涂上飙

    一、档案馆的发展源流

    档案馆的产生是伴随国家建立以后档案的存在和数量的增加而产生的。甲骨档案是我国最古老的档案，商朝发现甲骨档案的地方是在占卜的窖穴，周朝收藏档案的地方是具有中央意义的档案保管库“天府”，秦朝的档案藏于“中央禁室”，两汉时期的档案保管库称“兰台”、“东观”、“天禄阁”、“鸿都”等，唐代称“甲库”，宋元时期称“架阁库”，明朝有“内阁大库”“古今通集库”，清代有“清史馆大库”，民国有“国史馆”。新中国建立后先后建有“中央档案馆”、“中国第一历史档案馆”、“中国第二历史档案馆”等。

    武汉大学的档案管理及档案馆建设与学校的发展相始终，在逐步的发展之中完善。在湖北自强学堂和湖北方言学堂时期，学校的行政首长称“总办”、“提调”、“监督”。设有总稽察、收支和驻堂、管堂、杂务、差遣委员等职务。其档案工作由管堂负责。在国立武昌高等师范学校时期，学校行政管理工作分为教务、学监（斋务）、庶务三部，各设主任1人，其档案工作由庶务部门负责。

    1924年，即国立武昌大学时期，学校改教务主任为教务长、庶务主任为总务长。学校行政事务工作由校友会承担，校长兼任会长，设评议部、干事部、总务部和德育科、智育科、体育科，设文牍股、庶务股、会计股、交际股、论道股、研究股、自治股、公益股、杂志股。档案工作由庶务股负责。1926年秋，国民政府将国立武昌大学、国立武昌商科大学和省立文科、法科、医科大学及私立文华大学等合并成立武昌中山大学（又名第二中山大学）。学校实行委员会制，成立国立武昌中山大学委员会，委员会下设教务处、行政处、监察处。行政处设行政长并下设秘书、财务、注册、庶务、图书、仪器、出版等部，档案工作由庶务部负责。

    1928年7月，组建国立武汉大学。学校的行政管理机构有教务、训导、总务三块，分设教务长、训导长、总务长。行政办事机构设秘书处（校长室）、注册部、事务部、仪器保管处、图书馆、出版部、体育部等，其档案工作由秘书处负责。直到1949年，档案工作一直由总务处的庶务组负责。

    1949年9月学校设秘书、教务、总务三处。档案工作由秘书处负责。1953年，学校设校长办公室、教务处、政治辅导处、总务处和图书馆。档案工作由校长办公室下的文书组负责。

    1960年3月，学校在党委办公室下设文书档案室。“文化大革命”时期，学校的档案工作受到严重破坏。1976年，党委办公室恢复设立文书档案室。1980年7月，校长办公室设立了科技档案室。1988年7月9日，文书档案室和科技档案室合并，成立武汉大学档案馆，为处级单位，内设机构有办公室、监督指导科、档案管理科，任珍良、徐正榜先后任馆长。

    2000年8月，武汉大学、武汉水利电力大学的档案馆，武汉测绘科技大学、湖北医科大学的档案室合并组建成新的武汉大学档案馆，下设办公室、督导管理室、技术室、编研室和武汉大学早期建筑保护委员会办公室（挂靠）。

    二、合校十年来取得的成绩

    档案馆现有专职工作人员21人，兼职档案员100余人。档案馆专职人员实行专业技术岗位系列和管理岗位职员系列双轨制。馆舍总面积近2000平方米。现存档案分为国立武汉大学、私立文华图书馆学专科学校、武汉大学、武汉水利电力大学、武汉测绘科技大学、湖北医科大学、武汉大学（新）、民国湖北省立医学院等8个全宗，包括党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会、人事共十一大类，馆藏全部档案为18万多卷，照片5万余张，图书资料4700余册。

    馆藏档案珍品主要有：抗战时期周恩来、邓颖超在珞珈山会见美国记者埃德加·斯诺、接见文化要人的照片以及给武汉大学学生的亲笔签名；1958年9月毛泽东主席来校视察的照片；江泽民、李鹏、李岚清等国家领导人为武大校庆的题词；罗荣桓、叶剑英来校视察、接见武大师生的照片；蔡元培、李四光等文化名人的题词；著名物理学家桂质廷教授1945年创办亚洲第一个天空电离层观测站的历年观测记录（乐山时期）；陈潭秋、章伯钧、刘西尧、辛树帜等历届毕业生的学籍材料；中国人民解放军武汉市军事管制委员会接管国立武汉大学的文告；牛津、巴黎十一大、哈佛、京都等著名大学致武大校庆的贺信、贺礼以及与武大签定的学术交流协议书；毛主席的老师谭戒甫先生用英文撰写的材料；法国前总统希拉克致武大校长的亲笔信；留学生（法学专业）哈萨克斯坦总理卡理姆·马西莫夫的学习档案；武大各历史时期的校训、校徽、校旗、校歌等。

    近几年，档案馆结合学校建设中国特色、世界一流、国际知名的高水平大学的总目标，不断改进工作，取得了很大的成绩，主要表现在：

    （一）健全了档案管理制度学校领导对档案工作十分重视，不仅有分管校领导，还成立了学校档案工作委员会。全校各立卷部门都有分管档案工作的负责人，并配备了兼职档案员和立卷员，形成了一个以档案馆为中心、覆盖全校的档案工作网络。档案馆先后制定了《武汉大学档案管理办法》、《武汉大学档案管理考核办法》、《武汉大学电子文件归档管理办法》、《档案安全保密制度》、《档案鉴定销毁制度》等一系列规章制度，实现了档案业务建设的标准化和规范化。另外，实施档案管理考核评比，以推动档案事业的发展。从2005年开始，每年对全校各单位进行一次档案工作检查与考核，检查各立卷单位对档案工作的重视情况、归档的完整率和时效性、目录网上归档情况等。通过开展档案考核检查和总结评优，进一步提高了学校各部门的档案意识，发挥了档案馆的监督指导作用。

    （二）加大了基础设施建设。近几年，学校对档案工作的投入力度不断加大。利用学校给档案馆下拨经费，添置了档案密集架、计算机、空调、除湿机、复印机、扫描仪、打印机、数码相机、底图柜、资料柜等必要设施设备。目前，所有档案库房均实现了用密集架存放档案，并配齐了温湿度控制设备。

    （三）加快了档案资源建设。2003年，为丰富档案馆藏资源，结合学校110周年校庆活动，档案馆开展了有关史料的征集活动，最终征集到湖广总督张之洞奏折一份、湖北方言学堂毕业文凭一份、1903年出版的教材《中国历史》一套6册等珍贵历史材料。2005年，征集到武昌高师时期的讲义共49册，并接受了早期建筑结构工程师列文斯比尔之子所捐赠的武大早期建筑珍贵图纸168张、机械系1943届毕业生金鸿胪捐赠的用英文撰写的毕业论文手稿一份。2006年，开展了第一批名人档案材料的收集工作，共收集79位名人的档案材料3700余件。2008年，到四川的乐山、湖北的宜昌收集到乐山时期的有关档案资料。2009年，到南京的第二历史档案馆、武汉市档案馆收集到一些民国时期学校的档案材料。

    （四）稳步推进信息化建设。档案信息化建设是加快档案事业发展的必由之路，是新时期档案部门的一项长期性、基础性工作。在学校的大力支持下，不仅制定了档案信息化建设中长期规划，而且将档案资料的现代化管理纳入了学校的信息化建设之中。2002年建立了馆内局域网；2003年建立了档案馆网站；2004年在学校的支持下购买了2台服务器；2005年建立了档案信息录入室，安装使用档案管理软件《文档综合管理系统》；2008年启动了教学档案全文扫描工程。截至目前，已录入案卷级11万多条，文件级66万多条，累计录入条目达到77万条，基本完成了馆藏档案卷级、文件级的著录和数字化存储工作，基本实现了档案信息的计算机目录检索、统计等。

    （五）积极开展档案编研工作。档案管理的最终目的在于开发利用。近年来，档案馆在深化利用、拓展功能上下功夫，围绕学校重大活动、重大事件和中心工作，为领导决策、教学科研、社会服务、学校文化建设等各项工作的开展，提供有效的服务。档案馆先后编写出版了《名人名师武汉大学演讲录》、《武汉大学早期建筑》，内部发行了《永远的怀念——武汉大学“六一”惨案60周年纪念图册》、《国立武汉大学抗日战争时期人员伤亡及财产损失调查报告》、《湖北省立医学院抗战时期损失情况调研报告》、《梁猷光先生的档案材料选编》、《王世杰校长档案资料选编》、《周鲠生校长档案资料选编》、《哈萨克斯坦总理卡里姆·马西莫夫校友档案资料汇编》和《彭斐章教授档案资料选编》。

    三、问题与不足

    档案馆在得到充分发展的同时，也还面临着一些困难，与学校建设中国特色、世界一流、国际知名的高水平大学总目标的要求，还存在较大差距，主要表现在：

    一是档案库房紧张，无法满足学校档案事业长远发展的需要。目前，档案馆馆舍面积有1500平方米，档案库房有12间，库房面积1100平方米。按照国家档案馆建设标准，以档案馆现有的馆藏量，面积应达到2600—4600平方米，显然没有达到标准。

    二是档案信息化建设起步较晚，与东部地区的一些院校相比相对滞后。上海交大、复旦大学、南京大学等高校该项工作不仅起步早、投入大，而且方式灵活、效果显著。

    三是档案资源不足。1893年确立湖北自强学堂作为学校的发展源头，但湖北自强学堂及之后湖北方言学堂的档案材料相对匮乏。国立武昌高等师范学校是学校初创时期的重要组成部分，但档案材料也不多。这些都需要进一步收集；四是经费来源有限。作为学校的直属单位，档案馆的经费来源主要是学校的财政拨款。这几年一直处于下降状态。经费的短缺，不仅制约着馆内业务活动、行政活动的充分开展，也影响着对外协作、交流活动的进行。

    五是人员的综合素质有待提高。档案馆的工作是相对清贫的，但又是一项十分重要的工作，特别是信息化时代到来以后，档案资源成为十分重要的信息资源。如何开发利用好这一资源，就有赖于档案工作人员的素质提高。

    六是档案的开发利用工作有待加强。在档案的开发利用方面，与北京大学、清华大学、四川大学以及厦门大学等高校相比还有一定的差距。无论是档案资料的整理出版，还是开展专题研究都还有拓展的空间。

    七是档案意识和资源整合需要加强。档案馆是学校软实力建设的重要载体，是大学文化建设的深厚土壤。目前，这一认识从管理、教师以及学生各个层面都需要加强。

    八是档案工作缺乏特色和创新。工作中的特色和创新，既是追求卓越的手段，又是评价效果的一个标准。因此，无论是档案的管理，还是档案的开发利用都应该追求特色和创新。

    四、工作的深化和拓展

    （一）努力实现档案工作的四个转变。即在档案工作的管理模式上由被动执行向主动决策转变；在服务机制上由封闭向开放转变；在管理手段上由手工管理向现代化管理转变；在管理战略上由决策管理向战略管理转变。

    知识经济时代，档案工作如何适应信息化、国际化、现代化的需要，依赖于档案管理、服务、手段以及战略的转变。档案馆原是一个内设机构或挂靠单位，独立建制以后，档案馆应对档案的管理、档案的开发利用以及外部环境的拓展有一个全方位的思考，由原来的被动执行变为主动决策。在档案的服务利用上，要改变等客上门的被动封闭的服务方式。从服务学校和社会两个方面主动、开放式的开展服务，在服务思路、服务领域以及服务条件上都应有新的突破。在档案管理的手段上，要逐步由手工向现代化管理过渡，如档案目录、自动检索、校园网资源的共享等。在战略上，要由单一、具体的决策管理思路，向宏观的、整体的、全局的战略管理思路转变，无论是档案的管理、开发利用、人力资源的开发以及硬件条件的配备等都要有一个战略性的思考。

    （二）不断提高档案工作人员的素质。档案馆要完成四个转变，提高工作人员素质是一个重要方面。长期以来，档案馆的工作人员不少是照顾性安排就业、学历层次不高，这在计划经济和商品经济发展的初期，还能满足工作的需要。进入到社会主义市场经济发展阶段，在知识作为经济发展的主要因素的时代，这些人员就远远适应不了工作的需要。档案馆的工作人员不仅要有甘于清贫、恪尽职守、乐于奉献的政治思想素质，更要有知识全面、技术过硬的业务素质。政治素质的提高主要靠政治理论的学习，靠严格的管理制度，靠公平有序的激励晋升制度。业务素质的提高主要靠专门的、业余的、结合工作的学习，学习教育学、历史学、档案学以及计算机等方面的知识。

    （三）不断加大档案开发利用的力度。档案规范管理的目的是为了开发利用，档案的开发利用能很好的体现档案的价值。如通过对一些重大纪念活动的档案开发利用，能够达到为学校决策服务的目的；通过对教学、科研档案的开发利用，可以为学校的人才培养、科学研究提供参考；通过对学校传承下来的物质、精神以及制度文化的经验总结，完全可以为大学文化建设做出贡献；通过对学校办学历史、办学传统、办学理念以及办学成就的宣传，能够为高等教育的发展提供有益的借鉴。同时，加大档案的开发利用力度，也有利于档案工作人员素质的提高。因为档案工作者要想开发利用的效果显著、质量高，就必须有多方面的知识作支撑。无论是专题资料的汇编，还是专题研究，都需要有一定的档案学、教育学、历史学等方面的知识，以及较强的文字表达能力。

    档案的开发利用，以成果的形式来表现，至少体现在三个方面：一是档案资料的整理汇编，包括专题资料和资料长编，如《国立武昌高师时期的档案资料》《乐山时期的档案资料》等综合性专题资料，还可以就教学、科研、国际交流、办学条件等内容按内涵进行专题汇编，如《武汉大学抗战专题资料》。资料长编，就是按时段逐年进行汇编，如《武汉大学史料》。二是在资料汇编的基础上，进行基础性编研工作，如《武汉大学校史》、《武汉大学校志》、《武汉大学年鉴》的编纂工作等。三是进行专题研究，就学校发展过程中的有关问题考证、学校的办学成就、办学经验的总结，以及学校发展过程中的某一方面的深层次研究等，如对其中的校长办学理念、学科建设的发展历史、人才培养的模式与特色、科学研究的特点与贡献、社会服务的方式与绩效、国际交流的源与流、教师评聘的经验、管理制度的继承与创新、文化育人的优与劣以及校园建设中的风与物等方面进行研究发掘工作。

    （四）争取档案馆良好的经济效益。档案馆争取良好的经济效益不仅有利于补充财政经费的不足、转变档案馆的管理模式，而且还有助于提高广大员工的工作积极性。从目前状况来看，实现档案馆的经济效益具有着可能性：档案法律法规的出台，为实现良好的经济效益提供了法律依据；知识经济时代的到来，为实现档案馆的经济效益提供了广阔市场；档案馆丰富的馆藏，为经济效益的实现提供了物质保障。因此，档案馆为良好的实现经济效益，利用丰富的馆藏，可以开展一系列的有偿服务。如开展档案的有偿复印制作业务；围绕一定课题开展定向服务；编辑出版系列档案资料；制作出售档案缩微品等。还可以争取社会团体和个人的捐赠、争取对外承接各种科研项目以及兴办与档案馆业务有关的产业。

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