徐莉

    高校教学档案是指高校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体等材料，它真实地记载了高校教育事业发展的历史，是高校教学管理工作成绩的体现，是校友求学生涯的原始凭证。其归档数量大、内容丰富、利用率高，是高校档案的主体和核心，教学档案的管理状况也被认为是衡量高等院校教学管理水平和教育水平的重要标志之一。因此，有必要进一步深刻认识高校教学档案管理工作现状，掌握教学档案管理工作发展趋势，并针对性地提出深化措施，推动教学档案管理工作水平再上一个新台阶。

    一、教学档案管理工作现状

    （一）档案数量大，内容丰富，利用率高

    《高等学校档案工作规范》规定教学档案是高等学校档案的主体、核心和重点。从高校档案工作的实际来看，教学档案在数量上远远超出了学校其他各类档案，占学校档案总数的半数以上。以武汉大学为例，武汉大学2006年全年形成各类档案15980余卷，其中教学档案11290余卷，占比约70.6%。另外，教学档案内容丰富，涵盖教学和管理工作各个方面，而且利用者多，利用率高。

    形成这一教学档案管理现状的原因，主要有以下三个方面：第一，教学管理工作环节众多、内容繁复，反映在教学档案上就是分类层次多，教学档案下又设八个二级类目以涵盖所有的材料内容。第二，教学档案立卷部门众多，归档总量大。从高校各类档案类看，教学档案归档部门包括高校所有的教学管理部门和院系、科研所、中心等。以武汉大学为例，至2009年底，我校共有90个立卷部门，其中，教学档案归档部门56个，约占立卷部门总数的62%。第三，学籍档案利用数量巨大，提高了教学档案的利用率。学籍档案是教学档案的一部分，其主体主要是高校各层次校友。因为就业、职务晋升、文凭核实、继续深造等原因，他们都会回到高校利用学籍档案。2006年，武汉大学档案馆全年共提供档案利用3320余人次，其中学籍档案的对外查阅达就2340余人次，占比约70.4%。

    （二）管理制度较为完备，分工协作特征突出

    目前，教育部和国家档案局尚还没有为高校教学档案管理制定专门的规章制度，但是《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》等都包含了教学档案管理的部分。很多高校则在制定学校档案管理办法之外，还专门制定了教学类档案管理制度，如《南京大学教学档案管理办法》、《吉林大学教学类档案立卷工作规范》、《北京大学学籍档案管理实施细则》等。这些制度确定了教学档案形成部门归档的工作基本原则，即高校各系所、教学管理部门负责将自身形成的有长期和永久保存价值文件材料向档案部门归档，学校档案馆负责教学档案归档工作的指导、教学档案的收集、保管和利用，同时也对教学档案归档工作的岗位职责、归档范围和流程、管理和利用等方面进行了详细的规定和说明，为教学档案工作的有序开展提供了制度保障。

    此外，教学档案归档工作的顺利开展依赖归档单位的分工和协作。一方面，高校教学档案归档工作不是一个部门或少数几个部门能完成的，必须依赖众多归档单位分工进行。全校的教学档案归档工作依据相关部门的工作职责分解下达到招生、教务、学生管理、就业等教学管理部门以及承担了培养学生任务的所有院系、研究所等教学单位，由各立卷单位共同完成。另一方面，教学档案的归档需要有关部门协作开展。由于工作分工，一项教学管理工作需要若干个部门协作完成，反映此项工作的教学档案也分散形成于不同的单位，需要这些单位协作起来才能保证档案完整归档，如果协调不好，往往会造成归档工作脱节、档案材料丢失。以学生学籍卡片为例，不少学生转专业后未将学籍卡片带到转入学院，最后很可能原学院和转入的学院都没有将其归档，学籍卡片因这种原因丢失的不在少数。再如本科生招生工作，招生计划（如招生总规划、分省分专业的具体计划）的制定和招生工作的具体实施涉及高校规划部门、招生部门等多个单位，只有将相关文件材料都归档了，才能保证学校招生档案的完整。

    （三）纸质档案仍占主体地位，载体多样化趋势日益明显从目前的总体情况来看，高校教学档案的载体仍以纸质为主，照片档案、声像档案、电子文件、实物等新型载体档案数量日益增加，载体类型呈现多样化趋势。究其原因，一方面，数字化办公的方式还没有全面铺开和普及，教学管理工作仍依赖于纸质文件材料的处理，因此归档的纸质档案在数量上仍占绝大多数；另一方面，随着数字化办公和记录设备越来越广泛地应用于教学和管理工作，电子文件、数字化音频和视频文件的数量越来越多，不少高校档案部门已经制定和出台了声像档案、电子文件等其他载体档案的管理制度，并开始了收集和管理各种载体的教学档案，归档数量逐年增加。

    从当前的工作实际来看，高校声像档案、电子文件等方面的建章立制工作已经逐步展开。2010年3月，笔者借助档案馆网站对985高校声像档案和电子文件管理制度建设情况进行了调查。从网上公布的结果来看，985高校第一个声像档案管理制度已于2000年出台、第一个电子文件管理制度于2003年出台；之后，吉林大学、南京大学、武汉大学等高校也相继出台了声像档案或电子文件管理制度。而且，各高校在实践方面也开展了有益的探讨。2006年，武汉大学档案馆将电子文件管理工作付诸了实践，通过校长办公室等部门的协助，将学校各类公文的电子文件收集后，建立数据库集中管理并提供网上查询利用。在武汉大学档案馆网站上的现行文件查询中心，可以检索到2000—2008年继续教育、本科教育、留学生教育等各层次教字公文目录信息共2160余条，内容涉及教学评估、学生学籍管理、教学基地建设、教学成果奖评选、学科专业建设、学生就业分配等教学管理工作各个环节，丰富了馆藏教学档案资源类型，也为教学档案的利用提供了便利。

    二、深化教学档案管理工作的措施

    在现有的基础上，要想进一步深化教学档案管理工作，必须紧跟时代步伐，加快教学档案数字化建设，加大教学档案信息开发力度，同时还要加强档案部门和立卷单位的协作与沟通。

    （一）加快教学档案数字化建设进程

    数字档案馆建设是国家档案事业发展的宏观要求，也是高等学校建设“数字化校园”的必然要求。教学档案是高校档案的主体、核心和重点，应加快高校教学档案数字化建设进程，实现教学档案管理现代化。

    第一，加强档案数字资源收集工作，为建设数字档案馆打好基础。首先要积极开展教学档案电子文件收集工作。随着数字化校园建设强力推进，高校将逐步实现办公自动化、网络化，在纸质文件产生的同时将产生大量的电子文件。高校档案部门应督促和指导教学档案立卷单位及时收集、归档这些电子文件，并对其进行集中管理、保存以及提供利用，推动教学档案全文数字化管理工作，提高教学档案完整性，丰富其资源类型。其次，应推动教学管理系统与档案部门教学档案管理系统对接，加强校内各类数字化教学管理信息的收集。为实现高效管理，高校各教学管理部门基本上都建立了相应的管理系统，如本科生、研究生教学管理系统等，以实现教学管理工作的信息化，系统内存储和管理了大量的教学信息。随着校园办公自动化、一体化工作的推进，应采取切实可行的方式将现有的教学管理系统与教学档案管理系统进行数据对接，将必要的教学信息充实到教学档案管理系统中来，这既能推进学校教学档案信息资源建设，促进教学信息共享，又能方便教学档案利用，提高工作效率。

    第二，开展教学档案全文数字化扫描工作。教学档案全文数字化是数字档案馆建设的必然要求，它能提供更为方便和高效的信息存储、管理和利用模式。在自动化办公方式普及到高校之前，高校档案馆已经接收并保管了大量的纸质教学档案。为适应数字化管理需要，应尽快对纸质教学档案进行全文数字化扫描，以满足管理、利用、编研等各项工作需要。另外，将纸质教学档案进行全文数字化扫描，也可以在一定程度上缓解教学档案保存利用和档案载体老化这一矛盾。档案载体的老化无时无刻不在进行，再加上利用频繁和温湿度的影响，教学档案老化和破损进度会加快，最后便会失去利用价值，难以达到永久或长期保存的目标。对教学档案进行全文数字化扫描后，数字化全文可以高效满足利用工作需要、大幅度减少纸质档案利用频率，减缓纸质档案老化，有利于教学档案长期保存。因2000年以前的学籍档案使用蓝色油墨现象较普遍、油墨扩散或变淡导致字迹模糊较严重，武汉大学档案馆于2008年首先开展了教学档案的数字化工作，同时还计划在将来积极创造条件，有计划、分步骤地对全部馆藏档案进行数字化处理。

    （二）加大教学档案信息资源开发力度

    档案的生命在于其有用性，保存档案的目的在于利用。学校档案馆、教学管理部门、教学单位都应该积极开发教学档案资源，主动为本部门和学校的各项工作提供服务。

    学校档案部门应围绕学校当前的中心工作，利用教学档案集中统一管理的优势，加大对教学档案信息资源开发力度，对教学档案这一丰富的资源宝藏深度挖掘，将其从静态的库存资源转换为活态的信息资源，发挥档案在教学评估、科研评奖、重大活动、编修教育史志等工作中的参考、凭证作用，提供丰富的档案编研成果供学校、师生和社会利用。

    教学档案立卷单位也可以针对自身利用需求，开发本部门教学档案信息资源。教学档案形成于教学管理及实践之中，又服务于教学管理和实践。在实际工作中，我们发现，档案如果能服务于本部门工作，各部门归档积极性就会高涨。很多学院都反映，正是由于档案工作为学院教学评估工作的顺利开展提供了大力的帮助，他们才有积极性将本单位档案工作进一步做好、做规范。反之，如果教学档案不能被合理利用，立卷部门做好档案工作的积极性就会大打折扣，归档工作难以开展。

    （三）增强分工协作意识，加强业务指导沟通

    教学管理工作环节多、协作性强，教学档案数量大、内容繁杂，导致立卷难度大、归档工作量也大，而且，教学管理工作和教学工作经常会面临一些改革和调整，工作内容的变化又会引起归档材料的变化和归档方法的调整。在这种情况下，想要做好归档工作，应加强档案部门和立卷单位之间的沟通，同时，教学管理部门在协同工作之时，也应考虑到教学档案归档工作的归属。档案部门和立卷单位之间的沟通加强了，档案馆指导人员就可以及时掌握立卷单位的特殊情况、调整指导方法，协商制定既符合学校档案工作规定又兼顾立卷部门工作实际的归档措施，协助立卷部门圆满完成立卷工作。教学档案立卷部门之间协调好了，就能尽量避免归档工作脱节和档案材料丢失的现象，保证教学档案的完整性。

    （四）强化载体观念，推动多样化载体档案的收集教学管理活动和教学活动的形式是多样的，因而记录活动的档案载体也应该是多样的，多样化载体的教学档案才能真实确切地反应多样性教学和管理活动的全貌。从目前的实际工作看，纸质档案可能在较长一个阶段内仍然是最主要的载体类型，但是随着电脑、各类教学管理系统、各类数码设备的应用，电子照片（图片）、光盘以及实物等档案数量会越来越多。学校档案部门和教学档案立卷部门应深化认识，增强档案载体多样化观念，在收集纸质档案的同时，还应广泛收集教学档案电子文件、记录教学和管理工作的声像档案、实物档案，用文字、图像、照片等各种形式的历史记录保存学校教学和管理活动的全貌。只有现在的收集和归档工作做到位了，才能保证将来有档可查。

    在实际工作中，各高校应逐步完善相关管理制度，在全校范围内强调多样化载体档案的收集和归档的必要性、重要性，明确收集、归档范围和方法，并加强科学管理，使多样化载体教学档案的归档工作如纸质教学档案工作一样深入人心、得到重视。

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