写作是一种重要的沟通方式
写作，从形式上来看，表现为文字，或称为“书面语言”，它具有一定的行文格式；从内涵上看，它具有创造性，简单的记录或者抄袭不属于写作这一范畴。优秀的写作应该是真情实意的表达。在本章范围内，我们不讨论文学写作，而是指“写作”作为一种重要而且特殊的沟通方式。
“写作”是一种通过文字形式达成沟通的重要方式。“以文会友”指的就是这个意思。通过文章这种书面的语言，可以起到传送信息、澄清事实、表达观点、说服他人、交流感情等作用。
当然，现代写作的作用已得到进一步的深化，已不再局限于“以文会友”，应用写作成为“写作”的重要组成部分。统计表明，企业中高层领导的大部分时间花在文件审阅、传送及拟定上面，也即大部分时间在与书面语言打交道。文书已经成为企事业单位内沟通的主要方式。
无论是内部沟通还是外部沟通，一个企业时刻离不开写作。对内部而言，公司成立时需要拟定章程，制定规章制度、职务说明书等，平时管理中需要制定年度计划、每月计划，还有众多的商务交往信件和函件。现在许多大企业都有内部刊物，比如长虹、海尔等许多的企业，这既可以对外树立企业的良好形象，同时使得企业内部又多了一条沟通的渠道，使员工能形成较强的凝聚力。对外部而言，写作就更普通了，如财务报告、市场调研报告、对外的商务交往信件与函件等，这些成为企业与其生存环境之间的纽带。
从沟通角度来理解写作，写作是沟通的一种重要方式，提高写作能力，对个人而言，意味着沟通能力的提高，同时，也是适应21世纪的通行证；对企业而言，意味着管理水平的提高。
写作是一种特殊的沟通方式
沟通方式有很多，比如阅读、倾听、会议、演讲，还有手势、眼神等身体语言。有效的沟通方式应该是多种沟通方式的最佳组合。“写作”与其他的沟通方式不同，作为一种重要的沟通方式，它有着自身的独到之处。
一、“写作”有自己独到的优点
1．“写作”给予了充分的思考时间。作者可以在经过认真思考之后，把想要表达的写下来，边写边想，边写边改，在初稿完成之后，再重新审阅，修改调整，甚至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改，这样容易发现一些隐藏的错误，使最终的作品正确、完整、清晰。
2．这种沟通方式可以实现多向信息传递，比如一个通知写成之后，可以复制几十份，甚至几百、几千份发送到相关单位和个人。
3．这种沟通方式无需其他的一些辅助条件，比如会议需要安排时间、地点、招待会议参与者。演讲也是一样，良好的演讲环境是个必备条件。身体语言则更有诸多限制。而写作无需此类讲究，在许多情况下，要一群人聚在一起达成沟通往往很困难，写作无疑是一种较佳的选择。
4．写作的结果是书面文字，可以较好地记录当初的沟通情况，并能较容易地保存下来，它的失真相对较小，因而它容易发展成为正式的文件，甚至具有法律效力。其他的沟通方式比如直接交谈、会议等，很难记录当初的真实情境，即使是先进的录像，也只是一个局部。
二、可以从“写作”的条件来分析
要通过“写作”起到良好的沟通效果，具有一定的条件。虽然它不需要“会议室”、“演讲厅”等硬件设施，但需要较强的写作能力，能够驾驭手中的笔，以恰当的形式成文，在恰当的时间以恰当的方式送至恰当的对象。一旦发生差错，纠正的困难性和所需付出的代价往往也较大，比如一份不切实际的公司章程，一份有失偏颇的合同，都会对企业产生长远的不利影响，即使是生活中一封平常的信函，当发生误会时，也比电话或当面交谈时发生的误会更难以纠正。因而，提高写作能力成为迫切的需要，无论是个人还是企业，都有必要善于运用“写作”这种重要、特殊的沟通方式。
三、写作是一个不断发展的概念
“写作”这个概念是不断发展的，随着各种新技术的引入，“写作”这一概念的边界渐渐模糊了起来。
电脑写作正在冲击并已经部分改变了传统的“写作”内涵。一支笔、一张纸的传统写作正被逐渐淘汰，电脑写作尤其是多媒体电子文本，可使作者的思维处于一种超时空、跨媒体的自由境界，悠游于广度概述和深度细节之间，整个写作过程就如建构一个分子模型。写作的效率大大提高，利用键盘、语音输入系统等工具，文字录入快捷流畅，并且大块文可随意结合，句子可随意扩张，信息的剪切、复制、粘贴以及跨文本调用，都极为方便。同时，写作完成之后，文本的传递和阅读方式也可用网络方便地完成，这使得以“沟通”为目的的写作内涵获得了极大拓展，写作演化成了“手谈”。
但我们认为写作仍需具有如下三个必备的条件：
(1)写作表现为文字形式。
(2)写作具有一定的创新性，是在做一件别人没有做过的新事情，而不是简单的记录和摘抄。
(3)通过写作，可以达到沟通的目的，也即写作是一种有意识的活动，因而我们还是试图把“写作”这个概念独立出来。
当然，前面也提到过，为了达成有效的沟通，需要在多种沟通方式间达成一种最佳组合，写作与其他沟通方式的组合就使得写作这一概念模糊起来，也使写作这一概念不断向前发展。
写作要则
写作决不是漫无目的地乱画，在写作的过程中应遵守一些原则；同时为不同目的服务的不同文体亦有固定的格式。对于写作中要把握的一些基本原则，外国的一些教材中有“ABC”这种说法：即准备(Accurate)、简洁(Brief)、清晰(Clear)。另外也有4C的提法：即正确(Correct)、清晰(Clear)、完整(Complete)、简洁(Concise)。以下从管理沟通这个角度，对4C作一简单的分析。
1．正确
“正确”是写作的首要原则，也就是说，写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。尤其是对文章主旨的把握，在写作前一定要下一番功夫，明了写作的意图，正确的传递想要传达的信息，从而实现有效沟通。
文章的正确性还取决于表述上的准确性，而这又由诸多因素来决定。
(1)表述方式上，要符合文章样式的需要，如叙述要讲求事实概括，说明要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表述事理。
(2)文字表达上，要概念明确、判断恰当、推理合乎逻辑。如使用概念要明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成的原则，判断要性质明确、恰如其分，推理要符合事物内部的固有规律，避免牵强与武断。
(3)文字书写上要符合一定的标准，如由左及右横排书写，简化字要符合规范，不随便自造，使用数字要规范，正确使用标点符号。
写作“不正确”，是一个通病，表现在观点不正确，逻辑混乱，或没能用适当的语言文字来表达，有时候是连自己也不知道要表达什么，这都使得沟通变得很困难。
2．清晰
在正确表达的基础上，应该力求清晰，清晰的文章能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会作者的含义。要做到清晰，除了上面提到的选用符合文章的样式之外，还应该注意文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等，尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难阅读；如果是手写，则不能太潦草，这不仅影响读者的阅读，甚至还会影响到文章的正确性，在后面的论述中对此还有专门讲述。
3．完整
写作的一大优势就是使我们有充分的时间思考问题，完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。“完整”是写作的一个要则。在电话或是当面交谈时，常常会遗漏很多想要交流的事项，这是由这些沟通方式的特点决定的。在写作时，为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。
4．简洁
“简洁”似乎与“完整”是一对矛盾，这其实是一个“度”的把握问题，“完整”是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有的事实、观点罗列纸上。可以通过排序的方法，把不太重要的事项删除，也可以对每一字进行评估，把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。
上述的四项是写作中的最基本原则，为了达到良好的沟通效果，写作时做到正确、清晰，做到既完整又简洁，同时也需要其他的一些原则。比如：“创新”，没有创新的文章往往不是好文章。另外的标准比如：生动活泼，生动会使沟通的效果大大增强。其他方面也还有一些注意点，比如注意读者对象，根据读者需要，根据当时的情形来写作，尽量不对一个读者群使用另一个读者群中的行话，使得读者接受文章，从而达到作者的意图。
一般来说；完整的写作过程包括计划、创作文本和修改三个阶段。对于这三个阶段的把握是决定写作质量的重要因素。下面将对这三个阶段分别说明。
写作的计划阶段
计划是整个写作过程中的重要环节。占了整体创作活动时间的一大半，它与确定创作目标、组织材料、确定可能的内容、安排结构等密切相关。
在计划阶段要做的工作如下：
(1)明确创作的目标。任何的写作都是有意图和目的的，都是为特定的目的服务的。不同的写作目的决定了不同的语言风格、材料的选取以及结构的不同安排。
(2)确定文章的主题。明确了创作的目的以后，就可以根据此目的确定主题。主题的确定就是确定以何种方式来表达你的目的、你将集中说明什么、你想让对方知道什么等。
(3)筛选材料。在确定了写作的目的及主题后，就可以在此基础上，根据主题和目的的需要选择组织相关的材料。选材可以是通过自己的感知和体验直接摄取的写作材料；也可以是通过阅读或采访调查间接摄取的材料(其中包括借助电影、电视、广播、电脑等工具)。然后对材料进行筛选，选取自己最熟悉、最动情、最理解、也最有意义的典型事物材料。计划时，作者还须考虑文章的结构安排、叙述说明方式等问题。
以上的工作可以列出计划的提纲，在提纲上大致表明相应的内容，从而在整个的写作过程中做到心中有数。
上述这些计划活动，集合起来，就反映出作者对文章写作的决定，如写些什么，怎样开头和怎样结尾等。当然，随着文本创作的进展，上面的内容也不断发展变化并与文本相互作用。在整个计划过程中，组织活动是个关键，它能很大地影响书面材料最终的质量和数量。所以，每一个人一定要对写作计划充分重视，厚积薄发，以期收到良好的效果。
写作的创作文本阶段
虽然说话的过程是一个随意的、日常的甚至是自动的过程，但写作并不尽然。对写作过程作一简单观察即可发现，写作是一个有意的、有目的的创新过程。写作并不是那些与在纸张或电脑屏幕上形成文字相关的实践活动，它充满了艰辛。创作文本的阶段又可细分如下：
(1)如何开头。万事开头难，这对创作文本来说特别适合。这包括怎样称呼对方、哪些应放在开始显眼的地方、后续的怎样衔接等问题。从这里我们可以看出，这个阶段实际上是对计划阶段的进一步深化，所以说它特别艰难。
(2)如何进行。虽然有了开头和整个文本的写作计划，但真正在写作的过程中，思维是不断地发展的。不可能完全地照搬计划，有时还会完全变更计划。因此，如何让文本的创作跟着思维走是至关重要的。经验告诉我们，文本的创作很少能立即写出完美、全面的短语和句子，更不用说写成精彩的整篇文章。作者必须决定什么时候、怎样修改文本但又不阻碍或丧失创作思路。创作文本这一过程是复杂的，写成的书面文本不是精神文本的复制品，而是应需要而进行创造或再创造产生的。虽然作者的“世，故”、需求以及对任务的熟悉程度可以对写作过程产生很大的影响，但创作文本的复杂性并没有因此而有所削弱。有个著名作家曾将其创作过程描述成由“工作一放松一不做思考”的次序，他认为这样可以激发写作中的创造力。不过，尽管创作文本的过程非常复杂，它仍是多数人们必须着手进行的工作。当然，随着经验知识的增长和阅历的丰富，这一创作文本过程常常可以得到改进。
写作的修改阶段
好的文章是精益求精的结果，精益求精就意味着对文章的不断修改。修改对于一篇好的写作是至关重要的。
一、修改的重要性
无数的事实证明，好文章是精益求精的结果，既是写出来的，也是改出来的。据说托尔斯泰的《战争与和平》成稿后还改过七遍；他的小说《为克莱塞尔乐章而作》，手稿约800页，发表时只剩下5页。由于人们对事物的认识是不断深化的，人的思想很难一下子把它准确周密地反映出来。这样，要达到“尽善尽美”，就必须随认识的不断深化修改、再修改，反复比较、反复寻找、反复推敲。
修改可以在写作过程中的任何时间进行。内容涉及到对现有计划、目标、方法和整个文本的重新检查修订。不过，一般说来，修改是一个多应用于书面文本，找出不足并施行改变的过程。这些改变可以是那些与文本含义有关的变化，或是那些虽与含义无关但与拼写、语法等有关的变化，如增加、替换、删除、合并、扩大等。经验丰富的作者常用修改使文章的内容、形式发生变化，而缺少经验的作者只会使修改用于很小的变化。通常，经验丰富的作者开始压制对文本细节的关注，直至他们对文本的核心观念修订满意为止。
二、修改的范围和要求
修改是写作的重要阶段，其范围和要求可以简要概括如下：
1．锤炼校正文章主题——看主题是否正确、鲜明、集中、深刻。
主题是文章的灵魂，修改文章时不能不认真做好主题的校正工作，包括：
①把漏掉的观点补上；
②把观点错误的改正确；
③把观点模糊的改鲜明；
④把观点散乱的改集中；
⑤把观点肤浅的改深刻；
⑥把观点片面的改全面；
⑦把观点消极的改积极。
2．增删更换材料——看材料能否为表现主题、突出主题服务。
材料是主题的载体，材料的质量如何，影响着主题的表现。因此，修改时，须认真分析材料的精彩程度和可靠程度，包括：
①材料太多，则删；
②材料不足，则增；
③材料不当，则换：把失真的换成确凿的；把抽象的换成具体的；把空洞的换成实在的；把平淡的换成典型的。
3．调整结构安排——看材料的组合是否达到了最佳程度。
文章要做到言之有序，必须有严谨的结构安排。因此，在修改文章时要注意对文章的组织构造做细致的鉴定分析，以便重新调整组合，以使结构达到最佳。这方面的工作包括：
①思路不清，则重新梳理总体线索；
②段落不当，则重新安排起承转合；
③主次不明，则重新考虑详略疏密；
④照应不周，则重新筹划衔接呼应；
⑤首尾不妥，则重新设计开头结尾。
4．斟酌变更写作手法——看手法能否为突出主旨服务。
手法，也即技巧，能否选用恰当的表达技巧，会直接影响文章的表达效果。修改文章时，应对手法斟酌选择，内容包括：
①手法单一，则力求改得富有变化；
②手法陈旧，则力求改得新颖独特；
③手法不当，则力求改得恰当周全；
④手法与文体不相吻合，则力求改得合理得体；
⑤手法与读者对象不协调，则力求改得和谐一致。
手法的变更可以体现在各个方面，如：把顺叙改为倒叙；把正面描写改为侧面描写；把正反论证改为类比论证；把直接抒情改为间接抒情；把比喻改为拟人；把陈述句改为反问句；把文字说明改为图表说明，等等。
5．推敲润色语言一看语言能否准确、生动、传神地表情达意。
修改文章必须注意锤炼语言、锤炼字句，努力做到言之有形、言之有情、言之有理、言之有趣。其中包括：
①把含糊的语言改明确；
②把空泛的语言改具体；
③把冗长的语言改精炼；
④把花哨的语言改实在；
⑤把拗口的语言改流畅；
⑥把枯燥的语言改生动；
⑦把不合语法的语言改通顺；
⑧把不合逻辑的语言改合理。
6．校正标点符号——看标点使用得是否正确妥当。
作者修改文章时，也必须认真订正标点符号，做到：
①如漏用了标点则添上；
②如用错了标点则更换。
上述这些修改方面的技巧，作者可在实践中试着应用，修改至文章能打动自己，使自己满意为止。无疑，现代计算机中文本校订程序设备的应用已使修改工作大为顺利。虽然我们在此用了很大篇幅来探讨修改技巧，但实际上，在创作过程中，只有很有限的时间可以用来修改，因此要锻炼出高超的修改才能，才能使文章效果更佳。
写作技巧因每个文本的不同而不同，现以简报和商业文书为例来说明写作技巧。
简报沟通的技巧
简报是一种比较特殊的文体，它既不属于公文里的上行文，不能用它向上级请示问题；又不属于公文里的下行文，不能用它向下级发指示。可是它的使用却极为广泛；现在我们来介绍这种文本的写作技巧和技能。
一、简报概述
1．文体概念与作用
简报是一种以反映情况、交流经验、传递信息为主要内容的简短、快速的文件。它是工作情况的简要报道，兼有工作报告和通报、批转、转发的特点。
简报在我们的政治生活和经济建设中起着不可忽视的重要作用。它不仅便于上级领导及时了解下情，掌握日常工作和社会生活的各种动态，迅速采取相应决策以推动工作，而且也便于平级、下级之间及时互通情报，交流经验。可见，简报兼有汇报性、交流性和指导性。因此在机关工作中，就沟通上下左右的联系来看，简报可以说是一座四通八达的立体交叉桥。
2．文体特点
简报的特点集中表现在“快”、“新”、“简”、“实”四个字上。
首先是“快”。简报是公文中的“快报”、“轻骑兵”。反映思想动态要快，报告工作情况也要快，慢了就失去它的存在价值；至于会议摘要简报，其时限性更强，今天编发不出，明天会议就可能结束了。因此，编写简报要“抢”时间，而前提就是要能敏锐地发现“情况”。
与快相连的是“新”。新是简报的价值所在。简报的价值，就在于它能迅速及时地把各种新信息汇集输送或反馈给上级机关及领导，包括思想方面的新动态，工作方面的新经验，值得注意的新情况、新见解，以及新事物的萌芽，错误倾向的苗头等等。写简报要善于抓住这些材料，。陈腐的或一般化的材料都与简报无缘。
简报姓“简”，简是其固有属性，要迅速及时把最新信息输送出去，那就非简不可，一繁琐、一冗长，就必然快不起来，结果将因拖延时间而降低，甚至完全失去其价值。可见，简是与快和新相一致而反映在形式上的必然要求。因此，简报的写作要力求内容单一，篇幅简短，语法简洁，最好不过千字。
简的前提是“实”。简而实才有意义，“实”是简报最基本的写作要求，也是其他写作问题的最基本的要求。只有空洞的概念，花架子的理论“包装”，只是把上级文件的提法或报纸上流行的语言抄出来，或讲些人所周知的空道理，那就成了“理论回笼”。同样，如果事例只属于一般情况，没有自己的特点，套在哪个头上都合适，那也就没有报的意义了。写简报一定要实打实，这才能进发出有价值的火花来，为上级领导机关所需要。而要实，就要有老老实实的写作态度，不要靠抄抄凑凑敷衍成篇，不要听到风就是雨，不要听一次汇报，抓到一鳞半爪的东西就借助于想象仓促编写，不要凭着一点个别现象不加深入的分析研究就大发议论，引申发挥出一大套“理论”。其次，还必须坚持绝对真实的写作原则，失真不好，作假更坏。写作者要有坚强的党性原则，要有高度的责任心，要有实事求是的思想作风。
3．文体类别
简报主要有思想动态简报、工作情况简报和会议摘要简报三大类。
(1)思想动态简报。主要用于及时反映这样几种思想动态：首先就是广大干部群众对党和国家的重大方针政策或国内外重大事件的反应及认识，这是领导机关急于要了解的，是事关大局的极有价值的反馈信息。领导者正是据此及时采取措施，解决重大的认识问题，同时使有关决策进一步完善，以保证和促进重大方针政策得以顺利地贯彻执行。譬如朱镕基总理在九届人大会议结束时，在记者招待会上发表的有关国家的大政方针的谈话后，国内外的媒体和人士反应如何？住房市场化的改革决定公布以后，人们认识怎样？当时这类信息都是要及时搜集，以简报的形式迅速反映给领导机关的。其次是社会上的某种思潮、思想倾向或值得注意的思想苗头，及时抓住这些问题向上级反映，可以使领导切实把握住社会、时代和人们思想的脉搏，以引导人们不断排除“左”右的干扰，统一思想，同心致力于社会主义现代化建设，再是各行各业各个阶层的思想状况，通过综合分析反映这类思想动态是机关中经常性的工作，领导参阅后便于有针对性地采取一些具体措施，及时解决问题。写作这类简报必须扣住动态做文章，而且一定要有分析，不能只见现象不见思想，或只见思想不见实质。
(2)工作情况简报。用以反映各项工作情况的简报，主要包括三个方面：一是反映领会和贯彻执行党和国家的方针政策以及上级指示的情况，使上级机关随时掌握具体工作的进展状况；二是迅速反映工作中的经验、教训和问题，便于领导及时推广带有普遍意义的经验，引导各单位借鉴有关教训以少走弯路，并防止倾向性问题的产生；三是反映工作中的先进事例和错误，有助于领导发现并抓住先进典型宣传倡导，抓住错误及时对症治疗，扶正祛邪，以保证各项工作沿着健康的轨道向前发展。写作这类简报，关键是要把过程、做法及存在问题等具体情况反映清楚，有事例，有数据，并以由此产生的认识统帅之。
(3)会议摘要简报。在召开比较大的会议时用以向领导报告会议情况并组织、引导会议进行。具体说有四种情况：一是有关会议概况的简报，内容包括预备会情况、会议召开时间及议事日程安排、参加范围与人数、会议目的与要求等。其作用是报告领导会议已如期举行；同时也使与会人员进一步明确会议安排。二是伞议研究或讨论问题的简报，内容包括要讨论的问题、发言人姓名职务、总的倾向性意见与个别意见以及讨结果等。某些大中型讨论如分组活动的，可分组出简报，以便及时交流情况，同时让领导及时了解讨论进程及其具体内容，引导和促进会议的进行。三是典型发言的摘要简报，包括重要发言，有代表性或有特殊见解的发言，以及可供参考或有启发性的发言等等，这些单独反映发言情况的摘要，也可综合几个人的相同见解或不同意见编发。四是反映与会者情绪、愿望的简报，可以活跃气氛，活跃思想，给会议增添情趣，有助于把会议开得生动活泼。这类简报写起来灵活，不拘一格，但务必要不脱离真实，要有益于开好会议。
4．文体格式与写作
简报的格式犹如小报，也是由报头、报核、报尾三部分组成。
现将简报格式说明如下：
(1)报头部分。中心是“简报名称”，位置居中，用大号字体，有直接标作“简报”的，也有标作动态、简讯、情况反映、工作通讯、内部参考的。期数在标题的正下方，属增刊的单独编期，有的在标上“第×期”后还要注上刊出的总期数。下用一横线隔开。
(2)报核部分。首先是标题，写法与消息标题相似，要求简括正文内容。然后是正文，正文前后无须再加收、发机关与发文日期，但在正文结束后要在右下角把供稿者括注出来，下面同样用横线隔开。
(3)报尾部分。在左端先注明发送范围，一方面以此表明收文者，一方面作为机密程度的补充说明。在右端写上共印份数备查。
二、想方设法吸引读者
最初和最终的印象是最重要的。成功的简报要在一开始就能吸引住听众或读者的注意力，并保持这种注意力，直至结束前都使他们保持热情与关注。
1．在前言中强调利益
前言应能够引起人们的兴趣，要做到这一点，就必须在前言中强调读者、听众可从你的简报中获得的利益。每个人都关心自己的切身利益，如果你能使他们确信，你的简报与此相关，那么就能自然地获得他们对简报内容的关注。
很多有这样的经验：在自己发言的过程中，突然有人站起来打断你的发言说：“对不起，××先生，我们为什么要听你的简报呢？我们可以从中获得什么呢？”消除这种可能性的方法就是不要等别人去问这些问题，而是自己在准备简报的过程中，在简报一开始的时候就要预先回答这些问题。
简报内容给每个读者的利益可能是一般性的，例如较高的盈利或较低的成本：“在这份简报中的多种提案可以帮助我们每年节约52000美元，并且增加我们的红利。”也可能是与读者、听众切身相关的事：“这个主题将以以下几种方式深深地影响我们每一个人。”还可能是解决问题的潜在可能性，或增加读者、听众个人的安全、生活质量、提升的机会等。
因此，第一步是仔细考虑哪些才是读者或听众真正关心的，他们的切身利益如何。你的简报如能在此基础上展开，才是吸引人的、有说服力的。
2．提高简报可信度的方法
如果你看到一名高尔夫球运动员一杆就把球打进洞，那么你也许很容易会得出结论：他是一名优秀的高尔夫球运动员。虽然那名运动员接下来的15球都打不进。人们亲眼目睹了确切的事件，就很容易引发一个一般性的判断。
同样道理也适用于简报，特别是那些以说服为目的的简报。如果确切地陈述姓名、事实、案例、统计数字或是类似事物，你的读者、听众就可能会因此推论，在每个你所举的确切事物的背后，都有更广泛的支持，因而你的论点也就非常可信。
大部分的读者、听众喜欢以快速的方法陈述大量的确切信息，而不喜欢深入探讨少量的信息，因最终他们还是会要求知道更深入的详情。因此优秀的简报应是先快速扫描一遍确切的信息，然后再回过来深入探讨其中某项的详细情形。读者、听众会因此而假设你能在每项确切的信息后都能作如此深入的探讨，进而相信你的论点既深且广。
“大量且快速”策略不能被滥用，一些确切的信息可以用来欺骗不够成熟的读者、听众，但是真正最好的简报是要对所有的素材有深入的了解，并且必须准备进一步的说明解释。聪明的读者、听众知道，在快速确切的举证后面，应该有深入的探讨。因此，他们可能会提出一些深入的问题，如果没有预先的深入研究和准备，风险就产生了。
三、巧妙地组织论点
确定简报的内容后，就必须以一定方式将资料组织起来。最佳方法是BEST法，即提纲(Bottomline)、举证(Evidence)、综合(Summary)与转接(Transition)。
1．B=提纲(或底线)
在简报中每个段落的开始，可以用25个以内的字陈述这一段落所要表达的重点。例如“下一个要说的重点是……”、或是“简报的第三个重点是……”这样可以让你的读者或听众有个清楚的概念：这个简报目前进行到哪里了。
2．E=举证
列出确切的论据、例子、统计数字、故事以及类似事物等任何可以支持论点的素材。在举出论据之前，可以这样的句子开始：“让我给你们几个例子。”“这里有几个统计数字，或许你会感兴趣的。”
3．S=综合
将你的主要论点再陈述一遍，这样读者、听众才知道你将确切的举证转化为一般性结论。你可以这样综合你的论点：“我将综合这些论点……”，或“结论是……”这样的陈述应用于结尾。
4．T=转接
用下面的句子将读者或听众从一个主题引向下一个重点：“现在我们来讨论下一个主题”，或是“让我们接着……”。
四、以积极的方式结束简报
结语对简报非常重要，要在简报结束时建立积极的、建立团体精神的感受，可以考虑采取下面的方式：
1．挑战、困难与努力
告诉听众或读者你所提出的想法不是那么容易进行的，但无论如何请他们勇敢地接受这一挑战。
2．积极
尽可能表达出诚意与信心，表示自己愿意接受挑战，然后预期可实现的成功。
3．未来
谈及将要来临的时光，你甚至可以用“未来”这个字预期更光明的日子。
4．人称代名词
让你的简报更感性化。使用“我”——当你提到承诺或抱负时，告诉他们你的感受是什么。用“你”——当提及你的读者、听众时可以这样用。更进一步、用“我们”表示你与他们是同一群体的，以此可以增进认同感。
5．用上升的语气结束简报
让你的简报在上升的语气中结束，而不是下降的语气。比较下面两种结语：
第一，让我们期待一个更光明的未来，而且避免犯下过去所犯的错误。
第二，我们将避免过去所犯的错误，并且期待一个更光明的未来。
显然，应该在积极气氛中结束简报，尽量避免下降语气。因此，第二种结束方式更有鼓动性。
商业文书沟通技巧
一、文书的含义
对于“文书”一词，词典解释为“能提供真实信息的书面材料”。由此可见，商业文书的概念是广泛的，它所包含的文体类型，也很宽泛丰富。商业环境中，“文书”一词可以用以指信件、短函、报告、货单、命令和其他许多带有文字符号的文件。这些文书中的任何一个都可以有很多形式，如，报告可以有设计报告、正式报告、暂时报告和终结报告；信件有证明信、调查信、任命书、解职书等等。
二、商业文书的特征
1．清楚、明晰。
读者能否较容易的阅读、理解、吸收书面材料，很大程度上取决于写作的文本是否明晰、清楚。一般来讲，写出的文本应该是语法完整、标点符号使用精确的。具体来说，要做到文件清楚、明晰，应从具体以下几个方面入手：
①语法正确、标点符号正确；
②格式符合惯例且遵循本公司固定模式；
③句子流畅、连贯，过渡自然，尽量使用短句、简单句；
④充分考虑读者理解能力，不能过于专业化；
⑤主题要集中，目的要明确；
⑥每段开始应有主题句，且每段只表达一个意思。
2．简洁、精炼。
写作商业文书时，不要出现赘词、冗长的句子及无关的段落，用贴切的语言表达思想和情况。具体来说可以从以下几个方面入手：
①避免赘词：比如用“因为”而不用“由于某种原因”；用“一直”而不用“在所有的时间里”等；
②杜绝重复：比如用“经验”而不用“实际的经验”；用“事实”而不用“其实的事实”等；
③用单字而不用短语：比如用“一些”而不用“一定数量的”；用“如果”而不用“依据是否”等。
3．准确、贴切。
在商业文书中，“准确”包含以下几个方面：词语、标点运用准确；逻辑结构连贯合理；图表数据运用准确等。要做到准确、贴切，应从以下三个方面入手：
①避免使用抽象词语
如“一些职员脸上在项目前和项目后都显现出高度的表情”，这句话根本没有表达出职员们的心态，让人不知所云。应改为“一些职员在项目前和项目后都显得不大高兴”。
②避免逻辑结构混乱
如“我估计要下雨了，然而尚未见乌云聚集，所以我要带把雨伞”。这句话逻辑结构混乱，不符合惯例。应改为“虽然乌云还未见聚集，但我估计要下雨，所以我要带把雨伞”。
③正确使用数据和图表等
正确地使用数据，包括数据本身、标点符号、数据的时间期限、数据的修正系数及方法、数据的对比等。
正确地使用图表，包括图表中的数据本身、标点符号、数据的时间期限、数据的修正系数及方法、数据的对比以及图表的含义等。
三、明确文书的写作意图
文书的作者应清楚明了地确定文书是为何目的而创作的。是为了通知读者什么事，还是要他按事件的记录或决定去行动？文书的完全意图必须在进行下一步的准备工作之前确定，并得到理解贯彻，还要能用一个简短的句子表达出来。比如，一封信的意图就可以这样表述：
“记录1991年12月9日我对施先生的行动的不同意见。”
或者：
“表明1991年12月9日我与施先生意见不同的原因。”
这样，不同的目的就产生不同的信件：一封是一份记录，而另一封则试图告知或说服别人。
明确商业文书的写作意图是写作的一个关键步骤，它将可能影响写作的风格及文书的结构形式，也能促进写作者对文书主题和范围作出决定。上面的第一个例子清楚地反映了这种影响。这封信的意图是用作一份记录，那么，它的风格形式将是正规的，尽管还可能有附在信后的声明。而信也将寄给施先生本人或他的上级。这封信还可以包括(当然也可以不包括)写作者对其他相关的事件和行动的不同意见。但无论怎样，它只是一份记录，也许将来的某一天可能用到。
由于信是用作记录，而其对在未来的应用环境中写作并不清楚。这种不确定性，决定了这封信还要包括一些清楚明确、与信的应用环境不同或超出其应用范围的详细说明。上述这些特点也可以与经理写给秘书的简短便条的内容、风格和结构形式作一比较。便条是非正式的，没有固定的结构，看了以后便被丢弃；如果便条指的是行动指示，那在完成以后也会被扔进废纸篓里去。便条只是可以作为传递信息要求的一种方式，使接收者收到后能记住所要采取的行动措施。这些差别，对文书的内容风格都有很大影响。
四、确认所需资料
根据文书的写作意图，把所拥有的资料进行分类。在收集整理必要的信息资料时，必须保证遵循以下原则：
(1)只收集有关的、准确的信息资料；
(2)将客观事实与主观意见、推论相分离。
五、商业文书写作技巧
1．把最重要的内容放在开头及结尾。
每天都会有大量的商业文件在企业内流通。对于收到许多这类文件的经营者而言，通常是很难通篇阅读每一篇文件，而只是注意一下文件的开头与结尾。所以不要想当然地认为商业文件的读者会按照你所安排段落的顺序阅读文件，应该将那些一定要被看到的信息放在开头与结尾的显眼位置，而把次要的细节放在中间的段落。
在文件结构的组织上，可以按下面的安排进行：
①在“呈——发自——日期”开头部分，再加上完整的主题叙述；
②将结论的简洁易懂的语句写在第一段或最后一段；
③将行动要求——你希望读者所做的事，写在最后一段或第一段；
④为方便阅读，可以在文件每个段落前加上标题；
⑤为读者留出地方写反馈意见。
2．保持写作的连续性。
在进入具体的写作过程之后，要注意保持写作的连续性，不要为了某个局部的修饰和调整而中断或放慢整个写作的过程。因为思路被打断后，某些重要的创意可能会被遗忘。
可以用下面的办法来保证写作的持续性：
①以大纲为写作的指导。当然，题旨有重大变化时，应立即修改大纲；
②避免在写作时做修改的工作。在写作的过程中尽量一气呵成，以免思路被打断；
③如果发现有语法错误、错别字或句式表达不够理想，只要在相应的位置作上标记、留下修改的空格就可以了，不要马上进行修改；
④如果是手写，不妨留下较大的修改空间；
⑤如果是使用电脑，可以将字号放大，这样既便于写作，又不会因为屏幕上显示过多已写完的内容而导致分心。
总之，要尽情地写，然后再修改。
3．如何修改商业文件
写完的商业文件只是一件“半成品”，还需要进行修改才可能在文字表达方面趋于完善，从而成为一件完整的作品。只有内容和形式都达到一定水准的商业文件，才有可能实现良好的沟通效果。
(1)大——中——小修改法。
①大改。快速通读全文，寻找大的因素，如主要的内容以及组织结构。从全局的观点审视文章，它是不是很难阅读？或仅是一堆文字？如果文章看起来很难阅读，或许，它就根本不应该现在就被人读，那么，毫不犹豫的进行大改。
②中改。迅速看看文章是不是保持了简单、清楚与精确的特性。问问自己，读者是不是需要知道所写的每一件事情？能不能删除某些段落或部分内容？句式表达是不是可以更简单些？所提出的是否清楚？
③小改。接着，寻找文章细节方面的问题，如语法、错别字或标点符号。把这样细节性的工作留在最后，可能避免做许多无用功。
(2)标题的调整。
优秀的商业文件，其标题应该是完整而清楚的。而实际上，表达不清楚、内容不完整的标题却随处可见。例如，“管理会议”是一个常见的标题。这个标题就存在很多问题：它是邀请读者去参加这个会议呢？还是提供会议议程的信息？或是提出准备下次会议的意见？是要求重新安排会议？或是提供背景资料？从标题上丝毫没有反映，必须看了内容才会知道。也就是说，这样的标题是不完整的。
标题的设定应按照这样的原则：标题=日的+主题。如上面
例子中，“要求取消下次的管理会议”，这样的标题就是完整、清楚的。因为它既表明了文件的目的(要求取消)，又说明了主题(下次的管理会议)。
标题中的“目的”可以以多种用词出现：更新、建议、大纲、时间安排、提案等。而“主题”则可以是企业经营中所涉及的各项事务。
(3)利用小标题方便阅读。
商业文件应以方便读者阅读为基本准则，而使用小标题则是方便阅读的最有效手段。利用小标题标出每个部分，即使是很短的商业文件，这样做可以在以下方面便利读者：
①便于浏览。读者可以很快找出重点。
②便于选择性阅读。读者可以通过小标题找出文件中最感兴趣的部分，并选择阅读的优先顺序。
③方便不同层次读者选择。文件可以通过小标题给不同专业背景的读者以指导。如科技人员可以找到标有“科技信息”的部分，而财务人员则可找到“成本利润分析”部分。
④留出空间。小标题可使文件中出现更多的空间，使文件不再是一堆文字，从而为读者留出阅读中喘息和评价的空间。
⑤方便重复阅读。小标题使读者在一段时间后再次阅读文件时，还能很快地把握重点。
(4)修改文件的基本原则。
①避免过多、过滥的信息。读者不一定需要知道所有的事，他们只需知道需要知道的事，删除那些他们不需要知道的事。
②清楚地表达信息，而非夸张地为吸引他人注意而写作。夸大其辞的商业文件只能让那些忙碌的企业人士放弃阅读的意愿。
③简单、避免复杂的表达。时刻记住爱因斯坦的名言：“每件事都尽可能保持在简单状态，使它简单得不能再简单。”尽量使用一些简单、有力的句子，而不是那些冗长、令人费解的句子。有时候，一些专业用语是必要的，但是永远要记住，尽量使用简单的词。
④使用人称代词。“我们建议你采用这一办法”这样的句子，在表达上比“关于这件事的建议，是应该采用这一办法”的句子更有效。人称代词可使句子变得简单，而且给人一种亲切感。
⑤旁观者清。即使是自己反复写的文件，有时也很难发现其不当之处，因为文件中所要表达的内容都是你所熟知的。所以，对商业文件的写作者而言，最好的建议往往来自于同事的评语。
应该选择你非常熟悉的、对相关问题有一定研究的朋友或你同级的同事来看你的文章。如果你请主管来看，可能会觉得他们的评论不是建议，而是命令；如果请下属来看，他们可能很难真正做到知无不言、言无不尽。同时，可以要求帮你看文章的人，特别注意文章的结构、视觉效果、精确性或技术性细节等任何你觉得最需要注意的地方。认真听取“旁观者”的意见，以确保你所写的商业文件能起到你所希望的沟通效果。
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