规格化、统一化的巨大作用
同样文字若需书写多次时，橡皮章是最佳利器
在海子的事务所里，备有一切必要的橡皮章。年月日章、裁决章、住址、姓名印章等，各式各样的橡皮章都有。这些橡皮章在事务的处理上发挥很大的作用。例如贺年卡、问候卡，因为海子的事务所每年大约都要寄上1000封左右。首先，他以通讯录影印成“寄送备忘录”，写妥信封上的地址时即在备忘录上盖上“完”的印章。海子使用的印章是不必一次次盖印泥，也可连续使用的图章。其次，亲笔书写结尾之后盖上另一个图章，寄发后还要再盖一个印章以为辨示。像这种确认工作完成的记号若用手书写，会相当耗费时间。在事务作业上，花费这样的时间，实在很可惜，而一颗橡皮章，却能节省很多宝贵的时间，再也没有比这更划算的了。
不只是“完”这种简单的记号可用橡皮章，在必须反复书写同样的文字时，橡皮章也可发挥效力。例如年月日的书写，即可制作一枚“？摇？摇年？摇月？摇日”的橡皮章来取代。
除了橡皮章，任何能将作业统一化，并积极导入规格化的工具，也能提高工作效率。比如可以考虑大批量印刷保管，使用的时候直接拿来用。纵使要花些钱，还是划得来的。文字处理机在这方面就很方便，使用单字储存功能将“？摇？摇年？摇月？摇日”等文字，一次储存起来，任何时候只要按一下键就可以随时打出来。甚至将问候卡上开头的文字、决定好的话语一次作成，并储存起来，也可以反复地使用，而不用每次都为了斟酌字句而浪费时间。
作业规格化，还有一项优点。规格化的作业不必步步请示，谁都能独立完成。就像盖橡皮章，即使是小学生也可以做。如果能将工作规格化、单纯化，就不会这么麻烦了，以橡皮章为代表的作业规格化，在谋求增进工作效率的所谓“工作的窍门”上，是很重要的一点。
资料不是贴在剪贴簿上就可以，必须以一定的规格复印后存档
在现代的办公室中复印机的使用非常普遍。活页复印，在储存、整理大量的情报上非常方便，更可以大幅地减少时间和精神的支出。
事实上，谁都会复印资料，可是复印后的整理工作，似乎都没有做好。纵使特意地将重要的情报影印，然而，如果处理工作没有效率，就毫无意义了。
例如，在报章杂志上发现有用的消息，虽然将它影印存档了，但是资料收集的工作却仍未完成，然而多数人都是就这样将它贴在剪贴簿上，然后放入档案中。
影印，是为了方便情报的使用。因此为了让影印的东西一取出即马上可以应用，在处理上就必须尽量简单。贴在剪贴簿上，就无法添加、更换；放在袋中，取用资料时非常不便。
多数人一向都用活页纸复印，一张张的分类存档。活页式资料档，任何时候取阅都很方便。例如，想查关于企业收买问题，就从分类项目中调阅。若是牵扯到较多项目的问题，例如关于国际租税与企业收买问题，就查阅这两个部分。此时，资料档若是一个项目一张，复印资料就非常简便，可是若贴在剪贴簿上，就不能这么做了。
复印用的活页纸尺寸统一是非常重要的，大小不统一的话，即使特意地分门别类，也非常难整理。
小刘收集资料一律用B5的纸张复印，虽然B5的纸张在复印内容少的资料时四边留白较多，似乎有点可惜，但是只要能活用情报资料，仍是值得的。
复印好的B5纸张经过打孔后，就是B5活页纸，只要标上项目就可以归档了。为了统一使用B5纸复印，必须使用有缩小功能的复印机。大部分的报道，经过复印机缩小后就可以纳入相应的纸张中。报道的内容所占版面较大时，必须先将报道剪贴后再复印，若是复印没有缩小功能，就必须增加很多剪贴的手续。
使用复印机最好选用有自动输送纸张功能的复印机。每个人应该都有这样的经验，在复印时，要一张张反复地打开盖子，按开关，实在很麻烦，又浪费时间，可是，若有了自动送纸功能，资料整理好，开关按了之后，机器就会自动地进行，实在便利。
有缩小和自动输送纸张功能的复印机，价格多少会贵一点，可是从长远来说，应该是很划算的。因为，为了提高效率，只要能达到目的，使用贵一点的机器也不必心疼，它随后所带来的时间价值是无穷的。
有些公司另外雇用女职员操作复印机，这实在是不可取的。多雇用一个人，会增加一些意想不到的成本。由于小公司非常清楚，除了本薪，还有车马费、促险费、福利津贴等等，所花的成本实在很高。将如此宝贵的时间、人力用来复印，实在是很浪费，人的能力，应该做更有效的利用。同样的花费，投资于复印机，到头来反而是更为有利的。
档案的尺寸、厚度要全部统一
海子的事务所里，档案一律统一以B5规格的纸复印、整理。档案大小、厚薄不同的话，整理起来会非常麻烦。如果从开始就统一样式，将可缩短查阅时间，连尺寸也统一的话则不论复印、整理均会非常轻松。
采用B5尺寸有两个理由，其一，由于工作的性质，所有资料格式必须和政府机关使用的相符。其次，现在一般复印纸都使用A开和B开两种规格，在复印时有少许的不同：B4在复印时可印较B5版面大的文件，而A3可印更大的版面，但A3必须用较大的机器，因此考虑使用的方便，B5是最合适的。
因此，在海子的事务所，文件一律统一用B5纸，而活页纸、封面、索引、透明套子等全部统一用B5尺寸。唯一例外的是“人才录”等特殊东西用B6尺寸的封面。
工作规格化，任何人都可以轻易地完成它
每个人在工作进行过程中，通常都会研究出自己的工作方法，使自己的工作进行更为顺利、快速。但是在工作完成后，特地研究出的新方法，往往弃而不用，实在非常可惜。
在海子的事务所里，完成任何一项新的工作所得到的方法，都必须做成档案资料存起来。因此，即使是得自专家、百科全书的资料也需做成档案资料，方便查寻。
当初海子花了时间和精力作出工作程序，现在，秘书只要遵循着这份工作程序处理资料，就可以很快地完成工作。
做好每一项准备工作
准备工作不应喧宾夺主
许多人在工作前，都要做准备。例如，有的学生在念书前必须削好几支铅笔，某些人一坐到办公桌前，就得先喝杯茶。这都是在做与正式工作不相干的事，却期望能对心理安定有助跑的效果。
为了工作而做准备，绝不是坏事，可是，这种准备，有很多都在浪费时间。
做事时，一坐下来就开始比较好。要这样，就要有立刻动手的气氛。因此，最好是马上坐下来，想着：我要做这件事，一鼓作气把它做完。
没有准备动作马上开始做事，刚刚开始的时候，往往不怎么能进入状态，可是没多久，即可集中精神于工作上。“早点埋首于工作上”比起“削铅笔做准备工作”要实际多了。工作或是念书的准备动作以“实际投入工作”较佳。现在绝大多数公司新进人员的训练，通常以“实际操作训练”透过实际的工作分配，作为熟悉工作的教育方法，而工作的“准备动作”也最好是用这种方法。
以实际的工作作为热身运动做，能够增加工作本身的效率。例如，尽可能地利用闲暇先将书前目录看过，这也是一种看书的热身运动。从一本书的目次中，就可以大概知道里面写些什么，如此一来，就会有“原来这本书是写这些的，真想早一点看”的感觉，并想一口气将它读完，这也可以说是透过实际工作做的热身运动。
防止眼高手低
人们在制定目标时，通常都订自己能力能达到的目标。以自己的能力来努力刚好做得到的才值得考虑，过于好高骛远，不切实际的目标则不予考虑。
因此，思考目标时，考虑可以实现的比较好。海子正是如此，不论是司法考试，或是公认会计师考试，都有个周密的计划，确定努力后可能考得上的才去实施。任何人，在进行计划时最先考虑的是，这些计划是不是能实现。当然也要考虑到是明天就实现，还是一年后才实现的问题。尽管如此，主要还是考虑可不可能实现。
在考虑目标时，若觉得无法做到，一切可能性就都没有了。因为觉得无法做到，不但丧失做的勇气，也失去做的意义。相反地，若一开始就想“做得到”的话，不仅会考虑该怎么做，即使有障碍，也会去分析原因，寻求解决的方法。
只要认为可以做到，想法就会更积极，也会渐渐地向目标前进。出现障碍时，会去破解它，越过它，或是以别的方法躲过去，想尽各种办法来进行。可是，若觉得做不到，思考就会因此终止，无法再前进一步。
将自己的精神处于积极的状态是很重要的，为此，必须持续地提醒自己。积极提醒自己“做得到，做得到”。
总之你不应当在问题发生时考虑会不会，而是考虑怎么做比较好，并在你的潜意识中培养成这一状态。
早上被喜欢的音乐叫醒，就很快能进入工作状况且干劲十足
早上的热身运动，你可以想些有趣的事，让自己头脑清楚，这是很好的方法。打个比方，早上醒来，睁开眼，就开始在心里描绘漫游夏天海岸的美丽图画，并且在床头摆一张风景照片提醒自己，工作做完，就可以去看“美丽的图画”了。再怎么赖床的小孩，在远足的当天一定会自己醒来，再怎么辛苦也没有怨言。虽然大人已不会对郊游感到兴奋，但仍有其他令自己振奋的事。这种积极的精神状态，会使自己积极而有效率地度过一天。
为你的工作确定一下先后顺序
从收益考虑，工作的优先顺序即可自然而然地决定了
工作时，很多人都有过这样的经验，复印、接电话……既无聊又浪费时间。由这个经验可知，在工作进行时必须解决的事情实在很多。在工作单位中，地位高的人，琐碎的事可以交待属下去做；而中级干部可支配的部下就比较少；而一些新员工，或是自己开店的人，复印等琐碎的事就必须要自己做。
可是，忙于琐碎的事往往会影响重要工作的进展。经常有些人会觉得工作愈忙愈好，但是忙着琐碎的事和忙着正事，这中间有很大的差别。即使是同样花时间工作，其一分一秒的价值却完全不同。
例如，买准备考试用的参考书就是琐碎的事，不是正事。可是，很多考生，似乎把“去买参考书”，当成准备考试的一部分，其实不然。
假定去买参考书往返需要两小时，顺便再替家人买东西，就会超过两小时。把这些时间花在书桌前看书，才是有效的利用时间，去书店买参考书的两小时，和坐在书桌前念书的两小时，其内容有决定性的差异。
琐碎的事，很多人都觉得可以自己处理。事实上，很多琐碎的事都是可做可不做的事。
如前例所述，去买参考书的两小时，可说是可去可不去。为了不使可有可无过于膨胀，最理想是将可有可无的事和重要的事清楚地区分，将工作排定优先顺序来做。若没有排定优先顺序，便会在许多地方停顿。为了买参考书而花两小时，则那一天的读书时间，或是睡眠时间将会减少两小时，因而也会影响到其他方面。
要决定作业的优先顺序，首先必须把要做的事逐条列出，然后，依重要性调换顺序，再依此顺序进行工作。这是件很简单的事，只要做到，效率就可以提高。
通常事情除了重要性，还有紧急性。而我们往往都会专注于事情的紧急性，而忽略了其重要性。例如，某个正为了一年后的司法考试努力念书的人，为了赶赠品截止时限，而特地将赠品明信片拿到邮局寄。司法考试还在一年后，而明信片的截止日就在明天。在此情况之下，多数的人都会将较紧急性的明信片优先处理。
但是，以长远的眼光来看，好好地准备明年的考试应该是较重要的。假定考试失败，不仅损失一年的努力，因而损失的金钱将不知有几十万。因为通过司法考试的人，一年可以赚好几十万，这和去邮局寄明信片所得到的几百元赠品相比，不说也知道哪个重要吧！
可是，很多人还是会去寄明信片。将紧急而不重要的事列为优先，重要的事往后延。结果，到了明年还是准备不充分，无法通过考试。
当然，我们要先好好地掌握住重要性较高的事，若还有十足的自信心，再做些较不重要的事也无所谓。这就是所谓的从容不迫。
问题是，事情的重要性是以什么为衡量的标准。其实，不外乎是以自己生活的目的来衡量。若是一向都很清楚自己的最终目的为何，就可以很容易地作决定。
清楚地判断事情的优先顺序，是工作进行上不可欠缺的，一次就判定清楚，做起事来就会轻松愉快，不会变来变去。这就是决定优先顺序的最大价值。
确定目标
前面说过，决定优先顺序，明确地订定目标比什么都重要。可是若不清楚目标是什么，就没有衡量、判断重要性的基准。例如：某人以参加司法考试为当前的目标，因此他可以根据这个目标来下判断。可是，他若不明确目标到底是通过司法考试，或是当个上班族，目标时时动摇，就无法决定顺序，也失去判断的标准。
为了这个目标必须这么做，为了那个目标必须那样做，不同的目标有不同的作法。目标一旦动摇了，就什么都无法决定。
因此，最重要的是清楚地知道自己现在想做什么。比如你通过会计师、翻译资格、司法官三样考试，并不是同时进行这三件事，而是考会计师时就准备会计师考试，考司法官时，就准备司法官考试，以当前的目标来念书。目标明确之后，工作、读书的效率均会提高。
不断改进工作的方法
检查自己以往的工作方法，会发现意想不到的时间浪费
工作方法往往只是一种习惯，没有理论根据。希望读者们试着观察自己做事的方法，你将会发现很多过程都根本不是真的必要，而是因为懒而延续下来。
例如，以前资料的复制都是复写纸。这是因为当时复印机还没发明的缘故。可是，现在还是有很多人习惯用复写纸，无视复印机的存在。在以前，用复写纸是比手抄写得快，但是，有了复印机的今天，用复印机应该比较适合。
人实在是很奇怪的动物，虽然知道新的习惯较好，还是无法接受它。大概是嫌适应新方法太麻烦吧。因此在复印机上市之初，就有很多人说“复印机出故障了就没什么用了”，或是“还是复写纸确实”等排斥复印机的理由，这在文字处理机上市时，以及取代线装笔记的活页纸刚出来时都可听到。
肉眼可见的新旧比较，还好说明，困扰的是，“工作方法的比较”和“复印机与复写纸的比较”不同，它是无法明确可见的。因此浪费的部分都被疏忽了。
人生是不断变幻的，工作方法也是一样，很多在昨天还合理的，今天就不合理了。可是人生变化的合不合理无法察觉。因此，相对于人世的变化，我们对于做事的方法是否合理，就必须经常自我审视。
常识，就是在某一段日子的某一些人中间觉得大致上合理的事。但是，合理与否也是会改变的，若条件改变，昨天合理的事，到了今日也会变得不合理了。
比如有人从小就喜欢下象棋，从下象棋中他学到了“怀疑一成不变的方法，以更合理的方法来替换”的观念。在象棋中，一开始有没有吃到车，能吃多少对手的车，是最重要的。有位职业棋师会指导他“若能吃对方的车，则获胜的可能性就相当高”。可是到了要一决胜负的时候，纵使车全都吃了，只要走错一步，仍旧会输。决胜负时，最重要的不是吃车，而是要比对方早一步向前。因此，象棋的前半段和后半段的战术不一样。
转变“战术心态”是很难的，必须慢慢将重点从吃车转变为进攻。特别是初学者因为无法将心态转变，所以无法取胜。
人生也是如此。年轻时觉得只要不花钱，多花点时间没关系，到了中年，会发觉时间的价值。因此，即使花些钱，只要能换得时间就好了。也就是说，若不积极地革新方法，无论如何也无法成功。
拟定自己的战略
无论念书或做事，只要觉得头大，就会失去乐趣。可是，同样是伤脑筋，若是象棋或麻将，伤点脑筋也仍然会有乐趣，那是因为人们可以完全由自己来决定自己行进的方法的缘故，我们也可将这种心理运用在工作或念书上。
下象棋有各式各样的战术，而工作，也同样可试着用自己的方法去做。若只是很单纯地完成被交代的事，实在不怎么有趣，但是，若试着用自己的方法，工作就会变得有趣。
工作最重要的是如何将自己的能力发挥到最大的极限。因此，拥有自己的形式，结果必会高效率，也可早日完成工作。在工作进行时，思考各种战略是最有趣的，考虑做事的方法也是工作的乐趣之一，例如写文章，原本想写篇旷世巨作，可是却无法达到。此时倒不如先列出自己能写的文章种类，再从中挑选。
像这样有计划地进行，就会经常感到惊异。而惊异就是快乐的泉源。经济学中有“边际效用递减原则”。就是说钱财愈使用愈满足，而对单位财富的满足程度，会随着消费量的增加呈反比例的递减。例如有10杯啤酒，最初的一杯最甘美，而第2杯就稍差了点。到了第10杯，就算喝得下去，也毫无感觉可言了。所谓新鲜的事物，其价值也不过如此。若只会萧归曹随，工作就会缺乏变化。因此，用自己新的一套方法来做事，是增进工作乐趣的秘诀。
目标，即使无法达成，也有它的价值
“制定目标”有的人认为这是玩文字游戏，事实上，它是一种手段。即使无法百分之百达到目标，但却可满足目标中所包含的目的。也就是说，设立目标的最终目的，不外乎是提升自己的实力。
因此，目标只要有助于实力的提升，就达到它本来的目的了。然而，无论是能力或是实力，若有了某种程度的提升，就必须制订一个更新的目标。也就是说，目标要永远放在自己的前方。
了解了这点，就不会因为目标和现实无法吻合而感到悲观。不论相差多少，只要确实比以前的实力提高，就应该满足了。若因目标和实际有差距就感到悲观，那就失去订立目标的本意了。目标的设立，本来就是用来提升我们自己的实力的。
工作中不断细分目标
将大问题，以扫雪方式缩小处理
有一位东北人，从小就要帮忙扫屋顶的雪。小学六年级的时候，当地出现了罕见的暴风雪，连屋顶的积雪也超过了两米。
雪的比重，视含水气的多寡而定，多的时候会有0.3~0.4。也就是说，一立方米就有三、四百公斤，若盖满整个屋顶，重量有几十吨重，会把屋顶压坏，因此，必须全家总动员去扫雪。可是，几十吨重的雪，纵使只是当大人的助手，小学生能担负的量也实在太少，虽然如此，家家户户即使是手无缚鸡之力的小孩，也卖力去扫雪。那是因为可以将雪先分成小部分。如果是一吨的铁，即使大人也无法移动。而雪，可以分为一克一克地扫动它。
因此，依据自己的能力来分配，虽然是小孩，也可以一点一滴地将事做完。在这地方长大的人，因为都已习惯了这种方法，所以很清楚的知道。大人要做5次的，小孩就以10次来完成。
这个小学时代的经验，对他日后念书以及工作都有很大的影响，也就是说，再大的目标也和扫雪一样，可以在自己能力范围内划分，一点一滴地做完。
这种方法叫“因数分解法”，不论是大学入学考试，或是公认会计题考试，念书的方法基本上皆可用因数分解法分割、细分化。这样持续地累积，就会渐渐积少成多。
虽然这不像所谓的“愚公移山”，要将挡路的山用簸箕一点一点地移开。然而即使是相当困难的目标，只要细分化，平均分提，再大的事也能完成。
复杂的文章，可用“因数分解法”区分段落
细分化的法则，不仅是针对一、二年的长时间的大目标，即使是两小时或30分钟内的小目的，不论是做事、念书，也都能增进其效率。通常写书的人，都不喜欢将文章分类逐条书写，而大都是用“首先”、“其次”、“然后”等文字来进行。这样固然比较容易看懂，却无法一目了然。因此，在这时候就可以将内容用“因数分解”来分割、解析。
例如，在“首先”的地方写上①，“其次”的地方写上②，“然后”的地方写上③。这么一来，文章就可以依据号码很快看过。
而且冗长的文章或资料中多余部分可省略不看，读起来会很有效率。不管什么文章、资料都只要读重要部分就可以了。
将困难的事情系统化，就可以早日完全了解
要理解一件事情，首先最重要的是了解它在整体中占有什么地位，有什么关连。例如历史上的事件，若不知道它和那个时代有何关连，就很难理解它的意义。
如果我们从20世纪初的帝国主义时代为背景来看第一次世界大战的话，就很容易理解这个道理。
为了了解个别事项，需要去掌握全体。做事也是一样的。想要了解全体和个别的关系，也可用系统图来做。
在工作上，系统化也是很有用的。进行某项计划时，可依序考虑人、物、预算，分头去交涉。
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