不论是那种经营形式的店铺，在日常的经营过程中都要消耗很多的物资用品，对于那些直接经营实物商品的店铺就更是如此了，因此，对各种货品的采购也就成了店长的一项重要日常工作。
一、前期市场调查
1．商品调查
采购市场调查针对商品进行的调查主要包括以下几个方面的内容：
⑴商品类别调查
即所要采购的目标商品都有哪些品牌，有哪些相应的可供替代的商品。
⑵商品质量调查
根据店铺制定的商品采购质量标准，采购员对采购商品进行定位，然后调查市场上相应商品在规格、包装、保质期等质量方面的因素是否符合质量标准，以便在采购中选择合适的品牌。
⑶商品数量调查
针对商品数量的调查要分为两个方面：一方面是调查商品的市场供应量，这个供应量既包括店铺向消费者的供应量，又包括供应商能够向店铺提供的商品数量；另一方面要调查商品的需求量，这项调查主要是面向消费者的调查，主要是为了了解市场上还可以消化多少该种商品，以便确定商品的采购量。除了调查商品供应量与需求量以外，还要了解店铺的库容量、折扣问题等。
⑷商品价格调查
制定计划前进行商品价格的调查是非常必要的。只有将商品的销售价格、供应商供应价格等调查清楚，才能够确定一个合理的采购价格，制定合理的采购预算，为顺利完成商品采购做好准备。同时，对价格的了解也能够让采购员在与供应商的谈判中掌握主动权。
2．供应商调查
⑴供应商生产能力
选择供应商时要准确了解供应商的生产能力，包括产量、产品质量、生产成本等信息，这是选择供应商的决定因素。
⑵供应商存货情况
如果供应商的存货充足，那么，店铺紧急订货时就能及时得到解决，有利于店铺抓住商机。
⑶供应商服务水平
选择供应商时，供应商提供的相关服务也是一个很重要的因素。例如，更换残次品、指导商品使用、商品维护等。类似这样的服务在采购某些操作性商品时显得尤为关键。
⑷供应商位置调查
供应商所处的位置对送货时间、运输成本、紧急订货与加急服务的回应时间等都有着重大影响。如果距离过远，可能影响订购商品的到货时间，从而导致商品不能正常销售。一般，当地采购有助于发展地区经济，形成社区信誉以及良好的售后服务。
⑸供应商的合作能力
如果供应商有很好的合作意愿，就能够根据店铺的需要，接受商品设计的改变，适时为店铺设计新产品，这样的供应商应重点考虑。
3．采购时机调查
⑴商品销售规律调查
商品大多有特定的销售规律，比如时装，每个季节流行的款式都不同。而随着假日经济的启动，店铺购物形成了春节、国庆、五一等几个大的消费热点，在季节性商品消费的基础上，又增添了新的特点。消费品市场出现节假日食品提前购买、日用工业品随机购买、流行性商品流行周期缩短等趋势，采购员应加强市场调查，从中发现规律，确定有利的采购时机。
⑵市场竞争状况调查
某些商品如果能率先投入市场就可以取得市场先机优势，这些商品就应该提前采购。有些商品若推迟采购，很可能取得市场独有优势，这样的商品可以推迟采购。因此，在决定商品采购时机时，还必须对市场竞争状况进行全面调查。
⑶库存情况调查
店铺一般都有一个安全库存量，这是为了保证企业的正常运营。所以，采购前还要了解企业的库存，采购时间既要保证有足够的商品以供销售，又不能使商品过多以致出现积压。这方面最常用的方法是最低订购点法，即预先确定一个最低订购点，当某一商品的库存量低于该点时，就要马上进货。
二、制定采购策略
1．根据不同商品，采用不同策略
能够店铺经营的商品各不相同，采购员在采购过程中要针对不同商品选择采用不同的采购策略。
⑴普通类消费品
店铺经营的普通消费品大多是人们日常使用率较高的商品，这些商品的销售量一般较大且没有太大的波动，所以采购中，这类商品就要实行定期、定批量的采购，采购员应与供应商建立稳固的合作关系，除非有促销等活动一般不随意改变采购量。
但是，有些普通消费品在激烈的竞争中成为名牌商品之后，其销售量可能出现持续增长的趋势，并且出现供不应求的现象。这时，采购员应积极组织采购，且要加大采购量。
⑵时尚类消费品
对于时尚消费品，由于其本身具有非重复性消费的特点，需求量将随着市场的逐渐饱和而相应地减少。但是，厂商往往利用品牌优势，不断推出新产品，创造名优品牌和商标系列商品，以保持名优品牌或商标的地位。采购员采购这类商品时，应当注意商品更新换代的时间，把握最佳采购时机，以免发生采购回来的商品已经被更新的情况。
⑶短期畅销类商品
在某些特殊的市场条件下，有些商品会出现特别畅销的现象，并且这种畅销态势可以保持一段时间，这类商品在这一时期内有诱人的销售额和较快的周转速度。在采购这类商品时采购员可以加大采购量和采购频率，不过必须认真加以分析，了解其发展趋势和潜在的需求量，切不可贪图一时的销售额而过多地订货，还应注意这类商品的到货时间，防止由于不能及时到货而错失良机。
⑷高档消费品
这类商品的销量不是很大，但是其单品的毛利率却是相当可观的。采购员要掌握这种商品的日销量或者是周销量，然后根据到货周期计算出最低订货量。根据最低订货量进行采购，以免造成积压，加重商场成本负担。
2．根据商品生命周期选择策略
商品生命周期指的是一种商品从投入市场到退出市场所经历的时间，一般根据其销售状况分为四个阶段：试销期、畅销期、饱和期、滞销期。采购员可以根据商品所处的发展阶段的不同特点，选择适宜的商品采购策略。
⑴引入期商品
引入期指商品刚刚投放市场的一段时期，主要目的是让顾客逐渐了解、接受该商品。处于试销期的商品销售量比较小，增长缓慢且时常会出现波动。采购员采购试销期的商品时一定要小心，采购的数量不能过多。
⑵成长期商品
商品经过试销、改进以后，逐渐得到顾客的认可，打开了销路，销售量会迅速增长，于是商品进入成长期。对于处于畅销期的商品，采购员应积极组织采购，扩大商品采购数量，支持商场大规模销售。
⑶成熟期商品
商品在市场上已被消费者广泛认识和接受，市场趋于饱和，潜力小，商品销售量趋于稳定。但在这一时期，由于众多厂商竞相生产，其他商家竞相经营，并不断有新产品投入市场，商品的竞争异常激烈。因此，在这一阶段，采购员应适当控制采购数量，不能过多地储备，以免造成库存积压。
⑷衰退期商品
处于衰退期的商品已经没有什么利润，甚至是毫无价值。对于这类商品，采购员要果断停止该商品的采购。
3．根据市场形势选择策略
⑴买方市场
买方市场是指采购市场上商品供应总量大于需求总量，店长要能够有选择地选择供货商，而供货商必须以店铺为中心展开竞争的一种市场态势。
在买方市场态势下，采购方掌握决定权，采购员在采购数量、价格、结算方式及供应商选择等方面享有主动权。这时，采购员应在保持必要的商品库存的前提下，本着“以需定进，勤进快销”的原则，多销多进，少销少进。
⑵卖方市场
卖方市场是指采购市场上商品普遍短缺，出现供不应求的现象，商品价格上升，买方争夺货源的一种市场态势。
在卖方市场态势下，卖者处于主动地位。在这种情况下，供应商享有商品供给量、品种、规格和价格等条件的决定权，采购环节是竞争的焦点。采购员必须依据市场需要，多渠道采购，随时了解供货情况，随供随进，争取多进多销。采购员要积极与供应商联系，维护与供应商的良好合作关系，保证商品的供应。
三、确定采购时机
1．定期采购
⑴定期采购，就是每隔一段时间，采购与这段时间内销售掉的商品数量相当的商品的方法。这时的采购量不一定是经济批量。定时采购具有采购批量不固定，但采购周期固定的特点。采购周期是根据店铺采购该种商品的平均日销售量及商场储备条件、备运时间、供货商的供货特点等因素确定的，一般由店长预先确定，可以是半月或更长。
⑵定期采购可以根据固定采购时间做周密的采购计划，方便采购管理，并能获得多种商品合并采购的好处；但是这种采购方法盘点工作较复杂，不能及时发现缺货现象，需要随时掌握库存动态。
2．不定期采购
⑴每次采购都是根据存量多少来具体确定采购时机，这种方式叫做不定期采购。不定期采购具有：采购时间不固定，但采购批量固定的特点。不定期采购通常受一些因素的限制，比如，商品在途运输时间、商品入库验收时间以及销售前加工整理时间。这种方式下的采购批量可以依据经济采购批量的计算方法获得。
⑵不定期采购能随时掌握商品变动情况，不易出现缺货现象，采购及时。但是由于各种商品的采购时间不一致，不能享受集中采购的价格优惠，难以制定周密的采购计划。
3．随时采购
此种方式是在商品出现缺货时才去采购。其优点是：可以节省库存支出，但如果不能及时补充到商品，就会延误商机给店铺造成一定的损失。
四、确定采购批量
1．大量采购
大量采购，是为了节省采购费用，降低采购成本而一次性大批量地采购一种商品。
这种采购方式能降低采购成本，获得进货优惠。但是大量采购会占用大量资金和仓储设施，而且大量采购的商品数量一般很难找出规律性，主要依靠企业的经营需要、仓储条件和采购优惠条件等情况而定。一般适合以下几种情况：
⑴该商品在日常经营中或市场中的需求量很大，可以大量进货。有些价格弹性较大的商品，价格降低一定幅度以后，可以使需求量迅速扩大。有些企业针对这一特点，采取大量进货、压低进货成本，再通过薄利多销的促销策略吸引消费者购买，从而加速商品周转。对于这些价格比较敏感而大量销售的商品，采购员可以采取大量采购的方法。
⑵在共同采购方式下，可以大量采购。共同采购，即许多独立型店铺为降低采购成本而联合起来的一种联购分销的采购方式，这在国外零售业非常普遍，而在国内这种联盟还比较少见。在这种采购方式下，尽管具体到每一个店铺采购量不大，但各个店铺联合起来采购，聚沙成塔，可以采用大量采购方式。
⑶对供货不稳定的商品，可以采用大量采购方法。有些商品的供应时断时续，没有规律可循。当市场上供应这种商品的时候，采购员便大批量采购并储存起来，供以后陆续销售。这种情况下，必须准确估计需求量以及商品供应不稳定的缺货时间，否则店铺会承担商品积压的风险。
2．适量采购
适量采购就是对市场销售均衡的商品，在店铺保有适当的商品库存的条件下，确定适当的数量来采购商品。适量采购的关键是确定适当的采购数量，如果数量不当，将直接影响店铺的营业情况，增加进货成本。
§§§第二节采购准备工作
在采购行动付诸实施之前，店长一定要亲自或安排相关采购人员做好采购前的准备工作，这些工作主要包括对供应商的调查与选择、对商品价格的调查，这将会决定店铺是否能够以最合适的价格采购到最合适的产品。
一、供应商选择规范
1．选择供应商的基本原则
⑴多家供应商
也就是要保证每一品种都应以两三家供应商为主要供应商。对这两三家供应商，每家要购进一成以上，甚至三成以上的商品量，但切忌购进量达到七成以上。超过一半后，对供应商的依赖性就加大了，不利于分散采购风险。
⑵供应商组合原则
组合供应商就是把采购品种和供应商交叉组合起来。即：不是A品种选择甲供应商，B品种选择乙供应商，C品种选择丙供应商，而是A、B、C各类品种都从甲、乙、丙处进货这样一种方式，避免一类商品依赖于一个供应商。
⑶重视主要供应商
重视能够大量提供单一品种货物的供应商，这是选择供应商的一个重要条件。因为随着连锁企业扩张速度的加快，对商品数量的需求也会成倍增长。如果供应商无力提供进一步的支持，企业的发展就会受到很大限制。
⑷逐步更换供应商
采购员应该根据店铺所处的不同发展阶段有计划地更换供应商。店铺在发展初期，相应地选择的供应商规模也不大，随着店铺的阶段性成长，原来小型供应商会变得不太适应店铺业务扩大的需要，因此就需要有计划地更换供应商。当然更换供应商还要看实际业务需要，而且要分期分阶段进行。
⑸制定相应的选择标准
◇主要管理人员。通过正式会晤、面谈，了解对方主要负责人的见识、抱负和能力，推测该供应商的经营管理水平。
◇发展前景。可以通过营业数字、各项经营指标，了解供应商的发展状态以及未来发展潜力。
◇连续供应和扩大供应的能力。连续供应和扩大供应能力如何。更具体一点说，是逐年扩大指定量的商品的能力如何。这一点尤其重要。
◇市场地位。市场地位通常指那些拥有名牌产品的大型生产厂商，特别是这些生产厂商在不同地区的市场地位差异，对商场更有意义。
2．合格供应商应具备的基本条件
⑴管理水平
了解供应商的企业是否建立了科学化、系统化的管理制度，是否有完备的工作指导规范，是否能严格执行管理规范。
⑵品质保证
如果货源没有问题，就要以商品的品质作为鉴别供应商、选择供应商的标准。在进货时要明确了解供应商提供的商品质量如何，并对不同供应商提供的商品进行比较，比较的项目主要有商品性能、寿命、经济指标、花色品种、规格等，只有商品品质合格的供应商才是理想的合作伙伴。
⑶价格优势
上述两项条件都没有问题时，就要进行商品价格的比较，价格也是店铺进货的主要参考因素。采购到物美价廉的商品不但能降低店铺的采购成本，还能有力地吸引消费者，增强店铺的竞争力。所以，在保证商品质量的基础上，应选择商品价格较便宜的供应商。
⑷信用情况
在进货前采购员必须了解供应商的信用情况，主要包括：是否能准时收款发货、履行采购合同的情况、能否遵守交货期限，选择能长期稳定供货的供应商。
⑸供货时间
了解采购商品的运货时间及结算资金占用情况等。
⑹采购费用
商品采购除了涉及商品质量、价格，还包括采购费用，比如运输费、保管费等。比较不同供应商、对比不同地区的进货成本和进货费用，选择采购成本最低的供应商供货。
⑺售后服务
将不同供应商的服务项目和服务质量进行对比，从本身的采购需求出发选择供应商。供应商有良好的服务意识是采购者对供应商的一个比较普通的要求。在市场经济环境下，没有服务意识的供应商是无法长久生存下去的。
3．考察选择供应商
⑴研究供应商
每一个供应商都想把自己的产品尽快地推销出去。供应商通常会印制一些精美的图表画册等宣传资料，作为企业的一种宣传策略。为了获得更多的订单，供应商会把介绍自己企业的资料提供给有采购意向的店铺。这样，采购员就会拥有大量的供应商资料。这就需要采购员仔细研究各个供应商提供的宣传材料，大致确定可以进行进一步接触的供应商。
⑵进行实地考察
为了更好地了解供应商的情况，如果有可能的话采购员应该对供应商进行实地考察。这样做的目的一方面是要减少供应链中不必要的中间环节，另一方面是要更真实地了解供应商的实力。实地考察供应商的代价很高，因此只有在进行大量的、高价值的商品采购时才会实施。
⑶通过各种渠道了解供应商
采购员可以充分利用拥有的人力资源访问曾经隶属于该企业但现在已经离开的企业员工，向他们了解供应商的实际情况。这种方法所获得的信息甚至比实地考察更有价值，但是使用该方法时要避免触犯法律，避免被人认为是搞不正当竞争。
二、商品价格调查
（一）商品价格市场调查的基本原则
⑴全面
要全面系统的收集有关商品的市场信息。
⑵真实
对高低不同的商品价格要如实、准确的记录信息，不得随意捏造和删改信息。
⑶及时
要在尽可能短的时间内完成商品价格的市场调查，以保证信息的及时、新颖。
⑷效益
要对调查项目进行成本——效益核算，根据人力、物力、财力和时间合理设计商品价格调查方案。
（二）商品价格市场调查的特点
⑴明确的目的性
每个市场调查项目都必须是有目的的，同一主题的调查往往因为调查请求的提出者不同而有不同的目的，不同目的的调查项目调查的具体内容、侧重点和调查的深度、广度、方法可能就有很大的差异。
⑵结果的不确定性
市场随时处于动态变化的环境当中，市场调查不可能调查到市场的方方面面，调查的结论也不可能完全真实、客观地反映市场的本来面目，市场调查结论对市场的反映可能出现滞后，或者调查结论不能跨地区推广，这些都造成了市场调查结果的不确定性。
⑶全过程调查
市场调查不是单纯的市场信息搜集过程，它是有计划有步骤进行的一系列活动所构成的一个完整过程。
（三）新商品的价格调查
1.新商品价格调查的目的
⑴了解市场需求，选择新商品，增加销售增长点。
⑵了解竞争对手经营的商品类型、数量和价格水平，同时对市场需求有正确的理解和认识。
2.新商品的界定标准
⑴目前商品结构所缺少的。
⑵弥补目前同类商品中价格层次的不全。
⑶具有一定的市场需求。
新商品调查包括以下内容：
⑴调查对象必须是与本企业经营方式相近的竞争对手。
⑵基本内容包括该商品的供货商、售价、质量、陈列等，同时应掌握同类商品的品种组合、价格带分布、待引进商品在同类商品中的价格定位等。
（四）竞争对手价格调查
1.竞争对手价格调查的目标
竞争对手价格调查的目标是：了解竞争对手的促销方式，为达到最好的促销效果做好充分准备，以保证促销力度与效果。借鉴经验，改善现有做法，寻找好的促销方式，提升竞争力。竞争对手价格调查的适用范围是：本店经营的所有商品/服务。
2.竞争对手价格调查的基本内容
⑴采购主管应每星期不定期对竞争对手的商品/服务促销形式进行市场调查，了解其他竞争对手与供应商的促销形式，并作好分析整理工作。
⑵采购主管应根据已作好的促销方案对同类竞争对手的促销形式进行市调，并分析评估，确定促销方式的可行性，以保证促销力度与效果。
⑶与供应商商谈促销方式，合作条件，同时及时收集同一时间段中竞争对手促销商品/服务信息，加重与供应商谈判的筹码，获取供应商的最大支持。
（五）供应商价格调查
1.供应商价格情况调查的目标
⑴了解供应商的实力及经营状况，以便选择最佳合作伙伴，并降低经营风险。
⑵掌握供应商与其他经营店铺的合作状况，增加谈判筹码，以争取最大利益。
⑶保证供应商具有提供满足本店规定要求的能力，促使本店的产品/服务之品质得到稳定和发展提高。
⑷了解供应商在操作过程中的手法，为对供应商的支持方式提供依据。
2.供应商价格调查的基本内容
⑴了解供应商的产品在市场中所占的地位，是否能够达到本店的采购标准。
⑵所提供的商品是否适应本店商品/服务结构的需求。并根据所了解情况如实填写供应商情况表及供应商评估表。
§§§第三节采购实施流程
店长管理工作的一个基本任务就是实现店铺作业的标准化运作，使每项工作都有制度可循，并有详细的操作流程与实施规范。在这种基础上，才能使店铺管理最终走向规范化的正规，而采购流程的规范化是其中必不可少的一个组成部分。
一、制定商品需求目录
1.商品需求目录是店铺所需要的全部商品品种的目录，是店铺进货的指导性文件。
2.店铺制订商品经营目录，是根据目标市场需求和店铺的经营条件，具体列出各类商品经营目录，借以控制商品采购范围，确保主营商品不脱销，辅营商品花色、规格、式样齐全，避免在商品采购上的盲目性。
3.店铺的商品经营目录并不是一成不变的，也根据市场需求变化和店铺经营能力适当进行调整。调整中可依据商品销售数据进行分析哪些种类的商品销售下降，如果较长时间内无销售记录，可逐渐筛选淘汰。如有些商品销售上升，可适当增加经营品种和采购数量。店长还应经常开展市场调研预测，分析市场需求变化趋势，了解新产品开发情况，根据店铺自身的条件，增加市场前景好的商品经营。在深入研究市场发展变化、总结自身经营状况的基础上，适当调整商品经营目录，是店铺改善经营的重要手段。
二、合理选择采购渠道
店铺采购渠道多种多样，如何从中进行选择呢？我们换个角度来分析。店铺的供货渠道可以分为3个方面：一是自有供货者；二是原有的外部供货者；三是新的外部供货者。
1．自有供货者
有些店铺自己附设加工厂或车间，有些大型连锁店设有商品配送中心。这些供货者是店铺首选的供货渠道。
店铺按照市场需要，组织附属加工厂加工或按样品进行生产，自产自销，既是商品货源渠道，又有利于形成经营特色。有些商品如时装、针织品；鞋帽，市场花色、式样变化快，从外部进货，批量大、时间长，不能完全适应市场变化。而从加工厂或车间加工订做，产销衔接快，批量灵活。有些店铺加工订做的时装品牌也有较高的知名度和市场影响，成为吸引客流，扩大销售的有力手段。
2．原有外部供货者
店铺与经常联系的一些业务伙伴，经过多年的市场交往，对这些单位的商品质量、价格、信誉等比较熟悉了解，对方也愿意与商场合作，遇到困难双方能相互支持。因此，可成为店铺稳定的商品供应者。
稳定的外部供应者来自各个方面，既有生产商，又有批发商，还有专业公司等。在选择供货渠道时，原有的外部供货者应优先考虑，这一方面可以减少市场风险，又可以减少对商品品牌、质量的担忧，还可以加强协作关系，与供货商共同赢得市场。
3．新的外部供货者
由于业务的扩大，市场竞争激烈，新产品不断出现，店铺需要增加新的供货者。选择新的供货者是商品采购的重要业务决策，要从以下方面做比较分析：
⑴货源的可靠程度。主要分析商品供应能力和供货商信誉。包括商品的花色、品种、规格、数量能否按企业的要求按时保证供应，信誉好坏，合同履约率等。
⑵商品质量和价格。主要是供货商品质量是否符合有关标准，能否满足消费者的需求特点，质量档次等级是否和店铺形象相符，进货价格是否合理，毛利率高低，预计销售价格消费者能否接受，销售量能达到什么水平，该商品初次购进有无优惠条件、优惠价格等。
⑶交货时间。采用何种运输方式，运输费用有什么约定，如何支付，交货时间是否符合销售要求；能否保证按时交货。
⑷交易条件。供货商能否提供供货服务和质量保证服务，供货商是否同意店铺售后付款结算，是否可以提供送货服务、提供现场广告促销资料和费用，供货商是否利用本地传播媒介进行商品品牌广告宣传等。
为了保证货源质量，商品采购必须建立供货商资料档案，并随时增补有关信息，以便通过信息资料的比较对比，确定选择供货商。
三、购货洽谈、签订合同
在对供货商进行评价选择的基础上，采购人员必须就商品采购的具体条件进行洽谈。在采购谈判中，采购人员要就购买条件与对方磋商，提出采购商品的数量、花色、品种、规格要求，商品质量标准和包装条件，商品价格和结算方式，交货方式，交货期限和地点也要经过双方协商，达成一致，然后签订购货合同。一般情况下，商品采购合同应包括以下主要内容：
⑴货物的品名、品质规格。
⑵货物数量。
⑶货物包装。
⑷货物的检验验收。
⑸货物的价格，包括单价、总价。
⑹货物的装卸、运输及保险。
⑺贷款的收付。
⑻争议的预防及处理。
签订购货合同，意味着双方形成交易的法律关系，应承担各自的责任义务。供货商按约交货，采购方支付货款。
四、采购的控制
控制好采购环节是实现经营计划目标的重要手段，控制好采购环节就等于控制住了商品流通的起点和源头。
1．采购控制的目标
采购计划是达到经营目标的依据，因此在采购计划的制定中要控制好经营目标值、市场份额值和盈利值和盈利率，一般可考虑以下集中控制的方法：
⑴采购计划的制定要细分，落实到商品的小分类，对一些特别重要的商品甚至要落实到品牌商品的计划采购量，采购计划要细分到小分类，其意图就是控制好商品的结构，使之更符合目标顾客的需求。同时采购计划的小分类细分也是对采购业务人员的业务活动给出了一个范围和制约。
⑵如果把促销计划作为采购计划的一部分，那么在与供应商签订年度采购合同之前，就要要求供应商提供下一年度的产品促销计划与方案，以便我们在制定促销计划时参考。必须认识到店铺的促销活动，实际上是一种对供应商产品的促销动员、促销组合。还必须认识到在制定采购计划时要求供应商提供下一个年度新产品上市计划和上市促销方案是制定新产品开发计划的一部分。
2．采购考核的指标体系
对采购的控制除了采购计划的控制外，还有与供应商进行交易的制度计划（供应商文件）、采购组织机构控制和采购程序控制。但在日常具体的采购业务活动中，还必须建立考核采购人员的指标体系对采购进行细化的控制。采购考核指标体系一般可由以下指标所组成。
⑴销售额指标
销售额指标要细分为大分类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。应根据不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。
⑵商品结构指标
商品结构指标是以体现业态特征和满足顾客需求度为目标的考核指标。如对一些便利店连锁公司的商品结构进行研究发现，反映便利店业态特征的便利性商品只占8％，公司自有品牌商品占2％，其他商品则高达80％。为了改变这种商品结构，就要从指标上提高便利性商品和自有商品的比重，并进行考核，通过指标的制定和考核可同时达到两个效果。
第一，在经营的商品上业态特征更明显。
第二，高毛利的自有品牌商品比重上升，从而增强了竞争力和盈利能力。
⑶毛利率指标
毛利率指标首先是确定一个综合毛利率的指标，这个指标的要求是反映店铺的业态特征，控制住毛利率，然后分解综合毛利率指标，制定不同类别商品的毛利率指标并进行考核。毛利率指标对采购业务人员考核的出发点，是让低毛利商品类采购人员通过合理控制订单量来加快商品周转，扩大毛利率，并通过与供应商谈判加大促销力度扩大销售量，增大供应商给予的折扣率，扩大毛利率。对高毛利率商品类的采购人员，促使其优化商品品牌结构做大品牌商品销售量，或通过促销做大销售量扩大毛利率，要明白一个道理，店铺毛利率的增加，很重要的一个途径就是通过促销做大销售量，然后从供应商手中取得能提高毛利率的折扣率。
⑷库存商品周转天数指标
这一指标主要是考核配送中心库存商品和门店存货的平均周转天数。通过这一指标可以考核采购业务人员是否根据店铺商品的营销情况，合理地控制库存，及是否合理地确定了订货数量。
⑸配送商品的销售率指标
店铺的商品结构、布局与陈列量都是由采购业务部制定的，如果配送到店铺的商品销售率没有达到目标，可能是商品结构、商品布局和陈列量不合理。对一些实行总部自动配送的店铺来说，如果配送商品销售率低，可能还关系到对商品最高与最低陈列量的上下限是否合理。
⑹商品有效销售发生率指标
在店铺中有的商品周转率很低，为了满足消费者一次性购足的需要和选择性需要，这些商品又不得不备，但如果库存准备的不合理损失就很大。商品有效销售发生率就是考核配送中心档案商品（档案目录）在门店POS机中的销售发生率。如低于一定的发生率，说明一些商品为无效备货，必须从目录中删除出去并进行库存清理。
⑺新商品引进率指标
为了保证各种不同业态模式店铺的竞争力，必须在商品经营结构上进行调整和创新，使用新商品引进率指标就是考核采购人员的创新能力，对新的供应商和新商品的开发能力，这个指标一般可根据业态的不同而分别设计。如便利店的顾客是新的消费潮流的创造者和追随者，其新商品的引进力度就要大，一般一年可达60％～70％。当一年的引进比例确定后，要落实到每一个月，当月完不成下一个月必须补上。如年引进新商品比率为60％，每月则为5％，如当月完成3％，则下月必须达到7％。
⑻商品淘汰率指标
由于店铺的面积有限，又由于必须不断更新结构，当新商品按照考核指标不断引进时，就必须制定商品的淘汰率指标，一般商品淘汰率指标可比新商品引进率指标低10％左右，即每月低1％左右。
⑼通道利润指标
店铺向供应商收取一定的通道费用，只要是合理的就是允许的，但不能超过一定的限度，以致破坏了供商关系，偏离了连锁经营的正确方向。客观而言，在店铺之间价格竞争之下，商品毛利率越来越低，在消化了营运费用之后，利润趋向于零也不是不可能的，由此，通道利润就成为一些连锁超市的主要利润来源，这种状况在一些超市竞争激烈的地区已经发生。一般通道利润可表现为进场费、上架费、专架费、促销费等，对采购人员考核的通道利润指标不应在整个考核指标体系中占很大比例，否则会把方向领偏，通道利润指标应更多体现在采购合同与交易条件之中。
五、供货商管理规定
对供应厂商的管理规定由两方面组成。
1．供货业务管理规定
⑴店铺的主要功能是供给消费者日常生活用品/服务，满足其每日生活之需，因此商品的周转速度较快，为了保证商品的充分供应，就必须要求供应商供货准时。这就要对供应商在商品的配送方式、配送时间、配送地点和送货次数等方面作出规定，并在确定采购时就与供应商订立协议，明确规定供应商违反规定所负的责任。
⑵供应商的供货，如发生缺货现象，就会影响到店铺的生意。为此对供应商的缺货的制约要作出规定，如缺货率不得超过5％，超过规定，厂商要作出补偿，这种规定要与厂商订立的协议为执行的依据。
⑶采购业务不可能对厂商提供的几千种甚至上万种商品的质量作出判断，因此在确定采购时要对厂商作出商品质量的有关规定。如要厂商出示有关部门签发的商品准产证、商品质量鉴定书等，并要求厂商对商品质量作出法律上的承诺。
⑷供应商的供应价格如果总是变化，对店铺经营是十分不利的，一般要求供应商的供货价格在一个相当的时间内保持稳定，如果由于生产成本、市场变化等因素价格必须要作出调整，必须规定厂商在价格调整时有一定的程序。如规定厂商在商品价格调整时，要在调整价格生效两星期前事先通知进货方为有效，或在调价时，仍维持一段时间的原有价格的商品供应数量，以保证店铺有时间作出相应调整，不至于措手不及。
⑸商品的采购，进货方支付给厂商货款的天数是一种公认的交易条件，但也必须对支付贷款给厂商的方式作出规定。如与厂商的商品货款的对账应定在每月的哪一天，付款日定在哪一天，付款采取什么方式都要作出明确规定。
⑹对供应厂商的资料管理，是店长采购业务管理的重要环节。
2．供应商资料管理
供应商的资料管理可作出以下6个方面的分类：
⑴对供应商进行分类并确定编号。供应商的分类是按照店铺经营的商品/服务别来进行的，再依商品的类别来确定供应商的编号，如饮料商品的编号是3，就可以对各饮料供应商编成3001号码……来进行识别管理，连锁企业应给每一个供应商的每一个商品确定编号或代码，以利于进行电脑管理。
⑵对供应商的基本资料建立档案进行管理。如将供应商的名称、住所、负责人、电话、营业执照登记号、供应商品的种类、年销售额等建立资料档案，以便管理。
⑶设立厂商商品台账进行管理，对每一个厂商供应的商品的进价、售价、规格、数量和毛利率等商品资料设立台账，特别要注意的是，台账除了记录厂商供货给本公司的以上商品资料，最好也能记录供货给其他企业，尤其是主要竞争对手的商品资料。
⑷对每一家厂商供应给本店铺的所有商品/服务的销售实绩逐月作出统计，包括金额、数量和毛利额，以此作为判定该厂商供货优劣的依据，作为以后订货谈判的讨价筹码。
⑸对供应商的商誉也必须作出调查并建立档案。
⑹对供应商的优劣要作出鉴定和评价，以便对其进行分类的管理，一般可运用ABCD分类法来对厂商进行管理。A级厂商可由店长亲自进行管理。
六、遏制采购腐败
1．绩效考核不但是调动员工积极性的主要手段，而且是防止业务活动中非职业行为的主要手段，在采购管理中也是如此。可以说，绩效考核是防止采购腐败的最有力的武器。好的绩效考核可以达到这样的效果：采购人员主观上必须为店铺的利益着想，客观上必须为的店铺利益服务，没有为个人谋利的空间。
2．如何对采购人员进行绩考核？跨国公司有许多很成熟的经验可以借鉴，其中的精髓是量化业务目标和等级评价。在年中和年初（或年底）跨国公司都会集中进行员工的绩效考核和职业规划设计。针对采购部门的人员，就是对采购管理的业绩回顾评价和未来的目标制定。在考核中，交替运用两套指标体系，即业务指标体系和个人素质指标体系。
3．业务指标体系主要包括：
⑴采购成本是否降低？卖方市场的条件下是否维持了原有的成本水平？
⑵采购质量是否提高？质量事故造成的损失是否得到有效控制？
⑶供应商的服务是否增值？
⑷采购是否有效地支持了其他部门，尤其是生产部门？
⑸采购管理水平和技能是否得到提高？
当然，这些指标还可以进一步细化。如采购成本可以细化为购买费用、运输成本、废弃成本、订货成本、期限成本、仓储成本等。把这些指标一一量化，并同上一个半年的相同指标进行对比所得到的综合评价，就是业务绩效。
4．在评估完成之后，将员工划分成若干个等级，或给与晋升、奖励，或维持现状，或给与警告或辞退。可以说，这半年一次的绩效考核与员工的切身利益是紧密联系在一起的。
5．对个人素质的评价相对就会灵活一些，因为它不仅包括现有的能力评价，还包括进步的幅度和潜力。主要内容包括：谈判技巧、沟通技巧、合作能力、创新能力、决策能力等等。这些能力评价都是与业绩的评价联系在一起的，主要是针对业绩中表现不尽如人意的方面，如何进一步在个人能力上提高。为配合这些改进，那些跨国公司为员工安排了许多内部的或外部的培训课程。
6．在绩效评估结束后，安排的是职业规划设施。职业规划设施包含下一个半年的主要业务指标和为完成这些指标所需要的行动计划。这其中又有两个原则：第一是量化原则，这些业务指标能够量化的尽量予以量化，如质量事故的次数、成本量、供货量等。第二是改进原则，在大多数情况下，仅仅维持现状是不行的，必须在上一次的绩效基础上有所提高，但提高的幅度要依具体情况而定。
§§§第四节采购执行规范
由于工作的需要，店长不可能去亲自参与每一项采购工作，大多情况下是将具体的采购行动安排给相关的店员去实施，对于采购人员的行为需要进行一定的约束与限制，这就要求店长要制定采购工作的执行规范，并以之来作为监督与考核采购人员的标准，这样既有利于保证店铺采购货品的质量，同时也能够遏制采购过程中的舞弊与腐败，进而降低店铺的采购成本。
一、采购操作规范
1．采购人员行为规范
⑴熟悉分管商品的基本知识、质量标准、特点和市场的需求，熟练掌握商品采购的操作流程，有较扎实的商品采购基本功。
⑵善于捕捉经济信息，掌握一定的谈判技巧，能妥善协调各种公共关系，应变能力强。
⑶思想端正、作风正派，不谋私利，不徇私情，能自觉抵制不正之风。
2．货源选择规范
⑴应建立合格供应商及产品名单，优先采购名单上的产品，采购前应进行市场调研和质量分析，优先选择功能先进、设计合理、质量优良、安全可靠的产品，对采购名单外的商品应进行审查认可。
⑴采购时应优先选择货源
◇名、特、优产品和性能先进、质量可靠的新产品。
◇国家定点厂家生产的产品。
◇充分证明其质量优良或顾客反映好的产品。
◇通过国际和国家认证的产品。
◇权威部门推荐的产品。
◇按国际标准组织生产的产品。
◇实施生产许可证管理，并已取得生产许可证的产品。
⑶货源采购商品时应特别谨慎
◇不能及时提供有关合法性证明的。
◇不能提供一个或少数产品样品和样本来证明其产品质量的。
◇不能提供充分的质量证明表明其质量状况的。
⑷采购员对供应商及其产品质量不了解时，应对其进行实地重点考察。
◇供应商生产的合法性，查看有关执照、许可证等。
◇必要时，采购员还应对生产条件、设备、生产过程进行考察，查看生产流程。
◇索要产品标准，查其合法性，了解其水平的高低。
◇对产品质量检验设备进行考察，包括对检验记录规范性的验证。
◇了解企业产品质量体系及其运转情况。
二、采购合同管理规范
1．采购合同的内容
采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确、便于执行、避免发生纠纷的前提下，具备以下主要条款：
⑴商品的品种、规格和数量。商品的品种应具体，避免使用综合品名，商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等，商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。
⑵商品的质量和包装。合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准。无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订货。对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准。对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款。对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。
⑶商品的价格和结算方式。合同中对商品价格的规定要具体，规定作价的办法和变价处理的办法，规定对副品、次品的扣价办法，规定结算方式和结算程序。
⑷交货期限、地点和发送方式。交货期限要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式。
⑸商品验收办法。合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
⑹违约责任。签约一方不履行合同，违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：
◇未按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。
◇未按合同中规定的商品质量标准交货。
◇逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货、临时更改到货地点等情况，应付违约金或赔偿金。
⑺合同的变更和解除条件。在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等情况，都应在合同中予以规定。
除此之外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，更有效力。
2．采购合同签订规范
⑴采购合同签订的原则
◇合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人，是指有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。
◇合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
◇必须坚持平等互利，充分协商的原则签订合同。
◇当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。
◇采购合同应当采用书面形式。
⑵采购合同的签订程序。签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：
◇订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。
◇接受提议。接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也称承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。
◇填写合同文本。
◇履行签约手续。
◇报请签证机关签证，或报请公证机关公证。
有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。
3．店铺采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：
⑴加强店铺采购合同签订的管理。加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握店铺的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据本店的购销任务，收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。二是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。
⑵建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行。店长应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的顺利实现。
⑶处理好合同纠纷。当经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成，可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。
⑷信守合同。合同的履行情况好坏，不仅关系到店铺经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。
三、货品验收管理规范
仓管员和理货员应对本店铺所进货物严格按《商品质量验收标准》进行检验。
⑴合格证检查
检查产品是否有合格证，证上是否有检验机构和检验员签章。
⑵清点检查
重点检查商品数量、包装质量及其完好性。
⑶抽样检查
抽样应按相应验收标准，采用随机抽取法取出代表样进行检查。
⑷索取有关质量证明
按“随货同行证书的管理程序”操作，向供应商索取有关质量证明，如进口食品卫生证书、进口药品检验报告书、质量保证书等，并与采购订单的内容进行对照，检查是否一一对应，准确无误。索取证书应及时传指定质检员存档，按“随货同行证书的存档操作流程”进行管理。
⑸标志、包装检查
对所抽样品进行标志检查时，严格按照《商品质量验收标准》进行检查验收。检查包装是否牢固，是否可能因包装不良而使商品受损及包装本身是否受损。
⑹对有使用期限的商品进行检查
应重点检查有使用期限商品的生产日期、进货日期是否符合《商品质量验收标准》的规定。
⑺感官检查
对商品进行感官检查，根据标准或经验判定产品质量。
四、购进货品的处理规范
⑴商品通常从供应商处运送至仓库，供储存和分配，或者直接运送到店铺的仓库中。
⑵将价格和存货信息标记在商品上。价格和存货标记可通过多种方式完成，店铺可能以手工方式标价和记录存货。大型连锁店使用自己的计算机生成价格标签，同时依靠包装上印刷的条形码数据保持存货记录。
⑶商品陈列及现场存货数量和品种的多少取决于店铺的规模大小。连锁型店铺一般利用货箱和货架陈列商品，大多数存货都放置在销售现场。传统百货商店采用各种各样的场内陈列，大多数存货都放置在仓库，而不是销售现场。
⑷处理退货和损坏商品的程序也是必不可少的。特别是店铺必须确定由哪方负责顾客的退货，并制定有关回收损坏商品并负责退款或换货的条款。对于这部分内容，在前面与供应商谈判时提到，要特别写进合同条款中，虽然涉及的这部分商品款和商品数量都不大，但极易产生纠纷，影响店铺与供应商的合作关系。
⑸由于偷窃行为的存在，监视和减少货物失窃成了商品处置过程的一个重要方面，而且其重要性正在急速上升。在目前的中国，由于法律的原因，以及人们的素质还不是普遍很高，加上商店的商品大部分实行开架销售，如果增加检验装置和加派防损人员就要增加店铺的营运支出，而在处置偷窃商品行为时，由于受现场管理和防损人员的水平和素质所限，又极易造成对店铺的负面影响甚至导致诉讼。因此，越来越多的店铺已采取积极的防窃行动来解决这个问题。
⑹商品控制包括估计收入、利润、周转率、存货短缺、季节性及店铺经营的每一种或每一件商品／服务的成本。为了达到控制商品的目的，店铺需建立和保持书面的存货数据、定期清点实物存货、核对书面商品存货数字的准确性。
五、再次购买与货品评估操作规范
1．再次购买
对那些不止一次要采购的商品，再次购买的计划是必需的。制定这种计划时，有四个因素是关键的：订货和送货时间、存货周转率、财务支出、存货／订货成本。
⑴订货和送货时间
对于店铺而言，发出一份订单到供应商响应直到商品出现在货架和柜台上，需要多少时间是应明确规定的。提前送到，增加仓库的压力和管理费用；延迟送到，则出现断档缺货，进而会影响店铺的信誉。
⑵存货周转率
存货周转率是每种商品从订单开始到销售出去所需的时间，它是制定再订货商品的基础。采用计算机管理系统的大型连锁店可以自动生成。
⑶财务支出
一般而言，一次大量的采购可获得较大的折扣，但它同时带来仓库费用支出的上升，因而单纯为获得高折扣而大量采购是不明智的做法，关于这部分内容，在后面的仓库管理中会有更加详细的分析。
⑷存货／订货成本
从存货成本看，它属于仓库管理部分，在后面的仓库管理部分有详细介绍；而订货成本，则在采购环节出现。大型连锁店采用POS系统加EDI的订货方式，与小型店铺的派采购员前往供应商处采购相比，具有高效、快捷、费用低廉的特点。
2．商品评估
⑴建立评估机制
店铺采用切实可行的方式，对经营商品进行分类、排名。最有效和简便的方法，是将POS系统设置商品销售的排名功能，每日的销售报表、月终的销售报表都可生成各类商品的销售排名，提供给市场部和采购部，供决策时使用。
⑵排名分析
POS系统从销售数字中生成的销售商品排名，供市场部和采购部再订购和对目前经营政策分析。如设定对最后5位的商品进行分析，是产品线太长、定价太高、市场不接受、功能不清楚、质量问题、太超前、已是产品生命末期，进行各项定量分析，找出真实的原因，并在找出原因的基础上，进行决策。
⑶做出对策
对于排名末位商品，一般情况下应淘汰；产品线过长的，增加消费者的选择难度，使之难以作出购买决定；价格、质量、功能方面的问题，连锁企业一般无能为力；对超前的商品和处于商品生命末期的商品，无法改变商品的命运；也可以选择淘汰。
◇自然淘汰：减少进货量，直到市场无消费意愿时再停止进货。
◇即刻淘汰：将所售商品从卖场撤下，退还给供应商，并不再进货。
◇捐赠：对采用经销方式进货的末位商品，在商品还有使用价值时，捐赠给社会慈善机构、社会贫困人士，让商品的使用价值得以发挥，避免给零售商造成降价的负面影响。
§§§第五节采购管理制度与表单
一、店铺采购管理制度
（一）采购管理制度
l．制定采购计划
⑴由店长根据本店每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核。
⑵计划外采购或临时增加的项目，应制订计划或报告财务小部门审核。
⑶采购计划一式四份，自存一份，其他三份交财务部门。
2．审批采购计划
⑴财务部门将店铺各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核。
⑵财务部门根据店铺本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测作采购物资的预算。
⑶将汇总的采购计划和预算报店长审批。
⑷经批准的采购计划交财务主管监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部门有权拒绝付款。
3．物品采购
⑴采购人员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量和单位适时进行采购，以保证及时供应。
⑵大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可与有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种等供货要求。
⑶采购人员对餐料、油味料、酒及饮品等，要按计划或下单进行采购，以保证供应。
⑷计划外和临时少量急需品，经店长批准后可进行采购，以保证需用。
4．物资验收入库
⑴无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收。
⑵仓管员验收是根据订货的样板，按质按量核对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。
5．报销及付款
⑴付款
◇采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款。
◇支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结账，金额必须限制在一定的范围内。
◇按店铺财务制度规定，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结算，30元以下者可支付现款。
◇超过30元要求付现金者，必须经财务主管审查批准后方可付款，但现金必须控制在一定的范围内。
⑵报销
◇采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。
◇采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经店长批准后方可给予报销。
（二）物品采购制度
1．物品库存量应根据店铺货源渠道的特点，以控制在一个季度销售量的一倍为宜。材料存量应以两月使用量为限，物资及备用品库存量不得超过三个月的用量。
2．坚持“凡国内能解决的不从国外进口，凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。
3．各项物品、商品及原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定。
4．计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部门并报店长审批同意后，方可采购。
5．凡购进物资，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。
6．高额进货和长期订货，均应通过签订合同的办法进行。
7．从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇的，不论金额大小一律必须取得总经理的批准，方可采购，否则财务部应拒绝付款。
8．凡不按上述规定采购者，财务部门以及业务部门的财会人员，应一律拒绝支付，并上报给店长处理。
（三）订购进货管理制度
1．订购制度
⑴采购组每日检查库存，若至请购点时，需填写请购单，经店长核章后办理采购事宜。
⑵采购组查询货品供应商的其他货品库存状况，以简化作业并符合规模经济。
⑶采购组依据厂商资料表制作《订货单》一式二联，以传真或电话通知厂商，并将《订购单》第二联交储运组备查，第一联自存。
⑷采购组于每次确认订购单后，当日发出通知，依照与各家厂商协议的时间，送货至请购单位，进货时间安排在每日上午10：00～11：30，下午3：00～4：30。
⑸紧急采购经店长核准后进行，事后需补填请购单。
⑹储运组也须与采购组共同依照储位大小、经济订购量及安全库存等设立采购量，采购量的最小数量须事先与厂商协议。
⑺采购组应在进货验收单上每日核查应送的物品，如发现过期而未到的订购单，应立即查询货品延误的原因，并催促尽快发货。
2．进货制度
⑴厂商送交货物时必须填写进货验收单一式三联，详细写明送货内容及订购单号码，连同所送的货品送到指定的收货处，并由储运组收货人员进行验收。
⑵储运组核对进货验收单与订购单无误后，在进货验收单上签章，将第一联退还厂商作为送货的凭证。
⑶储运组将进货验收单的号码抄录在货品上，同时在订购单上填写进货验收单号码与收货日期。
⑷储运组根据进货验收单检查及证明下列各项。
◇货品编号。
◇品名规格。
◇交货者名称。
◇交货数量。
◇实际接收数量。
◇收货日期。
⑸储运组若发现送来的货品混有其他货品或其他特殊状况时，必须在进货验收单接收状况栏内写明，作为品质检验的参考。
⑹储运组在进货验收单上填入必要内容并核章后进行货品质量检验工作。
⑺验收注意事项。
◇货号。
◇品名。
◇规格。
◇数量、重量。
◇包装。
◇品质。
◇有效日期。
◇进价。
⑻验收无误的商品，再由储运组以彩色笔将该货品的储位，于验收时书写在货品包装上，以便于存放定位。
⑼储运组于验货时如有溢收数量，应通知采购部门视实际情况决定是否补开《进货验收单》，否则拒收。
⑽储运组应依据《进货验收单》，每日提出应交未交的物品，供采购组跟催，次月5日前应提出超支、欠货资料，供采购、会计、管理部门参考。
⑾储运组将交货实况填入《厂商资料卡》交货资料各栏后办理入库手续。如验收后发现不符所需，则通知厂商进行退货处理。
⑿储运组核对货品数量与良品总数是否相符，安排货品进入仓库后在进货验收单二至三联良品总数栏盖仓库接收章，再送至储运组主管处核章。
⒀储运组主管核章后的进货验收单第三联自存，根据良品总数转存至电脑。
⒁进货验收单第二联送会计作为付款的凭证。
3．报废作业制度
⑴报废管理的目的为有效地控制和计算原材料的成本。
⑵报废品的定义。
◇原材料无法继续使用或转做他用而必须丢弃。
◇凡正常加工过程中所丢弃的残物不应报废而属损耗。
⑶报废品的区分。
◇材料的品质验收未能落实或规格与实际需求不符，致使无法使用且不能退货者。
◇仓储人员保存不当，致使材料损坏无法使用者。
◇因运送或搬运不当，造成材料破损污染而无法使用者。
◇原材料、成品过期而无法使用者。
⑷报废品的处理。
◇报废品应存放于暂存区，以便随时资料查询及更正。
◇所需报废的货品应由权责单位于月底填写报废单一式二联。经由品质管理人员确认，并经经理核准后，会同会计部门进行清点，清点完毕，报废单第一联自存，第二联交会计。
◇经核准报废的货品由储运组统一销毁。
◇报废品若是原料，以采购时买进的价格计算；若是商品，则以出货价计算。
（四）收货文件管理制度
1．收货办公室是存放所有收货文件的规定地方。
2．收货文件的原件必须提供给财务部门，收货办公室保存文件的副本。
3．收货文件必须按时间、按部门、按收货号的顺序进行排列，分柜进行存放；查询时必须经过收货部人员的同意。
4．所有收货资料保存至少一年。
5．所有的文件必须在当日工作结束后进行整理、归档；凡有问题的文件，必须做记号说明原因，并交接到明日进行处理。
（五）商品验收管理制度
1．仓管人员和采购人员应严格按商品质量验收标准对所有货物进行检查。
2．清点检查。重点检查数量、包装质量及其完好性。
3．抽样检查。应按相应验收标准，采用随机抽取法取出代表样商品进行检查。
4．合格证检查。检查产品是否有合格证及其是否有检验机构和检验员签章。
5．索证。
⑴按随货通行证书的管理程序操作，向供应商索取有关质量证明，并与采购订单的内容进行对照检查是否一一对应，准确无误。
⑵质量证书应及时转指定质检员存档，按随货同行证书的存档操作进行管理。
6．标志、包装检查。
⑴对所抽样品进行标志检查时，严格按照商品质量验收标准进行检查验收。检查包装是否牢固，是否可能因包装不良而使商品受损及包装本身是否受损。
⑵对有使用期限的商品应重点检查其生产日期、进货日期是否符合商品质量验收标准的规定。
7．感官检查。对商品进行感官检查，根据标准或经验判定产品质量。
二、店铺采购管理表单
聚合中文网 阅读好时光 www.juhezwn.com
小提示:漏章、缺章、错字过多试试导航栏右上角的源