陶晓钟 刘春弟

    高校教学档案是高校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的具有保存和利用查考价值的文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料。依托于学校而形成的教学档案是高校档案馆藏的一大显著特色，是最能反映高校档案馆的性质与特点的档案，同时也是学校档案中最重要的组成部分。而高校教学档案服务也就成为高校档案馆提供的一种特色服务。实际上，教学档案的利用也是高校馆藏档案中利用率最高的一类档案，如我馆2006年全年提供档案利用共3328人次，其中学籍档案的对外查阅达2340人次，核实文凭260人次，教学档案的利用共有2600人次，占全年利用人数的78%以上，而2007年和2008年教学档案的利用人数均超过全年利用人数的80%。不难看出，教学档案成为高校档案信息服务中所占比例最大的一类。而系统完备的教学档案资源，则成为档案馆对外服务利用的重要保障，因此加强教学档案的资源建设，促进教学档案的服务利用，已经成为高校档案馆档案资源建设的重点。

    一、武汉大学教学档案资源建设现状

    （一）教学档案资源体系和馆藏结构分析

    教学档案资源从内容上可依据《高等学校档案实体分类法》进行划分。本馆对教学档案先按照学历层次分为研究生教育（JX12，包括同等学力教育），全日制本、专科教育（JX13），成人教育（JX14）三个层次，为二级类目；每个层次的教学档案又分为八个三级类目：11综合（教学评估、优秀教学评奖、教学改革、竞赛、勤工助学、助学金、奖学金、学生运动会、学生体检材料等管理性文件）；12学科和实验室建设（学校发展规划、学科申报、实验室建设材料、专业设置等）；13招生（招生指标、招生计划，招生简章、学生录取名册及入学成绩等招生工作文件）；14学籍管理（入学登记表、毕业登记表、成绩单、学籍卡、新生奖学金、奖惩材料等）；15课堂教学与教学实践；16学位（学位申请材料，学位答辩材料、学位授予材料、毕业论文、毕业设计等）；17毕业生（毕业证书和学位证书存根，毕业证书发放名册、学位审批表，毕业分配方案，毕业生档案转递表、学历证书电子注册、毕业状况调查等材料）；18教材（出版教材，讲义、讲稿、有关教材建设的管理性文件）。

    从产生来源来看，教学档案产生于四个层次，有四个不同的形成主体：一是学校的教学管理部门，如研究生院、研究生工作部、发展规划与学科建设办公室、学工部、教务部、招生就业工作处；二是院系、研究所（或研究中心）、实验室、教研室；三是教师；四是学生。每个层次每个档案形成主体产生的教学档案的内容是不同的。教学管理部门产生的教学档案是全方位的，涉及以上八个三级类目的所有类目，但主要是管理性文件材料；院系产生的教学文件材料涉及招生以外的七个类目，并且由于院系身处教学的第一线，课堂教学与教学实践、教材两类的文件材料会相对更多一些；教师是实施教学活动的主体，围绕教学活动产生的主要是教学业务材料，如典型教案、备课记录、教学范例、课程目录、教学实践总结、教学实验、本人所拟考题以及教师自行摄制的教学录音带、幻灯片、自己制作的教学课件、教师本人编写并出版的专著、教科书、讲义、教学参考书、实验指导书等。这些教学业务材料涉及课堂教学与教学实践和教材两个类目，其中一部分保存在院系，但主要还是在老师自己手中；学生是学习的主体，他们在大学的学习实践中产生了大量的文件材料，主要涉及课堂教学与教学实践和学位两个类目的内容，如典型的实验报告、实验记录、典型答卷、典型调查报告、重要的课程作业、毕业论文、毕业设计、学位申请表等。

    从归档情况来看，我校实行部门立卷归档制度，教学档案主要是由各个教学管理部门和院系负责立卷归档。由院系负责移交的教学档案有本科生成绩单和注册卡以及研究生学位档案两部分，只涉及部分学籍档案和学位档案（如表1），其他都是由教学管理部门移交的管理性文件材料。广大师生产生的教学文件和学习材料（学生的毕业论文除外）没有明确的归档制度要求，因此，这部分文件材料绝大部分还保留在教学管理部门和学生本人手中，只有个别院系如城市设计学院，短期保存着学生的设计图纸。这种教学管理部门全面移交、院系部分移交、广大师生没有移交的归档现象最终导致教学档案资源体系和结构的不完整，具体表现在以下三个方面：

    首先，教学档案资源没有完整地反映教学档案的形成主体。我校现有馆藏教学档案资源基本上只反映了教学管理部门和院系两个形成主体，而教师和学生则无从体现。而较突出体现学生主体的毕业论文（硕士部分）也于2007年因库房紧张而从学位档案中被提取出来另存他处。

    其次，院系在教学管理、教学实践和教学研究过程中产生了大量除招生以外的七个类目的文件材料，但我们的归档范围只列出5条，涉及综合、学科和实验室建设、学籍管理、学位四个类目的部分内容。这种归档范围很不全面，而且忽略了最能体现院系实践特色的两个类目；另外，我校对院系不属于移交范围的教学材料的管理采取院系自存的政策，在管理体制上将本该由学校集中统一管理的教学档案排除在学校的管理范围之外，使院系保管的一部分有价值的教学档案的管理和保存失去了制度保障，这不仅不利于院系档案的完整与安全，而且导致学校教学档案结构上的不平衡。

    再次，对教师和学生手中有价值的教学文件材料的收集重视不够。教师和学生是位于教学活动第一线、具体实施教学活动、完成教学目标的两个主体，他们形成的文件材料最为具体翔实，有血有肉，丰满充实，而我们恰恰遗漏了这一点。这部分文件材料最为分散，内容具有不确定性，因此也最难收集。我校对于广大师生教学文件材料的归档既没有相关制度，也没有具体措施，确切地说，这一工作还没有系统地开展过。

    总之，我校目前在教学档案归档问题上存在重管理、轻实践，重机关、轻基层的倾向，这种做法导致馆藏教学档案整体结构上的失衡，从而在一定程度上减弱了档案馆为学校中心工作服务的能力。如浙江师范大学在2006年迎接教育部“本科教学工作水平评估”中提供了219盒档案卷宗，其中由校档案馆提供的比例很少。因为教学评估需要的不是我们那些空洞的红头文件，而是那些能够切实反映教学水平的实实在在的文件材料，而这恰恰是我们档案馆没有收集的部分。试想，一个在体系上不完整、在结构上不合理的教学档案资源状况如何发挥其应有的作用？

    （二）教学档案资源质量评价

    教学档案是档案馆馆藏量所占比例最大的一类档案，据统计，截止到2009年底，我馆教学档案总计93215卷，占所有馆藏总量（180333卷）的51.69%，因此教学档案的质量在一定程度上可以反映馆藏档案质量的整体水平。可喜的是我校教学档案的质量逐年提升，特别是近几年，随着集中统一管理体制的完善，档案管理制度的完备，档案管理水平的提高，档案馆对全校档案督导力度的加大，各单位档案意识的提升，教学档案的质量发生了根本性的变化，基本实现了立卷科学、分类准确、内容完整、整理规范、移交及时、程序合“法”。

    美中不足的是，尽管教学档案的建设取得了很大成就，但仍然存在一些问题，最具有代表性的是院系移交的研究生学位档案和本科生注册卡。学位档案最大的特点就是数量大，类型多，情况复杂，院系收集、立卷、归档任务繁重，时间紧迫，因此学位档案最大的问题就是档案的完整性和规范性难以保证，学位授予记载、成绩单、毕业生登记表等重要档案材料都发生过缺失问题，学位申请表中遗漏职能部门的盖章程序，卷内文件忘盖件号章，忘写备考表等等，而且档案的刮擦、勾画、涂抹现象也时有发生。

    本科生注册卡也叫学籍卡片，是学生大学入学时注册产生并伴随其整个大学期间直至毕业，其主要功能是真实、动态地记录学生在校期间学籍异动情况和奖惩情况，是学校和院系对学生实施有效管理的一个重要工具。但从近几年的归档情况来看，注册卡暴露出来的问题令人堪忧：第一，注册卡数量不全。院系的成绩单和注册卡是院系以班为单位移交的，正常情况下应该是注册卡的数量与班级毕业学生人数一一对应，但很少有院系能够做到这一点，大多数情况下，注册卡数量少于成绩单的数量。很多院系在保管注册卡的过程中都会出现注册卡的丢失现象。第二，注册卡信息记录不完整。注册卡应该全面记载学生在校期间的学籍异动情况（包括留级、降级、休学、退学、转学、转院、出国，毕业、肄业、结业等信息）和奖惩情况，但是大多数院系都没有进行注册卡的动态跟踪记录，很多已经移交到档案馆的注册卡依旧是大学入学登记时学生本人填写的基本信息，从而使注册卡实际上已经丧失了应有的价值和保存的意义。第三，学生与注册卡人卡分家现象比较突出。特别是在学生发生转院、换专业、休学、降级、留级的情况时，由于学生不知情，负责学生工作的老师也没有及时将注册卡交给学生，注册卡没有跟随该生转到新的院系，致使人已去，卡仍在，从而产生同一个学生的成绩单和注册卡由两个院系或不同专业、不同班级分别归档的现象。

    除学位档案和注册卡问题以外，我校还有一部分年代较早的教学档案由于各种原因仍然滞留在各个职能部门。这不仅影响档案馆馆藏档案的齐全和完整，更重要的是这些迟迟没有移交给档案馆的档案的完整性和安全性缺乏制度保障。

    （三）教学档案的数字化和信息化建设进程

    为了配合学校数字化校园建设，更好地满足学校和社会的利用需求，实现档案管理模式和服务模式的转变，高校大力开展档案的数字化和信息化建设，作为馆藏量和利用率均占首位的教学档案，无疑是数字化和信息化建设的重点。几年来，我校教学档案的数字化和信息化建设也取得了一定的成绩：第一，与图书馆合作，于2005年对本馆的民国学位论文档案共计1960卷全部进行了数字化，2006年又将合校前原四校的研究生学位档案和合校后2000—2003年的研究生学位档案共8666卷全部进行了数字化；第二，馆藏教学档案已全部形成机读案卷目录，并实现文件级检索。截止2010年2月2日，案卷级目录共计93857条，文件级目录达584388条。2007年底，首次实现全校二级档案部门的档案电子目录网上归档，使归档档案可以立即通过计算机检索提供利用，避免了案卷目录的手工录入，节约了资源；第三，2008年启动了教学档案全文扫描工程，对合校前原武汉大学1980—2000年的本科生成绩单、合校后2001—2006年本科生成绩单全面数字化，涉及档案案卷1840余卷，87000余件，125000余页。

    教学档案的数字化建设有效改善了服务手段，实现了计算机检索和打印，提高了服务水平和工作效率，同时也消除了档案实体因反复利用而遭受损害的隐患。但是，相对于数量庞大的教学档案以及多方面的利用需求，教学档案的数字化和信息化建设远远不够，具体体现在4个方面：

    第一，教学档案数字化的规模较小。截止2009年底，档案馆共有教学档案93215卷，而全文实现数字化的教学档案共计才10466卷，仅占全部教学档案的11.2%，特别是利用率较高的教学档案如高考招生录取名册、学位档案、部分成绩单（合校前原武水、武测、湖医三校的成绩单和合校后2007—2009年度的成绩单）、毕业证发证册、毕业分配方案、毕业生档案转递登记表等几类档案，目前仍处于手工调档的阶段；毕业照片档案的数字化工作也没有启动。而上海交通大学档案馆已经对馆藏的14余万卷档案，近2万张照片全部实现了的档案的全文数字化工作，并在2003年就已经实现了电子档案的同步归档。相比之下，我校教学档案的数字化和信息化进程比较缓慢。

    第二，数字化质量还存在问题。教学档案数字化的质量是影响服务利用的关键所在，而我馆教学档案的数字化工作存在着信息录入不全面，录入不规范，录入错误，成绩单扫描质量偏低，打印效果较差的问题。这些问题增加了数据检索的难度，降低了档案服务质量，从而使档案数字化的意义和作用大打折扣。

    第三，数字化教学档案的开发利用滞后。我校教学档案数字化的数量不仅少，而且对数字化教学档案的开发利用工作力度不足，有些高校已经将历年来的学生毕业照全部数字化并提供上网服务，如西安交大档案馆、上海交大档案馆、南京大学档案馆和北京大学档案馆等，还有些学校档案馆将学生论文建成数据库提供网上查询，如南京大学档案馆。但我馆对已数字化的教学档案资源却没有提供上网服务，这不能不说是数字化教学档案资源的浪费。

    第四，校内“信息孤岛”现象影响着教学资源的共享和利用。我校教学档案信息化建设还存在一个突出问题，就是档案馆与各个教学管理部门管理系统各不相同，又缺乏对接接口或统一数据平台，造成一个个的信息孤岛，这给档案工作产生的直接影响是：电子档案不能同步归档，档案信息不能共享。如对本校毕业生的学位认证是档案馆对外服务的一项重要内容，也是档案馆经常性工作，而教务部和研究生院也在网站上提供了相关服务，利用这两个系统进行学位认证可以大大提高档案馆的工作效率。但研究生的学位认证系统由于我馆缺乏相关权限而无法使用。

    二、武汉大学教学档案资源建设思路与对策

    （一）健全分级管理体制，将院系教学档案纳入学校档案管理范围目前我校也是一种分级管理模式（如图1），《武汉大学档案管理办法（试行）》中规定学校要有一名校领导具体分管档案馆，并成立武汉大学档案工作委员会；学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构；全校各单位必须确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名专（兼）职档案员，负责本单位的档案的收集、整理、保管和移交工作，全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。问题在于档案馆对各单位的监督、指导和检查范围主要限于各单位移交给档案馆的部分，对院系而言，这一指导范围相对过窄，因为院系移交给档案馆的只有成绩单、注册卡和学位档案，其余的教学档案以及其他类别的档案如党群、行政、科研等由院系全部自存，档案馆对院系自存的档案一般不予干预。

    就教学档案而言，院系自存的教学档案（以下简称院系教学档案）也是高校教学档案体系的重要组成部分，是院系教学管理与教学实践活动的成果和产物。院系教学档案种类全面，内容丰富，是第一线教学活动的真实记录，是各院系发展的重要历史见证。将院系教学档案排除在档案管理范围之外，既不符合教学档案的形成特点和规律，也不利于学校教学档案资源的完整性建设。缺乏直接来源于实践的院系教学档案，档案馆为学校中心工作服务，为全校师生服务的价值很难得到真正的体现。因此必须尽快加以改变，积极采取措施，完善现有的档案管理体制，将院系教学档案纳入学校档案管理范围，对院系教学档案实施业务指导、监督与检查。

    笔者认为，我们应该建立以学校档案馆（室）为依托，分别以教务部和研究生院为轴心，向各教学单位辐射的全校性教学档案工作网络，实行学校档案馆对教学管理部门、院系或教研室分级管理，建立集中统一管理和分级管理相结合的档案管理制度。同时要确定学校档案管理机构、教学管理部门和院系基层教学单位各自的教学档案建设重点，健全并加强对各学院或教研室的教学档案建设工作。校档案馆承担档案业务管理职能，做好对院系教学档案的管理和业务指导、监督与检查，针对各个院系的特点分别制定详细的归档范围；院系或教研室作为学校档案分室，在档案馆的指导下积极履行教学档案资料数据的收集、整理和保管职责，特别是要加强院系师生教学档案的收集工作。通过这种分级管理体制改变教学档案归档范围很少涉及教学第一线的纯宏观管理状态，使教学档案建设工作深入到教学和教务管理活动的各个微观领域。（童爱玲。高校教学档案建设与教务信息管理［J］。教学研究（河北），2008（4））目前，很多学校都已经采取并实现了教学档案分级管理。如《南京大学教学档案管理办法》中明确提出教学档案实行集中统一管理及校院（系）分级管理的原则。天津大学和中国矿业大学的教学档案也实行校、院系分级管理制度，将院系分级管理制度纳入学校档案工作管理体制。这些成功经验可以为我们提供很好的借鉴。

    （二）加快教学档案的数字化和信息化建设

    教学档案数字化是指利用计算机、扫描设备、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的教学档案，根据需要进行数字化处理，形成数字档案资源的过程（王茹熠·加强高校教学档案数字化建设的思考［J］。云南档案，2009（8））。而信息化建设则是将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮、网络化的方式互相连接，从而更好地促进用户和信息资源的紧密联系和有效结合，提高教学档案管理信息资源共享率（李美艳·高校教学档案工作发展趋势探析［J］。内江科技，2009（3））。教学档案数字化和信息化建设是时代发展的必然结果，是实现传统档案资源与现代档案信息资源整合接轨的重要基础性工作，是改善服务手段、提高服务质量与效率、更好地满足学校和社会利用需求的客观要求，是更好地发挥档案馆信息传递功能的重要保障，同时也是我校档案事业发展过程中一项长期而艰巨的任务。因此要结合本馆情况，有计划有安排、依据一定的原则，稳步推进教学档案信息化建设步伐。

    第一，加强基础设施和制度建设，为数字化建设提供物质基础和制度保障。学校要增加经费投入，购置数字化建设备与仪器，提供必要的数字化档案安全保护措施，加强数字化基础设施建设，为数字化建设奠定坚实的物质基础；同时制定数字化制度和规范，如纸质档案数字化技术规范、电子文件元数据管理规范等，确保数字化档案的质量和规范管理。

    第二，结合本馆馆藏教学档案内容和特点，依据破损或老化的教学档案优先的数字化原则和利用频繁的教学档案优先的数字化原则，开展馆藏教学档案的数字化工作。

    第三，主动与教学管理部门协商解决各个管理系统之间的排他性，采用电子印章和数字签名技术，实现网络信息资源的共享和电子档案的同步归档。目前，中山大学通过建立全校性的统一数据平台，有效地解决了各个教学管理部门管理系统与档案馆档案管理系统互不兼容的问题；上海交通大学建立信息中心，负责全校各个部门的数据库管理系统的开发和维护，以及各个管理系统的对接，为校内信息共享和电子档案的同步归档提供了强有力的技术支持。这两种方式为我校教学档案的数字化建设有一定的参考意义。

    第四，加快数字化资源的开发利用。数字化资源的开发利用是数字化建设的出发点和落脚点，如果已经数字化的资源仍然被作为档案加以保存，而不是提供利用，就失去了其真正的意义。因此，我们应该尽快开发现有的数字化教学档案资源，为建立数据库上网提供服务利用。

    第五，加强横向联系，进行资源共建。我馆与图书馆合作进行馆藏数字化的成功经验告诉我们，充分利用本馆资源，与校内外相关部门进行资源共建，是开发教学档案资源的有效方式。进行资源共建不仅可以节约档案馆馆藏资源的开发和建设成本，还可以促进资源共享，丰富和完善档案馆藏，为档案的服务利用搭建更为有利的平台。如我校目前成教毕业生信息还没有上网，给很多成教毕业生的学历认证造成诸多不便。档案馆作为学生毕业信息资源的保管者，可以与成教学院协商合作，共同完成我校成教毕业生学历证书的电子注册工作；我们还可以考虑与图书馆进行更深入的合作，进行图书档案一体化建设，对两馆共有资源探讨建设和开发途径，对我馆独有的资源与图书馆进行链接，以扩大档案馆的影响，从而促进档案信息资源的进一步开发和利用；加强七校联合办学的学校的教务管理部门以及学校档案馆的相互合作，开展信息传递服务，或将学生的成绩单，学位证书建立一个统一的数据库，并实现七校共享，通过各种数字技术手段实现电子资源的对外服务……总之，我校教学档案要按照“存储数字化、管理自动化、利用网络化”的方向，加快教学档案的数字化进程，加强教学档案的信息化建设，提高档案的信息服务能力，加快实现档案工作方式和手段由传统向现代的跨越，要把档案数字化和信息化建设纳入学校信息化建设的总体布局，推动档案信息化与学校信息化同步协调发展。

    （三）加强教学档案的质量控制和规范管理，确保教学档案的完整与安全我校教学档案数量大，种类多，自2006年以来，年进馆量连续4年都在1万卷以上，而且教学档案来源分散，涉及学校50多个立卷单位和部门，教学档案管理工作涉及面大，层次多。而每个单位领导的档案意识，对档案工作的重视程度和支持力度都存在差异，导致各个单位教学档案的立卷归档质量也参差不齐，因此必须加强质量控制和规范管理，完善教学档案的立卷归档移交制度和程序，确保档案归档及时，立卷规范，案卷内容材料完整，手续齐备，印章齐全。

    需要引起重视的是，随着学校档案管理制度的不断完善和档案馆对各单位档案立卷归档指导工作的加强，近几年在档案立卷归档移交环节上出现的问题在逐年减少，而更多的质量问题则出现在教学档案的形成过程中，教学档案在形成过程出现的质量问题一般是很难弥补的，而这又恰恰是决定教学档案质量的根本所在，我们前面所提到的注册卡问题就是一个很好的例证。因此，我们应该介入教学档案的形成过程，加强前端控制和全程管理，树立“大档案观”，做到实际工作发展到哪里，档案工作就跟踪到哪里，会同教务部和研究生院及其他职能部门，完善学校教学管理体制，加强教学管理和监督，督促各个部门、各个环节依章办事。从而从根源上杜绝教学档案出现质量问题，确保教学档案的完整与安全。

    （四）注重广大师生教学文件材料的收集，建立多层次全方位的教学档案资源体系2006年在教育部对我校组织进行的本科教学水平评估的过程中，我馆曾提供了一份俞大光院士大学时代的《热力工程》英文笔记，但这份珍贵的档案并非出自我馆，而是我们从乐山师范学院校史展览馆收集得到的。这一事件反映了我馆档案收集范围还不全面，同时也给了我们一个很好的警示，那就是要广设途径，面向广大师生收集档案，加大师生教学文件材料的收集力度，从而避免使本该属于我校的档案资源流落他处的情况再次发生。

    广大师生形成的教学文件材料是武汉大学教学档案资源体系的组成部分，将广大师生在平常的学习、生活和工作中产生的有价值的文件材料收集进馆，是馆藏教学资源的有益补充。不可否认，从学校师生手中收集档案难度大，阻力多，一是因为广大师生的档案意识不强，对教学档案的作用和重要性认识不足，没有将自己在平常的学习和教学过程中形成的有价值的文件材料保存下来，也不清楚自己手上材料的真正价值；二是广大师生对档案馆的工作了解不够，不放心将自己的宝贵资源交给档案馆；三是认为移交给档案馆后会给自己以后的利用造成不便；四是没有统一的管理制度。但是我们不能因为有困难就放弃，而是应该积极采取措施，加大宣传力度，扩大档案馆影响，改进服务方式和手段，争取院系和教务管理部门的支持，制定相关的档案征集和收集制度，有计划有安排有步骤地逐步开展。

    参考文献

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    8.武汉大学档案管理办法（试行）。武大档字［2001］2号，2001年3月12日发布

    9.武汉大学文件材料归档范围和档案保管期限表。武大档字［2001］2号，2001年3月12日发布

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