李福琴

    关注民生、服务民生，保障民生问题，是新时期我党在执政理念和执政方法上的重大举措，并且提高到了前所未有的战略高度，是科学发展观的重要内容。这是对高校档案工作的一次重大的挑战，也是摆在高校档案管理面前的一项十分重大而迫切的任务。因此，必须做好更新服务观念，转变服务方式，扩大服务对象。抓住了民生问题，就抓住高校构建和谐校园的根本，就抓住了高校的发展。我们必须高度重视，根据高校自身特点和现有的资源，要以科学的服务方式，认真的服务态度，发展的服务眼光和快捷有效的服务方法，为广大师生员工做好服务工作。

    一、围绕“两个体系”建设，谋求科学发展

    “两个体系”的建设，是当前各级高校档案部门的一项十分重要的任务。胡锦涛总书记在党的十七大报告中指出：科学发展观的核心是以人为本，要始终把实现好、维护好、发展好最广大人民的根本利益作为党和国家一切工作的出发点和落脚点，尊重人民主体地位，保障人民各项权益。因此，要把解决民生问题提高到战略的高度。2008年7月，国家档案局（馆）长扬冬权同志在浙江档案工作座谈会上指出：“让档案工作服务民生、服务人民群众，要着重建立好“两个体系”。一是要建立覆盖民生，覆盖人民群众的资源体系；二是要建立服务民生，涉及到人民群众的档案利用体系。”这对高校档案服务工作提出了更高的要求。因此，作为档案工作人员，要不断提高服务民生水平，把服务民生工作作为档案工作的重点来抓，围绕服务民生这个主题，认真做好服务档案管理，凡是涉及到民生档案的，要有科学可行的措施。首先，要把民生档案及时纳入立卷、归档范围，而且要尽快制定出台《关于加强已公开现行文件利用工作的意见》，同时要进一步规范管理，充分发挥已公开现行文件在政务信息公开中的作用，要不断满足人民群众日益增长的档案信息资源需要，加快整合和利用档案资源，进一步加大力度改善馆藏结构，并力求做到合理性、科学性、规范性，认真做好高校民生档案的收集、整理和利用，提高优质信息服务。同时，要运用数字化网络的技术手段，为高校民生提供更加优质方便快捷档案信息服务。

    二、围绕高校档案管理，建立服务民生的优质平台高校民生档案的完成是高校服务民生档案管理工作的重要过程，高校档案在管理活动中的方法、文件、规范所形成的记录，是改善和服务民生的真实依据，也是维护民生权益的凭证。因此，服务好、建立好、管理好、利用好民生档案工作，将有利于保障民生的合法权利和高校和谐稳定，这是一项艰巨而光荣的任务。为了使服务民生工作能适应时代发展的要求，要建立好信息网络和远程教育网络服务平台，使高校民生档案管理科学化、标准化、规范化，不断推进服务民生档案信息化、数字化进程。加大对现有保存价值的各种文字、图片、表格、声像的不同形式载体历史记录的收集整理力度，在转变服务理念、改变服务方式、搭建服务平台、开展服务质量月等活动，在建立服务民生档案专题数据库的同时，要建立形成优质的机检目录，使民生档案管理工作全部实现机检。凡是涉及到撤销和调整单位的人员档案的收集和整理，要依据档案法的规定，在档案收集整理的移交过程中，要认真做好交接工作。档案接收是一项比较复杂细致艰苦的工作。因此，在档案收集、整理、立卷、归档、保管、利用和交接过程中，必须做到接收档案不散、人员不断、管理不乱，任何单位和个人不得以任何理由拒接、截留、转移、销毁档案。要做到主要领导亲自问，分管领导亲自抓，有计划、有安排、有检查、有落实，使服务民生档案工作尽快上升到一个优质的服务平台。

    三、围绕档案“二化”建设，加大促进管理力度档案“二化”建设，就是信息化和数字化。数字化档案是对现有各种档案信息进一步补充和完善，以电子档案信息资源为基础的数字档案服务体系，使高校档案馆的建设和发展有效地服务民生需求。要进一步推动在电子服务环境中，对电子文件的全面、有效管理和档案信息资源的综合利用，这在高校档案服务民生的建设中，显得更为重要。因此，在要实施数字化管理的过程中，对民生档案进行分类分级、分档整理，对民生档案的内容附录等进行著录，然后再用数字化方法复制和使用。要用数字化带动档案的整理工作，保证档案服务民生的整体性、均衡性、连续性、合理性、科学性。同时，要加强电子文件管理。要制定出台《电子文件服务民生管理办法》，要求各单位档案部门，在加强电子文件的收集归档工作的同时，确保民生档案的全面性、准确性。有条件的地方，可以建立电子文件中心，对电子文档进行详细的备份和转换。把档案管理和有效服务民生有机地结合起来，科学规范电子文件与电子档案管理工作，积极开展档案文件及电子目录和电子文件管理报导工作。要认真做好和提供服务民生信息的公开，同时根据档案有关规定和服务民生信息公开的原则，提高档案服务民生质量，扩大档案服务民生的内容。积极主动地把本单位档案服务民生信息公开，并有效地及时提供利用。

    四、围绕“六个转变”提升服务理念

    在新形势下，高校档案服务民生呼声越来越高，服务的内容和需求也不断地加强。高校档案在服务民生过程中，要与时俱进，开拓创新，坚决杜绝传统的服务工作模式，那种仅仅满足于传统的工作意识对档案服务民生的要求已经不适应时代发展的步伐。因此，在新形势下，要大力强化服务意识、有效的创新管理手段和服务方式，进一步探索并改革服务模式，关键从思想上、行动上围绕“六个转变”做好并提升服务理念。

    （一）由一般工作认识向领导高度重视转变

    高校档案管理工作历来对民生档案管理服务工作的认识不足，总觉得民生档案工作整体管理是一般性质工作。也没有对民生档案服务和管理制定规章制度。随着社会的进步和时代的发展。中共中央对民生工作的高度重视，中央领导曾多次强调搞好民生工作重要性，是社会和谐安定的基础。因此，档案服务好民生工作是当前高校档案管理一项重要的任务，高校各级党委要高度认识当前服务民生档案工作的重大意义。把服务民生档案工作纳入高校管理工作重大项目来抓，校长亲自抓，要把熟悉档案工作的精兵强将调到服务民生档案工作的第一线，把那些能干事、会干事、干好事的优秀的同志用于服务民生档案工作上来，真正做到领导落实、经费落实、人员落实、制度落实。

    （二）由封闭式服务向开放式服务转变

    要打破原有服务格局，如在本单位阅览室、教室的服务，要大力倡导并设立开放式的服务大厅。创造优化服务环境，有利于档案服务者与民生利用者的距离，有利于和谐服务气氛，真正把服务落到实处。

    （三）由单一性服务向多样性服务的转变

    要不断创新服务方式，由于社会信息的发展，使人们的生活方式和思想观念及追求目标发生深刻的变化。那种传统单一查档方式满足不了广大师生需要，也不能适应服务民生要求。因此，必须由单一性向多样性服务转变，要与时俱进，充分利用档案馆资源，积极开创形式多样的服务方式；充分利用档案馆的特点，要建站建网，建立科学合理的档案检索平台。建立用户服务民生信息，利用跟踪服务机制。建立网上问答服务热线，函电待查等多种服务方式。

    （四）由无偿服务向有偿服务转变

    大力提高对民生档案的认识，充分认识民生档案的特点，使服务民生档案在工作和日常生活中发挥其应用价值和作用。建立好档案信息中介服务机构和信息服务中心，作为现代服务机构和信息产品经营主体。把民生档案认真核实统一分类归档进行分析，整理好有效专题目录，进一步方便对民生档案的服务。

    （五）由被动性服务向主动性服务转变

    随着信息化和社会化的发展，档案服务工作需求之大，使用数量之多，利用率之高前所未有。如：学生找工作、出国考察、出国留学、出国访问及用人单位核对证件等。我们工作人员要由原来的坐、等、看、守的被动服务方式转变为主动热情服务、超前服务、跟踪服务、微笑服务，积极创造条件对民生档案的各种层次、各类专业、各种级别的接收归档。做到接收完整齐全，工作有条不乱，内容传接可靠，服务热情周到。

    （六）由传统服务方式向现代服务方式转变

    传统服务方式主要是手工操作检索，远远不能适应现代服务民生工作需要。因此，必须改善基础设施，这就要一定的经费做保障，根据具体情况，逐步更换微机、缩微等现代化管理手段。整合档案信息资源，做到按规范化抓信息化，以信息化促规范化的现代服务方式。

    在新形势下，高校档案服务民生是时代发展的必然要求，也是高校档案部门今后建设的一个重要任务。因此，我们必须充分利用档案资源，根据档案自身的特点，研究服务民生的方法和途径。着力提高高校档案馆服务民生的能力。以全新的服务理念，方便的服务方式，快捷的服务手段为高校民生全方位服务。

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