徐莉

    档案是学校发展历史的见证，是学校管理工作成绩的体现，档案工作是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的一项重要的基础性工作。二十世纪八十年代以来，《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》等高校档案管理制度相继出台，为高校档案工作有序开展提供了制度保障。近年来，随着国家高等教育事业的蓬勃发展，各类高等学校的档案工作得到了进一步的重视和加强，高校档案部门也以此为契机不断加强对学校档案工作的管理、指导和检查，在促进档案管理规范化、科学化程度上了一个新的台阶。但是如何更加有效地贯彻执行高校档案工作各项规定、推动高校档案工作深入发展，依然是高校档案部门需要深入探讨的课题。本文从档案检查的角度，探讨一下档案检查对于推进高校档案工作规范化、标准化、科学化，全面提高档案管理工作水平的意义和作用。

    一、档案检查工作体系

    档案检查工作的体系与现行的高校档案工作管理体制密切相关。当前，高等学校档案工作一般都在学校档案工作委员会的领导下，实行统一领导，分级管理。校级设档案工作委员会，负责指导和检查档案工作；学校档案馆负责档案检查工作的具体实施；校内二级单位设档案分室，接受校档案馆业务上的检查和指导。

    档案检查是一个系统工程，参与者包括检查主体（学校档案工作委员会、学校档案馆）和检查客体（各立卷部门），如果是全校性大检查，往往涉及面比较广、历时比较长。一般说来，档案检查工作要经历准备、实施与总结三个阶段。

    （一）准备阶段

    1.确定检查的内容、重点与检查方式。档案检查内容包含档案工作的方方面面，具体如档案工作体制分工及履责情况，档案工作制度建设，档案信息化建设和电子文件归档工作情况，档案收集、归档、集中统一管理，档案质量和安全保管情况等各个方面。各次检查工作则可以根据学校当前的档案工作发展形势，将检查内容中的一点或几点作为本次检查的重点。如2006年武汉大学档案馆在全校范围内推行档案管理系统的应用，2007年档案检查工作的重点就包含了档案电子目录的远程归档的情况。

    检查方式一般可分为全面检查和部分抽查两种。全面检查即在全校各立卷部门中开展检查工作，检查组赴所有立卷部门进行实地考核和检查；部分抽查即检查组仅抽取一部分立卷部门作为实地检查对象，抽查的对象一般是档案工作上存在一定问题的立卷部门、新成立的部门、或是近期档案工作人员发生变动的立卷部门。

    2.组成检查组。检查组一般由档案馆馆长任组长，馆内相关业务科室人员任组员。为了提高立卷部门参与档案检查积极性，也可以从立卷部门中抽取若干兼职档案员作为组员参与检查，这一举措既彰显了档案检查的公开、公正，又能促进立卷部门之间的工作交流。

    3.准备相关材料。实地检查开始之前，检查组秘书应对本次拟检查的立卷单位在考核年度内的档案归档情况进行汇总和统计，并将立卷单位档案工作中尚需改进的问题进行梳理后形成书面材料，一并提交给检查组，以便实地检查时做到有的放矢，避免检查工作浮于形式，达到沟通和解决问题的目的。

    （二）实施阶段

    1.自查。立卷部门对本单位档案工作情况逐项进行自我检查后，将自查情况形成书面的自查报告，同时，参照检查评分表，对考核年度内本部门档案工作的各个方面自评打分，在规定的时间内将自查报告和评分表提交给检查组。

    2.实地检查。检查组依据标准对各单位的档案工作进行材料审查和实地检查，检查内容一般包括与单位档案负责人、档案员以及相关人员座谈，听取档案工作情况汇报，查看提供的依据资料，了解立卷部门贯彻执行教育部和学校档案法律、法规、规章的情况，及档案立卷、保管、岗位责任、文件登记利用等制度建设情况等。在检查过程中，检查组还会就各部门档案工作的特点、取得的成绩和存在的问题进行现场评议，协商制定解决问题的办法和措施。

    （三）总结阶段

    1.审批。实地检查全部结束后，检查组将依据检查标准，对各单位档案工作进行材料审查和综合评议，对达到本次检查要求的单位将予以合格评定，拟定档案工作先进单位和先进个人名单，报学校档案工作委员会审查确定。

    2.通报与表彰。档案检查通报是对学校档案工作的全面回顾和总结，其内容一般包括本次档案检查工作的实际情况、取得的成绩、存在的问题及改进工作的建议。被评为先进的立卷单位和个人将在全校范围内进行公布和表彰。

    二、档案检查的意义和作用

    档案检查是高校档案部门依法履行监督指导职能的直接体现和有效手段，是推动学校档案工作规范化、标准化和现代化的重要举措，有利于提高档案意识、增进沟通了解和促进学校档案工作整体高水平均衡发展。

    第一，贯彻实施高校档案管理规定，促进管理规范化、标准化及现代化。档案检查能有力地贯彻和实施高等学校档案工作的各项规范和学校档案工作规章制度，保证部门立卷制度在高校得以严格执行，归档材料符合归档范围的规定，案卷质量符合归档流程和质量要求，档案管理、利用和编研等工作规范开展，能督促立卷部门加强档案制度建设、提高档案工作水平，推动学校档案工作发展，提高学校档案管理的水平和质量，使之与学校办学目标和发展规模相匹配。

    第二，提高全校档案业务水平和质量。高校档案立卷部门数量众多，档案工作水平各不相同。有的部门能做到制度健全、责任明确，领导重视、档案员工作积极性高且工作卓有成效，有的部门还积极主动地开展档案编研工作，编写年鉴、大事记，既能记录本部门发展历程，又为教学、科研和行政工作提供服务；而有的部门则存在认识不足、责任不清、人员不到位、档案工作开展困难、案卷质量低下、移交不及时等多种问题。通过档案检查，档案部门能够掌握立卷单位档案工作的薄弱环节，并在今后的管理和指导工作中有针对性地改进和推动，促进各部门档案工作高水平均衡发展，提升全校档案业务工作的整体水平。同时，由于档案形成过程贯穿于学校管理过程之中、是学校管理活动的记录，档案内容的完整性、处理过程的规范性与学校管理工作密切相关，对档案业务水平和案卷质量严格要求，在一定程度上也有助于推动学校管理工作水平的提高。

    第三，增进了解和沟通，改进工作方法。档案检查的根本目的之一就是加强高校档案部门和立卷单位之间的沟通并解决问题，而从实际来看，档案检查也的确促进了双方的了解和沟通。一方面，档案检查增进了学校档案部门和各立卷部门的沟通。通过实地检查和面对面的交流，档案部门可以全面了解立卷部门在档案工作方面取得的新成绩、产生的新情况、新问题和新需求；立卷部门则可以了解到当前学校档案工作的新形势、新规定和新要求，对自身存在的问题进行客观、全面的认识，明确新任务、提出新举措。另一方面，档案检查也促进了立卷部门之间的了解和学习。为了推动学校档案工作良性循环，对立卷部门档案工作中存在的问题，检查组会有针对性地介绍和宣传其他部门的良好经验；另外，在表彰大会上，还会派出档案工作先进单位和个人代表在全校范围内交流经验，这些都有利于立卷部门取他人之长、补己之短，互相学习，整体提高。

    第四，深化认识，提高意识。开展档案检查工作，其目的之一就是要进一步深化各立卷部门对档案工作重要性的认识，强化其档案意识，为档案工作的顺利开展打好思想基础。档案检查能有效地加强立卷部门对档案工作的重视，深化其对档案工作的认识。一般说来，立卷部门对档案检查都非常重视，绝大多数分管领导都会亲自参与档案检查工作，到场听取检查组的反馈意见，正视问题，明确表态，提出下一步的整改措施。另外，面对面的宣传和沟通提高了有关人员的档案意识，全校性的表彰和宣传在一定程度上也能提高立卷部门的荣誉感、激励其继续做好档案工作。认识到位了、意识到位了，档案工作的顺利开展也就指日可待了。

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