刘秋华

    档案信息化是20世纪80年代中后期出现的，全国各级各类档案馆（室）迅速掀起了信息化建设的热潮。2000年我国先后制定了《全国档案事业发展“十五”计划》和《全国档案信息化建设实施纲要》。相形之下，我校在档案信息化方面发展缓慢，严重阻碍信息时代我校档案事业的发展。为此，笔者就我校档案信息化建设问题谈谈自己的看法。

    一、我校档案信息化建设现状

    高校档案信息化建设的主要内容包括：档案目录数据库建设，传统档案的数字化，档案全文以及多媒体数据库建设，电子文件归档管理，档案在线查询中心建设。

    为了满足学校与社会对档案信息的需求，我校档案馆在最近几年特别是在2004年后加快了档案信息化建设步伐。2004年底完成了合校前四校的档案电子目录信息资源的整合，实现了统一的档案软件平台管理；2005年馆内正式启动并加快了对馆藏档案目录录入工作，年底购入两台IBM服务器；2007年初修订完善了《武汉大学B/S（Browser/Server）档案管理软件》（具有电子目录的远程归档和电子原文的上传功能），同年底首次实现了全校范围各二级单位形成档案的电子目录的远程归档，使得新进馆档案可以立即实现计算机检索；2008年启动了对馆藏部分早期实体档案进行全文数字化扫描加工处理工作，实现了部分馆藏档案的全文数字化管理。经过几年的努力，我校档案信息化水平有了显著的提高。

    （一）档案目录数据库的建设

    档案目录数据库建设的主要任务就是采用数据库管理系统和档案管理软件将档案目录信息资源电子化，简言之就是将传统手工目录转化为机读目录，存放于后台服务器，使之成为计算机可读的档案目录信息集合，并通过相关的档案管理软件进行存取，提供档案的借阅利用。档案目录数据库建设是档案信息化建设系统中的基础工程。

    近几年来档案馆采用多种途径使档案目录数据库的建设不断得到完善。档案机读目录条目较2004年（当时不足十万条）有了大幅提升，截至2009年底，我馆档案目录数据库（包括涉密档案）累计条目已达近百万条，其中机读案卷目录数达16万余条，机读文件目录数达83万余条，占馆藏档案案卷的85%以上，绝大多数的档案已经可以实现计算机检索。

    （二）传统档案全文数字化建设

    传统档案全文数字化建设就是利用扫描、翻拍等数字化加工处理技术将传统档案转化为可机读的电子档案，它不仅可以有效地保护原始档案，而且可以提高档案利用效率，并为将来提供网上在线浏览提供基础，是实现档案信息化的一个重要内容。

    至2009年底我们已经完成对馆藏合校前老武汉大学1980年至2000年本科生成绩、以及2001年至2006年新武汉大学本科生成绩以及老湖医1946年至1954年部分成绩单的全文数字化扫描处理，涉及档案案卷累计达1840余卷，87000余件，12万5千余页；完成部分馆藏老照片和底片的数字化扫描加工处理。

    （三）电子文件归档管理

    随着学校办公自动化工作的不断开展与普及，每年全校各单位各部门会产生大量的电子文件。其中很多电子文件具有很高的查考价值，而且较纸质文件有着诸多的优越性，如查询利用速度快、效率高，并可实现远程共享等，保管和利用好这些电子文件将是未来档案信息化发展的必然方向。

    当前由于学校多方面条件的限制，如学校统一的办公自动化系统尚未正式投入运行、各部门各单位对电子文件的管理认识不到位、重视不够等，电子文件的归档管理工作在我校尚未正式全面启动，仅于2008年正式启动了各院系各类毕业生合影的电子原文的上传归档工作。

    （四）档案在线查询中心的建设

    档案在线查询中心的建设是档案信息化建设中非常重要的一项内容，直接反映了档案信息化发展的水平和程度，因此也成为检验档案信息化建设发展成果的重要标志，并直接体现在档案馆门户网站可供用户在线查询的档案的范围与质量。

    目前我们可提供的在线服务包括：1.已录入馆藏档案的目录在线查询；2.武汉大学制发文文件目录的在线查询，涵盖2000年至2008年学校形成的制发文文件目录。由于全文部分尚未进行数字化处理，目前还不能提供全文在线浏览和下载。

    值得一提的是尽管近些年来我校档案信息化建设工作取得了一些成绩，在湖北地区尚处于领先位置，但较其他地区部分高校特别是华东地区部分高校如上海交通大学、南京大学等仍有一定差距。以上海交通大学为例，他们已经完成了全部馆藏档案的目录与全文数字化工作，建立了数字化档案馆，电子文件归档管理通过几年的摸索也卓有成效。未来我校档案信息化工作依然任重道远。

    二、我校档案信息化建设中存在的主要问题

    （一）资金投入严重不足

    信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础。要解决信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储问题，需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁带机、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备、模数化终端组合电器等，这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投入。

    学校每年划给档案馆的行政事业费是我馆目前主要的经费来源，支撑日常的办公经费已十分紧张，根本无法满足购置大量信息基础设备的需要。资金不足已经成为制约档案信息化建设工作发展的突出问题。

    （二）认识不到位，思想观念落后

    部分单位档案分管领导和兼职档案员、立卷员对档案信息化建设工作的重视程度不够，没有正确认识档案信息化与本部门、本单位日常工作之间的联系，认为档案信息化是档案馆一家之事，每年只需按部就班做好纸质文件材料的归档工作就可以了。具体表现在对本单位形成的电子档案监管不力，导致疏于管理、电子档案流失严重等诸多不良后果，直接影响到学校档案信息化建设进程。

    另外档案馆内部分人员对档案信息化建设工作的认识也存在误区，不能充分认识到此项工作的重要意义和作用，满足于现状，缺乏挑战精神。

    （三）电子信息资源开发利用率低

    至2009年年底我馆馆藏档案已达十八万余卷，而数字化加工处理的档案仅为上文提到1840余卷，仅占全部馆藏档案的不足百分之一。对比已经实现数字化的档案馆上海交通大学、南京大学我们的差距可见一斑。

    （四）档案人员素质无法完全适应信息技术的发展需要部分档案人员素质无法完全适应信息技术的发展。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新型载体形式的档案资源将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现，这些变化正深刻影响着档案工作人员队伍结构及档案人员知识结构，对档案人员素质提出了更高的要求。

    （五）档案信息化标准建设滞后，电子文件归档难档案信息化工作的基本任务是实现档案数字化信息的完整生成、便捷传递、永久保存、利用共享及其全过程安全管理。与传统档案管理相比，档案信息化建设的显著特点是具有极强的相关性，如档案信息的传输、流转、共享必然涉及诸多相关主体及其相互间的关联；电子文件归档管理更使档案管理系统与办公系统、各种计算机辅助设计系统等的关联度明显提高。因此，档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言，更加需要标准化和规范化。但从现状看，我国档案信息化工作中的标准化建设严重滞后于实践发展，即便已出台的相关标准其内容也缺乏系统性、配套性，对当前档案信息化工作的实际需要无异于杯水车薪。

    三、应对策略

    （一）加大对档案信息化的资金投入，优化信息设施配置根据中华人民共和国教育部、国家档案局27号令第五章第三十八条“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”的文件精神，学校每年应当设立档案信息化专项经费，为我校档案信息化建设发展提供资金保障。

    学校相关职能部门应力促学校加大对档案事业一般经费的预算，力争将档案信息化建设项目列入学校专项建设经费，尤其是列入学校信息化建设总体规划以获得更多资金支持。同时档案馆也应妥善高效地使用来之不易的专项经费，在选购信息化相关设备时考虑周全，让有限的资金得到最大价值的利用。一方面，档案馆在购置新设备时，一定要高瞻远瞩，根据我馆信息化建设需求和支付能力合理购置适合的、性价比最优的信息设施；另一方面也要提高旧设备利用率，节约利用资源，将部分淘汰的仍可正常运行的旧机器用于档案目录的信息录入等，这样不仅可以充分利用现有的旧机器，也可将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息设备上。

    （二）加大宣传，提高全员档案信息化建设的认知度促进我校档案信息化建设工作，首要任务是消除人们思想认识上的障碍，树立正确的档案信息观。为此，我们应深刻认识档案信息化的内涵和意义，提高对信息资源的认知度，必须通过各种宣传方式，如在档案馆建立爱国主义教育基地、现行文件利用中心以及加大档案馆网站建设力度等，提高档案信息资源的社会利用率，让档案馆作为新兴信息服务业的形象深入人心，通过宣传、引导，在全校创造一个有利于信息开发和有效利用的思想氛围，从而提高全校各类人员的档案信息化意识。

    只有在建设思想上有了共鸣和认同，档案信息化建设才能获得多方支持，才有可能争取更多的建设资金用于基础设施建设。

    （三）与电子校务系统进行信息资源合作共建，加快推进电子文件归档管理工作电子文件的归档与管理正日益受到全社会和档案界同仁的广泛关注和重视。它是电子校务建设的重要内容和基础性工作，也是未来高校档案信息资源开发与利用的工作重点。2004年全国档案局馆长会议明确指出：“档案数字化建设，要处理好保护管理与开发利用各环节的关系，注意纸质文件和电子文件同时归档”。加强电子文件归档管理，对促进高校档案信息化具有十分重要的意义。

    随着我校校园OA、一卡通系统的正式投入运行，电子文件的归档管理已经提上工作日程。我校档案工作者要适应这一新形势的要求，采取有效对策，促进电子文件归档管理工作与电子校务系统平台的尽快接轨，抓住机遇依托电子校务平台推进我校档案信息化的进程。

    （四）根据学校实际情况，加快推进档案信息化相关标准规范的出台档案信息化相关标准规范的制定是加快推进档案信息化工作的基础与前提，是档案信息化建设能否顺利推进并发挥其功能的必备条件。我们必须根据国家已经出台的相关标准，结合我校的实际情况，制定出各种规章制度和信息化标准。对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源管理利用等方面，制定相关标准、规范，并负责指导实施。制定科学规范的规章制度可以使人们养成良好的工作习惯，这是众所周知的道理。各种标准规范与管理制度要在充分调查研究的基础上产生，要具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强，从而形成强有力的约束机制，使所有人员都感到责任重大，自觉地去履行职责，遵守制度，把档案工作做好。档案信息化管理的制度应该包括：电子文件归档管理制度、保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度以及具体工作人员的岗位目标责任制等等。各项管理制度也不能一成不变，要在实际工作中不断进行完善，以确保各项管理制度的权威性。

    （五）增强信息安全意识，确保档案信息利用安全在进行档案信息资源开发与利用时必然会涉及多方面的信息安全问题。首先，我们应重视档案信息内容的安全。凡是涉及国家安全、单位机密、个人隐私等内容的档案，必须保密，防止失密、泄密的发生，确保“上网不涉密，涉密不上网”。其次，必须保障网络服务器和数据库安全。使用安全级别较高的操作系统，及时进行系统漏洞补丁升级，并对数据库进行定期多重备份或异地备份，注意维护数据库事务日志，实行严格的用户身份认证、访问权限控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏造成信息丢失与泄密。再者，提高档案信息网络安全意识。在网络中流转的档案信息存在更多的安全隐患，我们要未雨绸缪，防患于未然，在信息安全防护方面，除了对已有的防护措施如防火墙技术、杀病毒软件、网络安全检测、用户身份认证、数据加密技术等进行综合运用之外，还要不断跟进了解新的安全防护技术，以应对不断出现的新情况、新问题。最后，档案馆要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的信息保密制度和管理制度，提高档案工作人员对信息的保密与安全意识。

    （六）强化人员培训，提高档案工作人员信息化管理与利用水平随着档案信息化工作的深入开展，在传统档案的收集、管理与利用环节均将发生根本性变化。档案管理技术的发展和档案管理者角色的转变，必然要求档案从业人员不断调整知识结构，拓宽知识面，学习和掌握档案数字化工作岗位应该具备的专业知识和业务技能，在知识和技能上都要有显著的提高。

    为了适应信息时代对数字档案管理的需要，档案工作者要牢固树立档案信息意识、服务意识，主动成为档案信息资源的管理者、组织者、传播者和信息利用的导航人。档案馆要大力加强人员培训，提高我校档案工作人员的综合素质，使他们有机会学习并掌握计算机网络技术、信息技术等相关学科知识，提升他们信息的鉴别、筛选能力，以便主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。档案工作人员也必须不断努力，千方百计提高自身综合能力，尽快适应档案现代化管理发展的需要。

    （七）加强校际之间交流学习，缩小与他校差距正如上述所言，我校档案信息化工作水平与国内某些高校仍有一定差距，我们应采取多种措施开展交流学习如组织实地考察、召开现场交流会、开展项目合作、实行信息联络机制、开展联合攻关、编发专题简讯等，通过学习他们的先进经验与管理理念，加快我校档案信息化建设步伐，尽快缩短与他们之间的差距。

    （八）注重特色与质量，开发档案信息资源

    信息化背景下，高校档案工作水平的高低不取决于其拥有的档案数量之多寡和设备先进与否，它所关注的不是表面的、形式的东西，而是经信息化“包装”的档案信息是否找到了特定的用户群，是否实现了档案自身的价值，是否体现了档案服务功能的全面拓展。如果经信息化之后的档案信息依然不能被学校所利用，那么这种开发本身意义就不大。为此，我们必须摒弃“大而全”的开发模式，注重自身档案的特色开发。我校档案中绝大多数是“孤本”，所以档案信息比其他信息更具特色，我们应该挖掘精华，运用现代信息技术对其进行加工、提炼和深层开发，在信息化浪潮中体现档案特色。

    （九）畅通档案信息服务渠道，提高利用率

    加强网络设施建设，建立电子阅览室，利用网络终端、多媒体、触摸屏等现代技术，使档案利用者享受到方便、快捷、直观的服务。同时努力实现服务手段的多样化，应充分利用计算机和网络技术，建立完备的档案数据库、局域网，充分发挥和拓展现有档案馆网站的作用，使档案馆网站真正成为宣传我校档案工作、开展档案信息服务的窗口，实行新信息上网发布，提供在线电子邮件服务、联机公共目录查询、光盘远程检索服务、视频点播服务等功能，开展档案信息咨询服务，与用户进行交互式信息咨询，运用跟踪反馈、搜索代理、代查代办等方式，为用户构建定制式的全方位档案信息服务体系。

    【结束语】

    我校档案是学校办学过程中形成的极其珍贵的信息资源，记载了我校百余年的发展演变进程，历经多年积累和沉淀已经成为我校最重要、最鲜活、最具权威性的知识资源。跨入二十一世纪，我校立足国内，放眼世界，学校领导也越来越重视对学校档案信息的管理与挖掘工作，希望这些信息能够帮助学校做出科学决策。在新的形势下，我校档案工作者必须强化信息意识和信息观念，把档案信息的开发与利用作为今后的工作重点，变静态档案信息为动态信息；积极寻求新形势下档案信息开发的新模式、新方法，设法改善条件，构建档案信息化平台，实现档案信息资源的共建共享，为我校早日实现“中国特色、世界一流、国际知名的高水平大学”铺石奠基。

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