确定工作次序
确定工作次序有两个依据：根据紧急性或根据重要性。
要把主要精力放在可以获得最大回报的事情上，而别将时间花费在对成功无益或有很少益处的事情上。
生活是复杂的，每个人都有喜怒哀乐，都有亲朋好友，都忍受着无穷的琐事干扰。完全回避这些是不现实的，但是，对于一个想干事业的人来说，必须分清事情的主次，哪些是需要做的，哪些是不需要做的，哪些事关照一下就行，哪些事干脆应该放弃……从而为自己去做最重要的事留下充足的时间和最多的精力。否则你就是一个不能驾驭时间的人，并会因此而使自己的梦想成为泡影。
建议每一位有心人都能制定一份自己在一段时间里的详尽工作计划，并在每天结束前精确地安排第二天的工作。同时还要制定一份科学的休息时间表，从而保证自己的一生始终在精力充沛地从事最有意义的工作。
大多数人是根据紧急性来确定做事的优先次序的，所以他们会花很多时间去救火。
如果你是根据紧急性来确定做事的优先次序，可以分为三类：
必须今天做好；
应该在今天做好；
应该在某个时间做好，但是还不急。
假定你准备两个月内完成一项工作。明显的，你不会把这件工作列为第一类，因为还有两个月的期限。你可能会列入第二类，但也可能不会，因为还不太急迫。大多数的人会把它列在第三类，直到期限迫近时，你会发现很难找到专家来帮忙，而不能把这件工作做到你想要的详尽程度。你在心里责备自己，并且想下次一定要早点完成。但你下次还是犯同样的错误，因为到时候你会以同样的理由，把工作拖延到期限的最后几天。
一般来说，我们可以根据重要性来确定做事的优先次序，而以紧急性作为次要因素考虑。这需要拿出你的待办工作表，首先，从“这件工作是不是清楚地有助于达到我一生的目标或短期目标”这个问题，来检视某一项工作。如果是，就在前面打一个记号，然后按照你要去做的先后次序标上数字，标先后次序的时候要考虑两个因素：紧急性和时间效率。
时间效率只是一种评估方式，使我们认识到某一件工作虽然没有另一件工作重要，也没有紧急性，但是做这件工作获益很大，所用的时间也不多，则仍然是有很好的理由先办好它。例如，你一天最重要的工作是拟定一项报告，而需要花大半天的时间。但是你还有一些可以分给别人去做的小事，那么在开始草拟报告之前，用几分钟的时间把这些小事分配下去，被分配到的人就会有更多的时间去做了。这显然是很有道理的。
“先做重要事情”这项原则也有例外，你会发现不要在一天的开始做最重要的事情，而另分配一段时间，集中精神去做会更好。
在你把标有记号的工作项目编了优先次序之后，也同样的把比较不重要的事项编上优先次序，然后就努力按照次序去做。你已经有了一个工作计划了，你一天的“产量”将会比你做完了一件工作之后，再停下来为要做的事定优先次序要多得多。
老式的“效率专家”的时代早已经过去了。今天管理专家从“效力”来入手，而效力是一个含义更广、更有用的观念。
效率所重视的是做一件工作的最好方法。效力则重视时间的最佳利用——这可能包括或不包括做某一件工作。
例如，为了即将召开的一个会议，你有一份必须打电话通知的名单。如果你从效率观点来看，你就会想什么时候打电话给他们是最好的时机、是不是要把他们的名字放入自动拨号卡片上以节省时间、这张名单是否是最新的正确资料等等。但是如果你从效力观点来看，你就会问自己，打电话给这些人，是不是把时间做最佳的运用，你也许会考虑另一种联络方法；你也许会考虑把打电话的事派给别人做；或把会议完全取消掉，好把时间用在更有用的地方。
健全的时间管理，应该以效力优先，效率次之的观念为出发点。
运用好帕罗托法则
时间管理上有一个着名的“ABC优先顺序法”，就是在极有价值的那些项目旁边，标上大写的A字，在具有中等价值的项目旁边标上大写的B字，在价值较低的项目旁边标上大写的C字。对那些经常自我感觉疲劳的人，帮助他们的最好方法，就是要求他们不要再以做些C级事情来安慰自己。但是，有些人通常在放弃C级工作时总是犹豫不决。这样最好是把帕罗托法则介绍给他们。
在介绍之前，先请大家回答下面几个问题，从回答中你将得到重要的启发。
1.在接到80％的电话中，经常给你打电话的人占多少？
A.30％B.20％C.10％
2.在销售余额的80％中，从顾客那里来的收入占多少？
A.50％B.40％C.20％
3.你使用的档案有多少是从20％的档案中取出来的？
A.100％B.90％C.80％
4.在洗衣服的人中有多少是在集中洗自己全部衣物的20％？
A.30％B.50％C.80％
这几个问题，在国外曾经有人做过调查，比如美国的调查中得到的答案：1、2两个问题是20％，后两个问题的答案是80％。于是就有人在这两个答案中，发现了两者的密切关系。这种密切关系被发现者称为“帕罗托”法则。其内容是：“大体上，80％的价值是从20％的项目中获得的，而剩下20％的价值则是从80％的项目中产生的。”也就是说，只要集中时间和精力，用在自己所担任工作的20％，就可以取得80％的成果。
这位发现“80％比20％的法则”的帕罗托先生是意大利的贵族，也是瑞士洛桑大学的教授，是一位统计学专家，同时也是经济学家。他于1987年提过“在所有的人口中，个人的所得收入，应有一定的法则”的主张，这个主张经过发展，便产生了帕罗托分析法，也就是“80％比20％的法则”。
帕罗托认为，许多社会现象经过分析以后，就会发现有很多适合于这个“80％比20％的法则”。如果你是大工厂里的一个合格的商品推销员，就很容易理解和掌握这个原则。经过分析你会发现，自己销售额的80％，是来自于仅占全部客户的20％的那部分客户。假如自己所担负的客户有50家，那么，经常能固定购买你的商品的客户大约有10家左右。这样，你就必须把主要时间和精力用于同这10家客户的交往上，以确保你的销售额不致于下降。实际上，被人们称为最能干的商品推销员，他的秘诀就是常常去拜访这10家客户，并把交际费用的大部分花在这方面，以维持与他们建立起来的良好关系。
这个帕罗托法则向我们说明，在一份有10个项目的表格上，只要集中精力和时间完成其中两项，就可以取得80％的价值。也就是最大价值。所以，你要认真地挑选出两项，并把它们标上A，然后就去做。对于剩下的八项可以慢慢去做，因为做这八项工作所取得的价值，远远低于两个A级项目的价值。从日常生活中把一些重要的工作项目挑选出来，你就会因为专心致志地去完成高价值工作而感到愉快。这时你甚至非常乐意忽略其他具有较低价值的工作。
下面我们举些日常中经常遇到的事例给大家看一看。一般地说：
80％的销售量来自于20％的客户；
80％的产量来自于20％的生产线；
80％的病假是20％的工作人员请的；
80％的可用档案存在于20％的档案中；
80％的宴会只重复20％的食谱；
80％的垃圾只出现在20％的最常用区域；
80％的钱花费在20％的商品上；
80％的清洗工作只用在20％的常用衣服上；
80％的电视时间用来收看20％的你最喜欢的节目上；
80％的阅读时间用在20％的报刊上；
80％的电话是由20％的外人打出来的；
80％的外餐是在20％的你最喜欢的餐馆中进行的。
这些事例清楚地告诉我们，千万不要纠缠于低价值的活动上，而要把精力集中在20％的高价值活动上。所以，在工作时一定要牢牢记住这最有意义的20％。因为，我们手里的80％的成果，都是从这个20％中获得的。我们必须高度重视这20％，把最主要的精力和更多的时间都花在这20％上。如果把精力和时间从这20％上移开，去面面俱到地顾及所有的事情，必然会事倍功半，造成某种程度的损失。那些常常因感到时间不够用而烦恼的人，一定希望自己有更多的时间，并把这些时间用在更有意义的事情上。然而，想得到更多的时间并想做到有效地利用时间的人，就必须活用“80％比20％的法则”。
那么，最好在什么情况下拒绝C级活动呢？这是一个需要进一步说明的问题。要想为完成A级事项准备充分的时间，最好的方法之一，就是将那些你自认为意义很小而又浪费时间的C级事项减掉一些。C级事项一般来说都不是很重要，有的甚至是可做可不做的。所以应当把C级事项从工作日程表中抽列出来，不必浪费时间去处理这些事项，甚至可以养成不太喜欢做C级事项的习惯。要坚定地树立起一种观念，即绝不把C级事项摆在重要的位置上。如果能够做到这一点，那么就一定会给你的工作和生活带来许多愉快。
假如在你的工作日程表上，一项事情已经被列为C级项目中的优先项目，但是为了把它从心目中清除掉，你首先应当坚决从你的计划表上把这件事删掉。同时，只要你下决心再也不去干这件事，经过一段时间以后就会把这件事忘得一干二净。
这里特别需要提醒大家的是，在日常生活和工作中，要尽量避免使一个C级事项变成一种危机。有些事情，像给汽车加油，就可列为C级事项，并且可以稍微延迟办理，但是若拖得太久了就可能造成极大的危机。假如你的油箱里还有3／4的油料，你若去加油就没有太大的必要了，但是如果你的油箱里只剩1／4的油料，那么你就赶紧去加油，这样可减少你途中奔波加油的次数，避免浪费很多时间。假如你不这样，碰巧在行车中油箱空了，在附近又没有加油站，那么这时不但会给你带来时间上的巨大浪费，而且会使你异常烦恼。所以，为了让这些C级事项不变成一种危机，就一定要克服那种临时抱佛脚的习惯。中国有句“防患于未然”的古话，讲的就是这个道理。假如，当你身体非常强壮，毫无病痛，想不出自己身体究竟有什么问题时，就迟迟不去办理人身保险，这是不足为训的。或是平时不把换洗的衣服准备好，等到了要参加周末朋友聚会时，却找不到一件干净的衣服，这时你也就只有自怨自艾的份了。
现在介绍一个简单的方法，以帮助大家去发现什么是能为自己产生80％价值的20％。这个简单的方法是，当你每天早上坐在办公桌前准备办公的时候，首先拿出纸和笔来，认真地写下当天自己想要完成的10件或更多的事情，并按照重要性列出你所要完成的事情的次序，当天就按照这个次序去工作。这就像在前面曾经说过的。你要在较少的时间里取得较大的工作成果，就必须首先决定工作重要性的优先次序。
如果按照这个次序还无法完成当天的重要工作，那么就可以留到明天去做。到了明天，再加上新的工作，再按照重要性重新整理、编排。运用这种编排方法。能完成你10件工作中的两件，就有可能使你当天的工作取得最大的成果，即实现80％的价值。以此类推，每个星期、每个月、每一年，都可以列举出当星期、当月、当年间必须完成的十件重要事情。如果按照前面讲过的方法去实施。能够完成其中的二件，就说明你所使用的时间效率又上一层楼，还会觉得自己的时间绰绰有余。
千万注意，要灵活运用时间必须避免那种面面俱到的“完全主义”。如果想完成全部的工作，不论由谁来做，都必定会忙得满头大汗，为到处奔波而叹气。所以，必须先按事情重要性安排次序，把主要精力用于第一件和第二件最为重要的项目上。
因此，当你面临很多工作，而不知如何着手时，就应该记着帕罗托法则。你要问你自己哪些工作是真正重要的，就不会偏离首要工作而去做次要工作。
不要在小事上纠缠
在小事上纠缠，是对于时间的浪费，也可以说就是对于生命的无端消耗。
一个人最想拥有的东西，就是这个人的大事。虽然很多事情都是从小事开始的，但是，只有专心致志地做小事，才有可能谈得上高效率。然而既有趣又悲哀的是，我们通常都能够很勇敢地面对生活里面那些大危机，却经常被一些小事情搞得垂头丧气。
一支美国早期南极科考队就遇到过这么一件事情。在又冷又黑的极地之夜，科考队员可以毫无怨言地在零下80℃的环境中工作，但是，一件小事却硬生生地把一个人给逼疯了。这件小事就是，一个科考队员坚持自己吃东西的方法，每一口食物都要嚼过28次才吞下去，而那个被逼疯了的人目睹了他的一次进餐过程。
在日常生活中，小事也会把人逼疯。例如在仲裁过四万多件不愉快的婚姻案件之后，芝加哥大法官埃尔文·约翰逊（Earvin Johrlson）就曾经说过：“婚姻生活之所以不美满，最基本的原因通常都是一些小事情。”纽约的地方检察官派蒂·波森（Patti Per son）也说过：“我们的刑事案件里，有一半以上都起因于一些很小的事情”。
怎样化解这些小事对我们情绪的干扰，并不影响工作呢？
最专制的沙皇俄国凯瑟琳女皇二世在厨子把饭做坏了的时候，通常只是付之一笑。美国第32任总统罗斯福与夫人刚刚结婚的时候，罗斯福夫人每天都在担心，因为她的新厨子做饭做得很差。后来她说：“可是如果事情发生在现在，我就会耸耸肩，把这事给忘了”。事实就是这样，“耸耸肩”就是一个好做法。
罗斯福夫人还对她的厨子说过这么一个故事——在科罗拉多州长山的山坡上，躺着一棵参天大树的残躯。它刚刚发芽的时候，哥伦布才刚刚在美洲登陆。第一批移民到美国来的时候，它才长了一半大。400年来，它曾经被闪电击中过14次，被狂风暴雨侵袭过无数次，它都安然无恙。但是在最后，一小队小甲虫攻击了这棵大树，那些小甲虫从根部往里咬，持续不断地往里咬，渐渐伤了大树的元气，终于使大树倒了下去。
是的，我们的生命也是这样，也是可以经历雷电的打击，却经不住一种叫做忧虑的小甲虫的咬噬。
罗斯福夫人所言不差，而我们更要清清楚楚地说，在多数的时间里，我们要想克服被一些小事所引起的困扰，只要把目光转移一下就行了——让我们有一个新的、能够使我们开心一点的看法——如此一来，热水炉的响声，也可以被我们听成美妙的音乐。很多其他的小忧虑也是一样，我们不喜欢它们，结果弄得整个人很颓丧，原因只不过是我们不自知地夸大了那些小事的重要性。
当然，最重要的方法，就是果断地舍弃那些小事。
有一个叫做艾克的美国人，他就在对小事的舍弃中，迅速成就了自己“伟大的梦想”。
像大多数人一样，艾克先生从年轻的时候开始就想拥有汽车与洋房，但他最喜欢的却是在美国从事传教工作。不久之后，艾克果真拥有了庞大的事业及财富，但艾克认为自己管理不了那么多的资产，那些汽车、洋房都需要照顾。于是，他把自己认为多余的汽车和洋房分给他的儿女，只留下两栋房子和四辆汽车给了妻子，然后又把自己的事业交给了子女们打理，自己则致力于另一件梦寐以求的工作——教书。第二年，学校用公费让他到国外去学习企业管理研究课程。他所到之处，每个大学都提供他一栋房子、两辆车子供他和他的妻子使用。艾克说：“我似乎无法避免拥有一大堆房子和车子，但至少现在我不必再花心思去保养它们了。”不仅如此，每当艾克到了一个新的国度，人们都会很快地找到他，并邀请他在周末集会时发表演讲。
是的，自己不喜欢做的工作，当然就是不足挂齿的小事。
舍弃自己不喜欢做的工作，应该也只是小事一桩。
但是，我们的很多人在工作中并不知道自己要做什么，或者把时间消耗在自己不喜欢做的事情上。例如有一位机械师就不喜欢自己的工作，想转行，却迟迟下不了决心，因为他觉得自己无法抛开累积二十多年的机械专业知识。其实，他应该果断地作出决定：转行，专注于自己喜欢做的工作！人人都能够拥有的专业知识毕竟算不得什么，自己喜欢的工作毕竟是专属于自己的，也是更容易激发自己的想象力和创造力的。做自己喜欢做的工作，我们就会更加容易高效率地取得属于自己的卓越成就。
每个人都必须当机立断，去做自己喜欢做的工作。当知道自己已经走错了方向时，就要及时转向，朝着理想的方向走，做到身心合一不分离。如果明明知道错了还要继续错下去，当然会一败涂地。要防止自己出现以上状况，要改变自己的类似状况，我们除了自信地转向就别无他路。
做自己喜欢的工作，效率才会高；做自己不喜欢做的工作，取得高效率，就要付出极大的代价。而实际上，我们大多数的人，都没有把自己的时间专注于自己喜欢的工作上，总是逼着自己把自己讨厌的工作做到最好，甚至可以说就是自己对自己挥舞着皮鞭！这样的人，经常感到缺乏前进的动力，经常在事业的瓶颈处无法突破，还以为自己就根本找不到自己喜欢的工作。他们不知道，要找出自己真正喜欢的工作，只需要把自己认为理想和完美的工作条件列出来就一目了然了。
高效率人士，一般都在做着自己喜欢的工作。在小事中，他们一般都很洒脱。
说到底，只有做自己喜欢做的工作，我们才有可能比较充分地发挥自己的天赋，才有可能取得应有的高效率。
“工作未必全是自己喜欢的，我们必须去适应它。”这也许是一句出自好心肠的恶言。
假如我们只能去适应而且只能长期去适应自己不喜欢的工作，那么，我们就干脆死了高效率的那份心，早一点了结工作的梦想，省得让自己不喜欢的东西对自己横加摧残。
忙碌并不意味着效率高
成天忙个不停的人，工作效率往往并不好。有些人成天忙得团团转，但他是否真的很勤快呢？甚至到了下班时间，还有一大堆事情尚未处理。这是否意味着他的忙碌是没有意义的呢？或许你会发现，像这种成天忙碌的人，工作往往是没有效率的。
有些主管整天呼来喊去，骂这骂那；书桌上的公文及资料文件堆积如山，似乎有忙不完的工作，可以将他们称为“无事忙”。
若你有事请教，他会很不耐烦地转头说：“我很忙”。在问题尚未说出前，就给你来个下马威。的确，他是很忙，但这种忙碌是否具有实质意义呢？相反地，有的人对每件事都处理得井然有序，不管公司内外，大大小小的事，他都能迅速地亲自处理，并且让人一目了然，甚至有时还悠闲地表现出一些幽默和情趣。这到底是怎么回事呢？有人对公司那些“无事忙”的主管做过心理分析，结果发现他们忙碌的理由都是可笑的，有的甚至只是为了要将自己的能力表现给他人看，却完完全全地与效率和合理脱了节。这正是很多人常犯的错误。
歌德曾说过：“善于掌握时间的人，才是真正伟大的人”。
美国着名建筑师安德雷·帕拉第奥可能是历史上被模仿最多的建筑师了。他说过这样一句话：“人大可以不必那样忙！”
原先他是利用时间的楷模，整天没有闲着的时候，除了设计和研究，还要管一些杂七杂八的事，且占用的时间大大超出正常工作量。有人问他：“你怎么那么忙，好像时间总也不够用。”
后来，一位学者见他整天风风火火的，还是没有取得多大成绩，便对他说：“人大可不必那样忙！”这仿佛是一语惊醒梦中人，使他恍然大悟。他反省自己，发现曾经抓紧时间做的很多事，其实都没什么用，不但没有效益，反而浪费了许多时间。
于是，他去除掉那些偏离主导方向的事情，把时间花在更有价值的事情上。没多久，他就写出了他的传世之作《建筑学四书》，该书至今仍被许多建筑师们奉为建筑学的《圣经》。他的崇拜者不计其数，甚至包括总统托马斯·杰斐逊。
看了这个故事，我们恐怕不难明白为什么帕拉第奥会获得成功了。
懂得珍惜时间是一件好事，但同时还要懂得怎样利用时间。拉布吕耶尔说：“最不好好利用时间的人，最会抱怨它的短暂”。那么，如果把时间合理地利用好了，也就会觉得它其实很充裕。这在某种意义上说，也等于延长了你的生命。
在我们做一件工作前，应当考虑如何用最俭省的方法去获得最佳的成效，拟定一个周密的计划，再着手去做。若只是因一时的兴起而从事工作，不但事倍功半，而且也不易成功。工作时如果只是要将自己的忙碌告诉他人，我们可以断定他所忙的都只是一些无聊的事。因为一个工作有计划的人，是不会那么忙碌的。有一位公司的高级主管，他总是笑脸迎人，悠哉自若，非常有效率。与客人一见面，他会直截了当地告诉你：“今天我只有30分钟能和你谈”。或是“今天我的时间较充裕，我们可以慢慢谈”。有一次有人为了一件重要的事情来拜访他，他立刻就将财务科长叫到办公室；第二天，这件事情就解决了。因为他冷静，所以能很快地下决断；成天无事忙的人，是绝对没有这种“当机立断”能力的！
无论是高层主管还是员工，若能在一天规定的8小时工作时间内将预定工作做完，才是一个有效率的人。我们常看到有些人，要在下班铃响后，才开始紧张忙碌的工作。如果有这样的员工，必定也有这样的主管，若是一个主管认识到员工如此工作是没有效率的，相信员工就不会这样做。
许多人在工作中过分忙碌是因为他们养成了贪多的习惯，这使他们发现永远有做不完的事情。
如果你发现自己被许多事情绊住，忙完一茬又一茬，做完一件又一件，就像刚腾空一个容器，又得把容器装满，那就需要反思自己并想一些办法解决这种情况了。
这种情况和出去度假前把衣箱装得太满是一样的道理，衣箱不能超量装载，工作分配同样也不能超过负荷。应该问一问自己所做的工作，是否能发挥最大效益？或者徒劳无功？
无论上班或私人事件中，想取得成功都需要适当的时间和精力，才能使一生中每一阶段都有所贡献。适当的平衡，意味着把你的时间用得有价值；成绩良好时别忘了给自己和其他合作密切的人予以奖励。
同时还必须防止对自己或旁人做出不能实现的允诺。利用自己的时间，做出尽可能完善的计划。在现实的目标和达到目标的行动取得适当平衡的情况下，你才能在生活的各个方面做出更多的成绩。
接受一项新挑战，必须用一定时间思考，要写出书面计划，和上司、同事或下属讨论一下。尤其是要和对这项工作有所了解，或者有实际经验的人进行讨论。
工作当中应当想象老板对你现在做的工作是否要求限期当天完成，或者应提前一天？注意，按时圆满完成每项任务，可以树立追求事业的名誉，全神贯注在你现在最紧要的工作上，在完成当前工作之前，把未来的一切工作都忘掉。列出全部完成的工作清单，以便进行考绩评估时提醒上司。
有些公司的员工为了给顾客提供最佳服务，会答应一些很难办到的事。如果允诺没有实现，往往引起顾客们的不满，也使自己陷入狼狈状态。这提醒我们，不要陷入承诺太多的圈子里。
你认为一天可以对顾客作出答复时，告诉他们需要三天。要知道三天之内会出现许多意想不到的情况，当你在一天内完成允诺，把结果送给顾客时，你会给顾客留下良好的印象。当你碰到疑难问题，或请一天病假，在三天之内仍然可以办完，答应之事绝不至于耽误拖延。
要懂得适时说“不”的重要性。只有这样，你才能有时间做自己最重要的工作，并在接受一项工作或者被分配某项指定任务时有绝对的把握。善于控制时间的人往往会花费一些必要的时间，对可能出现的结果多方考虑，这样才能在处理问题时，站在最有利的地方。
工作时间太多往往会引起家人的不满，引起家庭失和。这也会给你造成很大的损失。在工作中保持各种平衡是非常重要的。要想成功地控制生活，就必须对你花费时间的情况，做一番建设性的忠实评价。针对自己浪费时间的难题予以各个击破。当你能够支配一切活动时，相信最重要的成功因素就是你愿意把坏习惯去掉。
想一想，世界上每个人的时间都是一样的，而人和人的成就的差异可谓天渊之别。这该让我们猛然醒悟，做出成就的关键不在于你花了多少时间，如果是那样，那么世界上大多数人的成就应该差不多了。我们该知道关键不在这里。
我们反省一下自己：是不是太忙碌了？这种忙碌到底给自己带来了什么？是不是在身心俱疲的同时却忽略了效率？当你感到永远有做不完的事情，当你感到自己像个陀螺永远转个不停、都快把自己转晕了时，你真该静止下来，冷静地想一想，自己是不是陷入了一个恶性循环的怪圈？要让自己的脚步慢下来，用宁静的心态、从容的脚步去做事，你可能反而获得比过去更高的成就。
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