减少准备工作的时间艺术
缩短检索时间是高效率的关键
资料的收集与整理的时间为“准备动作的时间”——原为电脑用语，指的是接近目标对象的时间。这样的解释似乎有点令人一头雾水，再打个比方吧，譬如听CD的时候，从拿CD，放CD，找到你所喜欢的歌曲，到歌曲开始播放出来为止，这个过程就是所谓的“准备动作的时间”。从事需要脑力激荡的工作时，减少准备动作的时间是提高工作效率的重要关键。因为，省掉这些准备动作的时间，能够使工作尽早进入情况，能够更有时间动脑，想出更细密正确的对策解决问题。
一般人认为，不仅是律师工作，凡是需要脑力激荡的工作，好像都纯粹是需要动脑筋而已，大概没有什么动手的作业。其实不然，念英文的时候，动手翻字典查单字，这个翻阅动作就是access time。如果缩短这些查字典的时间，不就能写更多的翻译、做更丰富的英文作文了吗？因此，把字典置于伸手可得的地方，或者用一本语汇丰富而且查阅方便的字典，是相当重要的。为了提高工作或读书的效率，但愿各位都能把纯粹动脑筋的部分和单纯的手工作业部分彻底区分开来，养成工作系统化的习惯。
以下是一些成功的人士缩短准备动作的时间的心得。
书本一买来就把套子丢掉
要从十来卷的百科辞典中查到自己所需要的部分，的确要花上一些时间。况且字典的重量不轻，光是捧着都相当费力了，更何况要花力气把它从书架上拿进拿出，所以，落得无人翻阅利用，也实在是情有可原。如果能有“一个项目一张卡片”式的百科辞典是最理想不过的了。但这纯粹只是个理想，因为从它所包含的情报量来看，是绝对无法采用这样的编印方式的。
所以，既然百科辞典查阅不方便是无法改变的事实，那么只好尽量找出如何简化查阅过程、缩短查阅时间的方法了。有人费了不少心思找出下面的方法来，虽然不尽完美、但确也减少了许多的不方便。
首先，把书套丢掉，这样可以省去把书本从书套中取出来的动作。也许有人会担心没有书套容易弄脏书本，其实如果因为担心搞脏书本而不翻阅工具书的话，无疑是因噎废食了。
其次，辞典类书籍上架的时候，应把书背朝下放。取阅时，一从书架上取下来便可以立即打开，不需要再费劲地把书本翻转过来，如此又省了一项动作。但是把书背朝下放的话，就不晓得哪一本书是第几卷了，所以要在书腹的部分标上卷号。这样的话，即使在使用过后要放回书架，也方便许多。
再者，索引那一卷务必要放在最容易拿到的地方，因为查阅的时候一定是先找索引的。如果能依上述的方法去做，相信他也会经常有效地使用百科辞典。
“色别法”也是缩短准备时间的有效方法之一
活页式纸夹是一种十分便利的整理工具，海子从大学时代起就一直借助这项工具，他个人使用时更加上“色别法”，使它更能发挥效用。他事务所内的档案夹，都依照颜色分门别类处理，因为如果熟悉各颜色所分别代表的类别意义，那么即使站在大老远的地方，也可以一目了然地找到所需的项目，即省下许多找资料的时间。
色别法适用的范围相当广泛。办公室中，不仅档案夹，连电脑磁碟片也是用颜色来区别它的重要性。此外，读书时所画的傍线，也可以依颜色来区别它的重要性。画傍线时通常采用红、蓝、绿三种颜色，最醒目的红色是用来标明段落，重要的词汇或关键字用蓝色，而连接这些重要部分的文字，则以绿色表示，此外，解释定义的部分再用荧光笔标记出来，这是以视觉上最具安定感的绿色基调，以红色明显地标出重点的范围，一目了然。
经过这样处理的书，比起书店里的干干净净的书本，对书的所有者更具价值。只要一打开书本便能迅速地找到重点，节省许多准备动作的时间。最近某出版社出版了不少标上各种颜色傍线的参考书，方便读者阅读。但有人认为，书本还是用自己的一套方法，亲自处理过，才能真正成为自己的东西。
在页端标上代表各种重要程度的记号，以方便下次的阅读
前面一再提到，任何一本书都不需要从头到尾精读，只要将精髓部分彻底消化就可以了，其他不重要的部分略过也无所谓。我认为，当然可能的话，最好是每一本书都能够以条列重点的方式写成，方便读者阅读。
在收集资料时，如果是杂志上的资讯，可以直接将重要的部分剪下来存档。但如果是书本，可能就不方便任意的切割了，这种时候，不妨依其内容的重要程度，在该页的空白处标上“○”、“△”、“*”等记号，下次阅读时就可以省下许多的时间。而标记最恰当的地方，就属左右两边页端了。因为标在页端的话，即使在快速翻阅的时候也不致于遗漏。
律师所使用的专门书，分量通常都很多，有些，甚至从头到尾看一遍要花上八九个小时。像这种分量多得惊人的书籍，如果标有“○”、“△”、“*”等记号，大概就能在一个小时之内看完。而如果再加上彩色线，大概能再节省30分钟。花点小工夫就能节省日后的七八个小时，对于时间成本昂贵的现代人而言是相当重要的。
时间阅读多本书的时候，可以书签的颜色来划分重点
从现在开始，你就要养成同时阅读多本书的习惯，目的就是要充分活用零星时间以阅读更多的书。即如前面提到的海子从中学时代起，就非常珍惜每一分每一秒，古人视饭后碗中留饭粒为日常生活中最重要的规矩；他则视充分有效利用每一秒钟的零星时间为做人的美德。因此，就像前面提过的，他将起居室、卧房、厕所以及上下班的交通工具，都一一书房化。为的是让自己随时随地只要有空就可以看书。
如果你经常同时阅读多本书，所用书笺就应当成为你读书时的重要用具之一。书笺可以有三种颜色，茶色代表需要多次参照的地方；黑色代表重要的部分：红色代表读至中途，这个方法在节省准备时间上相当有效，因为它能帮助你迅速地进入情况。所以，哪怕只有一分钟的时间，也能够有效地投入阅读中。
把目录的前几页，或索引的后几页作上记号
为了方便检索，可以把每一本书目录前或索引后的那几页，都作上记号。所谓做记号，其实就是剪个可以达到识别效果的小凹痕。因为如果把这些有疑检索，又没什么重要性的部分全部去掉，恐怕会影响到整本书的装订。为了方便检索，又为了顾全整本书的完整，便采用了这个作上凹痕记号的方法。
一般书本的索引都是依据拼音顺序排列的，有时候一个词汇就得找上老半天。所以，摒弃以“行”为划分单位的方法，把它细分成以“音”为单位，在索引部分的页端上，记下该页所有的音。
至于目录的部分也是相当重要的。许多人都忽略目录的重要性，其实目录就是一本书的缩影，有些书甚至只要看过目录就可以过去了。所以，我们通常都可以把目录部分复印下来贴在书皮上，这样，即使不打开书本也能一目了然书中的内容。万一目录部分有好几页的话，可以缩小复印，或是截取重要的部分即可。
避免开会时间的浪费
开会前预先列出问题及其解决方案各三项
开会前要做好准备工作。例如，开会前应简单地条列出问题，并且针对每项问题分别做出至少三项的解决方法，以最精简的方式做出一份报告，于开会时分发给每一位与会人员。这样的会议一定能有效率地进行。
换句话说，提案者提出一些问题，而且针对问题拟定了苦干方案。由于个人能力有限，所以想请教于各位与会者，希望共同讨论、决定出一个可行的方法来，以这样一个有所本的方式进行开会讨论。
这种方式的会议，大概都能在一个小时内结束，节省下来的两三个小时，可以用到更重要的工作上去。当然，主持会议的人前前后后一样要花两三个小时，但那至少只有他个人的时间花费，不会掠夺其他与会人员的时间，所以，就公司整体而言，时间成本是大幅节省了。也就是说，会议一开始，所有的与会人员便能立即切入问题的核心讨论。当然啦，这必须是在提案者本身已确实把握住问题点，并且做出具体的方案的大前提下才能如此顺利进行。
会议不见得一定得许多人坐下来讨论不可。与上司在走廊上简单地做出结论，不也是一种会议形态吗？有时候何不尝试这种站立的即席开会。它之所以迅速，是因为双方都是临时站定，所以一定会产生赶快解决问题的心理，也因此能更集中精神讨论出结果来。这种会议形态，在重视总体意见的企业界，恐怕不太容易被采用，不过近年来逐渐有被接受的倾向。有人认为，即席站立式的开会，能使头脑的运转更灵活、柔软，在提高效率的前提下是很值得采用的。
效率倍增的电话使用方法
电话应对术
一般的事务所里电话相当多。如何提高接听电话的效率呢？
某老板的经验是：他交待秘书，如果他讲电话的时候又有电话找他，务必请对方稍候，再以暗号通知他，并且等他的回复。他们之间的暗号是这样的，当秘书递给他传言便条的时候，如果他在便条上写“W”（wait的略写）的话，就是“请他等一下，我马上好”的意思。如果是“T（telephone的略写）7”，就是“7分钟以后我会回他电话”：而“A（again的略写）5”则代表“请他5分钟以后再打过来”。当然，一些推销员之类的电话，直接由秘书处理掉就可以了，不需要他接听。
有时候与一些喜欢聊天的客户通电话，讲完了正事以后就是无关紧要的家常话，而如果此时别的客户有要事联络，因为秘书的一句“讲话中”，就把电话回绝了，那么这可真是“因小失大”了。如果采用上述打暗号的方法，这些困扰就可以完全避免了，既不必担心错过任何电话，也可以安心地与客户说家常话，搞好人际关系。
不要只是“张先生来电”，“××公司的张先生来电”不是很清楚吗？
接电话时，应该说的第一句话是“××公司经理部”或是“××公司公关部”等等，让对方确定自己没有打错电话。
同样的道理，负责传达的人如果只说“张先生打来的电话”，一样是效率不彰。已有的资料显示，联络簿上姓“王”的人不下50名，光是“王先生”谁知道是哪一位？所以，不要忽略添上公司名称，“××公司的张先生”不是一清二楚，方便多了吗？
像这样的电话应对，应该在新进员工的训练课程中详细提醒才是。总之，在单位里可以把各种对象的电话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，而不必等到出了问题才一一解决、教导。这本电话应对手册中有应付各种电话的方法，以最令人头痛的推销员电话为例，当对方一开始：“恭喜您在10万人中幸运中选，我们很高兴为您推荐一项优秀的产品……”，在确定这是浪费别人宝贵时间的推销电话以后，你便可以单刀直入地说：“总而言之，就是推销嘛！”不论是多么伶牙俐齿的推销员这种时候都只能回答：“是的是的。”然后，你便可以立即补上：“不用了，谢谢！”马上把电话结束，避免浪费时间。
另外对于对方打错电话的情形也应有详细的应对说明。许多人在知道是打错的电话以后，都会不高兴地说上一声：“你打错了。”就挂掉电话。但是这样的应对法，对方很有可能重蹈覆辙再打过来，徒增自己的麻烦而已。所以对于这种错误的电话，务必问清楚对方的号码是否正确，以防止对方不明就里地重蹈覆辙；其实这些都只是稍稍费心的小方法而已，但这些小技巧却能减少被电话占用的时间。
乱中有序为最佳
实质重于形式，一切以方便作用为原则
有些人的书房，尤其是书桌上，经常是乱得不忍目睹。但对他而言，往往那便是使用起来最顺手的状态，也就是最“秩序井然”的状态。
有些人认为读书的地方应该整齐清洁，有些人则认为何妨不拘小节。不论如何，以使用效率而言，我们认为没有意义的整理只有百害而无一利。不管别人看起来多乱，只要你自己用起来方便、顺手就可以了。
好比说书架上摆满了陈列得整齐美观的书籍，但仔细一看，里面不仅种类杂陈而主题纷杂，只具有视觉上的美感而毫无实用性可言。有些人喜欢拿书来装饰客厅，姑且不论它的好坏，但如果书本确实是以供人阅读为目的被使用的话，那么它所呈现出来的，应该是个杂然的混乱状态，而不是一尘不染的美观面貌才对吧。
同样大小的书本秩序井然地排列在一起，只能用金玉其外来形容。而那些尽管大小不一，看来杂乱无章，却随时可以准确地抽出所需书本的摆置，才是真有实用价值的。
与书架的道理相同，书桌的面应该也是要以实用性为前提来考虑才是。
必用的东西伸手可得，需要的文具，准确地知道放在何处。至于那些需要查阅的书本，为了节省时间与防止体力上的浪费，就让它摊开在桌上又何妨。如果桌上凌乱得阻碍了工作的进行，再尽快整理一下就可以了。
常用的东西最好都置于书桌的左侧
一般书桌上的秩序，是依下列这些原则构成的。首先第一个大前提是，书桌愈大愈好。虽然小书桌看起来玲珑可爱，但因为放不了几件东西，所以做不了什么事。其次是电话放在左侧桌面，因为，左手拿话筒右手还可以写字。而经常要使用的文具置于左侧抽屉，也是基于相同的理由。
此外，一个可以把已批阅和未批阅文件，备忘录，邮件等东西区分收藏的多段式文件盘，是绝对不可少的。便条纸一定要摆在桌上，如果手边没有笔和便条纸的话，电话的处理就会慢上好几拍了。
以上是安排桌面的几个原则，只要把握这些原则，方便自己做事。
调整工作环境
太暗或太亮都会影响工作效率
照明设备会直接影响工作效率。尽管脑筋再清晰，眼睛疲劳的话，效率也会减半的，从某种意义上来说，你对于工作场所的照明设备，应当不吝啬也不怕麻烦。出差投宿旅馆，你可以自行携带可伸缩的折叠式台灯来改善照明，因为旅馆或大饭店中的照明设备，设计时都是为阅读报纸或杂志设想。如果要长时间处理文件或读书，这样的光线是绝对太暗的，所以你应学会自备台灯。有了自备台灯即使是在旅馆的陌生房间内，也能和在自家的书房或办公室一样地集中精神做事。
其实不只是照明设备，目光所及的各种东西，都会直接或间接地影响到工作效率。就像前面提过的，为了激励自己有人制作了工作进度表，而在标明进度时，一定都以朱红表示。
虽然不是斗牛，但不可否认的是见到红色战斗力便油然而生。所以，画进度表也罢，读书时圈划重点或段落也罢，一般都应当采用可以感受到活力的红色或橘红色。但是，工作地点的墙壁却不宜漆太刺激的颜色，太晦暗也是不好的。最好是具有安定情绪的色调为最适宜。
工作性质与工作场所的配合
讲到工作与场所的关系时，必须考虑到配合的问题，因为工作内容的变更，场所也需要变动。比方说必须参照许多参考书籍的工作，就非得在参考书籍随手可得的地方不可。如果缺乏所需要的书本，不管你花多少时间，效率也是不高的。这个道理人人都懂，但是许多人却放着显而易懂的道理不顾，尽是无效率地工作。
不少作家喜欢将自己关在饭店或旅馆内写作，另外一些也经常选择在饭店里工作。应该说这是个好办法，把必要的资料带齐了到旅馆内工作，由于不受干扰，工作便能做得多而且快。
上下班的公共汽车上也是不易受打扰的工作场所
有些人在朝九晚五的上班生活中，大部分的通车时间都用来学习外文。早上时间一到，定时器就会启动收音机，把他叫醒。每天早上，海子就是在英语的广播教学声中起床，然后带着随身听出门，有关活用通勤时间的方法已在前面说明过，在此省略。
也许，你会认为在摇摇晃晃的公共汽车中，充其量只能做些听力的训练或是构思而已，其实车上也是很适合写稿的。如果你愿意尝试的话，将可以发现，克服在车上写字时的物理性障碍，并不如想象中的困难。甚至会觉得，比起在图书馆里小心翼翼深怕打扰他人的情形，在公共汽车上写字是要开放、自由得多，令人忽略了它的不方便。而且电车里也没有如办公室中被杂事中断的情形，所以一些在办公室里无法定下心来写的东西，你可以在乘车的时候完成。
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