刘春弟 李福琴

    档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程（档案工作基本术语。DA/T1—2000中华人民共和国档案行业标准）。这一过程在高校一般分两个阶段：前期鉴定和后期鉴定。每个阶段的鉴定主体、鉴定内容和鉴定重点各不相同。前期鉴定指文件立卷归档鉴定，主要是判定文件材料的真实性和文件有无保存的价值，对文件能否转化为档案进行资格审定；然后对确定归档的档案进行价值鉴定，确定档案保管期限。前期鉴定主要由各部门承担，在入馆前进行，因此也称馆外鉴定，学校档案馆会在这一过程中进行全程业务指导。后期鉴定由学校档案馆完成，在入馆后开展，因此也称馆内鉴定。

    馆内鉴定工作包括存毁鉴定、开放鉴定和实质鉴定几种：存毁鉴定主要是对保管期限已满的档案有无继续保存价值的鉴定，对仍有保存价值的档案重新划定保管期限，对已失去保存价值的档案予以造册销毁，因此存毁鉴定也称之为销毁鉴定；“开放鉴定是指对档案形成后经过一段保存时期（一般是30年）的档案内容进行考察和分析，以决定今后档案的开放与控制使用的范围和层次，它是对档案的开放与控制使用的规划，也是决定档案发挥作用的范围、程度的一个重要环节”（汪孔德·档案鉴定研究［M］·合肥：安徽大学出版社，2009：1）；实质鉴定就是“按照一定的原则和方法，对档案真伪、载体、自身价值等的鉴定和判断，以决定档案的保存和销毁”（汪孔德·论档案的实质鉴定［J］，档案与建设·2005（8）），其具体内容涉及档案真伪鉴定、载体状况鉴定和质量鉴定等。

    档案鉴定工作贯穿于档案形成和管理的全过程，是文书处理部门和高校档案馆的一项重要工作。作为高校档案馆的一名工作人员，笔者着重对馆内档案鉴定工作的开展情况进行分析研究。

    一、高校档案馆开展档案鉴定工作的必要性

    高校档案鉴定工作在相当长历史时期内在高校档案工作中坐着冷板凳，但随着档案馆的快速发展，随着档案工作的更加深入，馆藏量迅速增长，库房日趋紧张，高校对开展档案鉴定工作的需求逐渐增强，具体如下：

    一是馆藏档案成分不纯。我国高校普遍历史较短，最长的也只有一百多年。很多高校在建校后相当长一个时期内，重点进行规模建设。依托于学校的高校档案馆也同样如此，建馆之初，首先发展规模，再加上当时不太完备的归档制度，于是造成“有文必档”，有用无用的文件全部立卷归档，移交到档案馆，归档案卷量大质杂，致使冗余档案充斥库房；再加上保管期限划分随意且保管期限偏长，造成库藏玉石不分，臃肿庞杂的现象；甚至很多高校档案馆将大量短期的档案也接收进馆。以会计凭证档案为例，这类档案量多，在馆里占据着相当一部分库房空间，而到期后又得不到及时的鉴定销毁，使本就紧张的库房又雪上加霜。

    二是到期档案逐年增加。随着学校和档案馆的不断发展，到期的馆藏档案的数量逐年增多，档案馆需要对这些到期档案进行存毁鉴定，剔除无继续保存价值的档案，以达到优化馆藏的目的；三是库房紧张。档案馆多年来“重藏轻鉴”，只收不鉴，只进不毁，馆藏档案日渐增多。并且，随着学校规模的扩大，如学校合并、升级、扩招等，学生人数迅速增多、院系不断扩充、部门相应增加，致使学校形成的档案数量大幅度增加，档案馆年接收档案案卷数量数以千卷，甚至过万卷。档案数量的过快增长，使得档案馆库房非常紧张，尽管一些高校也新建或扩建了一批档案馆，但仍然面临着这一问题。

    以上几个问题既有历史原因，又有现实原因，而解决的唯一或者最佳途径就是开展档案鉴定工作。通过规范、高质的档案鉴定工作，消肿减负，优化馆藏，强化利用，使档案管理走上高效优化发展的轨道，这一途径已成为高校档案馆的共识。

    二、武汉大学档案鉴定工作开展情况

    我校于1988年建立档案馆，截止到2008年底，我校档案馆藏量已经达到166546卷（不含财务部的7万多卷会计档案），在全国高校档案馆中，馆藏量位于前列，但并没有开展过档案鉴定工作，也没有建立档案鉴定工作机构和工作组织，没有设立专门人员，没有档案鉴定工作规划和计划。直到2009年，档案馆库房已经趋于饱和，新进档案已面临无处可放的窘地。为了缓解有限的库房空间与入库档案不断增加的矛盾，提高档案库房设施的有效利用率，在馆领导的部署和安排下，学校于2009年成立档案鉴定小组，首次开展档案鉴定工作。从2009年2月至7月，花费了近6个月的时间，实施并完成了原武汉大学1949—1984年的所有上级来文的鉴定销毁造册工作。此次存毁鉴定涉及1949—1984年间的上级来文档案共计1849卷，35384件，已编入档案材料销毁清册、拟销毁的文件材料共计1684卷，33805件。从案卷中抽出留存的资料共23册，抽出、重新整理和立卷归档的档案共计746卷，1556件。从销毁鉴定造册结果来看，已造册的拟销毁的案卷数量占全部鉴定档案案卷数量的91%，拟销毁的文件数量占全部鉴定文件数量的95%以上，这说明我馆的到期档案有很大一部分已经失去继续保存的价值，但是由于鉴定工作没有及时开展，致使大量到期档案仍然占据着本已非常紧张的库房空间。

    另外，我校会计档案的鉴定销毁工作也开始启动并有了进展。我校会计档案主要保存在档案馆和财务部档案室。档案馆保存有原武汉测绘科技大学会计档案7020卷（其中会计凭证5184卷），其他会计档案全部保存在财务部档案室。截止2008年底，我校财务部档案室会计档案有73225卷，其中仅短期的会计凭证就有66893卷，占全部会计档案的91%以上。2009年财务部档案室对合校前原武汉大学、水利电力大学、湖北医科大学1990年以前的到期会计档案（主要是会计凭证）开始进行鉴定销毁造册工作，并完成销毁鉴定造册7996册（盒）。

    可以说，2009年我校在档案鉴定工作方面取得了突破性进展，对部分文书档案和会计凭证档案进行了存毁鉴定。但相对于全国部分兄弟高校而言，我校档案鉴定工作无论从开展的时间、开展规模，还是涉及的档案内容和种类，都明显滞后。如南京大学档案馆自1986年成立后就开始启动会计凭证档案的鉴定销毁工作，而浙江大学档案馆和四川大学档案馆则已将档案鉴定工作作为经常性业务每年开展。清华大学对历史档案进行真伪和实质鉴定。上海交通大学档案馆不仅开展会计凭证档案的鉴定工作，而且还率先开展硕士学位论文的鉴定销毁工作，在档案鉴定类别和内容上进行了大胆的突破；在进行档案存毁鉴定的同时，他们还开展了档案的开放鉴定工作，于2005年制订了《上海交通大学关于馆藏档案及年度归档文件开放鉴定暂行实施办法》，迄今为止已经开展了5批，完成了学校历史档案、1896年建校至1976年的文书档案、1896年建校到2008年的所有照片档案共三大类档案的开放鉴定工作，这三批档案已经通过“内部开放”、“内控利用”两种方式向校内全文开放，校内老师可以通过校内IP查看档案全文。应该说上海交通大学档案馆是档案鉴定工作开展较好且有特色的档案馆，给我们提供了宝贵的经验。由此可以看出，我馆档案鉴定工作的开展才仅仅是一个序幕，我们需要加大力度，改进措施，积极推进，推动档案鉴定工作的进一步展开。

    三、进一步开展档案鉴定工作的思路和建议

    （一）树立档案鉴定是档案工作核心的观念

    长期以来，我们将档案鉴定工作看作是档案管理业务的一个环节，没有形成档案鉴定为档案工作重心的思想。但从档案鉴定阶段来看，档案鉴定实际上已经融入档案生命运动的全过程，贯穿于文件生命周期的始终，从文件转化为档案时的归档鉴定，确定档案保管期限的价值鉴定，到档案馆档案保管期满后的存毁鉴定，以及档案的开放鉴定等都离不开鉴定工作。档案鉴定是“档案工作整个系统中第一个关键性决定，是随后所有决定的基础”（胡玉琴·中美档案鉴定工作理论与实践比较研究［J］·城建档案，2008（7）：26），它是档案工作“首要和关键性环节”，“存在于文书立卷、收集、整理和保管等各个环节之中，是档案管理中最具决定性意义（决定档案存毁）且难度最大的工作。”（胡玉琴·中美档案鉴定工作理论与实践比较研究［J］·城建档案，2008（7）：26）随着高校办校规模的不断扩大，档案馆藏数量不断增加，档案门类不断丰富，高校也逐步进入新的“大档案”时代，这必然要求与其相适应的档案“大鉴定”相吻合。档案鉴定作为精简文件的主要措施，作为优化档案资源的有效手段，必须确立其档案工作的核心地位。

    （二）修订现有的档案保管期限表

    档案保管期限表的主要功能是帮助明确归档范围，确定档案的保管期限，并为档案鉴定提供依据。档案保管期限表是档案鉴定的主要依据，是影响鉴定工作质量的决定性因素。因此，档案保管期限表的制定是档案管理和鉴定工作的第一步，而科学完备的档案保管期限表不仅在理论上需要包含多种价值形态，融合多种鉴定理论，具有科学性和权威性，而且在实践上需要具备可操作性。现在各高校（包括我校在内）档案保管期限的规定主要是依据1987年出台的《文书档案保管期限表》，将馆藏档案分为永久、长期和短期3种。长期为16至50年左右，短期为15年以下。很多学校为了保险起见，对长期和短期保管期限都采用规定年度的上限，即短期定在15年，长期定在50年，这样就无形地延长了档案保管年度。另外，档案保管期限表的条款过于简单，且原则性太强，多使用“重要的”、“一般的”等词语，大大降低了档案保管期限表的现实指导作用。因此要确保档案鉴定工作有序有效地进行，必须首先修订我们现有的保管期限表，调整档案保管期限，完善保管期限表的结构，细化归档范围。

    （三）加强组织领导，建立健全档案鉴定制度

    档案鉴定工作耗时费力，难度大，责任重，工作的开展需要有组织和专门人员负责。为了改善档案鉴定工作滞后的局面，保证档案鉴定工作的顺利有效地开展，必须要有一定的组织和制度保障。

    1.建立健全高校档案鉴定组织机构，统一管理，统筹规划。

    建立专门组织和专业队伍是加强档案鉴定工作的必要措施。高校应将档案鉴定工作列入学校档案工作的年度计划和长远规划，统筹安排，突出重点，整体推进。同时积极建立档案鉴定工作机构，具体负责全校档案鉴定工作的全面开展和逐步实施。如制定档案鉴定工作总计划，协助档案行政主管部门制定档案鉴定工作的指导性文件和鉴定标准，负责对文件从产生到归档及销毁全过程的全面鉴定工作的监管、指导、协调等有关工作。目前，我国有些高校已经成立了档案鉴定小组或档案鉴定委员会，但这些机构基本上没有真正履行其应有的职责，发挥其应有的作用。

    2.建立档案分级鉴定工作体制。

    首先，在档案归档方面，档案馆不应该接收短期保存的档案。档案馆应该明确规定，永久和长期保存的档案移交入馆，短期保存的档案由各单位自存，保管期满后自行鉴定，将需要继续保存的档案移交给档案馆，对已失去保存价值的档案自行销毁，并将档案销毁清册移交档案馆。这样就形成校档案馆对永久和长期保管期限的档案负责，各二级单位对短期保管期限的档案负责的分级鉴定工作体制。其次，在档案鉴定环节方面，制定前期鉴定由立卷部门负责，档案馆负责监督指导，后期鉴定由档案馆负责的分级鉴定工作体制。

    （四）高校档案鉴定首先要从源头抓起

    要想做好档案的鉴定销毁工作必须从源头抓起，严格按照国家档案局2006年9月19日颁布的“第8号令”的规定和教育部有关高校档案管理办法，把好档案工作循环系统的入口，准确的确定档案的保管期限，坚决杜绝因为前期鉴定工作的失误，造成十几年甚至几十年的多种资源的浪费，为后期的鉴定销毁工作做好充分的准备。（杨洪云·浅议高校档案的鉴定销毁工作［J］。兰台世界，2008（3）上半月）

    （五）进一步拓宽档案鉴定工作范围，探索和创新档案鉴定的方式方法，加大档案鉴定工作力度。

    当前，各高校档案存毁鉴定工作主要涉及会计凭证档案、文书档案和硕士论文档案三大类，并且亦有高校还同时开展了档案的开放鉴定和实质鉴定。我们应该总结已有的成功经验，加大档案鉴定工作力度，特别是会计档案的鉴定工作力度，同时积极开展其他类别的档案鉴定工作；结合高校档案的独特性、周期性、规律性、专业性等特点，档案鉴定工作也应密切结合教学、科研这一中心，不断创新高校档案鉴定工作的方式方法；关注高校档案工作新情况，新问题，加强档案鉴定理论研究。

    （六）加强电子文件（档案）的鉴定研究。

    随着高校办公自动化的实现，大量电子文件产生，很多高校已经开始了电子档案材料的同步归档，馆藏的电子档案、数据档案的日益增多，电子文件（档案）信息的易修改性、易丢失性、易操作性、信息与载体的可分离性等特点，直接威胁到电子档案的真实性、原始性、完整性和可靠性，因此电子文件（档案）的鉴定成为人们关注的热点。我们应该以此为契机，积极探索电子环境下开展档案内容鉴定和技术鉴定的理论研究和方法研究，使电子文件（档案）的鉴定工作从一开始就实现制度化、程序化、规范化。

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