罗绍军

    随着信息化时代的到来以及计算机在各行各业的广泛应用，对档案工作提出了新的更高的要求，同时也为档案事业的发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。现代信息技术的应用使档案管理的模式由传统方式逐步过渡到以计算机技术为核心的现代化管理模式，档案管理工作正在向电子化、网络化的方向发展。如何利用新技术、新思维来发展档案事业，如何解决信息网络环境下档案数字化过程中出现的新问题，是摆在档案管理工作者面前的一项重要任务。

    我们通过调查发现，目前各种各类档案资料管理软件已有数千种，但是大部分的档案管理系统只是考虑到了当前档案工作需要，没有考虑信息标准的统一以及技术要求的规范，同时没有兼顾将来技术发展的需要。因此下文就几个需要注意的关键点谈谈自己的看法。

    一、档案管理信息系统

    （一）必要性。现代科技和生产的发展导致了档案数量的急剧增加和档案利用率的不断提高，传统的手工管理档案越来越不适应现实，如何能够以较少的人力、物力更好地管理档案，为利用者提供准确、快捷的服务，已成为亟待解决的问题。计算机具有运算速度快、检索途径多、查询速度快、计算能力强、精确度高、逻辑判断能力强、存贮容量大、容易操作、能实现联网等人力所无法达到的优点，利用计算机管理档案，正是解决这一问题的最有效途径。

    作为一个现代化企事业的档案资料管理，理应被文档一体化综合管理信息系统所取代。它科学、系统、规范、准确、先进、实用，是企事业实现现代化科学管理必不可少的有效工具，有其重要的实际意义，是一个企事业进入现代化科学管理的重要标志。而各单位、各部门为了更方便快捷地把档案资料信息转化为可用的社会资源，在积极做好各项基础工作的同时，也逐步加大对档案资料部门的资金投入，让其更新设备，提高服务质量和水平，其中计算机、档案资料管理软件等设备的添置就是一个极好的例证。但档案资料部门不同程度的存在着这样一种现象：各单位在花钱购置计算机、档案资料管理软件等设备之后，长期闲置不用，形同虚设，造成了很大浪费。我认为造成这种现象的主要原因是：档案资料部门缺乏适用于本单位、本部门的档案资料管理软件。

    （二）系统设计总体思想。随着社会的信息化，办公计算机化，档案管理活动远不是孤立的。为了有效地进行决策、合作和及时地互通情报，提高档案管理水平，促进档案利用工作，要求档案管理信息系统能在大范围内集成化。所以利用计算机和网络通信技术实现档案管理和收发文全过程的管理，并具有与其他部门系统进行联机联网的功能，是企事业单位现代化管理的一个重要内容。

    档案管理信息系统采用先进的软件技术和开发工具，开发一套适用于各级档案馆（室）及他们所属的立卷归档单位使用的，符合国家标准、功能齐全、操作简单、使用方便、实用性和通用性都比较强的计算机网络档案管理软件，并能自动接收异种管理信息系统中有关档案管理信息系统中所需要的内容。在开发过程中，遵从模块组合原则，使开发出的软件不随行政机构的改变而改变。还应考虑多媒体和智能化在档案管理中的应用，采用已有的成熟成果。多媒介化管理信息系统目前还比较贵，一般单位难以承受。看来多媒介化的方向是肯定的，多媒介化的进程可能是一个渐变的过程。由局部多媒介化到全面多媒介化，由少数单位使用到逐步推广。因此在选用系统和数据库时，应注意易升级达到多媒体功能。例如我们研制开发的C/S与B/S相接合的《E—Archive文档综合管理信息系统》混合模式，就具备了以上功能。我们为了减轻档案管理软件人员对档案系统的维护，方便网上归档，在原有的客户端/服务器（C/S）的基础上，增加了浏览器/服务器/数据服务器（B/S），形成了与成熟的C/S版本完美结合，称之为C/S与B/S混合模式版本。充分发挥了C/S模式与B/S模式的优势，避免了各自的不足。C/S与B/S相结合的混合模式的数据库结构完全一致，使各项功能及输入的内容完全共享。在C/S中输入的内容可在B/S中显示打印、查询借阅、统计、编目等管理。反之在B/S中输入的内容可在C/S中显示打印、查询借阅、统计、编目等管理。详情请见《E—Archive文档综合管理信息系统》简介。

    （三）档案管理软件的特征。目前，市场上销售的档案管理软件众多，真正采用先进的软件技术和开发工具开发档案管理信息系统的软件不多，适用于各级档案馆（室）及他们所属的立卷归档单位使用的，符合国家标准、功能齐全、操作简单、使用方便、实用性和通用性都比较强的计算机网络档案管理软件，并能自动接收异种管理信息系统中有关档案管理信息系统中所需要的内容的软件就寥寥无几，所以在档案管理软件引进过程中需注意以下一些问题。

    1.标准化。在选择文档综合管理信息系统时，首先考虑系统的标准化程度，一是相关的档案工作标准，二是相关的信息系统设计与应用标准。看所采用规范化的名词术语、著录标引语言以及信息代码，是否把档案管理的共同点与特殊性以及有关规范标准有机地结合起来，各种标准统一协调，互相配合，共同构成文档综合管理信息系统。

    2.灵活性。文档综合管理信息系统应对外界条件的变化有较强的适应能力，能较好地满足各种特殊的、具体的应用需求，这是衡量通用软件优劣的重要标准。

    3.可靠性。软件的可靠性是检验软件成败的重要指标之一，主要体现在：软件运行故障率低，具有较强的容错能力，对极限使用方式和极限环境的适应性好，数据传输加密和解密安全，口令密码设定与管理严密，可以防范网络非法用户侵入，能识别和抵制非授权用户等。

    4.兼容性。软件对主机硬件、外围设备、多种汉字平台都应该有较好的兼容性。为了保证兼容性，软件使用的软件工具和平台并不是越新越好，而应当在成熟性和先进性上统筹考虑。

    5.易用性。软件应该按照产品生产和商品化的规律办事，做到易安装、易操作，操作引导清晰，在线信息完整，人机对话界面友好、易懂，用户自定义功能便利等。

    6.注重系统主要应用覆盖范围。要选择实用性综合性强的档案管理软件。使用的软件最好能够包括本单位的全部档案类型，每种档案类型应有它们的特色，如科技档案应有鉴定情况、获奖情况、专利情况等的管理，又如教学类档案应有学籍成绩、论文情况等管理，且编目规范，统计准确，汇编功能强，检索借阅方式简便适用。但由于软件是从外引进的，还应主动和相关部门、同行取得经常性联系，相互交流，取长补短，彼此促进，促进软件的使用更完善、更方便。

    二、应注意的关键点

    （一）信息融合。近年，由于计算机应用技术的普及，许多单位已不同程度地建立了计算机处理系统。这些系统或是单机，或是局域网，一般都只支持一项或少数几项应用。例如，学籍管理系统等。这些分属于单位不同业务部门的业务系统彼此独立，各部门上传有关数据仍需通过手工报告或报表来完成。我们研制的“外连数据库系统”是为了解决异种计算机处理系统和异种数据库的连接，将其他异种计算机处理系统中的有用数据转入到《E—Archive文档综合管理信息系统》中，彻底解决了资源共享，重复劳动的问题。

    我们通过《自定义的外连数据库系统》能够方便地建立对用户现有异种数据库系统的查询定义，使单位已有各种计算机系统中的数据可以很方便的、自定义的导入到档案系统中，实现无缝连接，消除“信息孤岛”。

    《外连数据库系统》包括功能有：第一，数据定义，由系统管理员定义所要连接的数据库及有关连接参数。《外连数据库系统》支持对MS SQL Server 、Oracle、DB2.Access、FoxPro、Sybase等数据库的连接和访问。第二，查询定义，或称“定义查询引擎”。系统管理员根据用户的查询需求，定义对数据库中各数据表的查询条件和返回格式。第三，用户查询，普通用户不具有对数据库的访问权限，只能使用由系统管理员定义的查询（包括条件和返回信息项目），访问不同的数据库系统。

    （二）档案资源的数字化。档案数字化，是指利用计算机信息处理技术把文字、语音、图像等信息转变为数字编码，或把光、电、磁等信号转换成数字信号，用于传输与处理的过程。与非数字信号（信息）相比，数字信号（编号）具有传输速度快、容量大、放大失真、抗干扰能力强、保密性好、便于计算机操作处理等优点。

    档案资源的数字化处理是档案信息化建设中一个非常重要的部分，档案信息化建设对档案工作提出了新的要求，要借助计算机软硬件，以及网络来实现档案馆的业务功能。档案信息系统的建立改变了信息交流的模式，包括交流主体、交流方式、交流渠道在内的诸多要素的变化，必然引起交流对象的改变。档案部门与公众交流的对象是档案信息，在信息化环境下档案信息本身没有变，变的是存在方式。档案必须转变成在计算机环境可供交流的数字化档案信息。同时，在整个档案信息交流环境的变革中，档案业务的宗旨，即档案信息交流的目的是发挥档案信息的凭证价值和情报价值，这一点是始终不变的。为此，档案部门必须顺应新的形势发展，从根源出发，以主流方式向社会公众提供原真的档案信息。因此，无论从国家和社会的角度，还是从档案部门自身工作发展的角度出发，在信息化浪潮里，在信息网络环境下，档案部门必须也必然要将传统档案转变为数字化信息，以重构原有的工作模式，否则档案部门将无法在信息化社会中有效运转，以实现自身应有的功能。

    （三）信息发布。信息化建设下的档案资源利用服务主要是通过网站来完成的，档案网站或单位网站是档案馆或单位在互联的公共信息网络上建立的站点，它以静态与动态主页的方式提供相关信息和相关服务，构成公共信息的一个点。例如我们研制开发的C/S与B/S相接合的《E—Archive文档综合管理信息系统》混合模式，只需将B/S主程序和向网上发布查询程序连接到档案网站或单位网站上，公共信息网络上的任何一个站点，均能查询到我校公开的档案信息。如果我们授予他们什么权利，他们就能使用什么权利。

    三、总结

    综上所述，信息网络环境下档案信息管理，是档案信息管理作为继承保护与开发人类文明遗产的一部分，将为科技的发展和社会的进步产生重大影响，有着举足轻重的地位。网络时代为档案事业的发展提供了极好的机遇，但在思想上，档案信息管理的方式、方法、手段上，档案工作者的素质方面，提出了严峻的挑战。为此，加强信息网络环境下档案信息管理的研究，对网络环境下档案事业的发展具有重要的战略意义。网络环境下档案部门应从加强思想意识的转变，树立新的观念入手，以提高人员素质为根本，选准档案资源的管理信息系统是关键，是实现档案信息管理的现代化、科学化的基础。在网络时代，只有大刀阔斧地对档案信息管理进行变革，实现科学管理，方能找到网络环境下档案信息管理与网络的结合点，才能尽快将档案信息资源中的丰富的科学文化知识和高新技术转化为生产力，促进社会生产力向前发展，从而促进档案信息管理在网络时代地位的提高和作用的发挥。

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