议存在的安全漏洞；二是操作系统层，尽管操作系统发布方不断进行系统补丁升级，但依然还是存在不少的安全漏洞；三是应用程序自身存在着大量安全缺陷。另外，网络环境中的服务器、防火墙、路由器也存在着诸多漏洞。因此，解决好网络安全问题对于信息时代的电子文件管理至关重要。

    7.电子文件对背景信息和元数据的依赖性。电子文件的不稳定性、存储载体的可分离性和对管理系统的依赖性等特征，以及社会利用者要求确保电子文件信息的真实性和凭证价值的需求，共同决定了电子文件对背景信息和元数据的依赖性。背景信息是描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程及结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息；元数据是描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字符集等数据。电子文件的背景信息和元数据可以理解为电子文件真实性、完整性和有效性的证据信息。缺少背景信息和元数据的电子文件，无法证明其真实性、完整性和有效性。

    二、如何加快推进高校电子文件归档管理

    正是由于电子文件可以快速实现在通信网络上的传输与共享，并且其利用不再受时间、空间的约束与影响，具有诸多纸质文件无可比拟的优越性，因此加快推进高校电子文件归档管理工作将具有十分重要的意义。它不仅可以极大地节约后期档案数字化处理成本，而且可以实现即时的档案信息资源共享。但同时由于电子文件不再具有纸质文件的直观性，需要借助计算机等数字设备才能识读、处理，保管上对环境的温湿度、防磁性等要求很高，对传统档案管理理念产生了巨大的影响。可以说，电子文件的出现在给人们带来巨大的便捷与效率的同时，也给当前的档案工作现代化管理带来诸多挑战。

    （一）加强宣传，提高全校对电子文件归档管理工作重要性的认识国家已经将档案信息化纳入到国家信息化建设的总体格局之中，这种指导思想对高校档案信息化工作具有很强的启示作用，电子文件归档管理是高校档案信息化的重要内容之一。高校的电子文件是高校从事行政管理和教学管理的重要信息资源。高校档案部门应充分利用各种场合与渠道宣传电子文件归档管理的规定、通报工作动态、交流工作情况、广泛征询各部门意见，营造有利于促进电子文件归档管理的舆论氛围，使全校各部门人员充分认识加强电子文件归档管理的重要意义，促进电子文件归档管理工作快速健康发展。

    （二）运用电子文件自身的特点和优势，加大对信息资源的整合力度，做出成绩，努力吸引学校更多的财力支持高校档案部门应成立专门电子文件查阅利用机构；同时完善网站功能，针对不同查阅对象，提供各种在线的档案信息利用服务。一是直接向利用者提供硬拷贝；二是以电子邮件方式满足利用者的需求；三是网络服务，通过高校档案部门门户网站直接为利用者提供电子文件。通过这些便捷的、多渠道、全方位的立体服务模式吸引学校的关注，争取更多的财力支持，为做好电子文件归档管理工作提供物质保障。

    （三）建立健全电子文件归档管理规范

    要做好高校的电子文件归档管理工作，首先就要建立健全电子文件的归档办法，可以根据国家有关电子文档管理的专门标准，结合本校电子文档管理的自身特点和存在问题，提出具体可行的、操作性强的管理规范和实施细则，形成一套行之有效的高校电子文件归档制度，使得各部门进行电子文件归档工作时有章可循，对电子文件形成时所采用的软硬件平台不同所导致的问题，也应提出统一的规范和标准，规定各种类型的电子文件所应采用的通用管理格式，以保障归档电子文件的有效识读和利用。

    （四）高校档案部门与电子文件形成部门协调工作，杜绝电子文件的形成和归档管理工作的脱节，各司其职正如前面所言电子文件与传统纸质文件相比，在归档过程中所涉及的问题更广泛，受制约的因素更多，仅仅依靠档案部门自身是很难完成的，必须搞好与电子文件形成部门、承办部门的协调配合工作。高校电子文件的形成是贯穿于高校的党政、教学、科研等工作始终的，如行政职能部门产生的文件、规定、章程等，教学管理部门形成的教学计划、教学大纲、毕业设计等，科研工作中产生的项目申请、研究成果等。这些电子文件的形成部门与承办部门是最熟悉本部门的工作管理业务，了解电子文件的内容、形成规律和电子文件之间的有机联系的，由他们来收集、整理、归档，才能保证电子文件的质量。而档案部门最了解全校的情况，熟悉了解归档的原则和方法，应充分发挥监控和统筹作用，参与到电子文件的全过程管理中去，对各部门归档前电子文件的收集和整理工作进行必要的指导和协助，帮助这些部门将电子文件归档工作纳入部门管理制度、纳入相关人员的职责范围，并按计划按要求进行不定期的检查和考核。

    （五）建立记录机制，完善管理技术手段，保证电子文件的原始真实性在办公自动化网络管理系统中，要采取专门技术措施，例如采用电子印章或电子签名等数字化方法对电子文件进行签发处理，确保电子文件的真实性。同时建立电子文件自动记录机制，对每一份电子文件从形成、修改、存取、传输到被开发利用的每一个操作环节，自动进行实时登记，并以密码形式存储，具有防删改措施，使电子文件在形成、整理、保管、利用等各环节中都有真实的相关记录信息跟随。归档鉴定时只需与记录系统记载的形成、修改时间等相关背景信息进行比对就可以鉴定其原始性和真实性。

    （六）培养适应电子文件归档管理的现代化档案管理专业人才电子文件归档管理工作的主导要素无疑是高层次的人力资源，高校必须重视电子文档管理人员的培养，加强对高校各部门的专兼职档案员在应用电子文件管理新技术、新设施方面的培养，应有针对性地加大对档案从业人员的培训力度，优化其知识结构，可以通过继续教育，充实档案人员各种知识的储备，为他们补充计算机技术、数字通信技术以及网络系统方面的知识，既要让他们掌握档案管理基础知识，又要让他们学习现代电子信息管理技术等，使他们成为新时期的复合型人才，更好地满足信息时代档案管理现代化的要求。

    （七）采取全方位的安全保障措施，做好归档电子文件的后期维护工作电子文件自身的特点及网络安全问题的复杂性，对电子文件安全管理措施提出了更高要求。因此，在电子文件管理过程中一定要做好相关的安全保密防范措施。电子文件的诸多特点要求管理人员在电子文件管理系统设计时应特别注意电子文件元数据的维护和系统用户访问权限的设置，以实现电子文件管理的“前端控制”和“全程管理”原则；在电子文件管理的过程中，要考虑计算机和网络设备的软硬件兼容配套等问题；在计算机软硬件更新换代时要考虑电子文件格式和载体的转换以及数据库数据迁移等问题；在电子文件“收集归档”时要考虑电子文件背景信息及元数据收集、电子文件生成和阅读处理的相关软件的归档问题等；在后期维护过程中要对归档电子文件进行多重备份，定期进行检查、复制、转存等，以防止因载体失效导致信息流失，确保电子文件长久保存。

    （八）增强开放意识，不断拓宽电子文件归档管理的工作思路采取“引进来”和“走出去”相结合的战略，着眼于电子文件归档管理发展趋势，大胆吸收和借鉴一切有益的成果、一切先进的管理经验和技术手段，为我所用，不断壮大高校电子文件管理的整体实力。

    【结束语】

    由于我国档案信息化建设起步较晚，关于电子文件管理的研究也仅处于探索阶段。虽然从1996年起国家和地方档案部门就开始着手电子文件管理的研究，并取得了一定的成果，但实际情况不容乐观。目前我国在电子文件管理实践中仍然面临着缺乏制度规范、电子文件管理系统功能不完善、电子文件归档管理质量难以保证等诸多问题。即便是归档后的电子文件，也因缺少科学的管理措施，亦面临着无法有效鉴定其价值，正确划分保管期限、无法保证长期识读、无法有效维护其真实性等多重风险。电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题使得大量的电子文件基本处于无序、无规的分散混乱状态，导致我国电子文件面临着严重的失控风险。对比国外一些电子文件管理先进的国家以及国内的实际管理需求来看，电子文件管理远未达到理想的目标，要做好这项工作依然有很多难题需要我们去攻克。

    作为全国优秀人才培养输出地的高等学校，其档案部门在引领全社会进行规范电子文件管理过程中责无旁贷，理应率先垂范。

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