涉外礼仪准则。

    在当今竞争激烈的国际商务舞台上，如能熟练而恰当地运用礼仪知识，就有可能对业务产生事半功倍的效果。

    知己知彼，入乡随俗，由于不同民族的文化背景对礼仪有很大影响，因此在与国外商家做生意时，要尽可能多地熟悉对方的商务习俗和节奏。当你代表公司洽谈生意时，如能尊重对方的风俗习惯，使客户心情舒畅，成功的概率就可能增大。为了避免交往中的失礼行为，事前应阅读一些相关国的概况资料，了解问候用语、服饰规范、用餐知识、地理概况、赴约及赠礼习俗等。在异国他乡，尝一尝当地的特色食品，学一学当地的言谈举止，有助于拉近彼此间的距离，对业务的开展产生积极影响。

    尊重对方，不妄加评判别的国家。国别不同，做生意的方式会截然不同，不能因存在这种不同就认为对方不对。如欧美人认为，与人交谈时目光注视对方表示着关注、真诚和尊敬，不愿与人对视的人是不善相处的人；而亚洲和非洲一些国家的人则认为，视觉会影响听觉的注意力，他们以回避目光方式来表达对他人的尊重。因此，要时时站在对方的文化角度去观察事物，动辄批评他人的做法，在国际商务活动中一向被视为不礼貌行为。如果你使主人或客人的处境难堪，即使是一时疏忽，也往往会给业务带来严重损失。

    友谊第一，生意第二，友谊的建立与业务的开展往往是密不可分的。对许多国家而言，在建立工作关系之前，往往需要建立相互间的信任。从礼仪的角度看，只关心生意是否做成是短视行为。一次商务会谈能否成功，或取决于你打高尔夫球的水平，或有赖于主人在同你进餐或听音乐会时对你的品位及性情的了解。国外许多商家都把建立彼此信任视为建立长期合作关系的必要“投资”。在欧洲和中东，如果对方认为你不可信赖，即便对你提供的产品感兴趣，也不会同你做生意。在日本，商人们更重视建立在相互信任、彼此友好并能提供优质商品和服务基础上的长期合作关系。

    陪同外宾的礼节。

    随着国际交往的日益频繁，各国领导人、政府官员、公职人员、社会知名人士、企业家之间的互访活动大量增加。这些访问包括正式的国事访问、友好访问、工作访问、考察访问、各种业务访问，以及顺道访问、非正式的私人访问等等。除了双边的访问活动以外，还有许多多边性质的国际会议、会晤以及其他国际活动。而这个过程中免不了需要陪同外宾的技巧。如何做好接待工作，当好东道主，是礼宾交往中的重要课题。

    首先，抽出一定时间学习和研究客人所在国或组织的基本情况、背景以及日程安排，适当地了解一些当地的风土人情是十分必要的。另外，应该明确接待的方针、政策和要求，结合当时国内外的大事，研究客人可能提出的问题。了解外宾抵达的时间，按时去机场迎接，并对外宾的车、行李、宾馆等作出安排。对于其旅途的劳累，由于时差产生的不适反应要予以关心。

    其次，外宾到达后可请团长介绍该团的一般情况，核对入境人数、护照签证、停留天数等，并酌情交代参观访问的注意事项，通知客人旅行的具体日程。注意陪同人员不宜过多。同时，陪同人员不能中途离去或不辞而别。在向外宾介绍情况时，不要只对少数几个人讲话而冷落了其他人。以眼神示意表示你在对每一个人讲话，是很有必要的。对外宾提出的问题应区别对象酌情回答，回答不可过简亦不可过繁，没有把握的问题要请示，而不要轻易表态或允诺。

    再次，日程安排的松紧应适当。活动安排太少，让客人有时在宾馆里无所事事，会感到受冷遇；活动安排太多，又会令客人筋疲力尽。要保持日程安排适当平衡确非易事。有些外宾对参观内容兴趣很大，看得细，难免速度慢，这时应有专人照顾，使大家都看好听好。如参观途中有对外宾表示欢迎的标语、板报等对外宣传品，陪同人员也应灵活地向外宾介绍。在整个外宾来访期间，对于外宾生活中的困难、要求等都应予以重视，了解客人生活情况和身体情况，及时向地方工作人员反映，予以解决。陪同行程中，到客人房间谈话原则上应两人同去。外宾离开时要安排好他们的行李、行车并到机场、车站或码头送行，做好善后工作。

    邀请外宾的礼节。

    首先，要注意邀请的方式。外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续。邀请一般应以书面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时，为了表示客气，也可请被邀者在他认为“方便的时候”来访，或将时间留待以后“另行商定”。在迎接宾客到来的过程中首先要做好各位来宾抵达前的准备工作，包括整个接待计划、安排活动日程、确定工作要点、熟悉参观地点等。出发迎接来宾前，要向车站、机场打听清楚抵达的时间，以免空接或迟到，还要了解车辆的停靠地点和行李车是否到达等情况。

    其次，要做好接待来宾的各项工作。在来宾下车下机后，要及时向陪同人员索取行李卡或有关证件，并交给管行李的同志和有关单位；及时向来宾致简单的欢迎词，并介绍迎送的接待人员，发放导游图和宣传品。

    前往宾馆的途中，可根据客人需要和兴趣介绍沿途景观。来宾抵达后，要向他们发放住房卡，介绍房间情况以及用餐、兑换外币和小卖部的地点，并及时领其到住房洗漱休息。对客人提出的要求，凡属合理的，应尽量想办法满足；自己力所不能及的，应立即向上级汇报，保证客人安全。要及时将来宾情况、参观要求、具体时间等通知参观单位。参观中，要结合来宾特点，热情耐心地介绍情况，对于来宾感兴趣的进行实事求是地解释和讲解，要虚心待客、谨慎有礼，切忌自以为是或流露傲气。

    再次，要做好送行和善后工作。在游览参观结束后，要根据车次、航班的准确时间，事先与负责行李的同志约好取行李。交接行李时要分别与来宾、负责行李的同志如数交代清楚。及来宾到机场后让其稍稍休息，待手续办好后再将机票、车票、行李卡及有关证件交于领队或陪同人员。

    采访外国首脑的礼仪。

    采访国外领导人，首先做好周密的准备是很必要的，包括对外国领导人所在国的政治、经济情况及其民族风情的基本了解。能对该领导人上任后的主要政策、政绩，他本人的家庭情况及兴趣爱好等，有一个大致的了解就更好了。而能不能取得最后的胜利，则要看采访是否能够灵活地掌握运用和随机应变了。通常，采访者良好充分的事先准备加上现场中灵活的思维才能提出一个很有角度很有方向感的好的提问。它可以引起被采访者的兴趣，使被采访者的思路跟着采访者走。

    其次，采访中还要善于倾听。以点头、微笑、手势等不同的体态方式，对谈话做出积极反应，是对谈话人最好的激励。不要急于打断被采访者的谈话，也不要急于对谈话下结论，如果不感兴趣就巧妙转移话题。跟外国领导人打交道的最好办法是把他当做一个普通人，敬而远之会使他感到一个民族的冷淡、自私、狭隘；成群地围观则会引起另一种反感。

    最后，采访人虽然有备而来，但由于领导公务繁忙，也难免在采访中表现出疲劳、不愉快等情绪。这时，便要表现出对他的体谅和关心。采访完毕一定要致谢，显示良好的素养。当外国领导人和我们打招呼时，我们也应微笑着向他致意；如果他走来和我们交谈，我们也应该大方、自然而又得体地和他对答，给人一种明快、自然、磊落而有礼的印象。这无疑令宾主双方都感到相互尊重和交流的愉快。

    会见外国贵族时的礼仪。

    在欧美，对王室中地位最高的一位，初次见面都称陛下，以后便可以称先生或夫人。除他之外，其他的王室成员及其配偶均可称殿下或阁下。对公主和王妃，除了称殿下外还可称夫人。初次被介绍给王室成员或与王室成员见面时，女士要致屈膝礼；男士也要一边鞠躬，一边接受握手。屈膝礼是女子对高贵者表示尊敬的举动，男子一般不做。和王室成员初次见面时，不要主动伸手要求与其握手。与王室贵族交往中，如先邀请的低位王室人员因故不能出席，便又去邀请高位王室人员的做法，也是失礼的。

    贵族各国大致都分为公爵、侯爵、伯爵、子爵、男爵。对公爵可称阁下，对公爵夫人亦称夫人，不过也可直称公爵、公爵夫人或先生，对公爵的长子及侯爵、伯爵可以称勋爵。对公爵、侯爵的次子以下的人的称法是在他的教名后加上“阁下”二字；对侯爵、伯爵的夫人可称夫人或侯爵夫人、伯爵夫人。对于男爵及夫人的称呼法，一般也采用姓前加“阁下”、“夫人”的形式。

    观看演出时，如有王室成员参加，一般男子要穿小礼服，女子穿晚礼服，或穿晚会便服。总之不能太随便。

    当要给王室或贵族致函时，如果不是朋友，一般不直接寄给王室成员本人，而是通过王室的管家或那个国家驻本国的大使、本国驻那个国家的大使来转达自己的意图，敬称则先向大使馆或有关部门打听清楚后再动笔。

    面对海外侨胞的礼仪。

    同为祖国的子民，海外侨胞与大陆人民一样都是平等的，因此“情”和“礼”是与海外侨胞打交道时不能忘记的两个字。

    首先，接待海外侨胞时，在饮食上尽可能讲究一些，选购当地的土特产、名酒、名茶、名小吃招待亲友；在住宿上把最好的卧具、卧室让海外亲友使用；在有时间的前提下，尽量陪亲友参观一些工厂、学校、名胜，使他们了解祖国的建设情况。在亲朋离别前夕，真诚地为之饯行，并事先购好飞机票或车船票。送至机场、车站或码头，再次握手道别，并祝旅途平安。如海外亲友给你带来一些礼物，则应视具体情况而定，为祝贺节日或庆祝生日而赠的，应该愉快地接受并表示感谢。

    其次，还有三个方面要求：

    一方面，要创造一个新鲜舒适的环境。屋子要事先打扫干净，适当地饰以花草，使居室干净明亮。特别注意要打扫干净厨房、厕所。

    另一方面，要创造一个和睦温暖的氛围。不要张口就问人家在外国挣多少钱，有多少房子或几辆汽车，好像从外国回来的个个都是大富翁。更不要索要财物。如以钱财为得失，将失去宝贵的友谊，遭到耻笑。

    另外，尊重海外亲朋所在国的习俗。海外侨胞经过长时间的异域生活，多多少少有了一些所在国的习俗、禁忌等。因而，与海外侨胞交往，不仅要有我们中华民族的传统礼仪，也要尊重对方所在国的风俗习惯，以免造成误会和不愉快。

    接待外商应做的准备工作。

    首先，由本地区（单位）负责外事工作的领导牵头建立一个有专职陪同人员、专业对口业务人员、谈判人员、翻译、保卫和后勤等方面人员组成的接待班子。

    然后，将洽谈的项目或技术资料、图纸事先译成中文，供有关人员事先消化并全面掌握。

    外商或外国经济专家来华或回国时，应安排职位相同的人迎送，并协助办理有关手续。抵达后应由负责人出面接见。抵达和离开时，由接待单位负责宴请。

    在接待过程中，要安排好外商或外国经济专家（包括家属）的食、宿、行、工作场所、文娱活动，还要搞好安全保卫、环境卫生等工作。

    涉外交往中，不要主动赠送礼品。外国经济专家在华期间结婚、过节、生日等，经组织批准可以个人或集体的名义赠送适当的纪念品。为做好团结工作，我方人员可同外国经济专家正常往来，建立友谊。

    有关人员应虚心向外国经济专家学习有关理论知识和管理经验，学习、消化有关技术、资料。涉外人员应不断学习有关文件、规定，增强政治责任感，提高接待工作水平。

    陪同外宾参观礼仪。

    在繁忙紧张的会见、会谈、业务活动之余，为外商安排一些参观访问和游览是十分必要的。它对于增进相互了解，促进相互合作，都有重要意义。

    安排参观游览计划，应根据外商来访的目的、要求及他们的兴趣特点和我方当地的实际条件来确定。选择参观游览的项目和路线时，应尽可能与业务会谈相结合，如会谈中涉及某些合作项目，而安排参观某些相关单位，可有助于对情况和问题的了解。

    为了使来访者了解我国当前改革开放和经济发展情况，可安排参观具有典型意义的特区和开发区及重点招商项目。对某些女宾，可根据其兴趣，安排参观社会福利、文化艺术、妇幼保健等项目。参观项目的选择，一般由东道主先提出意见，并经双方协商确定。如参观外地项目，还需事先征得当地主管单位的同意。在选择参观项目时，还要考虑路程远近、交通车辆、日程安排、生活接待等。对于参观期间的休息、用餐、介绍情况、座谈、陪同、导游等，事先都应做出妥善的安排。

    外宾、外商参观时，一般都要身份相当的人员陪同，并根据需要安排翻译、解说、导游以及必要的工作人员来维持参观的正常进行。但陪同、导游人员不可太多。参观生产建设单位，在场的生产人员，如需表示欢迎，在欢迎后应回到生产岗位，切勿围观、追看，客人问话应礼貌回答。参观时，陪同人员除照顾好主宾外，也要注意照顾其他外宾，使他们看好、听好。有些外宾对参观内容有兴趣，看得细，应有专人照顾，并做好前后联络工作。

    引导外宾参观的人，要走在左前方，如果为了表示尊重而让外宾走在前面反而会使他感到不知如何走才好。上下楼梯时，引导的人应该靠扶手走，而让外宾靠墙走。

    接待单位在接待参观之前，要尽量地了解外宾外商的特点、要求和可能提出的问题及需要注意的事项，以便做好接待准备，有针对性地讲解说明和回答提问。在接待与引导参观的人员中，一定要有能够回答技术问题的人员。介绍时力求简明扼要，既体现本单位的特点，又要实事求是，同时要内外有别，注意保密。

    对于经济组织来说，接待外商参观时准备一份中英文对照的“公司简介”是非常必要的。简介中应扼要说明公司的基本情况，如员工的人数、生产经营范围、规模、技术装备水平等。但不要轻易允诺送外商产品或技术资料，重要问题不要随意表态，属于保密产品的不得引导外宾参观。只要是让参观的地方，原则上应允许照相。对外商介绍时，不宜使用“莅临指导”、“检查工作”、“汇报”、“指示”等词语。

    有时，为了对具有一定礼仪规格的外商表示欢迎，应该在被参观企业或其他单位的适当地方，竖起参观客人国家的国旗和我国国旗。旗帜的正确竖法是，从外面向内看时，外国国旗在左，我国国旗在右。

    翻译中应注意的礼节。

    翻译为语言不同的交谈双方之间的交流和理解起着非常重要的作用。当好翻译最主要的是精通业务，尤其是口译人员，要眼快、耳快、嘴快。

    翻译人员接待外国客人前首先得进行“热身”准备，了解来访者的背景、日程安排等。除了精通业务，还要了解来客所在国的风土人情。其次，翻译人员在正式宴会上不上席，只是坐在需要翻译的人员后面负责翻译。再次，同主人、客人一样，要穿指定的服装。譬如主人穿小礼服，男性翻译也要穿小礼服，女性翻译则穿晚礼服。在翻译前不要吃有异味的东西，如葱、蒜等，以免张口翻译时有刺激性气味。或者吃过后嚼一些茶叶末、口香糖等。

    在宴会上翻译，即使主客间没有对话，不需翻译，也最好不要随其他人一起吃东西。因为这时万一有人突然讲话需要翻译，而自己嘴里又含着东西，是十分尴尬的。

    官方间的正式交往中的翻译可以称为正式的翻译，一些非官方的民间交往中还有一些非正式的翻译。例如，我们陪同外国朋友观光、购物时就不必像在正式场合中一样衣冠楚楚、谨小慎微，否则会让人产生感情上疏远的感觉，而且还会让人觉得过于正规。作为非正式场合的翻译，除了注意一般的国际交往礼节、尊重对方国家的风俗习惯外，更重要的是要多一些热情、随和，给人一种宾至如归的感觉。

    对外文书使用的要求。

    1、格式使用。

    对外文书首先要注意格式，不要用错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式；非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。

    2、人称。

    人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。在正式照会中，一般不用“我们”一词，普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方亦用第三人称，不可用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件亦用第三人称。

    另外，签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如元首对元首，总理对总理，外长对外长。但也有特殊情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。

    3、客套用语。

    客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用做个人函件中的开头语，非外交机关发的对外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份、关系和场合相适应。如致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”；给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致崇高的敬意”。

    致敬语不能自成一页，应紧跟正文后另起一段。

    4、称呼。

    文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称。文中第一次出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。

    5、国名。

    文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。但有些国家由于情况特殊，如朝鲜民主主义共和国国名则须用全称。

    有些国家由于发生革命、政变或其他原因，国名可能改变，须随时注意，不要写错。

    6、译文。

    对外文书一般以本国文字为正本。但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。在本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好（有的国家译文本上注有“非正式译文”字样）。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时应注意，要符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。

    7、如何写对外函件。

    对外函件例一：复访问日期。

    ×××（首都名称）。

    ××国政府总理×××阁下。

    阁下：

    ××大使×××先生阁下已经在×月×日转交了阁下的来信。阁下建议我去××访问的时间可以定在×月×日左右。这个时间对我是完全适合的，我完全同意。如果对贵国政府方便的话，我准备从×月×日起到×月×日，在××进行×天访问。

    我热烈地期待着同阁下会晤和访问贵国。

    顺致最崇高的敬意。

    中华人民共和国国务院总理（签字）

    二×××年×月×日于北京。

    对外函件例二：吊唁。

    ××国驻××国特命全权大使××阁下。

    阁下：

    惊悉××国×××××（职衔）×××先生不幸逝世。我谨代表大使馆全体馆员并以我个人名义向你，并通过你向××国政府和×××先生的家属，表示深切的哀悼。

    中华人民共和国驻××国。

    特命全权大使（签字）。

    二×××年×月×日于××。

    对外函件例三：通知。

    ×字第××号。

    各国驻华外交代表机关：

    我局根据我国有关部门的决定，现通知各国驻华外交代表机关如下事项：

    省略。

    顺致崇高的敬意。

    （盖局印）。

    二×××年×月×日于北京。

    8、外事文书的写法。

    外事文书是国与国之间，外交代表机构和有关部门进行对外交涉和礼仪往来的书信形式。它必须完全体现国家当前的对外方针政策和有关法规。即使是礼节性函件，如果格式、行文或内容不合常规，也可能引起收件方的误解和不愉快，甚至影响到国家关系。因此，在外事文书的草拟和发送方面要求很严格，要做到文字严谨、准确，客套用语和格式合乎惯例。同时，收发文要及时，尤其是外交上的文书往来，收下回复或不予置理以至拒收退回，均反映一种政治态度，不能有半点马虎。

    9、外事文书的几种类型。

    （1）照会。

    照会指国家之间用于外交方面有关事宜的通知，有关问题的交涉，外交礼仪的表示以及对某一问题的正式表态等方面的外交往来文书。按其重要程度分有正式照会和普通照会两种。

    正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成，一般不盖机关印章。普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，如盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或授权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别主要在于它们使用范围不同。

    正式照会用于一是重大事情的通知。如国家领导人的变更；大使、领事的更换；对某国承认、断交、复交等事项的正式通知。二是重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约；建议召开双边、多边国际会议；互设领事馆，委托代管本国财产；国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。三是隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。四是为了表示对某一件事的特别重视，也有使用正式照会的。

    普通照会用于进行一般性交涉、行政性通知、办理日常事务和交际往来。由于外事文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要问题的来往，现在也多使用普通照会。

    普通照会以同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。例如，外交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、休假日等。这类通告照会可油印，受文机关可写“各国驻××国外交代表机关”。

    （2）对外函件。

    对外函件（包括外交函件）指国家领导人、外交人员以及政府各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信。根据内容情况，凡涉及重要内容的，为正式函件；凡属事务性和礼节性的内容，并由有关人员签署的国家领导人和外交代表之间的亲笔签名信应属外交函件。

    （3）备忘录。

    备忘录是一国与别国外交代表机关之间使用的代表本国政府对某一事件或问题进行外交交涉时，说明有关事实、立场和法律的观点，或者辩驳对方观点，或者重申某些外交会谈内容等的一种外交文书。备忘录可面交或送交对方，无客套语、致敬语，开头就叙述事实。在会谈或交涉中为了对方便于记录谈话的内容，避免误解，可预先写成备忘录面交对方，也可在谈话后将要点用备忘录送交对方。为了叙述事实或陈述、补充自己的观点、意见或驳复对方的观点、意见，如果用照会过于郑重时，可使用备忘录。有时为了提醒某一件事，作为一种客气的催询，也可送交备忘录。

    备忘录也可以作为正式照会或普通照会的附件。

    面交的备忘录，不编号、不写抬头、不盖章；送交的则要编号、写抬头、要盖章。有的标上“备忘录”三字。

    （4）外事电报。

    外事电报指各级国家部门、机构及人员同外国相应机构及人员进行外事往来，为祝贺、慰问、吊唁及各种事务性联系而制发的一种简要文书。抬头应写清受电人国名、地名、职衔、姓名，落款要写明发电人职衔、全名或机构名称和发报地点。

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