罗绍军

    随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域，并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对学生类档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，例如：检索迅速、查找方便、输出打印强、可靠性高、存储量大、保密性好、成本低等。这些优点能够极大地提高学生类档案管理的效率，也是企事业的科学化、正规化管理，与世界接轨的重要条件。

    《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）第三章档案管理中的第十五条大类的规定：（一）党群类（二）行政类（三）学生类（四）教学类（五）科研类（六）基本建设类（七）仪器设备类（八）产品生产类（九）出版物类（十）外事类（十一）财会类。但《高等学校档案实体分类法》中无学生类档案。投入市场《E—Archive文档综合管理信息系统》软件只满足了《高等学校档案实体分类法》的规定。为了使学生类档案与其他类档案管理同步，尽快实现现代化管理。我们抓紧调查研究分析学生类档案管理现状，学生类档案管理特点，形成了学生类档案管理信息子系统设计思想，产生了对学生类档案管理信息子系统的功能需求分析及应注意的问题研究等。

    一、学生类档案管理现状

    学生类档案管理信息子系统是一个教育单位不可缺少的部分，它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要，所以学生类档案管理信息子系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段及输出统计打印等功能。但一直以来不少学校使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点：第一，档案输入效率低。例如每学年产生数以千万计的学生档案，由招生办或学生处或档案部门负责输入，这个工程量之大，可想而知。第二，信息资源得不到共享。各学校已采用了不同的各种管理系统。例如，招生管理系统，学籍管理系统等的公共管理信息得不到共享。第三，利用不便。例如，某个院系部要查看某个学生的档案，由于院系部没有管理档案的权限，他就必须到管理档案部门去调这个学生的档案。第四，毕业生转档不便。每年大量毕业生，在有限的时间内，他们都要转走自已的档案。在这个过程中，若没有管理信息系统的参与，工作繁重不言而喻。

    二、学生类档案管理特点

    《高等学校档案管理办法》规定：“学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。”由此可见，学生类档案材料产生的材料名称和时间绝大多数相同，且有一定的规律，使我们产生了批量生成档案号、学号及内容的登改的设想。为了实现批量生成档案号、学号及内容登改的这一科学设想，我们将每个学生都具有的，而且每个文件材料名称相同的特点，按形成时间顺序进行批量生成档案案卷级和文件级的内容。具体排列顺序：案卷级题名由使用单位确定。文件级学生档案题名为：1入学前（高中）档案，2入学登记表，3入学体检表，4学籍档案，5毕业生登记表（如果还具有大学生体育合格登记卡或毕业生体检表或诚信记录或创新潜能或情商概况或全部）。首先确定每个学生都具有的，而且每个文件材料名称相同文件数量（如果文件数量为7）。当每个学生都具有的，而且每个文件材料名称相同文件数量确定后，具有奖惩记录和党团组织档案等的学生，可以随时登录（从第8个文件级档号登起）。

    三、学生类档案管理信息系统设计思想

    随着社会的信息化，办公计算机化，学生类档案管理活动远不是孤立的。为了有效地进行决策、合作和及时地互通情报，提高学生类档案管理水平，促进档案利用工作，要求学生类档案管理信息系统能在大范围内集成化。所以利用计算机和网络通信技术实现学生类档案管理，并具有与其他部门系统进行联机联网的功能，是企事业单位现代化管理的一个重要内容。

    学生类档案管理信息系统采用先进的软件技术和开发工具，开发一套适用于各级学生类档案管理部门及他们所属的立卷归档单位使用的，符合国家标准、功能齐全、操作简单、使用方便、实用性和通用性都比较强的计算机网络档案管理软件，留有接口，并能自动接收异种管理信息系统中有关学生类档案管理信息系统中所需要的内容。在开发过程中，遵从模块组合原则，使开发出的软件不随行政机构的改变而改变。还应考虑多媒体和智能化在档案管理中的应用，采用已有的成熟成果。多媒介化管理信息系统目前还比较贵，一般单位难以承受。看来多媒介化的方向是肯定的，多媒介化的进程可能是一个渐变的过程。由局部多媒介化到全面多媒介化，由少数单位使用到逐步推广。因此在选用系统和数据库时，应注意易升级达到多媒体功能。

    而本系统的开发，为学校的工作效率带来了一个质的飞跃，为此主要表现有以下几个方面：本系统的运行可以代替人工进行许多繁杂的劳动；本系统的运行可以节省许多资源；本系统的运行可以大大地提高学校的工作效率；本系统可以使敏感文档更加安全等等。

    四、学生类档案管理信息系统实现了如下的基本功能

    （一）系统配置向导（即权限设置功能）。本部门职位设置具有类目、录入、浏览、修改、删除、全文查看（公开、内部、国内、秘密、机密、绝密）等内容。机构设置：通过机构设置可以设置您单位的各级部门，从而形成您单位的部门结构体系；人事设置：通过人事设置，可以在各部门下增加、修改、删除您单位的人员信息，从而更方便地维护您单位人事的基本资料；职位以及人员职位分配：通过本向导，可以让您灵活地设置本单位的各项职位，通过职位分配和人事调动可以很迅速很直观地了解和维护单位中各人员的岗位和职能。

    （二）初始化功能。为了实现科学化规范化管理，提高输入速度，专门设置了初始化管理模块。

    （三）登删改功能。经过系统配置向导赋予您什么权限就具有什么权限。如果赋予您某一属类或全部登的权限，只有赋予您的权限才允许您输入。如果赋予您登删改权限就能进行登录、删除、修改。

    （四）全文管理功能。全文管理功能具有浏览权限设置：公开、内部、国内、秘密、机密、绝密。全文管理功能具有显示全部、显示已有全文、查询、上载原文功能等。

    （五）批量生成功能。录窗口中输入的内容不变，根据档号编排模式中相应的学生人数自动形成登录窗口中的内容相同的档号数，即档号数等于学生人数。

    （六）批量修改功能。具有学号、机要号等12种项目内容，可根据您的需要自动修改形成。

    （七）编目、专题汇编打印功能。编目：自动生成卷内目录、案卷目录、案卷文件目录、归档文件目录、学生档案卷内目录等。汇编：自动生成毕业生档案机要转档登记表、毕业生档案寄发登记表、毕业生去向名册等10种实用的专题目录，完全满足了各项工作需要。

    （八）借阅管理功能。包括借阅登记、预约登记、自动打印到期预约催还通知单、归还自动注销、定期自动催还（自动打印催还单）等；

    （九）统计打印功能。自动生成毕业生去向统计表、学生档案传递方式统计表等10余种实用的统计表。

    （十）综合管理功能。具有日志管理、档案数量校验、移交目录打印等13种管理功能。

    （十一）综合统计打印功能。

    （十二）预立卷功能。

    （十三）外挂数据功能。利用外挂数据功能能将异种数据库中有关内容数据导入到本系统中。

    （十四）文件共享功能。

    （十五）信息发布功能。信息发布功能实现了公开档案信息自动向网上发布信息，具有档案信息查询窗口等功能。

    （十六）外挂数据。可将异种数据库中有关内容导入到本系统中。

    （十七）档案业务接口。我们具有OA接口程序，可以将办公自动化系统数据库中形成的文件数据信息转到学生档案管理信息子系统的数据库中，也可以将学生档案管理信息子系统的数据转到其他管理信息系统的数据库中，通过OA接口程序或外挂数据，减少了用户的工作量，达到了数据资源共享使用。

    （十八）鉴定销毁功能。

    五、学生类档案管理信息子系统中应注意的几个问题批量生成档号和学号模式，取决于办学层次（本科、专科、硕士、博士等）模式的确定。如果办学层次多，首先在一个办学层次内确定档号和学号模式，然后确定档号和学号模式是以专业或以院系或以学校编排档号和学号。

    （一）批量生成档号。首先批量生成案卷级档号，在案卷级档号批量生成窗口输入共性的内容越完善越好。然后将招生管理信息子系统中有关个人不具有共性的内容，即个性的内容，如姓名、性别、籍贯、出生日、考号、身份证号等导入到学生档案数据库中，或在登删改窗口进行每个案卷级档号中输入。

    （二）批量生成学号。当学号批量修改完成就确定了每个学生自己的学号。

    （三）有关信息导入到异种数据库中。当学号确定后，立即将学生档案管理信息子系统中有关信息导入到学籍管理系统中。这样就达到了信息资源共享，事半功倍的效果。否则，两者中总会有一个系统中的学号只能手工输入。

    （四）异种数据库导入方式可采用以下任何一种。采用OA接口，将异种数据库中有关内容直接导出到本系统或其他系统中。采用SQL语句，将异种数据库中有关内容直接导出到本系统或其他系统中；利用外挂数据功能，将异种数据库中有关内容数据导入到本系统或其他系统中。

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