序

    当然，最好的防止拖延的方法之一，还是有效的时间管理。这意味着我们要找出什么样的日程工具是最适合我们自己的，并且为我们每天要做的事情设定清晰的优先度。

    我们需要组织我们每一天的工作，处理拖延问题，这样每天结束的时候，我们就知道明天开始的是崭新的旅程，而不是忙于去解决那些我们今天不想做的事情。

    时间人人相同，浪费的方式各自不同

    八点半到九点半清理前一天积压的工作，因为昨天的工作还没有完成，或者是把重要的事情忘记了，只完成了一些没有价值的小事。

    从九点半到十点半，一些人就开始互相串联，聊天，打扰别人的工作。

    十点半到十二点可能会陷入各种各样的会海之中了。

    十二点到下午两点是午饭和休息时间。

    二点到四点又是相互沟通与协调的时间。

    四点到五点，如果不开会就聊天，或有些人很可能就在那儿发呆。

    五点到五点半，就该准备回家了，或者是要准备加班。因为白天没有做完事情，而且预料到明天还是和今天一样，所以只好加班。

    晚上加班时，很多人上网聊天，打几个私人电话，或者发呆甚至睡觉。

    在一个企业里面，不管是文职人员、市场营销人员，还是管理人员，甚至包括生产线上的工人，都在日复一日的重复工作中，不知不觉漫无目的地消耗着生命、时光和各种资源。

    1．拖延症者的十大“时间陷阱”

    如果用批判的眼光去环顾一下四周，我们不难发现，大多数人都正过着超负荷的生活。我们每天都尽心尽力地工作，拼命地提高效率。但每当我们晚上回到家里，一如既往地一头栽倒在沙发上的时候，我们会回想即将过去的一天，从内心深处浮现出这样的想法：“我今天好像又是什么都没干……”原因很简单：我们往往会在过度的忙碌中忽略了最重要的事。这就是所谓的“时间陷阱”！

    请你看看下面的问题，反省一下自己：“我是否也曾经掉入这些陷阱呢？”

    1．你是否经常试图同时处理多项事务？

    2．你是否从来不为自己制订目标和时间计划，也从来没有明确地处理事情的先后次序？

    3．你是否缺乏统筹能力？

    4．你在工作时是否经常走神？

    5．你是否觉得把任务委托给别人处理十分困难？

    6．如果遇到棘手的事情，你是否总是习惯采取拖延战术？

    7．你是否只为突发意外预留了很少时间？

    8．你觉得拒绝别人的要求很困难吗？

    9．你对人对事总是要求尽善尽美吗？

    10．你是否极少允许自己休息？

    拖延者们还经常用以下的方式浪费宝贵的时间财富：

    a．做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。

    b．喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。

    c．对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。

    d．上司不定期的召见使中层经理的时间具有很大的随意性。

    e．对自己熟悉和喜欢的事情尽快做完，对于棘手的事情拖延进行，只有通过加班来完成。

    企业管理者们每天、每小时、每10分钟的份钱比普通员工要多得多，但是管理者们的时间和其他人一样，也都一天只有24小时，结果，只要时间管理得不够好、效率不够高，中高层经理们就难以挣回他们的份钱，说白了，很多经理每天的工作都是亏损。

    如果一个经理一天里有3个小时是低效率的，那么只有两个解决的办法，要么就是在另外3个小时效率提高100％，挣回两倍的份钱，这个显然不太可能；要么就是再加班3个小时，但是实际上，很多经理的时间计划已经是每天10个小时甚至12个小时了，如果再加班3个小时……

    最后陷入：时间管理差——效率低——份钱挣不出来——拼命加班——更加劳累、效率更低、时间管理更差的恶性循环，最后的结果就是企业的目标被迫降低。

    2．拖延者必须学会时间管理

    时间管理（Time Management）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。

    时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。

    时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。

    时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。

    时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。

    重视时间管理并付诸实施，坚持效率第一，将为你的企业迎来新的突破与发展。

    时间管理的工具

    （1）记录下自己的时间分配情况

    要有效地管理好自己的时间，做到真正卓有成效，首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。分析自己的时间，也是系统地分析自己的工作，鉴别工作重要性的一种方法。

    重点是待办单、日计划、周计划、月计划。

    ▲待办单：

    将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。

    ▲待办单主要包括的内容：

    ①非日常工作；

    ②特殊事项；

    ③行动计划中的工作；

    ④昨日未完成的事项。

    ▲待办单的使用注意：

    ①每天在固定时间制定待办单（一上班就做）；

    ②只制定一张待办单；

    ③完成一项工作划掉一项；

    ④待办单要为应付紧急情况留出时间；

    ⑤最关键的一项，每天坚持。

    ▲根据各自的情况，制定出日计划、周计划、月计划。

    （2）划分工作时区

    将一天的时间分成几块来处理某些固定的事情，以免被其他事情所扰。比如，在特定的时间段阅读和回复E？鄄mail，在特定的时间段处理文件、答复客户的要求、打重要的电话等等。这样的安排，可以帮助你更快地完成工作。

    （3）能够很快地找到你要的东西

    有关机构对美国200家大公司职员做调查时发现，公司职员每年都要把六周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着，他们每年要损失10%的时间。对此有一条最好的原则：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好。

    （4）工作最好一次完成，不可时断时续

    研究发现，造成职员浪费时间最多的是时断时续的工作方式。因为重新工作时，需要花时间调整大脑活动及注意力，才能在停顿的地方接下去做。

    （5)事前有准备

    偶发延误是最浪费时间的情况，避免这种情况出现的唯一办法是预先安排工作。事前有准备，你能把本来会失去的时间化为有用的时间。

    （6）不要拖拖拉拉

    有些人花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里，其实他本来能完成任务而且应转入下一个工作了。

    （7）有策略地安排开会的时间

    如果是由你主持召开会议，将开会时间安排在上午11：00比较合适，告诉每一位与会人员会议将在中午12：00结束，这样就不太可能拖延。人们在肚子饿时，会比较迅速地切入正题。

    （8）改进工作方法

    简单事情处理改进的余地不大，但一些复杂事物的处理，多动动脑子，往往可以找到减少处理时间的办法。

    （9）充分利用零碎时间

    实际工作中，你会发现有很多没有工作任务的小时间片段，时间长了，这些小的时间片段累计起来很可观。因此你要学会利用时间片段，做一些有用的事情。这样，在相同的时间内，可能你所做的事情比别人多很多。

    （10）注重劳逸结合

    计划不要排得满满的，一是要安排适当的休息时间；二是要留有一些余量，因为一项工作到底要多少时间你不一定能准确计算。不会休息就不会工作，适当的休息反而有助于提高整个工作效率，减少工作中的差错。

    时间管理原则

    也称为SMART原则。

    S（Specific）原则：明确性

    所谓明确就是要具体、清楚地说明想要达成的行为标准，而不是用抽象的语言和内容。明确的目标几乎是成功团队的一致特点。很多团队不成功的重要原因之一就是因为目标本身模棱两可，或没有将目标有效地传达给相关成员。

    比如说，“增强客户意识”，这种对目标的描述就很不明确，因为增强客户意识有许多具体做法：减少客户投诉、提升服务速度、使用规范礼貌的用语、采用规范的服务流程等等。有这么多增强客户意识的做法，我们所说的“增强客户意识”到底指哪一块？

    不明确就没有办法评判、衡量。所以建议这样修改，比方说，我们将在月底前把收银的速度提升至正常的标准，这个正常的标准可能是两分钟，也可能是一分钟，或分时段来确定标准。

    目标应该是明确的，而不是模糊的。

    如果领导有一天问：“这个目标离实现大概还有多远？”团队成员的回答是“我们早实现了”。这就是领导和下属对团队目标所产生的一种分歧。原因就在于没有给他一个明确的分析数据。

    比方说，“为所有的老员工安排进一步的管理培训”。“进一步”是一个很不明确的概念，到底这个“进一步”指什么？是不是只要安排了这个培训，不管谁讲，也不管效果好坏都叫“进一步”？如果能够改进一下，准确地概述为：在什么时间完成对所有老员工关于某个主题的培训，并且在这个课程结束后，员工的工作效率能够得到提高，如果没有提高甚至有所下降就认为效果不理想。这样目标就变得可以明确起来。

    再比如说，前台被要求要保证来电优质服务。什么是优质服务？很模糊。要具体点，比如保证对紧急情况，正常工作时间4小时内响应。那么什么算紧急情况，又要具体定义：比如四分之一的内线分机瘫痪等。这样的计划才是明确的、具体的，能够让员工一目了然地付诸行动。

    M（Measurable）原则：衡量性

    衡量性就是指应该有一组明确的数据，作为衡量是否达成目标的依据。如果制定的目标没有办法衡量，就无法判断这个目标是否实现。目标设置要有项目、衡量标准、达成措施、完成期限以及资源要求，使考核人能够很清晰地看到部门或科室月计划要做哪些事情，需要完成到什么样的程度。衡量标准遵循“能量化的量化，不能量化的质化”。使制订人与考核人有一个统一的、标准的、清晰的可度量的标尺，杜绝在目标设置中使用概念模糊的描述。

    有的工作岗位，其任务很好量化，典型的就是销售人员的销售指标，做到了就是做到了，没有做到就是没有做到。但是有的工作岗位，工作任务不容易量化，比如研发部门和行政部门。但是，他们的工作仍然要尽量量化。

    行政部门的许多工作都是极琐碎的，很难量化。比如对前台有一条要求是“要接听好电话”，但怎么具体量化呢？

    那么解决方法是：接听速度是有要求的，通常理解为“三声起接”。就是一个电话打进来，响到第三声的时候，就必须要接起来。不可以让它再响下去，以免打电话的人等得太久。

    再如前台的一条考核指标是“礼貌专业地接待来访”，做到怎么样才算礼貌专业呢？

    前台工作非常繁忙时应该这么做：工作人员应该先抽空请来访者在旁边的沙发坐下稍等，然后再继续处理手中的电话，而不是做完手上的事才处理下一件。这才叫专业。又比如什么叫礼貌？应该规定使用规范的接听用语，不可以在前台用“喂”来接听，早上要报：早上好，某某公司；下午要报：下午好，某某公司；说话速度要不快不慢。

    所以，没有量化，是很难衡量前台服务工作到底怎样才算接听好电话和礼貌接待了来访。

    A（Achievable）原则：可实现性

    如果上司利用行政手段，或权力的影响力一厢情愿地把自己所制定的目标强压给下属，下属典型的反应是一种心理和行为上的抗拒。一旦有一天这个目标真完成不了的时候，下属有一百个理由可以推卸责任。

    “控制式”的领导喜欢自己主观定目标，然后交给下属去完成，他们不在乎下属的意见和反映，这种做法越来越没有市场。今天员工的知识层次、学历、个人的素质，以及他们主张的个性张扬的程度都远远超出从前。因此，领导者应该更多地吸纳下属来参与目标制订的过程（即便是团队整体的目标）。

    要坚持员工参与、上下左右沟通，使拟定的工作目标在组织及个人之间达成一致。既要使工作内容饱满，也要具有可达性。可以制定出跳起来“摘桃”的目标，不能制定出跳起来“摘星星”的目标。就如你让一个没有什么英语基础的初中生，在一年内达到英语四级水平，这个就不太现实了，这样的目标也没有意义。但是你让他在一年内把新概念一册拿下，就有达成的可能性。他努力地跳起来后能够摘到果子，才是意义所在。

    R（Relevant）原则：实际性

    实际性是指在现实条件下是否可行、可操作。可能有两种情形，一方面领导者乐观地估计了当前形势，低估了达成目标所需要的条件，这些条件包括人力资源、硬件条件、技术条件、系统信息条件、团队环境因素等，以至于下达了一个高于实际能力的指标。另外，可能花了大量的时间、资源，甚至人力成本，最后确定的目标根本没有多大实际意义。

    示例：一位餐厅经理订的目标是早餐时段的销售额在上月的基础上提升15％。算一下知道，这可能是一个几千块钱的概念，如果把利润计算出来却是一个相当低的数字。但为完成这个目标要花费多少？这个投入可能比起增长的利润要更高，因此这个目标不具备操作性。

    当然有时实际性需要团队领导衡量。因为有时可能领导考虑投入多一些，目的是打败竞争对手。这种情形下的目标就是实际的。

    部门工作目标要得到各位成员的通力配合，就必须让各位成员参与到部门工作目标的制订中去，使个人目标与组织目标达成认识一致、目标一致，既要有由上到下的工作目标任务，也要有员工自下而上的对工作目标的主动参与。

    由于是工作目标的设订，因而制订时要和岗位职责相关联，不要跑题。比如一位前台工作人员，你让她学点英语以便接电话的时候用得上，就很好，但如果你让她去学习舞蹈，就比较跑题了。

    T（Time-based）原则：时限性

    目标是有时间限制的。例如，我将在5月31日之前完成某事，5月31日就是一个确定的时间限制。没有时间限制的目标没有办法考核，或带来考核的不公。由于上下级之间对目标轻重缓急的认识程度不同，上司着急，但下面不知道。到头来上司暴跳如雷，而下属还觉得委屈。出现这种情况会伤害工作关系，伤害员工的工作热情。

    实施要求：目标设置要具有时间限制，根据工作任务的权重、事情的轻重缓急，拟订出完成目标项目的时间要求，定期检查项目的完成进度，及时掌握项目进展的变化情况，以方便对下属进行及时的工作指导，以及根据工作计划的异常变化情况及时地调整工作计划。

    总之，无论是制定团队的工作目标，还是员工的绩效目标，都必须符合上述原则，五个原则缺一不可。制订的过程也是对部门或科室先期的工作掌控能力提升的过程，完成计划的过程也就是对自己现代化管理能力历练和实践的过程。

    谁扛走了富翁的“箱子”

    一位富翁买了一幢豪华的别墅。从他住进去的那天起，每天下班回来，他总看见有个人从他的花园里扛走一只箱子，装上卡车拉走。

    他来不及叫喊，那人就走了。这一天他决定开车去追。那辆卡车走得很慢，最后停在城郊的峡谷旁。

    陌生人把箱子卸下来扔进了山谷。富豪下车后，发现山谷里已经堆满了箱子，规格式样都差不多。

    他走过去问：“刚才我看见你从我家扛走一只箱子，箱子里装的是什么？这一堆箱子又是干什么用的？”

    那人打量了他一番，微微一笑说：“你家还有许多箱子要运走，你不知道？这些箱子都是你虚度的日子。”

    “我虚度的日子？”

    “对。你白白浪费掉的时光、虚度的年华。你朝夕盼望美好的时光，但美好时光到来后，你又干了些什么呢？你过来瞧，它们个个完美无缺，根本没有用，不过现在……”

    富豪走过来，顺手打开了一个箱子。

    箱子里有一条暮秋时节的道路。他的未婚妻踏着落叶慢慢走着。

    他打开第二个箱子，里面是一间病房。他的弟弟躺在病床上等他回去。

    他打开第三只箱子，原来是他那所老房子。他那条忠实的狗卧在栅栏门口眼巴巴地望着门外，已经等了他两年，骨瘦如柴。

    富豪感到心口绞疼起来。陌生人像审判官一样，一动不动地站在一旁。富豪痛苦地说：“先生，请你让我取回这三只箱子，我求求您。我有钱，您要多少都行。”

    陌生人做了个根本不可能的手势，意思是说：“太迟了，已经无法挽回。”说罢，那人和箱子一起消失了。

    点评：

    要善于利用每一天的时间，提高人生的效率和质量。时间弥足珍贵，我们不能绝对地延长寿命，但可以通过善用时间的好习惯，来相对地将生命延长。这样就等于增加了生活的“密度”，扩充了有限的生命内涵。

    人之所以会浪费时间，就在于他们没有想到自己是时间的主人，没有养成善于利用时间的好习惯。而这种习惯是一个人做人、做事、做学问的根本。但你若没有这一良好的习惯，经常地浪费时间，消耗生命，其结果则是难以想象的。

    3．时间管理的误区——导致时间浪费的各种因素

    所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。

    以下列出时间管理的几个误区，请大家仔细阅读并分析，看看自己是否存在同样的问题。

    首先，重点≠紧急，一定要分出轻重缓急。

    成功者会花最多的时间做最重要的事，而不是最紧急的事。

    和成功者不同的是，我们一般人都是优先选择那些虽然紧急但不重要的事来做。

    因此，我们必须学会如何把重要的事情变得“紧急”。只有这样做，才能让我们的工作既有效率又有效益。

    要学会思考紧急和重要哪个优先。

    哈佛时间管理大师艾·维利曾预见了紧急事件和重要事件撞车时的处理办法。

    你需要留出几个小时的时间，思考紧急和重要哪个优先，这些建议可以帮你确定事情优先顺序的问题。把你的回答记下来，但不要写得很详细。每个问题只用一两句简单的话回答即可。

    我需要做什么？

    什么能给我带来最高回报？

    什么能给我最大满足感？

    对这三个问题做出回答之后，用打字机打印出来，贴在工作区适当地方，以提醒自己有效利用时间。

    当紧急事件和重要事件撞在一起时，你应该能从这三个问题中获得答案，而且，你做出的选择也是发自内心的，属于为自己负责的决定。

    事实证明，先做什么事情并不是一定的，这取决于紧急事件紧急的程度和重要事件在自己心目中的分量。

    举个例子：这件事你不做，你就将丢掉饭碗，而另一件事只是你晋升之前必须完成的任务，那么很明显，你必须先保住饭碗，才能有以后获得晋升的机会。

    紧急和重要事件的排序办法之一就是弄清楚做什么事有什么好处，然后行动起来。最佳办法是从你的目标与理想的角度分析这个工作，如果你有个重大目标，那你就比较容易拿出干劲去完成有助于你达到目标的工作。

    如果你能将自己要完成的目标的具体内容写出来，那么你就能了解到目标的全貌以及眼前的工作哪些是重要的、紧急的。

    很多公司会将从事的工作内容明确地写在纸上，称之为“活动日志”。你也可以借鉴过来，只要是自己该做的事，如果事先都能写出一份与工作报表相似的“清单”，这对于你实现目标将产生各种预想不到的好处。依据这个“活动日志”，你可以清楚地了解该给自己安排什么，或者你要求的是取得什么样的成效等。

    在很多情况下，你每天到底该做些什么事只有你自己最清楚，不要在那些不重要的事情上浪费时间。

    事先做好工作清单的准备工作，不仅能帮助你认清必须完成的工作，也可用以检查必须完成的工作是否有拖延现象。更重要的是，工作清单是一个判断哪项工作是重点、应该首先完成的有力工具。即便是一般的日常生活，也可利用相同的方法。

    如果你对何时应做何事没有把握，使用日程安排本，将有助于你把所有资料很有条理地记录在一个地方。

    你需要明确的是，手边的事情并不一定就是需要第一时间处理的。离预期完成时间越近的工作，也许是很迫切需要完成的工作，但若从长远的眼光来看，可能就没那么重要了。

    因此，培养适当而正确的判断及实际上能使作业顺利展开的习惯，定可将你的行动效率立刻增加数倍。

    如果我们能经常把需要第一时间处理的工作视为当务之急，那么我们就不会在没有任何意义或者不重要的事情上浪费时间了。失去全盘事物的重点，容易造成核心问题的模糊不清或被忽略与遗漏。在这种情形下，工作日志可告示我们所忽略的主要事物。

    彼得·德鲁克说：“长期的计划不包括未来的决定，而是包括现阶段你对未来所下的决心。”

    这个世界容不得你没有效率，只要你讲究方法，不断提高做事的效率，你就能更好地适应这个社会。

    这个道理不言自明：如果我们每一天都高效而不是低效地行事，天长日久，我们就能够走向富裕。

    所以，从此刻开始，建立你的活动日志，把你的日程表科学有序地填满，然后按部就班地工作。

    其次，全是重点就等于没有重点。

    分清事物的轻重缓急，是让人受益终生的好习惯，也是成就事业的必备素质。

    豪威尔曾经是美国钢铁公司的董事，在他刚开始当董事的时候，开董事会总要花很长的时间。在会议里董事们讨论很多很多的问题，然而达成的决议却很少，结果，董事会的每一位董事都得带着一大包的报表回家去看。

    后来，豪威尔说服了董事会，每次开会只讨论一个问题，然后作出结论，不耽搁、不拖延。这样所得到的决议也许需要更多的资料加以研究，也许有所作为，也许没有，可是无论如何，在讨论下一个问题之前，这个问题一定能够达成某种决议，结果非常惊人，也非常有效。

    从那以后，董事们再也不必带着一大堆报表回家了，大家也不会再为没有解决的问题而忧虑了。

    同时，有条不紊的做事习惯还能让人有成就感，避免工作的延迟和拖拉带来的紧张感和挫败感。

    法国哲学家布莱斯·巴斯卡说：“把什么放在第一位，这是人们最难懂得的。”对许多人来说，这句话不幸而言中。他们完全不知道怎样对人生的任务和责任按重要性排队，他们以为工作本身就是成绩。但经验表明，成功与失败的分界线在于怎样分配时间。

    人们往往认为，这里几分钟，那里几分钟没什么用，但是它们的作用可大了。这种差别常常是很微妙的，常常要过几十年才看得出来。但有时这差别又很明显，为了取得最佳结果，我们常常要依据轻重缓急行事。

    亚历山大·格雷厄姆·贝尔就是个例子。贝尔在研制电话机时，另一个叫格雷的人也试图改进他的装置。两个人同时取得突破。但贝尔在专利局赢了——比格雷早了两个钟头。当然，这两个人当时是不知道对方的，但贝尔就因为这120分钟而一举成名。

    我们一般人很容易有手头上的事先解决的心理。其实，即使是迫在眉睫的工作也并非一定最重要。

    我们若能站在高处重新审视全部的工作，不但能清楚地找出工作的主要目标，以往许多耗时的工作安排，也能重新有一个不同的评判。

    卓有成效的管理者从不把时间和精力花在小事情上，因为小事使他们偏离主要目标和重要事项。一旦知道了自己大部分时间花在了那些无谓的小问题上，或丝毫无助于提高他的工作效率的问题上时，他便会采取措施删去这些安排。人们只有在看到一份详细记录他的日程的材料后，才会认识到许多工作本可由比他级别较低的人去做，或者根本不需要做，因为他所做的工作并不是与他的薪金相称的。

    全是重点就等于没有重点，不能将心力都放在一些小问题上。

    有的时候，我们可能会觉得手头的工作杂乱无章，没有任何的头绪。那么，这个时候就需要我们分清事情的轻重缓急，熟练洞悉事物本质。人与人之间的贤愚差异并非在于头脑，而是在于是否具有洞悉事情轻重缓急及重要性的能力。

    你也许听过“20／80法则”。这法则是说，你所完成的工作里80％的成果，来自于你所付出的20％。如此说来，对所有实际的目标，这法则极为有用，它能帮助我们抓住工作与生活的重点，找到真正重要的事物，同时忽略那些不重要的事物。

    我们在处理并解决问题时，应多想些重要的事。我们不应被那些不重要的、没有什么意义的事情所淹没，而应该集中精力于大事上。对于目标的实现而言，将更多的精力投入“应该做的事”，无疑是一条事半功倍的成功之路。歌德说过这样一句话：“不可让重要的事被细枝末节所左右。”

    做最重要、最有价值的事的第一步，就是找出能产生80％绩效的20％付出。这需要你判断什么是最有价值的，需要有洞悉事物本质的能力。

    工作的时候，我们需要把工作内容分为重点项目和非重点项目，就好像在学校的时候把课程分为必修课和选修课一样。

    那些重点是值得你花大力气考虑和投入时间的地方，但是如果每个地方都被你打上重点符号，那你的时间管理也是失败的。

    著名时间管理大师赛托斯说：“重点是你的重心需要偏移的地方，重点是你需要着重强调的地方，你的工作日程不应该是一成不变的基调，它应该如同一首跌宕起伏的旋律，有高潮的紧迫感，也有平淡中的闲适感。”

    划分重点项目需要克服的障碍

    一是没弄清楚划分重点的原则。

    有的决策者对本单位的具体情况还没有摸透，对强弱项还区分不清，没有预测准，就草率拍板，瞎指挥。二是名利思想在作怪。

    有些领导想要表现自己的能力，急于在某个时机完成某些工作，他们想要通过这种方式来引起上级的注意；有的费心思搞“门面工程”，有力争项项出彩的“大满贯”的心态。

    二是一些上级部门在给下级部署工作时，相互协调不够。

    很多基层单位对上级要求不分主次，只要是领导的指示就认为一切都是重点；还有些单位领导明知重点多了不行，对上级要求也要曲意迎合，硬着头皮做。

    三是工作时缺乏全局观念，造成“重点”过多。

    古人讲，不谋全局者，不足以谋一域。善谋全局，应该是领导干部抓工作所应具备的重要素质之一。

    高明的管理者，应当像一名优秀的钢琴师，在按“曲谱”弹琴时，该重的地方要重，该轻的地方则轻，这样才能演奏出和谐流畅的乐曲。工作中抓重点也是同样的道理，我们首先要对工作了然于心，知道哪些地方需要重按，哪些地方需要轻按。这就需要在深入调查研究上下功夫，因为不调查就无法确定事情的重要与否。因为即使你知道哪些地方是重点，但不去认真落实，那一切也是白费力。

    你需要理解重点的意义，把握划出事物重点的诀窍，不要把所有的事情都放在你的压力区，试着分清哪些事情是真正的关键所在，然后投入主要精力和时间，尽量做到完美。记住，不要试图把每一件事情都当重大项目来完成。人的精力是有限的，全是重点就等于没有重点，眉毛胡子一把抓，只会误了大事，事倍功半。

    有一个时间管理的理论，把“轻——重”作为横坐标，把“缓——急”作为纵坐标，以此来建立一个时间管理坐标体系，把各项事务分为4类并放入这个坐标体系中：

    紧急同时又是重要的：比如说处理危机、客户投诉、即将到期的任务等；

    重要但是不紧急的：比如说建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施、长期工作规划等；

    虽然紧急但是不重要的：比如电话、不速之客、行政检查、会议等；

    既不紧急也不重要的：比如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等。

    第三，要决定你该做些什么事情，还要决定什么事情不应该做。

    时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的是决定什么事情不应该做。

    因为，时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是通过事先的规划，做一种提醒与指引。

    你是否有过这样的经验，毫无目的地看电视或阅读杂志，总觉得无意义，但仍继续看下去，就连广告也全看了，直到夜深，变得身心疲劳，才抱着棉被入睡，但是，第二天又重复着同样的事情？这到底是怎么回事呢？重复做这样的事，或是几个小时，或是瞬间，但事后回想起来，感觉非常空虚。

    时间的死亡——事实上就是这个时候。这不单是比喻，时间真的也有生命，时间的死亡也不是不可思议的。在管理者的人生当中，让时间流失、死亡的状况时有发生。因为时间是眼睛看不到的东西，人们无从察觉，而唯有想到的时候，才深感可怕。

    丧失的时间是无法挽回的。管理者必须避免落入各种时间管理的陷阱。

    陷阱之一：徒劳无功

    查尔斯·史瓦在担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做更多的事，我将支付给你合理的顾问费。”

    李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说：“写下你明天必须做的最重要的各项工作，并按重要性的次序加以编排。明早当你走进办公室后，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。这个建议试验时间的长短，由你来定。试验成功后，请将你认为这个建议所值的金钱数额，用支票寄给我。”

    数星期后，史瓦寄了一张面额2．5万美元的支票给李爱菲，并附言感谢。

    这件逸事给日理万机的管理者所带来的启示便是：应分清工作的轻重缓急以避免徒劳无功。

    陷阱之二：不拒绝他人

    当一个管理者应该学会拒绝他人。对于那些不合理的帮忙请求，或者无聊的应酬，管理者应该学会说“不”，因为这些事都将占用管理者大量的时间。

    譬如在某一个极度繁忙的下午，某一女职员突然要求告假两小时回家，因为家具店将送一批家具到女职员家里，她必须回家开门并点收。

    面对着这种情况，一般无经验的管理者通常会采取下面两种对策之一：

    第一，断然拒绝这种不合时宜的要求，而不理会她的感受；

    第二，因担心触怒她，或是想充好人而勉强接受她的要求。

    以上的对策都是不妥的，因为前者将引起主管与部属的摩擦并降低部属的士气，后者将显著地妨碍工作的进度。倘若管理者客观地权衡当时的情况，大概都会同意管理者在那个时候不应准假。但是，管理者应如何拒绝准假才不至于产生不良后果或使不良后果减至最小呢？

    有一种颇值得效法的说辞为：“我了解，当贵重的物品运到而无人在家开门，是一件令人担心的事。因此，只要有可能，我很愿意准假而让你回家。但问题是，我必须在明日之前交货。倘若我无法按约定的时间交货，将丧失一位大主顾。你是我的得力助手。不过，我倒有个建议。你何不打电话给家具店，请他们明天下午再送出家具？到那时我已交了货，你也有足够的时间回家处理私事了。”

    当然，以上的答复可能仍然难以令该部属感到完全满意，但是她的主管至少已采用了最好的方式处理这件事。

    此种方式具有下列5个好处：

    第一，他郑重其事地考虑她的要求，而非不假思索地一笔抹杀。

    第二，他向她表示，他了解家具的运送对她是多么的重要。

    第三，他耐心地向她解释，何以不准她告假。

    第四，他令她知道，她是一位得力的助手，这有助于提高她的士气。

    第五，他为她提供了解决家具运送问题的其他可行途径。

    陷阱之三：习惯性拖延

    某天清晨，张三于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下半年的部门预算。他很准时地于9点整走进办公室，但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。

    他总共花了30分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。

    他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。

    此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。

    等他把报纸放回报架，已经10点钟了。这时他略感不自在，因为1小时已经过去了。

    不过，报纸毕竟是精神食粮，也是沟通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报，何况上午不看报，下午或晚上则非补看不可。这样一想，他才稍觉心安。

    于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间才说服对方平息怨气。

    挂上了电话，他去了洗手间。

    在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的头脑则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在那儿言不由衷地聊了一阵。

    回到办公室后，他果然感到神采奕奕，满以为可以开始致力于工作了。

    可是，一看表，已经10点45分！距离11点的部门联席会议只剩下15分钟。他想：“反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆把草拟预算的工作留待明天算了。”

    许多管理者都因无法免于张三那样的拖延恶习，以致到头来荒废了很多事情。

    陷阱之四：事必躬亲

    有一位技术很出色的副总裁，他在授权方面做得就很不好。例如，他设定了目标后，总是担心下属会因为经验不足而犯错误，于是他总会越过自己属下的经理，直接去找工程师，然后一步一步地告诉工程师该怎么做。甚至有一次，一位工程师在洗手间遇到这位副总裁，竟然被副总裁在洗手间里念叨了20多分钟。

    后来，副总裁属下的经理实在受不了了，向总裁如实反映了情况。经过多次警告却仍然没有改进之后，这位副总裁被解职了。从这个例子我们可以知道，领导的工作是设定目标，而不是事无巨细地控制、管理、指挥和命令。

    管理的实质其实是通过他人将事情办妥。可是，许多管理者却常常试图事必躬亲，这实在是一种不理智的行为。

    毕竟，管理者的时间是有限的。他应集中大量的时间处理一些重要的事务，而将其余琐碎的事务交托给下属处理。若他事无巨细皆亲躬而为，则不但琐碎的事务将占用他的许多时间，致使重要事务也无法做好，而且这将剥夺部属发挥才能的机会。

    因此，“事必躬亲”就成为管理者的一个严重的时间陷阱。跨越这种陷阱的唯一途径便是“授权”。

    第四，求快求多求完美，不代表你做出了正确的选择。

    不停地规划和催促自己；追求完美、凡事井井有条；对信息保持敏感、经常大量阅读资讯……

    这些看起来很好的时间管理习惯，其实都有它的不足，甚至反而是时间管理的误区。

    人并不是把工作表安排得越紧张，做事越多、越完美就是好的。

    A是个大忙人，常常不停地列出做事清单、更新清单，并且记录自己每个小时工作的利用情况，不肯浪费任何时间。但是，这样常常搞得自己以及周围的人都非常紧张。这让他很困惑。

    “‘看表式’的极端时间管理会使人们的每项活动都了无生趣——我们需要的是‘掌控时间’，而不是‘紧握时间’”。美国著名时间管理专家阿兰·拉金说：“千万别叫我效率专家，我所关注的是‘效能’！”拉金关注的是：你是否做出了正确的选择，而不是一味求快、求多。

    注意拉金说的效率与效能的差别：虽然讲求效率是一件好事情，但是讲究效能的人会把注意力放在选择上来：选择最重要的事情来做，以及选择采用哪种最有效的方式来做，而不是关注做事的频率是否最快。

    B是个追求完美的人，事事会安排妥帖、井井有条，事情如果做得不够完美，在B眼里便很难过去。有不少人夸他这个优点，但是B说，其实这样也够累的，但是做事业不追求完美，便很难有收获。

    做事讲求完美确实是优点，这体现着一个人的素质，不是所有人都能有这样的自我要求的。

    但问题是：不是所有事情都值得追求完美，而且多数事情是不值得的——二八律告诉我们，多数情况下，是20%的事情决定着80%的结果，而并不需要所有事情都十全十美。在处理那些能够产生80%价值的工作的时候，你确实应该追求完美。但是对更多并不是当前最重要的事情，则应适可而止、适时而止。人的时间和精力有限，生活也不全是工作，要让更多的时间、精力放在最重要的20%事情上。

    C常常为信息不足而感到不安：比如经济、政治、社会各方面最新的信息、企业内各层级的信息、行业信息、竞争对手的信息等等。C始终对这些信息保持敏感、大量吸收信息。但是他越来越发现，自己面对的信息实在太泛滥了，重要的、有趣的、有用的和没有用的，各种各样的信息早就充斥了他的大脑，反而缺少了思考、体验的时间。

    要形成经常清除不需要的信息源的习惯，在这个信息泛滥的时代，非常有价值。

    比如：对于订阅的电子文件、刊物，或者习惯性常看的网站，干脆试一试：如果几周不看它们，自己的工作、生活有什么改变，如果你并不怀念它，这说明这只是个习惯了的阅读负担而已，那么还不如把它从信息源里去除的好。

    对书籍的清理，如果是一年以上没有碰过的书，就得考虑是不是要收起来了，不要在工作的地方分散注意力，或者干脆送给可能需要的同事。

    很多管理者已经人过中年，对办公技术的应用并不是太敏感，乃至排斥：认为对现在的工作方式已经相当熟悉了，而且很多事情有秘书帮忙处理就行了，用不着那么多技术设备，用不着熟悉一些新的软件。但事实上，许多办公上能应用的技术会替管理者省下相当多的时间，工欲善其事，必先利其器，工作时多数时间其实是在和杂事打交道，并不是时时刻刻都在做重要的决策工作，你的办公硬件、软件，如果愿意多掌握、多学习，对节省时间大有帮助。

    比如：手机筛选来电、转接给助理、来电留言功能等等，这些防干扰技术能大大减少电话干扰，为自己腾出大块时间来处理事情。

    学习电脑应用软件，也对提高效率、解放自己的时间大有帮助：数据库软件可以帮助你保存资料，高效地提取资料；网络在线交流技术，能减少很多需要开会大家聚起来才讨论的事情；一些新的学习软件、硬件技术，会让很多以前望而却步的学习项目重新启动。

    E接到老客户的电话，要第二天下午去谈一下采购的事情，E很高兴，也像多数人一样安排了时间——打算第二天上午和助理用两个小时准备资料。

    但第二天早晨，在准备资料前，接到了另一个客户打来的电话，抱怨以前定的一些产品还没有送到，E虽然客户很多，但哪个也不能得罪，得立刻处理。一段时间过去，助理也白白浪费了这部分时间。

    终于解决了这个客户，可以准备材料了，但是E忽然想起，最近一个厂家可以提供一款新产品，用于这个客户，但是新产品的资料并不能马上发到，于是E把助理催得紧张不已，原来的资料都没准备好……

    E的问题出在没有在接到事情时，用十几分钟立刻做“业务分解”。

    如果当时就对事情“分解”，会发现自己准备材料并不是一件事情，而是多件：

    当时就该安排助理，立刻及时地给客户回电话，问清更具体的信息；

    自己立刻联系需要合作的厂家，让厂家把资料和成功案例发来；

    要提前告诉助理相关客户的情况，让助理提前准备，随时备用。

    这样，即使第二天上午的时间，被其他客户临时占去一部分，仍然有足够的时间很快把准备工作出色完成。

    很多人安排事情喜欢大而化之，“业务分解”是一个好习惯，虽然需要提前投入十几分钟，但相对于事后的混乱，这十来分钟的提前投入绝对是值得的。

    有效管理时间，做时间的主人

    我们必须想方设法掌控好自己的工作时间。

    当你在有限的工作时间内，将所有预定的工作全部做完而且井井有条，不再觉得有许多忙不完的事，不再觉得工作纷繁复杂，还需要经常加班加点，不再会遗忘某些重要事情，那么，恭喜你，你已经有效地掌控了自己的时间，成了时间的主人。

    1．人生时间管理——在行动之前，先作计划

    成功者往往在行动之前先作计划，他们有可能在一个月还未开始之前就已经作好了这个月的一切安排。

    一个人只要能作出一天的计划、一个月的计划，并坚持原则按计划行事，那么在时间利用上，他就已经占据了自己都无法想象的优势。

    成功者认为，如果今天没有为明天的任何事情作计划，那么明天将无法拥有任何成果！而如果你失去了精力，那么你将没办法把重要的任务做到尽善尽美！

    （1）前天晚上就要做好计划

    吉姆·罗恩说：“如果你每年去钓一次鱼，你也只能再去钓二十几次鱼了。”

    生命图案就是由每一天拼凑而成的，成功者们往往从这样一个角度来看待每一天的生活，在它来临之际，或是在前一天晚上，把自己如何度过这一天的情形在头脑中过一遍，然后再迎接这一天的到来。有了一天的计划就能将一个人的注意力集中在“现在”。只要能将注意力集中在“现在”，那么未来的大目标就会更加清晰，因为未来是被“现在”创造出来的。

    把每天的时间都安排、计划好，这对你的成功是很重要的，这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。把一周、一个月、一年的时间安排好，也是同样重要的。这样做会给你一个整体方向，使你看到自己的宏图，有助于你达到目的。每个月开始，你可坐下来看本月的日历和本月主要任务计划表。然后把这些任务填入日历中，再定出一个计划进度表。

    （2）还要保持充沛的精力

    许多有巨大潜力的人都只盯着他们的目标和计划，而不去管其他的小事，因为他们知道精力是需要保持和储蓄的。

    快速行动就能全面生存，而旺盛的精力就是你快速行动的基础。

    就像杰克·韦尔奇经常说得那样：“如果你的速度不是很快，而且不能适应变化，你将很脆弱。这对世界上每一个国家的每一个工商企业的每一个部门都是千真万确的。”

    马克·吐温说过：“行动的秘诀，就在于把那些庞杂或棘手的任务，分割成一个个简单的小任务，然后从第一个开始下手。”

    成功的人，并不能保证做对每一件事情，但是他永远有办法去做对最重要的事情，计划就是一个排列优先顺序的办法。他们都善于规划自己的人生，他们知道自己要实现哪些目标，并且拟订一个详细计划，把所有要做的事都列下来，并按照优先顺序排列，依照优先顺序来做。

    当然，有的时候没有办法100％按照计划进行。但是，有了计划，便给一个人提供了做事的优先顺序，让他可以在固定的时间内，完成需要做的事情。

    吉姆·罗恩说过：“不要轻易开始一天的活动，除非你在头脑里已经将它们一一落实。”

    即使是著名的富人，都非常重视自己的每一天的工作计划，因为只要做好了一天的计划，就能发挥自己的最大能力，制造惊奇。计划是为了提供一个按部就班的行动指南：从确立可行的目标，拟定计划并订出执行行动，最后确认出你完成目标之后所能得到的回报。

    他们总是一件事接着一件事去做，如果一件事没有完成，他是不会考虑去做第二件事的。凡事要有计划，有了计划再行动，成功的几率会大幅度提升。

    （3）任何时候都不晚

    很多时候，很多人都会抱怨，当自己发现什么是最重要的时候，已经晚了。然而觉得为时已晚的时候，恰恰是最早的时候。

    安曼曾经在纽约港务局工作并担任工程师一职，他工作多年后按规定退休。开始的时候，他很是失落。但他很快就高兴起来了，因为他有了一个想法，他想创办一家自己的工程公司。

    安曼开始踏踏实实地、一步一个脚印地实施着自己的计划，他设计的建筑遍布世界各地。在退休后的三十多年里，他实践着自己在工作中没有机会尝试的大胆和新奇的设计，不停地创造着一个又一个令世人瞩目的经典：埃塞俄比亚首都亚的斯亚贝巴机场、华盛顿杜勒斯机场、伊朗高速公路系统、宾夕法尼亚州匹兹堡市中心建筑群……

    这些作品被当作大学建筑系和工程系教科书上常用的范例，也是安曼伟大梦想的见证。86岁的时候，他完成了最后一个作品——当时世界上最长的悬体公路桥——纽约韦拉扎诺海峡桥。

    生活中，很多事情都是这样，如果你愿意开始，认清目标，打定主意去做一件事，永远不会晚。

    2．有效分解整块工作——直抵不拖延

    有这样一个被经常问及的古老问题：“你怎样吃掉一头大象？”答案自然是：“一口一口地吃。”殊不知一头高约2．4米至3．1米的雄性亚洲象，重量至少也要有27吨至35吨，无论你从大象的哪一个部位开口吃，也要一口口来，一点点吃。所以，无论整体工作多么庞大，都要分而治之，然后一步步地有效完成。

    有人在工作之初，做琐碎零星的工作；

    工作几年后，承担了相对具体而复杂的工作；

    经验丰富之后，可能会承担更为详实具体的“重头”工作。

    如果你做简单的“1+1”或“10+10”式的工作，还勉强应付；

    那么将整体一大块工作交给你，你从哪里入手？

    用“100+100”还是加减乘除全用上？

    工作量大，难度加大，就需要对工作有效分解，有序安排。

    整体工作不分解，无从着手导致时间拖延

    现实中“蚂蚁搬食物”的故事随处可见，试想蚂蚁若不是先把食物咬成小块，再把一小块一小块的食物送进蚂蚁洞，化零为整地进行储备，蚁族就无法生存。

    古代愚公移山的故事给我们留下未解之谜，那么一大座山，从哪里挖？

    每天挖多少？

    计划什么时候能够挖完？

    挖出的土又抬到哪里去？

    一系列的问题摆在愚公及其家人面前。

    ◎愚公移山的启示

    整体工作就像“蚂蚁搬食物”一样，要采用“分割术”进行有效分解才可以保障有步骤地完成整体工作。

    如果没有移走太行山、挖走王屋山的分解计划，不能使远大的抱负落在实处，其终极目标也难以实现。

    整体工作不分解，无从计划导致过程失控

    有人接受一个大项目后，自我感觉良好，为了不负众望就风风火火地动工了，谁知“道路没看准”，“粮草未备齐”，最终的结果是“听天由命”，走到哪算哪，对工作过程失去控制。

    也有人习惯拖沓，谁知“车到山前未有路”，再也走不出“万里长征的第一步”了。

    IBM是全球IT业的巨头，在过去半个多世纪中遥遥领先，与第二名拉开极大的距离，人称“蓝色巨人”。它的软件工程师在接到一个大客户的订单后，为了保证订单的交货日期，他需要对客户的需求进行分解，需要对软件的整体开发过程进行分步计划和实施，需要对每一个编程任务进行完成期限的约定，需要对技术人员的各项职责进行分工细化，需要对开发进度进行推进和跟踪，需要随时与客户进行交流与反馈，即使已经设想了这个软件有非常巨大的功能，但是再强大的软件都是通过分成一个个小的编写程序和一步步调试来实现的。

    ◎“蓝色巨人”的工作方式：

    现实问题往往错综复杂，我们很难将问题一下子完美解决。

    可以尝试将一个大问题分割成不同的小问题，然后根据计划各个击破。避免因工作计划的缺失而导致过程拖沓。

    整体工作不分解，无从分工导致责任缺位

    在实际工作中，我们常常通过将大问题分解成若干小问题，然后依靠团队中的整体实力来协同作战，最终来解决一个大问题。

    当一个人无法将整块牛排吞下去的时候，该怎么办？我们可以使用刀叉，将牛排切成很多小块，分给团队中的每一位成员共同完成它，这样我们就能够顺利进食了。

    ◎用吃牛排的方法解决整体问题：

    分解问题有助于解决问题，获取成功。

    有时，原本令人畏惧的一个大项目被分解成一个个小项目放在你面前时，你就能够轻而易举地对其进行分类和分工，进行职责范围的界定和过程跟踪，最终彻底征服它们。

    尝试用吃牛排的方法解决整体性或系统性的大问题，你会发现获得成功要容易得多。

    3．时间是有成本的——累积铜板变黄金

    人们往往对自己最常见的东西最不珍惜，尤其是时间。但是世界上对我们每一个人最公平的就是时间，不管你是聪明还是愚笨，时间对所有的人都是一样的，但同时，正是因为时间是公平的，同时又是免费的，人们往往并不认为时间是有成本的，结果对时间并不珍惜。

    很多人早上醒来之后，大脑中模糊地觉得今天有一个什么样的安排，但是没有变成一个很明细的计划，上班后什么事情找到头上来了就处理什么事情，于是总感觉一天的工作身不由己。

    如果下班前询问上面这类人当天的工作内容，很多人说不出来这8个小时干了些什么事，如果让他回忆最近一个月的工作内容，很多人的脑海里一片空白，好像真正做事的时间也就那么一点点。这就说明了很多人并不能把自己的时间恰到好处地进行利用。

    总是事到临头，才感到时间紧急

    有人面对多项工作，心里也万分焦急，嘴里不断地念叨：“事情太多了，事情太多了，忙死了！”只是动口不动手，觉得拖了“初一”，还有“十五”。他一会儿浏览一下新闻，一会儿在QQ上聊几句，一会儿看看手机信息，而需要做的事情却被搁置一旁。待到最后的一个晚上或最后一个下午，实在拖不过去了，好好歹歹才勉强应付过去。

    阿娇原本在南京有一份令人羡慕的工作，领导是一位和蔼的老人，工作上总是对他谆谆教诲，轻易不斥责他。阿娇渐渐放松了对自己的要求，工作报告经常迟交几天或一周，回个电话经常从早上拖到下午，一份准备好快递的招标书，愣愣地被拖到快过规定时间了，才不得不打车匆匆忙忙地交上去。他的领导渐渐对他越来越失望。由于在买房的事情上一直拖延，女友误会了他，两人最终分手，阿娇在懊悔中离职。离职的时候，还有两万元的发票没有报销呢。

    ◎阿娇的“软肋”

    阿娇的拖沓一方面来自他的陋习，另一方面是由于没有计划性或不当的时间安排造成的。

    如果总是在火烧眉毛的最后时刻才开始救火，必会为自己拖沓的陋习付出沉重的代价。

    不当的时间计划，使生活混乱无序

    把该要做的事情统统条分缕析，然后排出时间计划，一件件地去做下去，相信事情总能一件件地完成。如同织毛衣，先织出袖子，再织出身子，然后再织出领子，最后一团团毛线就在两只手中变成了完整的成衣。

    明知那么多事情堆在眼前：摊开的文件、催促的信息、排满的日期，或许只是该打一个电话，该回复一条信息，该打开邮件及时发出去……可就是不想动，不动的结果就是事情越堆越多，最后工作像小山似的压得自己喘不过气来，只能慨叹“压力山大”了。

    ◎我很忙，事情还越堆越多？

    有些人纵然事务缠身、混乱无序，也从不坐下来把要做的工作好好排个顺序，先做什么，后做什么，什么时间完成，给自己列出个时间表来。而是想到哪做到哪，自由发挥。

    有人工作几年后，自己觉得累得半死也毫无长进，充其量给人留下“穷忙”的印象，说得更直白些就是“效率低下”。

    不当的时间管理，总是拉大你与高效者的距离

    事实证明，一个效率低下的人与一个高效的人工作效率相差可达2至3倍，也可以是5至10倍。那么，不当的时间管理，就是造成工作效率相差明显的主要原因。

    A与B是同一批进入大型建材企业的员工。短短5年后，两人的发展却有天壤之别。A已经晋升为企业规划处的处长并多次被评为企业的先进管理干部。B虽然工作兢兢业业，不分平时还是节假日总是加班加点地工作，是人称“以厂为家”的人，但他却难以在采购岗位上“突击”出来，原因就是工作缺少计划性，效率低不说，还经常遭到车间的投诉，因为他负责的采购材料经常到货不及时，耽误了生产，如果他不能改变现状，这个岗位恐怕马上就要换人了。

    ◎你愿意做效率低的人，还是效率高的人？

    你的付出没有得到应有的回报，就应该考虑转变工作方式和方法。

    每人都拥有1天24个小时，而在这24小时之内，不同人做不同的事情，效率不同，效果也随之不同，人便有了区别。

    在工作时间里做事情的多少、好坏，可以使人的成就分出高低。

    学会“零碎时间”的管理

    如何做好时间管理是上班族的一门大学问，但对企业管理者而言，“零碎时间”的管理，是更重要的课题。因为在工作执行的过程中，主管最主要的工作，对内是分配、指挥、协调部门同仁达成任务；对外，又必须面对客户、供货商的种种需求，主管的时间会不断被干扰与压缩，甚至影响自身原本的任务。

    因此如果你身为管理者，学会不浪费时间这样的基本功是不足够的，进一步，还得学会如何将破碎不堪的时间“化零为整”，创造出具体的时间运用绩效。

    （1）差旅是主管常见的时间漏洞

    有些主管常常出差，差旅会将大量的完整时间切割得支离破碎，例如住旅馆、浪费时间来回机场、候机时间、如果运气不好再加上个班机延迟和转机耗时的时间，经理人总是抱怨，浪费在差旅的时间比办公事多得太多。

    但是企业需要主管出差往往基于逼不得已的理由，从具有建设性的层面思考，主管们应可以仔细规划出在飞机上、车上、旅馆中，可以做哪些事：

    在飞机上：可以阅读、草拟计划、追赶紧急但是不需详细思考的工作进度。

    在车上：如果自己开车，可以听广播收听国际新闻，或运用录音的方式录下自己对当日工作的反省；若是不用自己开车，那就可以运用短暂的时间打电话，进行与客户、部属的联系工作。

    在旅馆里：旅馆虽然软硬件设备不像办公事齐全，但是仍不失为一个简易的办公空间；除了工作之外，或许对某些经理人而言，运用在旅馆独处的时间看一本书或是看一部电影，也就是把它转化成适当的休息时间，也是时间利用的好作法。

    （2）移动时不要进行复杂的思考

    如果是在一般零碎时间工作领域，例如通勤、往来开会中等身体处于“移动”的状态，主管们第一步要做的，就是观察自己的“移动时间全貌”，这样才能事先计划出移动时，到底能有多少零碎时间能加以运用。

    也就是说，身体移动时因为思绪较浮动，所以并不适合拿来做详细的“规划性质”的工作，任何事一定是事先做准备，例如在前往拜访客户的途中，零碎时间是用来演练等一下要商谈的事情，并不是用来规划等一下要商谈的事。

    而在通车时想的，也不应该是详细的工作计划，而是让脑袋净空，想些与创意有关的想法，当然，这个时候，创意与想法的保存就显得相当重要。

    想要保留突发奇想的点子，主管所需养成的习惯，就是善用便利贴、或是其他具有相同功能的科技工具（例如智能型手机)。主管可以在西装外套或是公文包内准备好笔跟便利贴，那么就可以随时记录，并贴到记事本上，如此就不需要再抄写一遍。

    当然，随着便利贴上零碎的点子愈记愈多，主管进一步可以做的是，运用小卡片来进行点子的分类管理，将收纳名片盒拿来放置这些卡片，并使用索引卷标搜寻，如此日积月累下来，零碎时间的运用，自然因为这些工具而产生累积效果，等到哪天自己想要运用“关于什么点子的记录”时，就能发现聚沙成塔的威力。

    （3）用有强动力的任务来改善你的工作效率

    确定一个目标。

    知道自己想要取得什么，才能够保持正确的方向。你在一生中取得什么样的成果？这一年你想达到什么样的目标？在接下来几个月中，你可以完成一个什么任务来靠近前面的两个目标？集中于这一个任务（中期目标），每个星期或者每天完成几小步来靠近它。如果你集中于太多的目标，你的能量就会被分散了。全力针对一个任务，你将有更多的能量。

    评估任务列表。

    花上几分钟思考这些在列表上的项目和行动，有哪些会帮助你接近设定的中期目标？有哪些会对你的生活产生改变？从而找到你的强动力的行动。

    删除其余的项目。

    除去有强动力的行动外，留在清单中的大部分项目只会浪费你的时间却不会得到多少回报。尽可能地删除或者委派这些剩余的项目。集中能量应付那些能获得最大回报的强动力的行动。

    集中于强动力的行动。

    你已经知道这个行动的重要性了，所以你就应当集中去完成它。清除那些无谓的骚扰和分心，最先完成它。尽量在中餐之前完成它，这样就可以避免拖到第二天。而且你也有一天其他的时间处理其他的事情。

    加满油不断跑。

    如果你已经在不断地完成这些强动力的行动，你就像一辆加满油的火车，总是越来越接近你的梦想。你会被你的成功感到惊讶的。

    保持记录记得回顾。

    每当你完成了一个强有力的行动，你就应当记录下来。你可以写在一个小本子上，或者存在电脑中。在每个周末的时候，回顾你的进展。如果你有认真执行这些行动，你将会有一份满意的清单。你也要在确认的中期目标中回顾现在是否还在正确的行动方向上。如果你是一个职员，与你的高管分享你完成的行动，他一定会对你留下更深的印象。总之，强动力的行动将会让你的事业更进一步。

    Tips：几个小技巧帮你打理时间

    以下是一些具体的技巧。适用于每一个人。

    早起

    如果你不是一个通常很早起床的人，请调早你的闹钟。在5：00-6：00起床有两个作用。首先，它给你一段在上课、工作或家人醒来前的安静时间。其次，它能建立一种成就感，这可以激励你度过一整天。

    早操

    这并非绝对必要，但我发现用跑步或在房间里做几个俯卧撑来开始新的一天是另一种非常好的激励方法。而且，三十分钟的晨练可以赶走你身体里昏昏沉沉的感觉。

    固定的任务清单

    在你开始这一天以前，写下所有你必须完成的任务。一旦你完成这项清单，也就完成了一天的工作，然后你可以去做点真正想做的事情。有一个固定的工作目标可以让你更好的集中精力，“今天要工作一整天”，类似这种想法反而会导致拖延。

    隔立自己

    我的大部分工作是靠个人完成。这意味着，在“任务猎杀日”里，我的社交活动几乎为零。为了可以集中精力而不分心，就做一天的隐士吧。锁上房间或办公室的大门，直到你解决掉清单上的所有任务。

    断“线”

    电视、网络、Facebook、电话和即时通讯在这一天里都要保持离线。如果你实在需要互联网（比如回电子邮件是工作清单的一部分），那么就专注于你的任务，别去做其他的。如果你沉溺于到处在网络闲逛，那就断线吧。

    重要的工作优先

    关于如何组织你的工作这个问题，那就是大石头优先！也就是把要完成的最重要的任务放在一天的开始，而不是结束。这样，你就能把你的焦点放在当前最重要的任务上。当然这一条也有例外，但你得把它作为一项总原则来遵循。

    没有中途休息

    在这一天中，任何形式的休息都应该尽量减少。但尤其是任务当中的休息。只有当你完成清单上相当一部分的工作后，你才能站起来去喘口气。如果你的论文只写到一半，先结束它，然后再去吃午饭。

    休息最少化

    一天没有悠闲的咖啡时光不会杀了你。我们的原则是，大的任务之间有5分钟休息或花费20至30分钟来解决三餐都是可行的。但别到处闲晃，即使只有1小时。除非你已解决掉所有的项目，否则这会让你的一天以失败告终。

    集中琐事

    集中你全部的琐事扔垃圾，修门铰链，装订等，然后一次解决。这可以帮助提高效率，因为它能减少工作流程的中断次数。

    加快走路步伐

    在这一天里，对于你做的每件事，你都得专注并且有紧迫感。如果在任务间要拿点什么东西，加快走路步伐能提醒你还有一个重要的使命要完成：清空你的任务清单。如果你需要开车，在这段时间里可以放盘磁带来提醒自己——你没有时间能随意浪费。

    加速

    一次承担所有任务并加速完成它们。我常常一次写几千字，甚至曾经一连写过30页的电子书。通常，人们很难拒绝休息的诱惑，但一旦你进入状态，请竭尽所能来维持它。

    放一天假

    在成功的处理完所有待办事项的一天后，给自己放天假。这可以帮助你在经历了一整天疲劳的工作后恢复精力。即使你第二天什么都不做，前几天的超前工作通常可以弥补。花一些时间与你的家人相处，或是读这本书——经过了三倍效率的一天，你值得拥有这些！

    本章练习：制定周计划的三大原则

    如果将生活比做一个牌局，周计划就是你的必胜王牌！它能够帮助你减轻时间的压力，缓解日常的忙乱，找到自己最重要的事情。以下三个方面的说明将为你提供必要的指导和帮助：

    （1）制订计划的时间

    一般来说，制订一份有意义的周计划至少需要半个小时。除此之外，你还要特别注意各个生活方面的平衡问题。许多人一想到“计划”二字就会自然而然地将自己的思维局限在工作上，从而仅仅注意了五天工作日的安排，却忽略了最为重要的双休日。要知道，这两天才是真正属于你自己的时间。

    因为一周的时间相对较长，所以在周计划中涉及的日常事务也就比日计划要多出很多。为了避免在制订周计划的过程中出现遗漏，你最好为自己准备一个清单。而且，你还记得制订日计划的理想时间吗？没错！就是前一天临睡之前的一个小时！以此类推，我们当然也需要在前一周就准备好这张周计划的清单。如果你习惯将周一看做一周的开始，那就请你在前一周的周三或周四就把这张小纸条随时带在身边，一旦想到任何与下周的计划相关的事情就马上把它写在清单上。等到正式提笔制订周计划时，你就会发现这张小纸条的大用处了！

    此外，如果你打算在接下来的一周中与某个生意伙伴或朋友约会见面的话，当然也需要提前与他们取得联系，确定碰面的时间和地点之后，再把相应的安排写入周计划中。具体来说，如果你习惯在星期天制订周计划，那就要在周四或周五把工作上的约会都确定下来，不要等到周末下笔时才突然发现自己已经没有办法跟对方联系了；而如果你的周计划是星期一的早上在办公室完成的话，就最好在周末跟朋友约定具体的见面时间——这种做法不仅便于你做计划，更能够给对方提供足够的时间去协调他们的日程安排。

    （2）系统化的计划方法

    众所周知，如果我们只是把眼前所有的零碎事情都无序地堆砌在一起，胡乱填满一周的时间，那绝对不能被称为“计划”。因此，在制订周计划的过程中，你必须以系统化为原则：首先，请你列举出在这一周中尤其重要的事情和必须完成的任务，然后把这些具体的事务跟自己的人生设想和目标联系起来，在生活中的所有方面之间进行权衡的调整，从而得出最终的结论并且为这些真正重要的事情预留出足够的时间。

    远大的理想必须通过持续的努力才能得以实现。具体到周计划的问题上，就意味着你必须把长期的理想划成若干个以周为单位的短期目标，并且进一步估算出每周所需完成的工作量。例如你希望使自己公司的业绩更上一层楼，赢得更多的客源，那么你在接下来的一周就要集中精力发展客户关系，或许你可以根据实际情况给自己定下目标，至少招揽两位新顾客。又例如你希望拥有一间整洁的办公室，那么从这一周开始，你就要坚持每天抽出一小段时间来进行清洁、整理和归类的工作。

    在制订计划的时候，我们往往会觉得时间十分充裕，但等到实施计划时，时间却似乎总是不够用。这就是缺乏时间概念的表现！要想解决这个问题，最佳方法就是专时专用。比方说，你可以把每周的小组会议安排在星期四上午10点到12点，或者把星期五下班前的半小时用来整理和汇总一周的文件。只要养成了习惯，你就会始终拥有足够的时间来处理这些重要的事情了。此外，这种专时专用的做法同样适用于私人生活方面：你可以将每个星期四的晚上都固定用来二人共度，跟妻子或丈夫外出享受烛光晚餐，重温热恋时的甜蜜感受；同样，每个星期二下班之后你也可以直接去健身房锻炼身体。久而久之，你就会发现习惯背后隐藏的强大力量。

    我们在制订周计划的同时要充分考虑到自己的现实状况——毕竟，我们制订计划的目的就是要将其付诸实现。而且，一年足足有52个星期，这也就意味着52次制订周计划的机会。难道这还不足以使你的长期计划向前迈进大大的一步吗？有时如果足够幸运的话，你的目标甚至可以在最后关头得以实现，因此，你完全没有必要急于求成，把一周的时间都安排得满满的，不给自己预留任何喘息的空间。

    此外，由于周计划的内容往往不会十分详尽，所以在实施的过程中就难免会出现一些时间上的空隙。一旦遇到这种情况，你只有两种选择：要么充分利用这些机会去提前完成其他重要的事情，要么干脆什么都不干，给自己一个意外的放松机会。总而言之，千万不要因为周计划上的空白就把时间白白浪费在无关紧要的琐碎小事上。

    最后，请你记住：任何计划都不是对自己死板的限制，周计划也不例外。只有当你学会为自己的计划注入必要的灵活性时，它才能发挥出最大的效用。当计划有变时，你可以翻开自己的周计划看看其他重要事宜，就会知道应该怎样利用这段突然多出来的时间了。

    （3）注意劳逸结合

    一周必须留一天给自己随心所欲地安排生活：与家人共享天伦之乐，与朋友聊天谈心，休闲娱乐，发挥自己的创造力……只要能够给你的生活带来乐趣的事情都可以！你只需记住一句话：拒绝工作！哪怕只是短短的一两个小时都不可以！这绝不是浪费时间，因为，只有适当地让身心完全放松，你才能为自己充电，才能保证自己在接下来的一周里精力充沛、心情愉快地去为新的目标努力奋斗。

聚合中文网 阅读好时光 www.juhezwn.com