★采购人员有哪些职责

    为使公司的物料供应来源不致匮乏，而且在费用成本、质量条件、售后服务上获取最大的效益，采购人员需担负下列一般性的工作职责。

    一、选定供应商

    采购基本责任就是替公司采买物品，不论采购的项目是什么，必定得有供应商，选择一个信誉良好、配合意愿高的供应商，对于相当讲究“新鲜”、“时令”的餐饮业来说，是非常关键的一环。

    执行订货工作也是采购工作之一，当供应商选定、采购物品确定、供货条件签订后，买方即会对卖方执行订货行为，此即所谓合约性采购。订货工作执行的正确与否，将直接影响营运部门的运作与公司成本的负担，可说是一专业性很高的工作。

    二、确保质量

    对采购人员来说，替公司采购物品，以获取最高的供货质量、最低的成本负担与最好的售后服务，是其永无休止的追求目标。

    大规模或大型连锁经营的餐饮业，如果分工较细，在整个材料管理系统中可能规划有独立的单位，对原物料的采购、验收、配送、储存与使用进行稽核的工作，以确保顾客吃得放心。

    因此，采购工作也就是从货品交到使用单位经使用后才算开始，因物品经使用后才算是一个完整的物料流程，也才能确认采购者的绩效，以作为下次采购时的参考依据，这也才是采购质量管理工作的精神所在。

    三、控制成本

    企业以营利为目的，餐饮业自不例外，追求更高的利润，是所有从业人员努力的目标。利润的获取不外乎业务的开展与成本的控制，正是所谓的开源与节流，而采购属于后勤单位，餐饮业从食材、用品到设备器材，采购人员所经手的可能超过50％以上的营业支出，在餐饮业竞争激烈的情况下，谁能有效地控制成本，那已胜算一半。

    ★采购有哪些要领

    在货源选择上有很大的差异性。如餐馆、杂货店、酒店等，所经营的不同的店都不尽相同，故其所需之货源、规格、品种亦各有其特殊的要求。以下仅将货源区分为五大类，就其共性加以分析。

    一、机具设备类

    科技不断进步，餐饮业也是如此。现在有很多性能不错的储存或操作机具，可有效地提高产能、减少耗损，餐饮经营者应多加利用。

    但这类采购因单笔采购金额很高，购入后的使用期限很长，故采购前多方打听及了解极为必要。在选择上需考虑其效率、耐用度、操作方便性、安全性及供应商的售后维修能力。价格的高低虽然重要，但售后维修更重要。

    二、食品生鲜类

    此类物品包括各种肉类、海鲜、蔬菜、水果等等，除了西式速食业外，此类原料多为餐饮业最主要的采购商品，也是采购人员最大的挑战所在。食品生鲜类物品的供应选择，除了要把握住采购三要素：价钱低、质量高、服务好，更必须注意市场的动向、供应商及时供货的能力及新鲜度的确保。

    三、冷冻食品类

    此类物品与生鲜食品类大致相同，但因其储存方式不同，而在供货来源上也不相同。近年来随着经济的高度发展，冷冻食品因具有方便性，普及率越来越高，餐饮业也大量使用，尤其是西式速食业，此类物料更是其食材的大宗。

    冷冻食品的方便性，在于其保存期限较长，且多经过初级加工。然而，此类食品应经过工厂加工，故在选择此项物料时，除就物品本身质量加以考虑外，对其工厂的生产流程，甚至对其储存及配送的设备与作业流程仔细比较，再决定是否采购。

    四、调味品类

    此类物料指的是油、盐、酱油、糖、南北货配料等，是因其非生鲜物料，保存期限较长，且多有品牌规格可依循，在货源的选择上，可就厨房使用者的需求，再依一般采购原则处理即可。

    五、非食品类

    此类物品指的是如筷子、刀叉、餐巾纸等各种营业上需要用到的物品，此类货品种类繁杂，但用量多半不大，在选择货源时，市场上有一种专门集合各类餐饮用品的专业公司可供参考。

    当然采购人员亦可自行评估本身各项用品的用量，可考虑直接向上游的厂商采购，以达到节省成本的目的。

    ★如何控制采购成本

    采购中每1元钱的节省都会转化成1元钱的利润。在其他条件不变的情况下，假设企业的利润率为5％，要想靠增加销售来获取1元钱利润，则需要多销售20元的产品。可见从采购的角度降低1元钱的成本远比从销售上多卖20元的产品要容易得多，；成本也要低得多。从世界范围来说，典型企业的采购成本要占60％。而中国的工业企业，各种物料的采购成本要占到企业销售成本的70％。显然采购成本是工厂管理中成本的主体，采购是企业管理中“最有价值”的部分。

    而现实中，许多企业在控制成本时将大量的时间和精力放在不到总成本40％的企业管理费用、工资和福利上，却忽视其主体部分——采购成本。可以说是舍本逐末、避重就轻。其结果自然是事倍功半、收效甚微。

    1.主导供应链管理

    在工业企业中，利润同制造、供应过程中的物流和信息流的流动速度成正比。企业为了获取尽可能多的利润，都会想方设法加快物料和信息的流动，这样就必须依靠采购的力量、充分发挥供应商的作用，因为占成本80％以上的物料以及相关的信息都发生或来自于供应商。供应商提高其供应可靠性及灵活性、缩短交货周期、增加送货频率可以极大地改进工业企业的企划表现，如缩短生产总周期、提高生产效率、减少库存、加快资金周转增强对市场需求的应变力等。

    在整体供应链管理中，即时生产是缩短生产周期、降低成本和库存、同时又能以最快的交货速度满足顾客需求最有效的做法，而供应商“即时供应”则是开展即时生产的主要内容。

    2.影响上游质量

    一般企业都按质量控制的时间顺序将其划分为来货质量控制、过程

    质量控制及出货质量控制。由于产品中价值60％的部分是经过采购由供应商提供，毫无疑问产品“生命”的60％应在来货质量控制得到确保。也就是说，企业产品质量更多地应控制在供应商的质量管理过程中。这也是“上游质量控制”的体现。

    供应商上游质量控制得好，不仅可以为下游质量控制打好基础，同时可以降低质量成本，减少企业来货检验费(降低检验次数甚至免检)等。经验表明1／4到1／3的质量管理精力花在供应商的质量管理上(这里的供应商质量管理是指系统的供应商质量控制和改进，而不单指来料检验)，那么企业自身的质量(生产过程质量及出货质量)水平至少可以提高50％以上。

    3.促进产品开发

    随着时代的变化和技术的进步，产品开发周期在极大地缩短。由于供应商早期参与产品开发过程，使得“同步工程”应运而生。许多大公司都将自身企业产品开发与生产延伸到供应商，与供应商建立“伙伴关系”。这样一方面可节省自己的资金、降低投资风险，一方面还可以最快的速度形成生产能力、扩大产品生产规模。越来越多的企业不再将供应商的利用局限于原材料和零部件领域，甚至还涉及到成品。

    ★怎样确定原料订货的数量

    订货数量的确认，必须经过订货人员审慎考虑与计算过各种因素，才可下单给供应商。确认订货数量的方法，一般有以下几种。

    一、按照预计的营业额订货

    营业额的高低，直接影响到物品的使用量。所以在订货时，首要考虑的因素，就是打算做什么生意，也就是预估营业额，以此来反推需准备多少原物料。计算时，可以每万元或一固定金额之营业所耗用之物料的平均数作为参考依据，再算出达到预估营业额时的物料需求量。

    二、按照物品储存的有效期订货

    餐饮业食品类有效期限的控制，是确保质量的重要方法之一，所以订货时，其储存有效期限也不可疏忽，也就是订货量的可耗用期限不可超过储存的有效期限。

    三、按照原材料使用状况订货

    一个店铺其各项原物料过去的使用情形，也可作为订货的一项重要参考资料。在一般情形下，可以前一期使用量作为下一期订货的依据。可以长期累积记录各项物料的耗用情形，这点非常重要。

    四、按照盘点结果订货

    盘点的结果可让采购人员清楚地了解现在店内还剩余多少物料，有哪些不够需要订货。所以盘点的正确与否，是影响订货准确性的重要因素之一。

    五、按照促销广告订货

    为了提高营运绩效，或增强竞争能力，或刺激消费等等特定的原因，现今各店铺越来越重视广告促销。由于促销常常会打破原有物品耗用的正常比例，因此订货人员需对促销的内容、对象及企业部门的预期目标详加了解，并适度调整订货量，以配合促销活动的进行。

    六、按照地区特点订货

    对于连锁经营的企业店铺来说，每家分店可将地点商圈特点的不同，作为预估、订货的依据，或管理上的指标。然而不可控制性永远是存在的，许多情况的发生事前是无法预知的，因此一个好的订货人员对异常情况必须具有高度的警戒性。

    每日检查重要原物料的盘存量、使用量与进量，确定频率的正常性。

    异常发生后尽量了解原因、追踪后果，并加以记录，作为未来参考的依据。

    七、按照季节变化订货

    季节的更迭、天气的变化，往往会影响到菜式及原物料使用量的不同。同时更重要的是，这些变化是生鲜食品供应期间、产量多少、质量好坏与价钱高低的最主要指标。订货人员需确实与采购及使用人员密切配合，以期达到采购的最高效益。

    八、按照供货期长短订货

    订货时，也需考虑供货商供货期的长短，即接受定单后要多久才能将货品送到，下一次送货是什么时候。因为各供应商提供物品的到货时间或送货时间不尽相同，因此订货时必须依据供货时间，订足够的量。

    九、按照食品的包装数量和规格订货

    已决定出要订多少数量时，最后要注意的是，订货量必须考虑此项物品的包装容量，而作适当的调整。

    并非所有商品的采购都直接由采购人员主导，有些商品限于专业或其他原因，曾由使用单位或仓库依其需要量与安全库存量拟出订购单，经过总经理或指定的主管核准其订购单，最后才由采购人员直接办理订货。

    对餐饮业而言，由于季节、气候、产量多少、价格变动、促销等因素的影响，有些食材确实无法套用公式来计算采购量，不过一般仍可根据公式得出最佳订购量。

    采购量(含安全库存量)=每日用量×进货天数×12

    至于采购周期，理论上是越短越好，但考虑到鲜度、耗用量、供货时间及库存空间等，各种原材料的采购周期不尽相同，以下为一般餐厅普遍采用的采购周期：

    1.生鲜肉品、果蔬每日采购；

    2.冷冻食品每周或每20天采购；

    3.一般用品每月采购(单店则为每周采购)。

    ★原料订货有哪些方法

    订货数量参考因素的运用，可以预估营业额中各项原物料所占之比率，计算使用量，或者以盘点结果的上期使用量减去盘存数量后，参考上列因素计算出需求数量，再依订货物品之包装数量来调整。

    店铺经营必须不断努力收集各种资料数据，作为营业额的依据。

    店铺所使用的食材和季节有很大的关联，限于当时蔬菜、水果及等物品的变化，菜式也随之更迭，因此对于采购人员的挑战更大。

    采购人员如能充分掌握季节性的变数，必能轻易取得成本低、新鲜度佳的食材，提供厨房制作当今的精美盛馔，以吸引顾客闻香上门来。

    结合上面的因素，采购人员应以节约为本，配合其他作业，实现营运绩效。

    ★采购的验收目标和职责是什么

    采购到原材料和其他物品后要进行验收，作业要点简言之为“择优汰劣”，以确保原材料的质量。

    原材料存货管理则在管制原材料的数量。作业要点简言之为“先进先出”，以确保原材料的最佳使用效率。店铺使用的原材料，经采购人员下单采买后，紧接着便是验收及储存管理。

    由于餐饮业对鱼肉果蔬的鲜度、质量、保存期限要求极严，因此物料在进入时，验收作业的把关功能轻视不得。而验收完后，因应原材料不同的特性，及早施以正确的储存，并确实进行原材料存货管理，以管制原材料数量及进出，都是确保原材料质量的重要工作。

    一、验收的目标

    确保交货的数量符合订货数量，也就是说，除了所有的进货必需确实过磅或点数外，与订货人员所下的定单是否相符，也是非常重要的。若有差异，应立即反馈给主管人员，及时处理。

    确保交货的质量与采购签订的条件、公司认定的质量规格是一致的，严格质量管制除了能确保质量外，对供应商亦是一项约束，同时可增强采购人员未来与供应商谈判的筹码。

    确认进货单据上的单价与采购人员所议订的价格相同。

    二、验收的职责

    验收是物料进入前必经之过程，收料工作是否迅速与顺利，对加工的产销效率影响极大。管理部门通常会制定验收程序；指定专人办理。验收的职责如下：

    1.负责原料进货验收工作；

    2.核对食品及饮料的进入；

    3.如条件不合，依约办理；

    4.交料不符，即通知供应商；

    5.质量不符，退回或减价；

    6.价格不合，更正发票；

    7.收料多出，退回或暂收；

    8.收料短少，补送或更正；

    9.核对数目的准则如过秤、计件等；

    10.填写验收报告单。

    ★采购验收有什么程序

    验收工作非常重要，必须注意各单项进货价格，并证实是否为所采购之物料，再检查其质量规格与份数是否正确。故而验收是采购与库藏存料及厨房烹调之间的桥梁。

    购得物料如未经仔细、迅速、确实的检验点收，必然形成混乱错误的弊端，势必影响烹饪制作的食品，甚至影响前场的提供销售。

    一、准备工作

    收货质量管理人员在工作之前应该先确实了解收货商品的采购规格、交货数量与到货时间，同时准备合格的验收工具，来点收交货的数量与质量。

    二、质量规格检验

    厂商到货时，验收人员依订货单确认到货的质量规格确为所需的货品。质量管理验收的检查方式，可分全数检查(重要物料)或抽样检查(次要物料)。要注意的是，生鲜或冷冻食品的检查需小心且快速进行，以避免因检查费时而发生耗损，反而得不偿失。

    三、数量检验

    当质量规格经确定后，依订货需求数量对进货数量加以点收，若无误，则完成单据填收后，即可进行入库或交予使用单位。

    四、填写验收报告表

    验收程序完成后，应即填写验收报告，复写一式四份。其主要内容为：来源、编号、订货日期、收货日期、物品名称、订货数量、实收数量、规格、单位、价格、备注及验收员签字，格式如下表。一份给会计用，作为付款依据；另一份给使用单位，作为了解进货与库存情形，以备配餐参考。采购、仓库也各留一份，做为作业的凭据。

    验收报告表

    来源：

    编号：

    订或日期：

    收货日期：

    物品名称

    规格厂牌

    单位

    价格金额

    备注

    （有关质量）

    验收员签字

    订货

    实收

    ★验收的一般做法是什么

    1.包装

    在所有收货质量管理的运作中，若该项货品有外包装，则首先需确定包装的完整性，例如有无破损、挤压或开封过。

    2.口感

    某些特定的可食性物料，用其他方式无法确知其质量时，试吃可能是最有效的品尝方式。

    3.制造标识

    这也是可供验收质量管理人员参考的一个依据，但该项产品必须是出自于较具规模与品牌形象的供应商，才具有参考价值。

    4.气味

    正常新鲜的食品都会有其特定的气味，验收时可从气味上判定其质量有无异变。

    5.色泽

    这也是判定物品的一个方式，验收人员可多吸收这方面的专业知识。

    6.温度

    食品类物料对温度差异的敏感度与要求很高，正确良好的低温配送与储存，对食品运送过程中的质量维持非常重要，故验收人员绝不可忽略验收时的温度检验。

    7.外观

    这是最简单直接的方法，但很有效。观其外表即可大致确认其质量。

    8.有效期

    有效期限的控制永远都是食品物料控制质量的重要方法之一。验收时有效期限的确认，必须和订货数量的预估使用期限相配合。

    ★在验收中会遇到哪些问题

    验收质量管理人员严格地执行其职责，可对物品质量的提升有直接的帮助，但是当验收过程中发现质量不良或规格数量不符时，也应有正确的作业规定。

    一、数量不符

    数量不符可能是太多了，也有可能是不足。当太多时，则多出的数量应拒收，请送货人员带回，单据上填写实际收货数量；若货量不足时，应即刻通知订货、采购、仓管及使用单位各相关人员作必要的处置。

    另外需注意的是，一旦发生验收数量短少时，要确实做到一笔订货单、一次收货动作，再补货时，则需视为另一笔新订单，如此才能确保账面与实际物料的正确性，及减少人为错误。

    二、质量不符

    当质量不符时，非食品类可采取退货方式处理，若为非适合久储的物品，可与送货人员确认后请其带回，因为质量不符退回原供应商。而产生数量的不足，可请订货或采购人员重新补订。

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