秦然

    档案业务监督指导工作是档案事业的重要组成部分，是档案行政管理部门的重要职能之一。《档案法》规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”档案业务的监督指导是《档案法》赋予档案行政管理部门的职责和权利，也是高校档案馆履行其行政管理的主要手段。本文结合武汉大学档案业务监督指导工作的实际情况，就档案业务监督指导工作的特点、存在的困惑以及应对之策，作出了一些思考。

    一、档案业务监督指导的特点

    武汉大学早在2001年就实行了部门立卷制度，即严格实行文件材料形成部门立卷归档制度，全校各党政管理部门、直属单位和各学院均为立卷单位。基于全国综合性大学和四校合并的特点，武汉大学档案业务监督指导工作呈现出以下特点：

    （一）指导立卷单位和人员的数目众多。武汉大学档案业务监督指导的立卷单位和人员数目众多。截止2009年底，武汉大学共有90个立卷单位，包括12个行政单位、19个党群部门、36个学院、22个直属单位和1个后勤部门，90名兼职档案员和190名立卷员。由于工作性质和内容的不同，各单位立卷员数目不等，例如学校党委办公室只设一名档案人员，学校国际交流部设1名兼职档案员和17名立卷员。

    （二）指导立卷归档文件材料类型全面。根据文件材料所反映的内容和问题，指导各部门归档文件材料科学、正确地分类，是档案业务监督指导的一个重要环节。根据《高等学校档案实体分类法》的分类标准，武汉大学立卷归档的文件材料类型齐全，包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类、声像类合计12个一级类目、54个二级类目和24个三级类目。

    （三）档案业务监督指导的环节繁琐。档案业务监督指导工作的环节众多、过程琐碎，档案馆监督指导人员要全程参与、监督和指导各部门文件材料立卷归档的每一个环节。据笔者统计，武汉大学档案业务监督指导工作的全部过程包括文件材料的收集和预立卷、整理、数据录入、案卷装订进盒和编写立卷说明、档案移交接收5个阶段，督促立卷人员及时收集待归档文件材料、和立卷人员一起对每份文件材料作归档和进馆鉴定、审查归档材料的齐全完整性和系统性、督促遗漏文件材料的收集等26个环节。

    二、档案业务监督指导存在的困惑

    （一）立卷部门对档案工作的认识不高，重视不够目前，武汉大学一些立卷部门对档案工作的认识还不高，重视程度还不够，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，使档案业务监督指导工作存在很大难度，具体表现如下：

    1.对档案工作认识不高。少数单位对学校档案馆的服务利用功能认识不够，对档案实行集中统一管理的基本原则认识不足，出于工作方便或者知识产权的考虑而不愿意及时向档案馆移交档案；认为档案部门是贮存破旧资料的地方，认为没有使用价值的材料才向档案馆移交；个别单位把重要的文件材料积压多年不立卷归档，特别是合校以前的文件材料，督促收集工作的难度更大。

    2.对档案工作重视不够。首先，个别单位虽然把档案工作列入分管领导职责范围，但没有把档案工作列入单位工作计划和领导议事日程，没有把文件材料的立卷归档作为一个常规性的工作来抓，没有养成平时日积月累收集整理归档文件材料的习惯，出现归档时重要的文件材料无法找到的情况，增加了督促收集工作的难度；其次，个别单位虽然把档案工作列入了单位工作计划，但没有做到日常工作与档案管理工作的“四同步”，没有制订配套的档案工作规章制度，在布置、检查、总结、验收各项工作时，没有同时布置、检查、总结、验收档案工作。例如，学校的科研管理部门还没有实行科研管理工作与科研档案管理工作的“四同步”管理制度，导致科研档案业务监督指导缺乏行之有效的制约手段，增加了督促收集科研文件材料工作的难度。

    （二）档案人员队伍不稳定，结构不合理

    武汉大学档案人员队伍不稳定，是档案业务监督指导存在的主要困惑之一，主要表现在以下三个方面：

    1.档案人员兼职过多。基于成本效益、编制等因素，学校各立卷部门的档案人员往往是身兼数职，公务缠身。一则档案员或立卷员难以保证有足够的时间从事档案工作；二则档案业务指导工作不能正常开展。档案业务监督指导工作者在对兼职档案员或立卷员进行指导时经常出现被其临时性工作打断的现象，需要不时停下来等待立卷人员处理完当时的工作；立卷人员由于随时有工作要处理，也不能静下心来接受档案业务的指导，在一定程度上影响了档案工作和档案业务指导工作的正常开展。

    2.档案人员变动频繁。学校各立卷部门档案人员普遍变动频繁，影响了档案业务指导的效果，主要表现为：一是档案人员的工作调动；二是安排接近退休人员立卷；三是安排工勤人员或勤工助学的学生立卷。一则工勤人员和勤工助学的学生不了解立卷部门整个工作的运转流程，对文件材料的收集难以把握；二则这些人员流动太快，增加了档案业务监督指导的频率，影响了立卷部门档案工作的连续性和业务指导效果。

    3.档案人员素质不高。有些立卷部门在选配档案人员时出现主观随意性，没有考虑档案工作的特殊性和对工作人员的特殊要求，任用那些年龄偏大、学历较低的人员担任档案人员，有的部门甚至聘用合同工从事档案工作。这些人员素质参差不齐，对档案工作毫不了解，难以接受档案业务指导，效果也很不理想。

    （三）归档鉴定不易把握，考虑内容复杂，存在主观因素归档鉴定是文件材料转化为档案的鉴定，归档鉴定工作主要解决以下问题：鉴别文件材料有无保存价值，从而确定文件材料的取舍，剔出无保存价值的文件材料，把有价值的文件材料进行归档，即确定文件材料是否归档的过程；判定归档文件材料价值的大小，据以确定保管期限的长短，对每个归档的文件材料划出保管期限。（档案鉴定标准及应注意的问题，，2007—9—22）文件材料的归档鉴定是档案业务监督指导工作中最重要和关键性的环节，此部分的工作量最大，难度也最大。主要表现在以下几点：

    1.标准难以把握。文件材料的归档鉴定虽然有一定的原则和标准可循，包括思想原则和工作原则、内容标准、年龄标准、职能标准、效益标准和文件名称标准，但这些都偏重于理论分析和一般原则，在实际文件材料归档鉴定中不易把握。例如文书档案，其内容庞杂，涉及面广，价值不易确定，在鉴定时困难较大。

    2.考虑内容复杂。我们在实际的归档鉴定工作中要综合考虑文件材料的各种价值，既要考虑现实价值，又要考虑长远价值；既要考虑内容标准，又要考虑文件名称标准和效益标准；既要考虑是否归档，又要考虑给其定制合适的保管期限；既要考虑文件材料的价值，又要考虑馆藏资源的优化问题。所以档案业务监督指导工作者在进行文件材料的归档鉴定时，要综合考虑各方面的内容。

    3.存在主观因素。对于同一份文件材料，不同的档案工作者进行归档鉴定，可能有不同的处理结果。这与鉴定人对档案内在价值认识和理解的差异、对档案整理标准与尺度不一致、对文件材料涉及内容了解的程度、知识结构的不同、鉴定标准不同有着很大的关系，所以，文件材料的归档鉴定存在一定的主观因素。

    （四）文件材料收集不够齐全，归档不够完整

    文件材料归档的齐全完整与否不仅切实关系到整个档案资源的建设问题，而且关系到学校各部门和社会对档案的利用问题。目前，高校部门文件材料归档不够齐全和完整的现象依然存在，这是很多立卷部门共同存在的问题，也是档案业务监督指导工作中存在的主要困惑。武汉大学部门文件材料归档不够齐全和完整，主要表现在以下两点：

    1.具体问题的文件材料收集不够齐全。一些立卷部门平时只注意对红头文件材料的收集、整理，而忽略了其相应过程材料的收集归档；只注意文书档案材料管理，而忽略了业务档案材料收集整理。例如，有的文件材料有请示，无批复，有结论、缺过程；有正文，无附件。例如，各院系归档的本科毕业生注册卡片档案材料，往往缺少中途退学、肄业、出国、转专业学生的注册卡片。

    2.归档范围所列问题归档不够完整。有些立卷部门对于属于归档范围的内容和问题，归档不全，只把部分内容和问题的文件材料收集归档，而其他一些重要问题的文件材料不归档，不向档案馆移交。例如，学校关于举办大型活动的声像材料、科研项目研究实验阶段的文件材料目前还未归档。

    三、对策

    （一）提高重视程度，提升认识水平

    各立卷单位高度重视档案工作，是做好档案工作的前提。如何提高各立卷部门对档案工作的重视程度，提升对档案重要性的认识水平？笔者认为，应该从以下两个方面来解决：

    1.加强沟通和交流，提高认识。做好立卷部门档案人员立卷归档的思想工作，是档案业务监督指导工作中的一个重要内容。档案业务监督指导工作者要建立和全校各立卷部门的联系网络，加强和各立卷部门档案人员的沟通和交流，要使他们从思想上真正提高对学校档案工作重要性的认识，提高对学校档案馆服务利用功能的认识，提高对档案实行集中统一管理基本原则的认识；使各立卷部门的档案工作由被动变主动，增强档案工作的责任心，及时完整地向档案馆移交档案。

    2.加强档案宣传力度，依法治档。一则档案馆要利用各种有效载体抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，扩大档案工作的影响力，使各立卷部门干部职工充分认识档案工作的重要性，落实好依法治档的工作机制，对违反《档案法》的人和事，要依照《档案法》的相关条文严格处理，以维护档案工作的严肃性；二则档案馆要主动抓好档案工作的宣传，采取展板、讲座、会议等多种形式宣传档案工作，要让全校都认识到档案工作的重要性，使他们自觉支持档案工作。

    （二）强化人员队伍，健全管理机制

    1.稳定档案人员队伍。稳定各立卷部门档案人员队伍，学校档案馆要做到以下几点：一是争取各级各部门领导的重视，进一步支持、关心档案工作，提高档案人员的地位、待遇，为他们提供良好的发展平台，使他们能安心本职工作；二是建议各立卷部门适当减少档案人员的兼职，保证档案人员有充足的时间完成档案工作任务；三是实行奖励激励机制，调动各立卷部门档案人员积极性，对那些求真务实、踏实肯干、思想素质好、工作能力强的同志实行奖励；四是加强全校各立卷部门档案人员实际工作经验的交流，使他们体会到平凡的档案工作也能做出成绩，起到影响学校发展的作用，因而热爱档案工作，稳定档案人员队伍。

    2.加强档案人员培训。要进一步提高各立卷部门档案人员的政治和业务水平、增强现代化意识、提高综合素质。一方面，档案馆要有重点、定期地开展多种形式的档案业务知识的培训、学习和交流活动，使档案人员不断地学习档案管理的各种理论知识，掌握档案业务的新理论、新知识和新技能，增强全校专兼职档案员的档案工作意识，努力提高档案管理水平；另一方面，学校要搞好继续教育，提高档案人员的综合能力和综合素质，适应新时期对档案管理工作的新要求。

    3.督导档案人员选用。《高等学校档案管理办法》第二章第十一条明确规定：高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。学校档案馆应该严格按照档案法律法规的要求，在各立卷单位任用档案人员时履行指导监督的职责，强调对档案人员的要求，要选择那些管理和学习能力强、综合素质高、具备档案专业知识和素养、全面了解本单位各项工作运转和文件材料形成规律的人员作为档案管理工作者。

    （三）细化归档流程，完善规章制度

    针对档案业务监督指导单位和人员数目多、文件材料类型多、指导立卷归档环节多的特点，特别是立卷部门档案队伍不稳定、结构不合理的问题。笔者认为，档案馆必须加强档案工作规章制度建设，制订详实、具体和规范的档案管理办法。一则可以使档案业务监督指导有规可依，减轻档案业务监督指导对象和内容繁琐的压力，二则可以使各立卷部门档案工作有据可循，减少因档案人员变动对档案工作带来的影响。加强武汉大学档案工作规章制度建设，应该做到以下几点：

    1.细化流程，便于执行。首先要制定出科学的、切实可行的档案工作制度，特别是归档制度，既要体现档案工作的基本原则，又要符合本单位实际；有关规定必须明确、具体，便于执行。笔者认为，对于档案馆已经制订的《教学、科研等类文件材料立卷归档流程》、《文书类文件材料立卷归档流程》、《各院、系毕业本科生成绩单、学籍卡归档流程》、《研究生学位论文及评审材料立卷归档操作流程》等各种操作规范，还要作进一步的细化，力求包括所有整理归档环节和注意事项，便于各部门遵照执行。

    2.补充类型，确保全面。要保证档案业务监督指导和立卷部门档案工作有规可依，顺利开展，档案馆必须制订类型全面的档案管理办法。目前，档案馆制订了武汉大学声像档案管理办法、档案管理考核办法、电子文件归档管理暂行办法等。笔者认为，还应该特别加强科研档案管理办法、教学档案管理办法、基建档案管理办法、出版档案管理办法、设备档案管理办法等规章制度的制订工作。

    3.调查研究，适时完善。档案业务监督指导人员应多深入实际，了解和掌握各立卷部门的真实情况，对调查中发现的问题进行分类研究，并对照检查档案规章体系和规范，适时予以充实和完善，为开展档案业务监督指导工作提供法律法规保障。

    （四）科学制定范围，归档有据可循

    文件材料归档范围和保管期限表的制定工作和文件材料的归档鉴定工作是紧密联系的一个整体，制定各部门文件材料归档范围和保管期限表的工作其实就是给文件材料作归档鉴定的过程，文件材料归档范围和保管期限表是文件材料归档鉴定结果的表现形式。做好了各立卷部门文件材料归档范围和保管期限的制定工作，一则可以减轻档案业务监督指导中归档鉴定的压力，使归档鉴定有着更为直观的依据；二则它是各部门齐全完整地收集文件材料的内容依据。做好武汉大学各立卷部门文件材料归档范围和保管期限表的制定工作，必须遵循和采取以下四个方面的要求和做法：

    1.讲究方法，力求科学。首先，对于《高等学校档案管理办法》中关于党群、行政等十一大类文件材料归档范围的规定，我们必须严格遵照执行；其次，应由各立卷部门领导、专兼职档案员、档案业务监督指导人员共同划定归档范围，我们在确定归档范围之前，要深入本校各部门，请各部门档案员将本部门工作活动中形成的各类文件材料就其性质、种类、载体等列出清单，接着档案业务监督指导人员同部门领导、档案员共同研究确定本部门归档范围。这样确定的归档范围条款更加详细和具体，更适合立卷部门实际情况，更加科学。

    2.及时调整，切实合理。各立卷部门文件材料归档范围和保管期限表制定完成后并不是一成不变的，档案业务监督指导工作者必须根据实际情况对它进行适当的调整。第一，立卷部门职能发生了变化，其形成文件材料的内容也会发生变化，我们的归档范围必须随之作相应调整；第二，档案业务监督指导工作者在文件材料归档鉴定中发现还有重要文件的内容不在归档范围表之列，要对其进行适当的增补，避免以后有价值的文件材料被遗漏归档；第三，对于列入归档范围的档案文件，根据其凭证作用、查考价值的大小和其发挥作用时间的长短，对于原保管期限判定过低或过高的要进行调整。

    3.确保特色，优化馆藏。我们在制订各立卷部门文件材料归档范围和保管期限表时，必须确保高校特色档案的归档，要优化馆藏，形成有特色的馆藏结构体系，以建立内容丰富、结构合理的馆藏体系为目标。武汉大学是百年历史名校，名师荟萃，英才云集，科研实力雄厚，成就卓著，我们的馆藏档案如何反映这一特色，我们在制定归档范围时必须考虑到这个问题。例如：学校研究生院遴选博士生指导教师的材料中包含大量高水平的科研成果和专著，这些科研成果能够反映我们学校教授的教学、科研水平和实力。虽然，这部分材料数量非常大，需要占据档案馆大量的库房空间，但从武汉大学档案事业可持续发展的角度出发，我们在制定归档范围时，一定要包含这部分材料的内容。

    （五）采取督促措施，确保齐全完整

    1.提前介入，确保归档完整。确保各立卷部门文件材料收集齐全，归档完整，档案业务监督指导的工作必须在立卷部门收集文件材料之前提前介入。一项工作从它一开始就在形成档案，档案业务指导在工作的开始就介入，不但能熟悉工作的全过程，了解工作中档案资料的形成过程，而且有利于加强对档案材料收集的监督和指导，确保整理后的档案材料更能反映工作的原貌，提高档案的使用价值。

    2.多方对照，确保收集齐全。档案业务监督指导工作者在审查立卷部门当年形成文件材料归档是否齐全和完整的过程中，需要通过与以下六个方面的内容相对照，才能够查漏补缺，确保部门文件材料归档齐全和完整：一是与部门文件材料立卷归档范围和保管期限表相对照；二是与立卷部门的主要职能活动内容相对照；三是与立卷部门该年度工作计划和年终工作总结内容相对照；四是与立卷部门历年向学校档案馆移交档案的案卷移交目录内容相对照；五是与立卷部门当年主办的重大活动或突发性重要事件内容相对照；六是与每个问题的具体过程和环节相对照。

    3.密切关注，掌握部门动态。档案业务监督指导工作者必须密切关注学校各立卷部门的工作动态，掌握各立卷部门重大活动、重大事件的信息，通过浏览学校新闻网、各立卷部门网站首页、阅读学校各职能部门公文、学校各种简报等来了解各立卷部门工作动态，做好记录，及时督促立卷部门收集齐全重要活动形成的文件材料，确保归档齐全和完整。

    4.深入实际，协助部门管理。档案业务监督指导工作者要协助各立卷部门制订档案工作规章制度，研究并掌握各种材料的形成规律，采取切实有效的措施，强化立卷部门文件材料形成、积累中的薄弱和关键环节；以有关活动的规则、标准为依据，检查归档材料的形成、积累状况，确保归档材料齐全完整和系统。

    （六）深化档案考核，提高业务指导

    学校应该把对立卷部门的档案管理考核作为一个长效机制，从而强化和提高档案业务监督指导的效果，以加快学校档案工作建设步伐。开展档案管理考核工作，需要对档案工作开展好的部门进行通报表扬，对存在问题的部门要求进行整改，鼓励先进，促进落后。对优秀的部门采用每年进行一次自查自评、每两年进行一次检查的方法加以巩固，防止档案工作松懈；对存在具体困难的部门采用每年进行档案工作自查自评与档案工作抽查相结合的方法，加强沟通与交流，切实解决部门立卷归档过程中存在的各种问题，加强业务指导和培训；对于各部门在档案管理考核工作中对学校档案工作提出的建设性意见，我们要积极采纳，从而提高学校档案工作管理水平。做好立卷部门档案管理考核工作，笔者认为须要做到以下几点：

    1.准备充分，提高考核针对性。档案馆在档案管理考核之前应对被考核部门在档案工作中取得的成绩和存在的问题进行全面分析和梳理，作出各立卷部门档案工作情况统计表，突出问题，提出整改措施，使档案管理考核工作做到有的放矢，针对性强。例如，针对部分立卷部门文件材料归档不够完整的问题，考核组应把该部门历年的档案移交目录同该部门文件材料立卷归档范围表逐一进行对照，列出历年还没有移交给档案馆的文件材料内容和类型，用表格和文字的形式进行罗列，使考核组和被考核部门能够一目了然，提高考核针对性。

    2.狠抓落实，解决实际问题。档案管理考核的目的是要提高各立卷部门档案管理水平，所以我们在档案管理考核过程中要狠抓落实，解决各种实际问题，即使有些问题在检查过程中没有立即解决，但是必须提到相关部门领导的议事日程。例如：针对部分学院研究生学位档案材料归档不完整的问题，档案馆应该把这些学院记录下来，在档案管理考核过程中及时向研究生院反馈，便于研究生院在研究生学位管理工作过程中能够采取有效措施，进行调控，达到强令整改的目的。

    3.加强沟通，制定合理措施。部分文件材料按照教育部文件材料归档范围的要求是要向档案馆移交的，但是在立卷部门实际归档过程中又会遇到许多问题。例如有些文件材料在实际工作中需要经常使用和备查，或者文件内容在不断的变化等，基于这些情况，就存在这部分材料以什么形式移交、移交什么内容和什么时间移交的问题。这些具体问题都需要档案馆在档案管理考核过程中同立卷部门进行反复详细的沟通之后，再制定切实可行的解决方案，争取做到既遵守档案法规的要求，又不影响立卷部门日常工作的正常开展。

    参考文献

    ［1］郑政。新时期档案业务指导工作的思考与选择。四川档案，2007（6）

    ［2］张秀芳，唐英琴。浅谈档案人员的监督和指导职能。陕西档案，2003（5）

    ［3］档案鉴定标准及应注意的问题， ，2007-9-22

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