任何领导者，既然是指挥者，要依靠众多的人来工作，会议则必不可少。会议是上下交流的机会，是领导者发出信息并接受反馈的机会，是实施领导的主要工具。优秀的领导者，当他主持一次会议的时候，总是十分清楚会议的特定目的是什么，或者应当是什么。他在会议上就会牵着众人绕着自己的目的转，取得会议的高效率。他不能容忍某一个人滔滔不绝，而是让每一个人都有发言的兴趣及机会。领导者要用好会议这个工具，提高会议的效率，就必须做到会议十戒？
①每一个会议都有一个明确的目的，不开无目标的会议，即领导者在开会之前首先要明白要干什么，还要让即将参加会议的成员明白这次为什么开会，以作好准备。如果没有明确的目标，就不要开会。这里有个问题就是所指的会议是除了组织例会以外的临时性会议。为了进行正常、连续的交流与接触，组织例会是不应该间断的。
②每个会议只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会议。看到这里，可能有许多人不理解？开一场会，不是解决问题越多，效果越高吗？而且开一次会，召集、组织工作也花时间。其实，他们没有看到多议题会议的弊端。多议题会议使与会人不能把握会议的重点内容，觉得这一点也重要，那一点也不能忽视，结果很可能只对其中某一点印象最深，而冲淡了其他的方面。许多有这种与会实践的人都了解，一个会议讨论的点太多，特别是任务太多往往会引起厌烦情绪，达不到预期的会议效果。
③会议前必须有充分的准备，不开无准备的会议。会议除非特殊情况，不要搞“突然袭击”。领导者要有准备，怎样主持好这个会议使之达到预期效果与会者也要做好准备，以最清醒的姿态接受会议传递的信息并及时反馈。
④只开非开不可的会议、不开可开可不开的会议。这里的“会议”和第一条一样是指临时会议，不要芝麻大的小事也召集一次会议，因为这样久而久之，会降低与会者在会议上的兴奋程度。
⑤会议的参加者必须与会议的主题直接相关，与主题无关的不要参加会议。这里所讲的是会议的参与者的问题，不要有“会议闲人”的存在，不要让参与不参与都一样的人参加会议。
⑥开会时，不作离题的讨论而要围绕中心发言，领导要发挥好引导的作用。一旦发生发言离题的现象要及时地纠正，把与会者的讨论焦点一直投在会议的中心主题上。
⑦表明观点应简洁明朗，会议不能容许重复别人已经说过的话题。这样领导者可以获得尽可能多的信息，也消除了与会者那种懒散不求见地的心理。
⑧会议一定要有决议，不开无决议的会议，即使本次会议暂不能决议，也要宣布暂时休会，并应宣布下次会议的进一步要求，关照大家提前准备。
⑨会议应该杜绝两种相反观点的激烈争吵，会议应该提倡各抒己见，但绝不能陷入两种相反观点无意义、无结果的争论之中。如果发生这种情况，领导者应让他们各自保留意见，在会后再作讨论，不要占用别人发言的时间。
⑩会议应该禁止与会者频频进出会场，因为这样会影响与会者的情绪，分散注意力，影响会议的效率。会议的效果也会因此遭到损害。
新型会议三法规
第一，重要的是让每个人都真正参与
我们经常可以看到这种情况。领导者在布置完一件件任务后，觉得如释重负，但是发现执行起来并不是想象的那样顺当，许多人并没有真正领会会议上的意思，导致任务执行的中断或拖延。领导者常常对这种情况感到愤怒，但从来都不找自己的原因。每个领导者在主持会议的时候，不仅有进行决定、发布命令的权利，更有调动全体与会者真正参与会议的义务，只有全体与会者真正参与到会议当中，会议才有效率，才会出成果。然而达到这种境界却十分困难，我们可以经常看到开会的时候下面有人看报纸、聊天或者干脆闭目养神，整个会议显得十分懒散，只有领导一个人在台上滔滔不绝，这种会议还不如不开。开会的目的就是达到共同交流，解决问题的目的，如果都是领导者提出问题，再说出解决方法，下面的人不想也懒得想，“就这样吧，反正是你的责任”。
所以，要充分调动所有与会者的积极性，使整个会议活起来，有效率起来。
领导者应喜欢这样的开会形式，即领导者提出问题，不说出自己的解决方法，而是让大家自由发言，并进行辩论，这样虽然不是每个人都有机会发言，但是可以肯定每个人都在想，能达到这个程度，开会的效果也就有了。
让每个人参与有一些技巧？
①开会的议题必须与与会的每个人都有关系或者他们都感兴趣，反对将与开会议题无关的人请到会场上，因为他们的无所事事会影响其他人，从而导致会议效果的降低。
②领导者要创造一种有压力的气氛，迫使每个人都认真地听，认真地想。可以采取这样的方式，领导者拿一张与会者的名单，可以随时请任何一位与会者起来重复刚刚讲过的一句话，或者简单发表一下对某某问题的看法，如果答不上来，领导者就要求他站着开会或者当着大家作自我检讨，这样每个人都有一种压力，这种压力使他们不敢马虎。
③领导者在开会的过程中应该加强引导作用，比如可以在提出问题之后，再提出若干种解决办法，让参与者广泛地讨论，找出最合适的方法在讨论者分歧太大时可以适当地做一些引导、尽可能使与会者统一起来。
④领导者主持会议讨论的过程中应不时对参与者的发言进行肯定或表扬，即使有时这些发言毫无作用，只有这样才能鼓励更多的与会者踊跃发言，而这位发言者会在表扬与肯定的鼓励下进一步思索，或许会想出具有建设性的建议。
第二，开会的头脑风暴法
头脑风暴法由美国著名工程学家奥斯本于1939年首创，原词为“Brain Storming”，用来形容精神病人的胡言乱语，最早被用于广告花样的创造上，后来发展为人们自由发表意见的一种会议形式。在这样的会议上，成员可以无拘无束地去思考问题，畅所欲言地发表自己的意见和看法，而无需任何顾虑。
这种会议参加者一般是专家。1935年奥斯本将其论点著书问世时，提出了头脑风暴法会议的四条规则？
①在会上对别人提出的意见不许进行反驳或下结论。
②鼓励和欢迎个人独立思考，广开言路，以便集思广益。
③追求数量，所提的意见越多越好，不要害怕彼此之间相互矛盾。
④寻求意见的改进与联系，可以补充、发展和完善相同的意见，从而使某一方案更加完备。
为了取得预期的效果，会议主持者必须创造一个良好的思维环境，经验表明，与会者人数一般为10～15人为宜，会议持续时间20～60分钟为最佳。领导者即会议的主持人主要的职权在于创造一个自由交换意见的气氛。为了达到这样的目的，在会议开始时，领导者往往必须采取强制提问的做法，其发言应该激发参加者思维的灵感，从而促使与会者感到急需回答领导所提出的问题。一旦与会者被鼓动起来，各种设想和建议都会源源不断地涌现出来。这时领导者只需根据前面所述原则进行引导即可。
头脑风暴法的具体实施可以用以下几个步骤表示？
①主持人明确议题，做到心中有数，然后根据问题的性质挑选组成人员，应保证大多数与会者都是精通所论问题或某一方面的专家
②热身，即通过一两个与议题无关的小问题来激发与会者的兴趣，形成一种紧张而激烈的气氛
③进入主题，提出问题，将与会者的思维引入自己预先设定好的轨道
④选择富有启发性的重要叙述形式，以便保证在与会者思维最活跃、想象力最丰富、创造力发挥处于顶峰时能够考虑那些问题的解决最关键的方面
⑤对方案进行评价，这件工作主要应由主持人来做，应该对各种方案提出技术和经济上的评价。
第三，会议效果的测定
领导者要注意开会的效果，就必须对会议效果作出某种测评，这种测评可以分两大方面，一是直接测定，一是间接测定。
直接测定是针对所有会议参与者的。在开会之前，领导者可以根据开会的意图、内容设立一些题目，这些题目所涉及的内容在开会时都会讲到。会一结束，将这些题目发给与会者做，限定时间，且不允许相互交流。做完后，可以收上来批阅，一来看与会者有没有认真地听讲，二来可以看出与会者是否真正了解开会者的意图，是否吃透会议的精神。这种测评最直观，也较为简单，但有一个观点，就是只能看到会议对参与者个人的影响程度而不能发现会议对组织全体工作的作用效果。所以说存在意义上的局限性，因为会议的根本目的不在于对参与者本人产生什么影响，而是想通过参与者来影响整个工作的进行。
会议的另一个效果测定方法是间接测定法，领导者应自己或派人制定一些工作中的指标。这些指标是工作的量化，能够相互比较，于是开会之前有一些指标，开会之后的一段时间也有一些指标。通过这些指标的对比，就可以看到开会效果的优劣。需要指出的是，用来比较的指标必须与开会的意图和内容密切相关，不然比较就没有意义，也不能反映会议的效果。这种测定方法比较准确，但是做起来比较困难，首先选择指标就不是那么容易，而且要将工作进行量化，有时几乎无法做到。
在实际工作中常常采用两种方法结合来对会议效果进行测定，我们可以让会议的参与者在会议一段时间后对工作进行总结。这种总结需要对开会前后进行对比。领导者可以从这些总结中找出答案，会议的效果有没有达到还可以通过对所有组织成员的问卷调查来进行。问卷调查可以进行两次，一次是在会前，一次是在会议一段时间后。通过问卷的不同结果评定会议是否有效。当然这些问卷的题目也不应该漫无目的，而要紧扣会议的目的与内容。
当然，领导者还有一些特殊的方法来确定会议的效果，如个别地找与会者谈话等。这些都需领导者对具体情况具体分析。
主持会议的艺术
作为会议主持的领导者必须明确开会的目的，把握会议的主题，事先作好充分的准备，成竹在胸，方可临危不乱，游刃有余，不至于处处捉襟见肘，被动挨打。尤其是会议的导入阶段是会议讨论的关键。
第一，开场白应开宗明义，先声夺人
开场白不能拖泥带水，既要把开会目的讲明，又要把重点点出，使与会者有思想准备，为领会会议精神打下良好的基础。同时又不能三言两语，草草了事，意不明，言已尽，给人以茫然之感，使与会者不明白会议的议题，失去对会议的兴趣。好的开头可以一下抓住与会者的心，给人以深刻的印象，吸引人们继续听下去。就像看一部引人入胜的电影，开始就兴味盎然，人们自然急于了解下面的情节。
我们不妨通过一个例子加以说明。李瑞环同志调任天津主管城建的副市长时，上任的第一把火就是拆除临建棚，解决群众的住房难。经调查，得知各部门、各系统于当年内都安排了不少住房改造或新建项目，只不过大多是各顾各，考虑自身利益。这样到头来，老百姓还得住临建棚。李瑞环同志决定开个会解决这个问题。他的开场白是这样的？我把各路“诸侯”请来，是以几十万无房群众的名义，向大家借房子。动员大家把准备建房的资金、正在建设的工程、接近完工的房子统统交回市里，由市里统一安排，统一施工，统筹分配，并言明借房和今后还房的优惠比例。这个开场白开门见山，直入主题，让与会者明晰领导决策的决心、决策的目的和决策执行的思路，同时辞情恳切，使人动容，为着天津老百姓的疾苦，与会者深觉责任重大，从而唤起他们尽快落实任务的使命感。
第二，因境制宜，调动情绪
“现在开会了。请同志作报告，大家欢迎……”“请同志们坐好，现在开会。第一项内容……”这是我们所经历的千篇一律的格式。这样开场陈旧死板，令人生厌。开场白要陈述的包括会议主题、目的、意义、议程和开法等内容是必不可少的，但这绝对不是要囿于程式，不加以变通，而是要根据实际，因境制宜，灵活安排。
会议的顺利进行有赖于良好会议气氛的营造，精彩的开场白可以使与会者感到要讨论的是与人们切身利益相关的问题或是大家共同关心的问题，这样就能刺激与会者的兴奋点和吸引其注意力，充分调动各种积极因素，将会议导向圆满成功。会议的类型多种多样，不同会议所需的气氛也不同。征求意见会要求各方畅所欲言，集思广义，需要的是生动、热烈的场面研究解决问题的会议需要的是严肃、庄严的气氛欢迎会上语言要热情洋溢欢送会上，言语中就要流露出依依惜别之情。
营造会场气氛，调动人们的情绪，不是靠大喊大叫，粗声厉气。例如某厂为解决生产中存在的工序间衔接不畅的问题，拟就个别班组存在的“磨洋工”现象进行批评，领导上来就说？“今天把你们找来，就是让你们知道，你们拖了厂里的后腿。你们说该怎么办呢？”剑拔弩张，“严肃”的会场气氛够浓的吧，可这样不问青红皂白地一通发作，甭说引起对方共鸣，恐怕求得合作都很难。会场成了战场，这会怎么开
下面是一篇较为成功的欢迎词的开头，恰与上文中的实例形成对比？
“春来谁做韶华主，总领九英是牡丹。”古都洛阳迎来了第九届牡丹花会。热情好客的古都人民，诚挚地欢迎外国朋友、港澳台同胞和来自祖国各地的客人光临洛阳……”
主持人的欢迎词真诚感人，令人如沐春风，烘托出喜庆的气氛，遣词又恰到好处，让人感到与当时的场合相吻合而无媚俗之感。
第三，有备而来，自然衔接
我们开会往往是因为没有找到向人们传递信息和解决问题的更好的途径。正因如此，会议是为实现某种目的服务的一种重要形式，要有明确的议题和清晰的程序。会前把你要讲的事情列成提纲，保证会议沿着你的思路一步步进行下去，这实际上就是会议进程的程序。要牢记你希望大家会后知晓的思想或中心议题。你的主持要围绕这一主题。有些领导人为了死死控制住会议的进程，要求秘书为自己写稿子，拉条目，会上拿着讲稿一字一句地读，照本宣科，显得机械呆板。记住，念稿子是场灾难，不要照着念。列出发言提纲，发言时再详细讲，既不脱稿，又有离稿讲话，把讲稿上的内容变成自己的语言，才能令听者觉得亲切自然而非味同嚼蜡，才不至于让人觉得你生拉硬套，不顾会议实际情况只会埋头读稿子。有一年，谭震林同志在湖南攸县蹲点，在一次县社干部会议上，发言的人都是捧着稿子念，枯燥乏味，与会者不是打哈欠，就是抽烟。又一个人讲话念稿子了，念得磕磕巴巴。谭震林打断他，问？你的稿子是谁写的？被问者吱吱唔唔地承认，是别人帮助起草的。谭震林从衣袋里摸出自己的讲稿说？今天的讲话是你讲，还是别人讲？我都不敢像你那样，三页半的稿子，还要秘书给起草。他接着批评道官，越当越懒讲十几分钟的话，都要别人替你写个稿子，这样，不脱离实际才怪为了给被批评者下台阶，他又说我打断你的话，很有点不礼貌，为了倡导一种风气，我就要这么做。就是要你知道，这样干是不行的。谭老犀利的话语批评了在某些领导干部中存在的官僚主义作风，同时也告诫我们，要想不照本宣科，就要身体力行，作最充分的准备，保证心中有数。
第四，控制节奏，紧扣主题
会议的时间有其限度。一般会议的时间以2小时为限度，是从考虑人的生理以及心理的条件而来的。超过2小时以上拖拖拉拉、松松散散的会议，只会增加疲劳而不会产生好的智慧。为了保证在有限的时间获得满意的结果，作为主持的领导者有责任控制会议的节奏，有张有弛，既使与会者充分交流意见，又要避免发生互相扯皮的现象。
有些发言者话太多。他们喜欢自己说话，似乎要利用每次会议来垄断讨论。对于这种情况，主持人出于对发言者的尊重，一般不应当面直说，而应寻找机会作出巧妙的暗示。如果他发言了，给他适当的时间，然后说，“你提出的几点很好。现在让我们听听其他人的。”以此打断他。如果这一招不灵，就限定时间，比如，每人发言两分钟。若是任由这些口若悬河者不着边际、没完没了地宏篇大论，结束讨论怕是要“等到花儿也谢了”。
有的人不愿在大庭广众之下发表自己的意见而习惯于与周围的人窃窃私语，这往往会干扰会议的正常进行。如果交谈达到必须加以制止的程度时，你可以通过直接提问来试着打断交谈者，也可停止发言，等着他们安静下来。如果这也不管用，你可以对他们说？“如果你们有什么要说的，请大声说出来，好让每个人都能从你们的讨论中获益。”
与会者在针对某个问题展开讨论时，由于各自的学识、背景、素质、经验与价值观不同，看问题的角度不同，作出的判断、提出的解决方案也不尽相同，与会者往往会各持己见，据理力争。这是讨论深入的表现。但如果意见已趋向集中，这时主持人就应适时终止争辩。否则，针锋相对的双方互不相让，争得面红耳赤，既浪费了时间，又妨碍会议下面议程的进行。在一些情况下，会议或许会成为发泄私人恩怨的最好场合，有人会利用它来给部门、单位的工作制造麻烦。作为领导，很可能会成为恶语中伤的对象，遭到攻击，你可能会恼羞成怒，大发雷霆，站出来和对方理论，这实际上已经偏离了会议的主题，不知不觉中正中对方下怀。他的目的就是要让你狼狈不堪，在众人心目中留下一个坏印象。作为会议主持，要保证会议完成既定目的，巧妙的语言技巧，可以使你从不利境地中从容地走出来，避免一场无谓的争吵。
有效地控制会议的进程，很重要的一点就是使各项活动尽可能地依照事先预定进程推进，不要轻易加以变更。在有限的时间内，围绕主题展开充分讨论，那种天马行空的“座谈”，只会使会议脱离轨道，进程缓慢。作为主持人，可以采用下面的方法来纠正离题。你可以说“这是个颇有意思的意见。这对讨论我们的问题适用吗？”这样可能会使对方觉察到离题了，从而回到正轨上来。
第五，打破沉默，积极引导
如果把会议搞成一言堂，主持人在上面唱独角戏，就失去了集思广义、各抒己见的本意，也不利于充分发扬民主。领导的水平并不体现在以个人权威将自己的意图强加于人，虽然要有“惟我独尊”的威仪，但在方法上要注意灵活多变。在会议上要善于提问，积极引导，使会场呈现出一种生动活泼、毫不拘谨的局面，才有可能从各种不同角度、不同侧面发现问题、提出问题、分析问题、解决问题。
与活跃的讨论形成鲜明对照的是无人发言或一部分人毫无反应的现象。无人发言可能是人们对某个问题还似明非明，难于发表看法。你不妨以这样的话语加以点拨“这个问题正面一时看不清，假如反过来看呢？从它究竟有多少弊端的角度看，是否应下决心解决呢？”
对于沉默不语的人可以试试激将法“老黄，您今天一言不发，看来是想‘金杯漱口了’”旁边可能会有人接口“老黄向来能说会道，今天怎么会甘拜下风呢？”这样一激，老黄还能不一吐宏论吗？或者你可采用迂回方式引他开口“老黄，你一直保持沉默，是不是身体不舒服？”对方可能会予以反驳，你正好顺水推舟“那你就是有不同意见了，说出来让大家听听吗？”有时也可以就某人的发言因势利导，引导大家顺此深入讨论“老郑认为我校提高教学质量的关键，不在于严格考勤、考试上，而在于联系实际改进教学方法，说得很有道理。大家对此议论一下吧”对老郑是个鼓励，大家讨论也有了方向，会议就会深入一步。
主持人打开局面，引导会议进行的技巧水平取决于他的认识水平和良好的思维能力。主持人要能够洞察现场情势，抓住众人共同关心的话题，广开言路。可以身先士卒，带头发言，为他人作好铺垫也可以语调亲切，言语诙谐，吸引与会者的注意力，使那些持漠然态度者也能积极投入也可以层层设问，启迪思考，借助“头脑风暴”倾听更多意见。会议局面的展开有赖于领导者的引导能力，但在根本上还在于领导者应具备较好的素质。
第六，善始善终，不留蛇尾
做什么事情务求善始善终，成功的会议总结方式也很重要。“虎头蛇尾”会令与会者有草草收场之感，该明确的认识还模模糊糊，该布置的任务也没有落实，结果大家觉得无所适从，一切照旧。通过会议要收到的预想效果没有实现，白白浪费时间做了无用功。好的总结方式可以起到画龙点睛的作用，强化与会者的记忆，统一认识，并再次鼓动大家的情绪，有效提高会议讨论的质量，巩固讨论业已取得的成果。
可以用总结归纳的方式把会议的主要成果提纲挈领地概括出来，加深与会者的印象。如说“今天我们学习了×文件，主要收获是……，弄清了以下问题……。现在，方向已经明确，路子已经找到，让我们今后在各自的岗位上大显身手吧”这恐怕是最简单、最普遍的总结方式，清楚易懂，对与会者给予有效的指导。
想要一次解决所有问题是大不可能的，也可以用在本次会议中提出而还未得到解决的问题作启发，为下次会议作铺垫。如说“今天大家提出不少问题，其中‘为什么乱摊派之风屡禁不止？’提得很及时很深刻，只是限于时间，今天没有充分讨论。请大家会后广泛收集材料，深入思考，以便下次再议。”解决原有问题，发现新问题，力求工作中更进一步。
选择符合会议气氛和参加者心理的总结方式，或以豪言壮语鼓舞人心或感同身受坚定信念或语意激昂痛陈利弊，这些都有助于强化会议精神，引起与会者的共鸣。如在一次救灾总结讨论会上，主持人最后说“世上总是好人多，天灾无情人有情，这次抢险救灾中，真正体现了一方有难，八方支援一家受灾，千家关怀。这次讨论交流，大家畅谈了许多感人的事迹，使我们体会到了许多崇高思想。愿这种精神进一步发扬，愿我们的社会更加美好同志们，希望大家都能有所思，有所悟。散会”
会议结束时下达指令，作出工作布置，往往能令与会者心悦诚服地接受，并在会后立即付诸实施。因为会议讨论的过程，就是一个化解分歧逐渐求得统一的过程。人们对现状有了更为全面、清楚的认识，对问题的解决方案达成了一致意见，领会吸收会议精神也就顺理成章了，领导者在总结中要直陈胸臆，当机立断。这时就不能还讲求含蓄委婉，支支吾吾，或以试探的口气“你看这么办行不行？”你是领导，决策要由你作出，不要给下属留下优柔寡断，做事拖泥带水的印象。
还有的领导喜欢在会议结束时说些“你好我好，大家都好”之类的话，以为这样就维护了上下和气的团结局面或是夸大其辞，说什么开了一次团结的会、胜利的会，上下一致，绝无二心或是动辄上纲上线发一通什么对组织的前途命运具有决定意义之类的陈词滥调，这些只会让人觉得你不实事求是，招致反感，久而久之，对浮夸之风推波助澜，不利于好的会风的形成。其实，在总结时只要从实际出发，有成绩讲成绩，有问题讲问题，不但不会破坏组织团结，还会唤起员工的责任感、使命感，关心组织的存亡发展，形成更为强大的凝聚力。
即席讲话的艺术
与主持人的角色不同，领导者有时会以参加者的身份被邀请作即席讲话。应当说这是大家出于对领导的信任，准备认真地听一听你的意见。千万别把它看成是“赶鸭子上架”，恰恰相反，这是领导与群众之间交流思想，传递信息和沟通关系，体现领导者随机应变能力与分析总结问题水平的大好时机。精彩的发言，可以收到“一石激起千层浪”的效果，令听众动容，同时树立起领导者的个人威信，令下属生出由衷的钦佩之情。
第一，有备而来，胸有成竹
有些领导认为即席讲话就是临场发挥，不要作什么准备，一上来便先“啊”一阵儿，然后便是“今天我本来不打算讲，既然让我说，我就随便讲几句话。”然后便是全国形势、本地区形势、本行业形势，侃侃而谈，既无话题，又无观点。简直就是没话找话说，短话长说。人们会问“他到底在干什么？”虽然是即席发言，仍可以做些准备。一般来说会议的议题会事先通知领导，某些相关资料也会发到其手上，这些都为发言划定了一定范围，对要讨论的内容心中有数，就不至于闹出南辕北辙的笑话。
例如一个机关，派出了一支抢险队参加抗洪抢险的战斗。队员们在汛区为保护当地群众和国家财产的安全，奋不顾身，连续作战，圆满地完成了任务。他们胜利返回时，受到了机关全体工作人员的热烈欢迎。在这种场合下，由一位领导同志出面讲几句表扬和慰问的话，然后抓紧时间让队员们休整休整，一定会使抢险队员深深地体会到领导的关怀。令人遗憾的是，这个机关的大小七位领导，无论有无准备，轮番上台，唠唠叨叨说起来没完没了。更有甚者，有位领导毫无准备，却还是上台凑趣，便从抢救队员们夜以继日地鏖战，连续几天顾不上洗脸谈起，竟然扯到他小时候一年才洗一次澡，扯到他当年打日本鬼子时如何英勇奋战，说得大家心里直冒火，烦躁不安。
相反，事先精心的准备往往会收到意想不到的效果。张治中在南京任国民党中央陆军军官学校教育长时，看到学校的校风很坏，有些学生甚至常去南京秦淮河一带逛妓院，他很是生气，于是他把夫人洪希厚请去参加军校的一次会议。
到了开会那天，学生们见讲台上坐着个相貌平平、衣着朴素、态度又忸怩不安的家庭妇女，都感到很诧异，便相互小声议论起来。这时张治中走到台前摆摆手，开始了他的讲话“今天开会，我与同学们只谈一个问题，就是因为我们当官了，有钱有势了，就胡搞乱来。我知道你们当中有人花天酒地，灯红酒绿，这不好，无视军校的纪律，不爱护个人的名誉。讲起来，论军衔，我比你们高，论薪饷，我比你们多，可是我没有这样的行为。你们看——”他用手一指台上坐着的洪希厚，“这位就是我夫人……”接着，张治中现身说法，推心置腹地袒露了自己的私人感情生活，态度诚恳，拳拳师心打动了在场的每一位听者。自此以后，军校的纪律果然大为好转，而张治中“请我夫人作证”的故事也一时传为美谈。
有备而来，表明领导者高度重视的态度，同时成竹在胸，说起话来也就自信十足，掷地有声了。
第二，明确话题，确定观点
领导者在开口前，略加思索，尽可能选择合适的话题，这对即席讲话的成功是十分重要的。在讲话的全过程中，围绕话题展开，就不会信口开河，前言不搭后语。
选择话题，总的来说要审时度势，紧扣会议主题，根据会议进行的情况合理取舍。我们可以从以下两个角度加以考虑。
一个是听者反应。听与说双方，就即席讲话的效果而言，应该以听者为主。领导即席讲话的成功，能够吸引听众，唤起听众的共鸣，使听众感受到领导的情绪。为了做到这些，首先，要选准能够吸引听众的话题，才能掌握住听众，才能使你说话的能力得到听话人的承认。对于所说的话题，尽管你津津乐道，兴味十足，但是听众不感兴趣，根本听不进去，这样的话就不如不说。要选准吸引人的话题，就必须对说话的场合、时间和听众进行充分的研究。即席讲话最好选那些适情适时，有一定新意，能给人以启发的内容做话题。当然，也大可不必为了吸引听众，搜刮肚肠翻出奇闻轶事或是深奥哲理，这样难免有哗众取宠之嫌。
另一个是发言者自身的感受。要选取那些自己比较熟悉，体会较深的内容作为话题，这样才能全方位打开你的思路，激发你谈话的兴趣，有话可说，讲起来才能旁征博引，应付自如。只有对话题非常熟悉，才会产生强烈的表达愿望，觉得这些话真是不吐不快，这样才能使讲话连续不断、滔滔不绝。若是个不熟悉的话题，说起来觉着底气不足，弄不好到了中间卡了壳，窘态毕现。
要把话题说清说透，还需要确立所要表达的观点，表达的观点应该为顺利完成话题服务。观点是即席讲话的核心，是统领讲话的纲领。领导身居高位，讲话要负责任。他所传递的信息、所表达的意向、所推崇的观点往往会对下属产生巨大的影响，左右组织的发展方向。因此，领导在讲话时所表达的观点应当是正确的，从而起到宣传真理、鼓舞人心、祛邪扶正、推进工作的作用。
第三，言之凿凿，以理服人
“实事求是”是即席讲话的一个基本原则，作为领导者说话要尊重事实，保证自己选用的材料都是翔实、准确的，才能获得群众的信任，收到预想的效果。
应以事实为依据，特别是在提出批评意见时，才可以令对方心服口服。我们可以说马丁·路德小时候即倔强又顽皮，但如果我们说马丁·路德承认他的教师经常打他手心，而且有时候一个上午要打上15次之多，这样是不是更有说服力？比如说某位领导被要求就企业内存在的办事效率不高的问题发表意见。若是他开口闭口只是“效率不高，办事拖拉”几句空洞的套话反复讲，恐怕很难令对方立刻接受，你这么说有什么依据呢？要是他经过深入的调查，对员工的工作时间、工作完成情况如单位时间的工作完成量、平均每人的工作完成量等数据有所了解，简单的几个数字摆在人们面前就足以说明问题了，不用费太多口舌就可以收到事半功倍的效果。
第四，言简意赅，真情动人
即席讲话的时间都不长，多则五六分钟，少则两三分钟内容相对集中，一次只说一个问题，力求说深说透。许多人并不明白精练的重要性，几分钟可以讲完的内容偏要洋洋洒洒地谈上半天，如同温斯顿·丘吉尔对他儿子兰道尔夫的性格所作的评价一般“他空有一门大炮，却没有多少弹药。”只要把自己想要表达的意思说清楚，讲透彻，不必长篇大论，一样会给人留下深刻的印象，这正是“言简意赅”的精妙所在。
前面提到过，美国前总统里根在洛杉矶第23届奥运会开幕式上的致词，仅有16个英文单词，翻译成中文也只有二十几个汉字。短短的二十几个字的讲话，把第几届，什么会，在哪里开，其时代特征都讲了出来。这一讲话，创造了奥运会开幕式讲话的精彩而简短的记录。正所谓“有话则长，无话则短”，生拉硬扯，恣意编造，只会破坏领导者在人们心目中的形象。要语不繁，字字珠玑，能使人不减兴味而冗词赘词，唠唠叨叨，不得要领，必令人生厌。
成功的即兴讲话一定是能够吸引众人的注意力和深深打动人心的。古罗马一位诗人说过“只有一条路可以打动人的心，就是向他们显示你自己首先已被打动。”领导者在发言时把感情投入到讲话的主题和内容上，并适当地通过有声语言把这种感情表现出来，引起听众的“心理共振”，达到期望收到的交际、鼓动和说服的目的。
第五，先声夺人，余味无穷
即席讲话的开头和结尾都是讲话过程中非常重要的环节，要给以足够的重视。
领导者的发言，能不能一开始就抓住听众，往往决定着整个讲话的成败。好的开场白就像一个出色的导游员，一下子就可以把听众带入讲话者为他们拟设的胜境好的开场白是演讲人奉给听众的一束多姿多彩的花朵好的开场白最易打开局面，便于引入正题。因此，开场白应尽量避免平铺直叙、平庸无奇，而要努力做到不落俗套，语出惊人，这样才能出奇制胜，先声夺人。
我们先来看一个反面的例子，中央电视台某综艺节目中有一则小品，演的是某领导关于添置水壶问题的讲话？
“呃，大家安静一些，啊，安静了，啊，呃，今天啊，我要谈谈，这个，咱们各个办公室需要添置水壶的问题。（以下笑声）不要笑，别小看一把水壶啊，这不是一个小事，这是一个很严肃的问题，啊，啊，呃，它要牵涉到咱们的体制问题，也关系到咱们职工的生活问题……”
这则小品在现实生活的基础上加以提炼集中，着重讽刺了那种说话不离“嗯啊”的令人厌恶的腔调，同时这位领导的白开水一般的开场白也着实乏味。
我们再来看一个正面的例子。1957年春，彭真同志和几位新闻工作者进行座谈。大家想听听他对新闻采写的看法，彭真同志是这样说的你们看过老鹰抓小鸡吗？老鹰不是瞎撞乱碰就能把小鸡抓住的，而是先在天空盘旋飞翔，发现地面上的小鸡，再俯冲直下，抓住后就腾空而起。与会者一时还没明白彭真同志的用意，都瞪大眼睛等着他进一步的阐释。“老鹰飞翔是在做调查研究，看准目标，以便一下子抓住。记者的工作方法，要学老鹰抓小鸡，先做好周密的调查工作，发现典型事件或问题，就要深入下去，抓住不放，直到采写成功。”接着，彭真同志就新闻采写的要求谈了自己的看法。他的这段即席讲话，开头运用一个新颖恰当的比喻，自然地引出话题又切中问题的要害，一下子把道理说透，听众易于接受又觉得内涵丰富，耐人回味。
即席讲话有一个好的开头，好的内容，再有一个好的结尾，那就可以达到很好的表达效果。结尾时，更需要有力度，不冗长拖沓，更不画蛇添足，而要在言不必尽或达到高潮时戛然而止，给听众以深刻的印象，留有回味的余地。比如美国的莱特兄弟在成功地驾驶动力飞机飞上蓝天后，人们在法国的一次欢迎酒会上再三邀请哥哥威尔伯讲话，他即席讲道“据我们所知，鸟类中会说话的只有鹦鹉，而鹦鹉是飞不高的。”这一句深含哲理的即席讲话，博得了与会者长时间的鼓掌，至今还一直为世人所称道。
相反，有些领导人在发言结束时总喜欢加上几句“我今天的发言，一时来不及准备，讲得不好，请大家见谅。”这实在是多此一举，连你自己都觉得讲得不好，还希望听众的认可吗？这种自贬身价的做法实不可取。
即席讲话结尾的方法很多，可用充满激情的话语结尾，总结全篇的简短结论结尾，赞颂的话语结尾，名言警句结尾，诗词歌赋结尾，幽默的语言口号如呼吁结尾等等。不论采用哪种手法，都应干净、利落，起到再现主题，收拢全篇的作用。
第六，当场组织，打好腹稿
即席讲话没有精心制作的讲话稿，主要依靠临场发挥，要求讲话者在构思好一个初步轮廓之后，注意观察现场的听众，及时捕捉那些与选定的讲话主题有关的人或场景，因地生情，有感而发，以便讲话生动贴切，沟通与听众的感情。
要使即席讲话富有条理，可以分两步加以考虑，第一步是要明确讲什么，第二步是要明确怎么讲。
首先，是要明确讲话的主旨，并依据主旨确定材料的范围。前面已经提到，在集会、参观访问、联欢等场合发表即席讲话，其背景、环境一般是可以预先获知的。因此，话题的大范围是有所划定的，对讲话者来说，关键的是选择一个最佳角度展开话题，并能牢牢抓住现场的气氛特点。要在观察现场情况，体味会场气氛，揣摩听众心理的基础上加以确定。那种把别人说过的话题拿过来再用，反复雷同，投机取巧的做法是万万不可取的。这样说出的话没什么分量，也不会引起听众的注意，还会让人觉得你没什么水平。要做到话题有新意，有效的方法就是提高层次，转换角度，高屋建瓴，独辟蹊径，既要能先声夺人，又要后发制人。
关于怎么讲的问题，即理顺思路有效地组织起材料的问题，或者说是要找到一条讲话的线索，并在这条线索的每一段上都有关键的（虽是只言片语但也居于首要的）闪光点，点线结合，讲话的架子也就有了，接着在此基础上丰富充实，从容发挥，作为一篇方寸不乱，无明显缺陷的简短讲话应该不是什么难事。
要抓紧一切可能的机会，作尽可能多的准备，最行之有效的方法就是事先打个“腹稿”。由于时间紧迫，不可能把要说的每一句话都在脑海里显现一遍再顺理成章，打“腹稿”可以看作是对讲话内容进行的抽象概括，把要讲的内容提炼成一个个要点，安排好先后顺序，以此为提示，再适当加以发挥。比如，某领导要在年终总结大会上就全年生产情况作即席讲话，在拟“腹稿”时，就可以用“计划完成情况”、“存在的问题”、“分析原因”、“建议改进方式”等短语理出讲话的大概思路。
打“腹稿”时，还要组织好句群。前后衔接连贯的一组句子叫作句群，一个句群有一个明晰的中心意思，即“意核”，句群是即席讲话的基础单位。准备多个意核，把它们一一发挥成句群，一篇血肉俱全的“腹稿”也就出来了。还是就上面举过的例子，我们已经确定了要从四个方面来讲这个问题，那么每一方面又可以分出若干小条，比如“计划完成情况”分“实际的产量”、“与往年相比的情况”、“在行业中所处的水平”三个“意核”，围绕这些“意核”，或补充、或举例，逐一发挥，重要的地方就尽可能多说，次要的地方可以一带而过。这样，讲出的话既有条理，又重点突出，别人也听得明白。正所谓“言不在多，达意则灵”。
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