秦然

    科研档案是学校档案的重要组成部分，是学校在开展科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种载体的材料，是学校科研活动的真实记录和历史凭证，是重要的信息资源和科技财富。如何做好科研档案的管理工作，如何让科研档案工作更好地服务于学校科研基础性建设、增强科研整体实力和促进科研成果的转化，这是我们档案部门乃至全校各科研机构必须重视的问题。

    武汉大学科研档案管理目前已呈现出规范化、科学化和现代化的特点，取得了很好的成绩。但是，学校科研档案管理工作依然存在着问题，本文主要对武汉大学科研档案归档工作现状、原因以及深化措施进行分析。

    一、科研档案归档工作现状

    武汉大学科研档案材料分为科研管理工作综合性文件材料、科研项目文件材料和科研专利文件材料三大类，目前，科研管理工作综合性文件材料和科研专利文件材料归档非常齐全和完整，其中科研专利文件材料2007—2009年分别归档188卷、267卷、260卷，归档完整率达到100%，但是科研项目文件材料归档还不够齐全和完整，这种现象在一定程度上影响了学校科研档案的建档质量、科研档案自身价值的发展以及信息资源的开发利用工作。

    （一）科研项目各阶段文件材料归档现状

    武汉大学科研文件材料归档范围包括：科研准备阶段文件材料、研究实验阶段文件材料、总结鉴定阶段文件材料、申报奖励阶段文件材料和推广应用阶段文件材料。目前，在实际的归档工作中，科研项目各阶段文件材料归档还不够齐全和完整。

    1.研究实验阶段文件材料还未归档。目前武汉大学归档的科研项目档案材料中往往只包括科研准备阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段和推广应用阶段的文件材料，而研究实验阶段的文件材料严重缺乏，仅进展报告材料已经归档，科研项目研究实验阶段的各种原始记录、数据处理材料、设计的文字说明和图纸等从未归档。因此学校科研档案材料中只有成果性材料、鉴定审视性材料，缺少核心技术材料和工艺技术材料。

    2.其他阶段文件材料收集不够齐全。在归档的科研档案材料中，也出现科研其他阶段文件材料归档不够齐全完整的现象，要么只有项目立项批文，而没有立项合同，要么只有项目结题、验收或鉴定材料，而没有立项批文等。例如，武汉大学2003年结题的“国家863计划——空间信息移动用户应用服务系统”课题归档材料中仅仅只有该课题的任务合同书和课题验收意见，而项目申请书、立项通知、课题进展报告、实验记录和结题报告等重要的材料都未收集归档。

    （二）科研项目归档现状

    1.横向科研项目文件材料未归档。关于横向科研项目档案的管理问题，《高等学校档案管理办法》规定：高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。武汉大学横向合作科研项目档案材料分别保存在学校科研管理部门和各科研项目课题组，科研管理部门对横向项目合同已经立卷归档，但截止目前还未向档案馆移交；课题组有合同以外的其他项目材料，但并未对这部分材料进行专门收集和立卷归档。武汉大学横向合作科研项目档案管理的这种现状与教育部《高等学校档案管理办法》的要求还存在很大差距。

    2.纵向科研项目归档不够完整。武汉大学归档的纵向科研项目包括社会科学科研项目和自然科学科研项目两个方面，其中社会科学科研项目归档比较齐全，其范围主要包括国家级项目和部委级项目，自然科学科研项目归档范围主要包括：⒈国家重点基础研究发展计划（973计划）项目；⒉国家高技术研究发展计划（863计划）项目；⒊国家重点科技（攻关）计划项目；⒋国家自然科学基金重大项目、重点项目、面上项目；⒌国家杰出青年科学基金项目；⒍海外青年学者合作研究基金项目；⒎国家创新研究群体计划项目；⒏国家重大研究计划项目；⒐教育部重大项目；⒑国防科研计划项目；⒒学校正式签定的国际合作项目。目前学校纵向科研项目档案存在个别已完成的纵向科研成果、科研项目材料没有随时归档的情况，即使是代表学校科研实力的重点、重大科研项目和部分获奖成果材料也因研究人员的种种原因不能及时归档或缺失。例如，学校首个国家科技部“973”项目材料、获2005年国家科技进步二等奖项目“空间信息网络服务技术及产业化”的获奖材料目前还未归档。

    二、存在问题的原因分析

    （一）“四同步”管理难以实施，归档缺乏约束机制为进一步加强学校科技档案的规范化管理，确保科技文件材料归档的完整性、准确性和系统性，武汉大学档案馆曾于2008年6月制定了《武汉大学科技档案管理“四参加”实施办法》草案，并向学校原科技部、社科部等科研管理部门发出了“关于征求《武汉大学科技档案管理‘四参加’实施办法》意见的函”。草案规定：科研档案形成部门的档案人员，应参加科研课题鉴定会，审查科研课题开题、研究、结题各阶段形成的应归档文件材料是否完整、准确、系统，并在鉴定验收单上签署归档情况意见。如果科研文件材料不符合归档要求，其科研项目不得进行鉴定、验收。经过意见反馈，“如果科研文件材料不符合归档要求，其科研项目不得进行鉴定、验收”的规定具体操作起来有很大难度：因为科研管理部门在工作中通常以重点科研项目的成果申报以及能及时鉴定作为衡量科研工作的主要标尺，学校重视的是课题项目的申报、评比，追求的是项目数量、经费的增加，要求全校各部门一切要为此服务，科研管理档案部门不能为归档的不齐全完整而影响课题的申报鉴定评比。因此《武汉大学科技档案管理“四参加”实施办法》还未出台就此夭折。

    由于武汉大学科研档案工作的“四同步”管理制度难以实施，导致学校对科研材料归档管理工作缺乏行之有效的制约手段，致使科研归档管理工作处于失控状态，出现科研档案材料归档不完整、不系统的问题。

    （二）研究实验阶段文件材料收集和归档难度大按照《武汉大学档案工作法规与制度汇编》中关于各部门文件材料归档范围和保管期限表的规定，科研课题研究阶段的各种实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录、数据处理材料等都应永久保存。但是，由于种种原因，学校科研管理部门没有专门收集这部分文件材料，具体原因包括：

    1.收集难度大。因为科研实验阶段的文件材料往往包括核心技术材料和工艺技术材料，课题组人员通常不愿意向学校科研管理部门上交这部分材料，而是留在自己手上，作为个人私有财产，从而增加了这部分材料的收集难度。

    2.归档难度大。一个课题研究实验阶段的文件材料可能达到几十卷甚至上百卷，对于武汉大学来说，每年的科研课题多达几百项甚至几千项，如若按照规定都接收进馆永久保存，这大大超出了档案库房的承受能力，因此在实际工作中科研档案管理部门常常不收集这部分材料。

    （三）横向科研项目归档标准不易确定

    1.以项目级别和来源作为横向项目归档标准存在问题。横向合作科研项目是企业或其他研究单位委托高校研究的科技项目，如果与纵向项目使用相同标准即以项目级别或来源作为归档标准，那么企业和研究单位的级别如何来界定，本文认为这是个问题。

    2.以金额作为横向项目归档标准存在问题。首先，多少金额标准的科研项目档案才接收，这是一个很难界定的问题；其次，单纯以金额标准作为科研档案接收的标准也极不妥当，如果几千元标准的课题档案不接收进馆，势必会给国家档案信息资源带来损失。例如，1983年河南人王永明发明五笔字型输入法的科研项目，当时南阳科委仅仅给他拨了3000元钱，这种简便快速的成熟输入法项目在世界上引起了轰动，如果我们仅仅用金额标准来衡量该科研项目文件材料是否归档，那么这项“意义不亚于活字印刷术的重大发明”的科研档案材料很可能被我们遗漏，这将是国家科研档案信息资源的一个重大损失；但是如果几千元标准的横向课题档案全部接收进馆，那么对于馆藏库房、设备、人力来说是一种巨大浪费；而且对于不同学科课题项目、基础性项目以及应用性项目来说，经费金额大小的差别非常巨大。

    三、深化措施

    （一）实行科研档案工作的“四同步”管理，确保归档齐全和完整按照国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发［1987］6号）第一章第四条规定：科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，各级科技管理部门和有关单位应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。科研工作和建档工作实行“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定成果与验收、鉴定科研档案材料的完整、准确、系统情况同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。经过对2009年高校排行榜前十五所高校中十所高校档案馆的调研，笔者发现：有6所高校档案馆制定了科研档案工作的“四同步”管理制度，它们分别是中国人民大学、南京大学、中国科学技术大学、上海交通大学、厦门大学、北京航空航天大学。

    本文认为只有真正落实了科研档案工作的“四同步”管理制度，才能从根本上解决武汉大学科研档案材料收集不齐全、不完整、不系统的问题。

    1.组织保障。要真正贯彻实施科研档案工作的“四同步”管理制度，还需要由校领导担任主任委员、副主任委员的档案工作委员会来检查、督促科研档案工作“四同步”管理制度的执行情况，从组织上保证科研档案工作与科研计划管理、课题管理、成果管理等工作的紧密结合。

    2.程序保障。首先，订立合同时加入完整移交科研文件材料的条款。学校科研管理部门在订立课题合同时加入关于档案归档的条款，将其纳入到有关部门职责范围和有关人员的岗位职责，并在经费下拨、项目进度检查等阶段，控制该档案的归档；其次，申请项目鉴定评审时验收移交材料的齐全完整性。在课题完成后，课题负责人收集科研准备和研究实验阶段的文件材料，向科研管理部门移交，材料的完整性经验收符合要求后，才能申请鉴定或专家评审；再次，科研成果登记与报奖时验收移交材料的齐全完整性。课题通过技术鉴定后，课题负责人应向科研管理部门移交总结鉴定验收阶段的文件材料，经验收材料的完整性符合要求后，才能进行科研成果登记与报奖。

    （二）坚持科研管理部门立卷归档的组织模式，确保档案规范管理武汉大学科研文件材料立卷归档采用的是由学校科研管理部门对科研项目各阶段文件材料进行收集、立卷归档并在一定期限内统一向学校档案馆移交的组织模式。目前学校科研文件材料的立卷部门主要包括人文社会科学研究院和科学技术发展研究院，其中人文社会科学研究院科研文件材料由综合办公室立卷归档并向档案馆移交，科学技术发展研究院科研文件材料由综合办公室、平台条件与成果管理处、产学研合作处、自然科学学报编辑部、国防办公室立卷归档并向档案馆移交。

    目前高校科研文件材料立卷归档的组织模式大体有三种：第一种模式是由科研课题组对科研课题各阶段文件材料进行收集、立卷归档并按时向档案管理部门移交的组织模式；第二种模式是由科研课题组对科研项目各阶段文件材料进行收集和立卷，并在科研项目结束后向科研管理部门移交，科研管理部门对其进行检查验收后在一定期限内统一向学校档案部门移交的组织模式；第三种模式是由科研管理部门对科研项目各阶段文件材料进行收集、立卷归档并在一定期限内统一向学校档案管理部门移交的组织模式。

    武汉大学科研文件材料立卷归档采用的是高校中的第三种组织模式，同其他模式相比，此种模式存在很大的优势，具体表现为如下几个方面：

    1.有利于落实科研档案的“四同步”管理。作为科研活动的管理部门，科研项目从申报课题、经费审批以及申请鉴定、申报奖励等各阶段都在科研管理部门的监督管理之下，因此科研管理部门能够采取有效的制约措施将科研文件材料收集完整；而第一种模式，由于档案馆与科研项目活动诸环节无紧密的业务联系，对科研项目的进展也无直接渠道进行了解，对科研档案材料的收集无法采取有效的监控制约措施（连念，翁勇青。新时期高校科研档案管理工作若干问题探讨。上海档案信息网档案论苑学校档案2008—02—25）。

    2.有利于对科研档案的管理和开发利用。由于武汉大学档案馆是按照部门号对进馆档案进行排架的，即一个部门移交的所有档案是集中保管的。如果采用第一种模式，则科研档案材料会被分散保存到科研管理部门、各院系和科研院所移交的档案中，这样一来，则势必造成科研档案材料存址分散和零乱，不便于管理和利用；而采用第二、三种模式，即由科研管理部门统一向档案馆移交所有科研档案，则档案馆可以对科研档案材料实行集中保管，能够保证学校科研档案材料的系统性，更有利于科研档案材料的开发和利用。

    3.有利于提高科研档案案卷的质量和规范性。如果采用第一、二种模式，一方面，科研课题组负责科研档案的管理人员没有太多精力收集、整理归档材料；另一方面，由于课题组档案兼职管理人员数量众多并且不稳定，档案馆对科研档案材料立卷归档的指导和培训有很大难度，导致科研档案案卷质量参差不齐，难于管理。而采用第三种模式，由科研管理部门指定专门的立卷员，长期从事科研档案工作，则会避免以上问题出现。

    （三）提高认识，建章立制，确保研究实验阶段文件材料归档齐全针对武汉大学科研实验阶段文件材料未归档的原因，本文认为，我们应该采取相应措施，确保科研实验阶段的文件材料完整归档。具体措施如下：

    1.认识研究实验阶段文件材料归档的必要性。科研课题研究实验阶段的文件材料往往包括很多课题最核心的材料，是这个课题文件材料中最有价值的一部分内容，不仅是课题或项目的价值体现，而且对以后此领域作进一步的科学研究有很大的利用价值，所以我们必须完整收集此阶段的文件材料，齐全完整地归档。

    2.制订切实可行的收集规定。一方面，科研管理部门应该制订收集科研课题研究实验阶段文件材料的明确规定，要求各项目课题组在申请项目结题或鉴定时上报研究实验阶段的文件材料，在上报项目申请书、项目计划书和项目进展报告的同时上报研究实验阶段的原始记录、数据处理、设计的文字说明和图纸等相关材料；另一方面，由于科研课题研究实验阶段的原始记录材料数量是非常大的，有的一个课题实验记录本多达十几本，如果所有原始记录材料都接收进馆，会超出档案库房的承受能力，所以，科研管理部门应该组织相关人员对这些材料进行鉴定后，选出那些真正有利用和保存价值的核心材料归档。

    3.完善科研档案保密管理制度。学校需根据国家保密工作的规定，从工作实际出发，制订和充实完善科研档案保密制度，比如《科研档案保密工作制度》、《科研档案资料查阅借阅制度》等一系列科研档案保密工作规章制度，使课题组人员免除泄密之忧，降低研究实验阶段文件材料的收集难度。

    （四）加强归档鉴定，确保横向科研项目文件材料科学归档武汉大学每年的横向科研课题多达几千项，如按照教育部27号令的规定都接收进馆永久保存，这大大超出了档案库房的承受能力。因此哪些项目需要归档，哪些项目不必归档，加强科研课题的归档鉴定工作，制定切实可行的横向合作科研项目归档范围标准势在必行。

    国家目前对科研项目的归档范围即满足什么标准的科研项目形成的文件材料要求归档，还没有做出统一的具体规定；按项目来源、级别和金额作为横向项目归档标准又存在各自不同的问题。基于此种情况，本文认为制定科学、合理和具有可操作性的横向合作科研项目归档范围标准，高校档案部门必须加强科研课题档案的鉴定工作，具体应该做好以下几点：

    1.加强科研课题归档鉴定的方法研究。科研课题档案的鉴定包括归档鉴定、进馆鉴定、开放鉴定及销毁鉴定四个方面的内容，要制订科学合理的科研项目归档范围标准，必须在归档前加强科研课题整体价值的鉴定工作，即科研项目的归档鉴定工作。当前还没有高校科研档案归档鉴定的固定标准方法，各高校应该按照档案价值鉴定理论中的效用原则、存史原则、经济原则、全面原则、发展原则等进行多层次的鉴定，从科研项目的技术因素、作者因素、史料因素及查看因素等方面综合考虑科研项目是否归档，全面正确地估价科研课题档案价值的多元性和复杂性。

    2.提高科研课题归档鉴定的组织保证。哪些科研项目需要归档，哪些科研项目不必归档，做出科学合理的选择，本文认为，学校应该成立科研课题归档鉴定小组，鉴定工作要在主管科研工作负责人的领导下，由科研管理人员、课题组人员、档案人员和保密人员组成的鉴定小组进行，由档案馆牵头会同科研管理部门编制本单位科研档案的归档范围和保管期限的详表，明确科研管理人员、课题组人员与档案人员在科研项目是否归档的选留、审核方面的责任。

    3.明确科研档案保管期限的划定标准。武汉大学目前接收进馆的主要是保管期限为永久和长期的档案材料，对于科研档案也是如此，所以如果我们科学地划分了科研档案的保管期限，也是科研项目归档范围标准确定的依据。根据《科学技术研究课题档案管理规范》规定，科研课题按照课题来源、学术意义、技术水平、获奖及效益情况分为重大、重要和一般科研课题。重大科研课题为永久；重要科研课题为永久或长期；一般科研课题为长期或短期。本文认为其中“重要”、“一般”、“或”的规定太过于模糊，使鉴定工作难以把握，标准难以统一，给实际操作带来了一定的难度。本文认为，高校在该问题上还要作进一步的研究，根据科研课题的来源、学术意义、技术水平、获奖及效益情况，尽早制定出一份可操作的科研档案保管期限的鉴定标准。

    结语：本文主要对武汉大学科研档案归档工作现状、存在的问题及解决措施作了一些分析和探讨，其他诸如科研档案材料的开发利用、科研项目电子档案的管理等问题还有待于进一步地研究和深化，还需要全校科研管理部门、各科研院所和科研人员共同努力，使武汉大学科研档案工作走上新台阶。

    参考文献

    1.连念，翁勇青。新时期高校科研档案管理工作若干问题探讨。，2008—02—25

    2.范俊娥。科技档案价值综合评价的数学模型及应用。山西农业大学学报（自然科学版），2003（1）

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