罗伟昌

    高校档案作为一种重要的信息资源，在高校的教学科研和管理工作中发挥着不可替代的作用，它不仅具有记录学校历史、传承学校文化的功能，而且也可以为学校的决策制定提供经验支持和参考意见。因此，档案工作便成为高校管理工作的重要一环，特别是《高等学校档案管理办法》的颁布实施，给高校档案工作带来了新的发展机遇。在新形势下，如何进一步加强我校档案工作管理，以便更好的服务于高校的发展？笔者认为关键在于提高全校师生特别是档案工作者的档案意识，使其能及时发现并正确处理日常工作中产生的具有重大价值的档案，以确保重要档案能得到完整保存和有效利用。

    正是基于以上考虑，本文将结合我校档案意识的现状，分析如何提高全体师生以及档案工作者的档案意识，并探讨为什么要提高全校的档案意识，以及档案意识对于学校发展的重大作用。

    一、档案与档案意识

    档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，它是人类文化、文明的记录与物质承载体。高校档案则是高校在教学、科研以及管理工作中直接或间接形成的各种有价值的历史资料。相应地，武汉大学档案主要是自武汉大学建校以来所形成的各种重要历史资料，它是学校历史发展轨迹的记录，也是学校文化沉淀和珍贵的文化财富，真实地记载着学校发展的历史轨迹，全面地反映学校办学特色、管理风格、教学科研与人才培育成效等各个方面。如此重要和珍贵的学校档案是如何形成的，又是如何得以长期保存的，并不是我校的每一个的师生都关注和知晓的，然而正是这种不关注、不知晓导致部分重要的档案不能及时得以保存，使我们难以全面了解我校的过去，对学校的某些重大历史事件认识有偏差，甚至产生误读历史的后果。

    为使全校的师生特别是教学科研管理人员能知晓档案的重要性，普及和提高档案意识至关重要。那么，什么是档案意识呢？档案意识就是指人们对档案的性质和价值的认识水平和鉴别能力，它在一定的条件下，能够对档案与档案工作的发展进程起到积极的推动作用。档案意识的特点，主要在于它不是简单地、消极地反映档案与档案工作，而是能以档案与档案工作规律为基础，提出一定的理论观点或目标计划，以指导人们更好地开展档案工作。只有具备基本的档案意识，才可能对档案有所重视，也才可能在日常的工作中知晓档案形成阶段就需要保存档案，档案加工阶段需要鉴别档案，档案保存阶段需要档案分类。所以，档案工作人员没有档案意识，档案就得不到有效的保存；档案形成人员没有档案意识，档案就不可能有效全面的收集；档案利用人员没有档案意识，档案就不可能获得其存在的价值。可以说，提高全校师生的档案意识对于档案工作来说是势在必行的一件事情。特别是对我校而言，档案工作者和教学科研管理人员的档案意识都有待进一步提高，以使我校的档案工作能上一个台阶。

    二、我校师生员工的档案意识及现状

    我校自1987年档案馆成立以来，特别是通过近几年档案工作考核检查，全校档案意识得到逐步的提高。每一年分别就各立卷单位的领导重视情况、各单位文件材料立卷归档的及时性、各立卷单位档案归档的完整性和目录网上归档情况等重点进行检查。通过检查，各单位的档案意识得到普遍加强，相应都建立了具体的部门档案工作实施细则和档案人员岗位职责，立卷归档基本及时、完整，各单位基本能够把反映本单位主要职能所产生的文件材料收集齐全、完整，确保了文件材料立卷归档的系统和规范。然而在取得以上成绩的同时，我校的档案工作仍然存在着很严重的问题，在档案意识方面主要表现在以下三个方面：

    （一）专兼职档案工作人员的档案意识不强。目前我校的档案人员普遍认为：档案工作无法得到领导重视，档案部门是非常清贫的部门，档案职业人员的待遇总是较低。这些又被看作是学校领导者档案意识不强的结果，其实这在很大程度上源于我们档案工作人员对档案的认识不到位，源于我们自己对环境、系统、任务、目的等因素认识上的不到位。事实上，学校的档案很重要，但档案人员不一定很重要；档案工作在学校的发展中很重要，但学校的重要工作并不仅仅只有档案工作，档案工作不是中心工作；档案工作的专业性很强，但档案工作的职业准入门槛并不高（有人认为，能识字、有责任心、政治上可靠就可以从事档案工作）。正如一位网友所说：我们曾信誓旦旦地说我们是人类历史的守护神，但我们不了解人类历史是如何保留的；我们也热切期望我们能成为未来信息领域的主导者，却不能对所管理的信息内容进行充分的了解。因此，在工作中把保管档案当成了工作的全部，把职能部门和学生的查阅当成了利用的全部。

    （二）教学档案形成人员的档案意识不强。目前，日常的教学档案收集、整理、归档、分类管理与资料信息共享，教学档案的信息化、网络化、体系化建设，教学管理部门与专业院系教学档案信息的互通与共享，都越来越广泛，单一的孤立部门的教学档案已经不复存在，不同教学院系之间的教学档案信息的相互关联在深度和广度上都今非昔比。因此，日益重要的教学档案建设使教学档案形成人员的档案意识也随之提高。但是，我们大多数教学秘书仍然没有转变观念，认为本部门的档案材料由本部门保管就行了，用不着移交学校档案馆（室）保存归档，因而不愿将本部门的一些重要的文件资料移交出去，认为自己保存使用时更方便。有些教学秘书更多地注意到对关系学校和院系发展的各种红头文件的收集，而忽略了一些能反映重大教学活动的教学档案。比如，教师在从事有关教学活动中形成的资料、学术活动的情况报告、在校外出版和发表的各种论著、论文等都是很有价值的档案材料，但我们的教学秘书尚未明确意识到这些材料的宝贵。有些教师认为在教学活动中形成的具有保存价值的文字、图表和音像等有关教学材料是个人劳动的成果，一般由本人自行保管，没必要把它们收集上交。

    （三）科研档案形成人员的档案意识不强。高校的科技人员是科技文件材料形成、积累最基础最重要的工作人员，并自始至终贯穿于整个科技工作。在科研进程中形成的科技文件材料的准确性、系统性和完整性，由于专业性非常强，档案人员很难通过直接检查的方法判断文件数据和有关问题的正确性。科技文件材料的形成、积累工作，档案人员是无法替代的；同时，科技人员最熟悉自己形成文件材料的技术内容以及文件之间的因果关系，由他们自己整理、归档，才能保证档案质量。因此，科技人员对待档案工作的认识和态度，即档案意识的强弱，直接关系着科技档案的内在质量。高校科技人员是科技工作的主力军，由于种种原因，普遍存在着重视成果申报，忽视科技档案工作的现象，严重影响了科技档案的质量。

    造成这种现象的原因主要有以下三个方面：其一，科技成果是科技人员劳动的结晶，并为之付出大量的心血，因此科技人员对科技成果倍加珍惜，认为放在档案馆不利于课题的进一步研究，不如自己保管起来方便，或者以关键技术资料保密为借口，不愿意或不把科技过程中积累的应该归档的材料上交，并对自己的科技成果放在档案室能否得到有效保护存在疑虑。其二，归档工作必然给科技人员带来一定麻烦，并要付出一定的劳动和时间。因此，科技人员会忙于眼前的工作，而忽视建档工作，即使归档其文件材料也往往出现遗漏、断续、丢失等现象，造成先天不足。其三，科技人员对科技进程中积累形成的原始记录，如原始试验数据、试验过程、结论、计算等材料不注意保存，随处摆放。档案部门追要起来，就像挤牙膏似的，要一点，给一点，以应付为主。使得科技档案普遍存在着两头重、中间轻的现象，即项目立项、鉴定材料比较完整，而真正的科技原始记录材料缺乏。另外，在市场经济下，高校的科技体制发生了根本变化，横向课题的日益增多以及国家下达课题渠道的多样化，使科技人员拿到经费的渠道相对比较复杂，手续相对简单。这就造成了相当一部分的优秀科技论文、著作及科技项目（课题）材料流失，这实际是对科技劳动的最大浪费，实在可惜。因此，加强科技档案形成人员的档案意识非常重要。

    三、我校档案意识的提高途径

    面对上文提到的我校档案工作者以及教学科研管理等行政人员档案意识欠缺的现状，提高档案意识已经是现阶段档案工作的重要一环，那么在当前的信息化时代，如何提高我校的档案意识，如何使我校的档案意识能适应高校快速发展的需要，本文将提出以下四条途径：

    （一）加大宣传力度，提高档案意识。宣传不仅仅是宣传档案的重要性，在学校中心工作发展中所做出的贡献，在提升校园文化中展现的实力，要及时、反复的宣传。1.增强领导者的档案意识是搞好高校档案工作的关键。只有受到领导的重视和支持，档案事业才能迅速发展。领导者的档案意识提高了，就能够站在时代的高度，用战略的眼光从跨世纪的角度来对待档案管理工作。一个具有强烈档案意识的高校领导群体，就会把学校档案工作列入学校的议事日程，加大档案管理经费的投入，改善档案工作条件和工作环境，注意档案机构的合理设置；就会认真布置、随时检查和总结档案工作情况；还会改变教职工的考核制度，把各项工作的文件材料的形成、积累、整理、立卷工作的好坏，作为对有关单位和个人进行考核、晋升、奖励的依据之一。这样，一个高校的各项管理工作就会与时俱进，适合高校工作的改革与发展。2.高校档案的形成者是维护档案完整与安全的保证，所以提高他们的档案意识是非常重要的。高校档案形成者档案意识的高低，从质上看取决于他们对高校档案和档案工作认识的程度。所以档案管理部门要加大宣传力度，让他们了解到高校档案和档案工作的各个方面，比如要让档案的形成者充分认识到档案的查考凭证作用。只有他们意识到这一点，才能在档案的形成过程中，注意维护档案内容的真实性和完整性，从而确保档案的数量和质量，丰富馆藏，还能给档案管理人员减轻一部分繁重的整理任务，使得业务工作顺利进行。同时，对档案形成者的宣传还要注重多样性。因为档案形成者涉及到高校的各个行政部门和教学系部，只有档案宣传形式多种多样，才能满足不同阶层的需要。比如：针对很多档案原件多为孤本，而且珍贵的特点，可以采取开辟档案阅览室的形式，这样既可以在最佳的利用环境中最大限度地保护档案原件，又能便于利用者查阅档案，传播档案信息，从而提高档案的周转率和利用率。

    （二）不断更新观念，提高档案意识。长期以来，高校教职工都认为高校档案馆（室）是十分神秘的，虽然一系列的政策法律为档案工作的开放提供了各种保障，但在实际工作中，高校档案工作的开放程度和教职工利用的期望值还是有一定的距离。再加上教职工的档案意识薄弱和较为繁琐的查档借阅手续，很少有人愿意去查档并及时利用档案。久而久之，档案工作人员也就产生了一种惰性，抑制了自己的积极性和创造性思维，形成了一种你查我找的被动性思维方式。这种思维方式，使档案工作者养成了关在自己封闭的小圈子里的习惯。而在现在这个开放的社会，高校档案工作必须根据高校发展的需要，将封闭管理转为开放式管理，档案工作者也应树立时代感、责任感、紧迫感，树立开放的思想意识，从自我封闭的小圈子里走出来，摆脱等靠要的观念，变被动服务为主动向高校教学、科研、产业、管理等各方面服务，并为利用者营造一个良好的利用档案的环境。同时，档案工作者要大力开展档案宣传，与本校其他部门教职工搞好人际关系，积极与兄弟院校、社会接轨，以便更好地实现档案信息资源的交流与共享，充分实现高校档案的价值。

    （三）健全机制规范，提高档案意识。健全相关制度，是提高档案意识的重要环节，依法治档是档案工作发展的重要保证。合校以来，我校以参加纪念《中华人民共和国档案法》颁布15周年、20周年活动为契机，始终坚持依法管理档案工作的发展理念，认真开展了学习、宣传、贯彻落实档案法律法规的各项活动，增强了全员档案意识，档案管理机制更加健全。学校领导对档案工作一直高度重视，不仅在组织领导上明确了由一名副校长分管档案工作，成立了学校档案工作委员会，而且在档案馆的各项建设上，也给予了大力的支持。全校各立卷部门都有分管档案工作的领导，并配备了兼职档案员和立卷员，形成了一个以档案馆为中心、覆盖全校的档案工作网络。学校先后制定了《武汉大学档案管理办法》、《武汉大学档案实体分类实施办法》、《武汉大学档案管理考核办法》、《武汉大学电子文件归档管理办法》、《武汉大学著名人物档案管理办法》。档案馆修订、完善了《武汉大学各部门归档范围和保管期限》、《档案人员“四参加”制度》、《档案安全保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案库房管理制度》等一系列规章制度，并编印了《武汉大学档案工作法规与制度汇编》，下发全校各单位分管档案工作的领导和专（兼）职档案人员，实现了档案业务建设的标准化和规范化。

    （四）谋划档案工作业绩，提高档案意识。档案工作者要提高全校师生员工的档案意识，首先要自己行动起来，在现有条件的基础上，要做出看得见、摸得着的成绩。第一要自我定位准确，除了承载着管理保管功能，提高档案工作的管理水平外，重要的是要开发档案信息资源，提高学校的文化软实力和影响力，成为反映学校悠久办学历史和深厚文化底蕴的重要窗口。近期在现有的条件下，具体来说，可以采取以下措施：一、武汉大学历史文化名人众多，介绍书籍也多，但第一手档案资料的介绍没有，可利用现有的楼下走廊和馆藏档案资料，制作历史文化名人走廊，让全校师生和社会各界人士近距离感受大师的风采，感受档案的魅力。二、武汉大学自然风光和早期建筑国内一流，是中国最美丽的大学之一，可利用现有的会议室、馆长室制作武汉大学立体微缩景观图和武汉大学小型博物馆，让参观者看完历史文化名人，再到楼上观看武大自然风光；四周配武汉大学档案珍品和珍贵文物展，使参观者进一步感受档案的魅力；三、查阅室是档案馆对外服务的窗口，每年查阅5000人左右，目前展现的仅仅是规章制度，浪费了对外宣传机会，将现有的查阅室扩大一倍，布置成小型的专题展览室；四、增加在线服务能力和网络的宣传能力等等。

    四、提高档案意识，任重而道远

    我们深知，提高我校师生员工的档案意识不是一朝一夕的事情，而是一项长期的工作，需要贯彻在我校档案工作的各个环节，以逐渐提高全校师生的档案意识。我们也明白，正确的档案意识对于保障档案工作的有效性，服务学校建设发展方面都将发挥至关重要的作用。但是，档案意识的培养或者说养成，需要我们每一个武大人的努力，首先是学校领导干部带头，其次是档案工作人员的示范、推动，最终才能逐渐提高武汉大学全体师生的档案意识。

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